Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны датироваться и подписываться. [c.31]
Служебные отметки на документах [c.214]
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ СОГЛАСОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ. СЛУЖЕБНЫЕ ОТМЕТКИ НА ДОКУМЕНТАХ [c.134]
Согласование служебных документов. Служебные отметки на документах [c.137]
Цель научиться правильно оформлять на пишущей машине гриф согласования, служебные отметки на документах. [c.137]
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. Каждый документ должен содержать отметку о непосредственном исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона располагается в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа документа. [c.110]
Служебные отметки на документах...................... 42 [c.260]
Реквизиты 11, 13, 14, в, 17, 18, 20, 25, 26, 27, 28, 29 предназначены для поиска документа и фиксации его прохождения через управленческий аппарат. Отметки на документах проставляются в процессе работы с ними в делопроизводственной службе или исполнителем при подготовке проекта документа. Этими отметками фиксируют дату получения, исполнения, фамилии исполнителей, постановку документа на контроль и др. Соблюдение требований ГОСТ Р 6.30-97 обеспечивает рациональное размещение служебных отметок, используемых для фиксации на документе делопроизводственных операций, выполняемых при регистрации документа, контроле за его исполнением, снятии с контроля, дальнейшем хранении. [c.58]
Письма необходимо составлять на фирменных бланках предприятия или организации. Они должны иметь следующие реквизиты, располагаемые в порядке, определенном ГОСТ 6.39—72 Герб СССР или союзной республики (в зависимости от ведомственной принадлежности предприятия) эмблему организации изображение правительственных наград коды письма (если принята система механизированного хранения и поиска документов) наименование министерства или ведомства, предприятия или организации структурного подразделения — отправителя письма адресат отправления резолюцию на письме гриф утверждения (при необходимости) тек-.ста письма руководителем вышестоящей организации индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес предприятия-отправителя номер телетайпа, телефона, счета в банке, название вида документа дату отправления индекс письма ссылку на индекс и дату входящего документа место составления или издания документа отметку о контроле (если письмо ставится на контроль) заголовок письма по тексту текст письма отметку о наличии приложений подпись ответственного лица гриф согласования и подпись согласующего лица с указанием его должности отметку о заверении копий (на втором или последующих экземплярах) визы (на втором экземпляре) отметку о поступлении письма фамилию исполнителя письма и номер его служебного телефона (на обороте последнего листа документа). [c.38]
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ — документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебное поручение вне постоянного места работы, т.е. находится в командировке. К.у. выдается на основании приказа (распоряжения) руководителя организации. В нем указываются срок и место командировки. Обязательно должна быть подпись руководителя и печать организации. На удостоверении делаются отметки о датах выезда в командировку, прибытия в место командировки, выбытия из места командировки и прибытия на место постоянной работы. Если работник во время командировки выполняет свои обязанности в нескольких местах, то в каждом месте делаются отметки на удостоверении о прибытии и выбытии, заверяются подписями ответственных лиц и печатью. К.у. прилагается к авансовому отчету и служит оправдательным документом о времени и месте нахождения в командировки. [c.135]
Реквизит проставляется на документах, содержащих сведения ограниченного распространения, — государственную тайну или конфиденциальную информацию. В первой строке данного реквизита могут проставляться следующие отметки Секретно , Совершенно секретно , Особой важности (если документ содержит государственную тайну), ДСП (для служебного пользования), Конфиденциально , Коммерческая тайна , Банковская тайна и др. (если документ содержит конфиденциальную информацию). Во второй строке реквизита проставляются номер экземпляра документа и при необходимости другие отметки. [c.67]
Гриф конфиденциальности, или гриф ограничения доступа к традиционному, машиночитаемому или электронному документу, представляет собой реквизит (элемент, служебную отметку, помету, пометку) формуляра документа, свидетельствующий о конфиденциальности содержащихся в документе сведений и проставляемый на самом документе и (или) сопроводительном письме к нему. [c.251]
На всех сдаваемых документах, ответственный исполнитель делает отметку об исполнении, указывая срок последнего. Крайне важно, чтобы на документе имелись указания о характере исполнения соответствующего служебного документа. Это или резолюция руководства или же отметка ответственного исполнителя, указывающего, когда и как документ исполнен (например, послан ответ за №... от числа). [c.136]
По гласности документы бывают секретные, несекретные и для служебного пользования. Секретные документы имеют особую отметку о секретности Совершенно секретно , Секретно или К . Работу с секретными документами ведут сотрудники, которые имеют к ним допуск. Несекретные документы могут публиковаться в открытой печати. Есть несекретные документы, содержание которых предназначено для служебного пользования. На таких документах ставится гриф Для служебного пользования . [c.47]
Помимо перечисленных отметок на документе ставится отметка о непосредственном исполнителе (фамилия и номер его служебного телефона.) Ниже фамилии исполнителя и номера его телефона указывают индекс машинистки (первые буквы ее имени и фамилии), количество отпечатанных экземпляров и дату печатания. [c.64]
Вместе с тем в документе допускаются служебные отметки, в том числе и указывающие на связь документа с какими-либо сделками. Если они включены вне текста основного обязательства и не обуславливают исполнение по нему, то их включение не лишает документ вексельной силы. Такие отметки производятся участниками оборота для облегчения учета по совершаемым с векселями сделкам. [c.13]
Кроме основной даты, в обязательном порядке датируются все проставляемые на документе отметки резолюция, визы, отметки о регистрации, контроле исполнения и т.д. В служебных отметках, а также при датировании (написание дат при утверждении, подписании) следует применять только цифровой способ. [c.36]
