Осуществите централизацию хранения папок с делами. Это приведет к сокращению числа дел, которые, как вы считаете, вам нужны Переключайтесь на рациональную практику систематизации документов Ваши папки с делами должны быть доступны для нормального использования Ограничьте рассылку документов. Это также ускорит поиск информации и возвращение взятого на место Установите правило обрабатывать документы в тот же день. Это резко сократит объем откладываемой работы Сокращайте время, расходуемое на обработку документов Сокращайте количество отделов, которые должны знакомиться с документами и число людей, которые должны их подписывать. Устраняйте скопления документов Сделайте меньшими по размерам ящики для входящих , исходящих и ожидающих решения документов [c.157]
Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-97, реквизит 10) и регистрационных карточках. [c.261]
Наряду с организацией документооборота в понятие организация работы с документами входит хранение документов и их использование в деятельности учреждения. Система хранения документов — это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия номенклатура дел и дело . Номенклатура дел — это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения, а дело — это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. N [c.56]
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов,, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. [c.190]
Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле значительно облегчают проведение экспертизы ценности документов, подготовку документов к последующему хранению и использованию. [c.298]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
Должностные обязанности. Ведет работу по подбору, хранению, систематизации и учету законодательных и нормативных правовых актов и документов. Выдает необходимые работникам предприятия законодательные и нормативные правовые документы. Вносит в экземпляры законодательных и нормативных правовых документов в соответствии с принятыми изменениями и дополнениями необходимые отметки. Подготавливает заявки на размножение законодательных и нормативных правовых документов и рассылает их по структурным подразделениям предприятия. Составляет перечень устаревших документов. Ведет учет выдачи-возвращения документов. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств. [c.258]
Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись. [c.197]
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела. [c.153]
Технические документы могут сдаваться в архив не комплектно, то есть не сразу "все, а по мере их разработки структурными подразделениями проектной организации. В этих случаях применяется поточная система организации хранения технических документов в архиве. При этой системе хранения технические документы размещаются по их валовым инвентарным номерам, полученным при регистрации в архиве в, момент поступления. При этом чертежи, подобранные по порядку инвентарных номеров, складываются в папки по 100—200 штук. Никакой систематизации в этом случае не производится. На стеллажах стоят папки с указанием на обложках крайних инвентарных номеров помещенных в них документов. [c.120]
В настоящем издании собраны самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30—97, Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. Приведена инструкция по делопроизводству акционерного общества. [c.2]
В справочнике сконцентрированы самые важные правила и нормы по составлению документов в соответствии с новым стандартом (ГОСТ Р 6.30-97), даны образцы наиболее используемых видов документов, рекомендации по организации документооборота на предприятии, рациональной систематизации документов и обеспечению их хранения. [c.3]
Программа изучения классификации документов, их систематизации, хранения и организации справочной работы включает обследование наличия и качества номенклатур дел, соответствие практической группировки документов существующим номенклатурам дел систематизацию документа внутри дел способы хранения дел в структурных подразделениях и в архиве частоту и характер справок о движении и исполнении документов время на выдачу справок. [c.201]
Пособие представляет собой типовые методические рекомендации по организации делопроизводства на предприятиях любой организационно-правовой формы собственности и любого размера - от малого до многопрофильных концернов. В пособии подробно описывается технология работы с документами, организация документооборота, контроль исполнения, систематизация документов, формирование дел и архивное хранение. В приложениях приведены наименования дел и конкретных документов со сроками их хранения, тарифно-квалификационные характеристики работников делопроизводства, положение об отделе документационного обеспечения управления и другая полезная информация. [c.2]
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архиве пред- [c.23]
Составление описей документальных материалов постоянного и долговременного хранения. На документальные материалы, подлежащие сдаче в архив учреждения после их оформления, описания и систематизации в соответствии с номенклатурой дел, составляют описи отдельно на материалы постоянного и долговременного хранения. Отдельные описи составляют на материалы по личному составу, на специальную документацию (отчеты по научным темам, рационализаторские предложения, технические и технологические документы, истории болезней, материалы изысканий, следственные дела и т. п.). Порядок составления описей на эти материалы и описание их определяются ведомственными инструкциями, при их отсутствии — в соответствии с Основными правилами . [c.154]
Должностные обязанности. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на учреждение (организацию) исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и правильностью их оформления. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор Материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами. Руководят работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве. Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения (организации) в правильном формировании и оформления дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся [c.233]
На дела с документами постоянного хранения составляется опись, которая представляет собой архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Эта опись служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. На дела постоянного хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет описи должны составляться раздельно и систематизация дел ведется по каждой указанной группе раздельно. [c.210]
Таким образом регистры предназначены для накапливания, группировки и систематизации однородных хозяйственных операций, содержащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности производственных объединений и предприятий и используются для составления установленных форм отчетности. Учитывая большое значение и роль учетных регистров, необходимо более детально изучить их классификацию, порядок и технику записей, способы исправления ошибок и хранения. [c.165]
А. Прием, обработка, отправка и выдача простой, заказной, правительственной и международной корреспонденции, приписка регистрируемой корреспонденции к документам контроль доставки корреспонденции и периодической печати оформление Нерозданных почтовых отправлений продажа знаков почтовой оплаты (марок, конвертов, почтовых карточек) зарядка автоматов знаками почтовой оплаты прием подписки на периодическую печать выдача корреспонденции и телеграмм, адресованных до востребования прием платы за предоставление в кредит междугородных телефонных разговоров прием абонементной платы, начисление, оформление и учет в абонентских карточках (лицевых счетах) абонементной платы за телефон, радиотрансляционные точки, прием платы за электроэнергию, прием по этим вопросам заявлений от абонентов и дача им справок учет, группировка и систематизация документов в производственных архивах предприятий связи наведение справок внесение изменений в руководства и пособия прием, отправка, учет, проведение взаиморасчетов по почтовой таре учет объемных и качественных показателей прием и выдача инвентаря, белья, учет и хранение их учет рабочего времени и выполнения работниками норм выработки соединение и разъединение телефонных абонентов на коммутаторах ведение журнала учета заявок о повреждениях. [c.113]
Дела, законченные делопроизводством, в течение одного грда остаются в структурных подразделениях, затем передаются в архив учреждения. В 1979 г. сдаются в архив документы за 1977 г. Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись. [c.72]
Смешанная форма организации работы с документами — самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке. [c.191]
Описательная статья состоит из 7 граф (прил. 14). Единицы хранения вносятся в опись в соответствии с их систематизацией за номером, который состоит из номера единицы хранения и (через тире) номера комплекса (графа 1). В графе 2 проставляется шифр (производственный индекс) объекта (изделия), темы НИР. Заголовок единицы хранения переносится в графу 3 с карточки без всяких изменений и сокращений. Для темы НИР перед заголовком проставляются в виде дроби номер госрегистрации (в числителе) и инвентарный номер ВНТИЦентра (в знаменателе). Если организация-сдатчик является разработчиком документов, то графа 4 не заполняется, о чем упоминается в предисловии, а для НД в этой графе указывается автор. В графе 5 указы- [c.76]
Смотреть страницы где упоминается термин Систематизация документов в их хранение
: [c.119] [c.70] [c.4] [c.7] [c.13] [c.56] [c.182]Смотреть главы в:
Делопроизводство и техническая документация -> Систематизация документов в их хранение