Работа 1. Подготовка рабочего места секретаря 183 [c.183]
Большинство телефонных разговоров требует от секретаря предварительной подготовки. Для работы секретарю необходим соответствующий справочный аппарат телефонные справочники самого учреждения, подведомственных и вышестоящих организаций, телефоны сотрудников, как рабочие, так и домашние. Домашние телефоны сотрудников секретарю бывают нужны для решения служебных вопросов. Например, сотрудник заболел и не вышел на работу. Секретарю необходимо уточнить возможное время отсутствия сотрудника уже в первой половине дня, кроме того, у руководителя может возникнуть необходимость в получении информации, которой располагает сотрудник, по каким-либо причинам находящийся дома. Однако следует помнить, что звонить по служеб-) ным вопросам после 22 ч считается невежливым. Вообще звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости. Всегда под рукой у секретаря должен быть инструментарий для записи блокнот, авторучка, карандаш или специальные телефонные бланки. Содержание телефонных разговоров и передаваемых сообщений не следует доверять только собственной памяти, лучше записать, по крайней мере, такие данные разговора, как дата и время, фамилия абонента, его должность и место работы, существо вопроса, номер телефона абонента. [c.147]
Смотреть страницы где упоминается термин Подготовка рабочего места секретаря
: [c.81] [c.139]Смотреть главы в:
Компьютерное делопроизводство -> Подготовка рабочего места секретаря