Расходными документами по подотчетным суммам, использованным на операционные и административно-хозяйственные нужды, могут быть квитанции, кассовые ордера, заверенные расписки, счета, акты и т.п. Если платеж произведен за приобретенные материальные ценности, к документу на выплату денег прилагается приемная квитанция (накладная) материально ответственного лица, получившего ценности, или же это лицо расписывается в их получении непосредственно в документе. Денежные средства на приобретение горюче-смазочных материалов (ГСМ) выдаются в подотчет, как правило, водителям для служебных разъездов. В таких случаях к авансовому отчету прилагаются путевые листы, в которых имеются отметки о пробеге автомобиля. На приобретение ГСМ водители получают от стационарной АЗС кассовые чеки, от передвижных АЗС — товарные чеки. [c.415]
После установления законности и целесообразности выдачи наличных денег в подотчет уточняют соблюдение положения об оплате служебных командировок. Это определяется по данным авансовых отчетов и приложенных к ним оправдательных документов командировочных удостоверений, на которых должны быть сделаны отметки о прибытии в место назначения и выбытии, заверенные пе- [c.400]
На служебном поле формата размещаются реквизиты 18, 27, 28, 29 на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01—07, 09—12 на рабочем поле — остальные реквизиты, исключая реквизит 15. Кроме того, в площади формата размещаются символические знаки ( уголки , крестики , отрезки прямой линии), которые служат ориентирами при оформлении письма, указывают начало ji конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий под подшивку документа. Эти знаки называют ограничительными отметками и трафаретными местами. [c.20]
Служебное поле документа — часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль. [c.21]
Идентификатор электронной копии документа например, колонтитул или иная отметка, проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные (например директорию), устанавливаемые организацией для поиска документа в базе компьютера. Колонтитул попадает в этом случае на нижнее служебное поле. По-видимому, директорию или электронный адрес документа можно проставлять и вручную на месте реквизита 29. [c.39]
Формуляр служебного письма (рис. 40) включает следующие реквизиты наименование министерства, ведомства наименование учреждения наименование структурного подразделения код формы документа По ОКУД код учреждения по ОКПО почтовый, телеграфный адрес, номер счета в банке дату индекс ссылку на индекс дату входящего документа гриф ограничения доступа к документу адресат резолюцию отметку о контроле заголовок к тесту текст отметку о наличии приложения подпись визы гриф согласования отметку об исполнителе от- [c.227]
При этом все отметки в табеле должны делаться только на основании документов, оформленных надлежащим образом (листок нетрудоспособности, справка о выполнении государственных или общественных обязанностей, докладная о прогуле, объяснительная записка, служебная записка о производственной необходимости сверхурочной работы и др.). [c.272]
На исходящих документах (письмах, справках, заключениях) ставится отметка об исполнителе документа (реквизит 28) его фамилия, номер служебного телефона, которые проставляются на лицевой стороне последнего листа документа в нижнем левом углу. [c.15]
Отметка об исполнителе (реквизит 28). Фамилия исполнителя и его телефон указываются только на исходящих документах, таких, как письма, справки и т.п. Эта отметка предполагает возможность обращения к непосредственному составителю документа для конкретизации или уточнения каких-либо данных или положений документов. Отметка состоит из фамилии (без инициалов) и номера служебного телефона, Располагается в левом нижнем углу как лицевой, так и оборотной стороны документа. Например [c.25]
В анкете сказано, где и кем работал человек, какие ступени служебной лестницы прошел, но ничего не говорится о том, как работал, как руководил коллективом. В личном деле есть копии дипломов, откуда выясняем, какие сдавались предметы и с какими отметками, по по пим невозможно догадаться о творческом потенциале владельца диплома. Что касается характеристик, то они зачастую напоминают портреты-близнецы, ибо в них индивидуальные черты работ-пиков и не проглядывают. В самом деле, какую информацию может нести сакраментальная фраза Пользуется авторитетом и уважением в коллективе, морально устойчив Фраза, сама по себе несущая большую нагрузку, но в процессе не всегда уместного употребления стершаяся до невозможности и зачастую не воспринимаемая адекватно. Создается впечатление, что в этих документах изображается только силуэт человека. Все знают, что если ориентироваться только на анкеты и характеристики, то легко попасть впросак. Вот и начинают наводить справки о претенденте по телефону и запрашивать сведения со старых мест его работы. [c.167]
Командировочное удостоверение — документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебное поручение вне постоянного места работы, т. е. находится в командировке. К. у. выдается на основании приказа (распоряжения) руководителя предприятия. В нем указывается срок и место командировки. Обязательно должна быть подпись руководителя и печать предприятия. На удостоверении делаются отметки о датах выезда в командировку, прибытия в место командировки, выбытия из места [c.64]
Даты отъезда и прибытия человека на территорию Российской Федерации устанавливаются по отметкам паспортного контроля в документе, удостоверяющем личность. Для российских граждан таким документом является загранпаспорт, служебный паспорт, дипломатический паспорт, паспорт моряка. Для иностранных граждан и лиц без гражданства - их действительный документ, удостоверяющий личность гражданина и признаваемый в Российской Федерации в этом качестве. [c.860]
Приложения. Нередко служебные документы имеют приложения. Обычно приложения дополняют, разъясняют, детализируют отдельные вопросы основного документа. Указание на наличие приложения, упоминаемого в тексте, делается в виде отметки после текста документа перед подписью. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования перечисляются с указанием количества листов в каждом приложении и числа их экземпляров. Например [c.42]
Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки секретно , конфиденциально , для служебного "пользования (ДСП) или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на первом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение информации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 О государственной тайне . Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 Об утверждении перечня сведений конфиден- циального характера . [c.73]