Виды документов и порядок применения печатей и штампов устанавливаются в распорядительных документах организации, регламентах, положениях о службах документационного обеспечения управления, инструкциях (см. также оформление реквизита 25). [c.39]
Перечень документов организации, подлежащих утверждению, приводится в Табеле унифицированных форм документов или в Положении о службе документационного обеспечения управления организации (канцелярии, общем отделе и т. п.). [c.82]
Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному для министерств (ведомств) — управлением делами, для исполнительных органов власти — общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений — канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря-референта и 2—3-х делопроизводителей. [c.229]
Предлагаемое учебное пособие — результат изучения и обобщения существующей практики работы с документами, того нового, что есть в этой области в России и за рубежом. Мы использовали исследования известных авторов в области делопроизводства — Т.Н.Бондаревой, П.В.Веселова, М.Т.Лихачева, А.Н.Соковой, а также Типовую инструкцию по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской Федерации, подготовленную Комитетом по делам архивов и утвержденную решением Правительства РФ от 24.06.92 № 1118-р, разработанный архивными службами материал Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения . Общие требования к документам и службам документационного обеспечения , Закон Об обращении граждан к депутатам, должностным лицам государственных органов, органов местного управления, руководителям предприятий и организаций в Новосибирской области от 09.06.95 и др., а также материалы собственных исследований и разработок. [c.4]
В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. [c.11]
Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения. [c.199]
На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям. [c.199]
Порядок обработки отправляемых документов. Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляются централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами. [c.199]
Подсчет количества машиночитаемых документов осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выработки мер по совершенствованию работы с документами. [c.200]
Контролю подлежат документы, требующие исполнения. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, учет и обобщение результатов контроля исполнения. Контроль осуществляют руководители, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальной службой, входящей в состав управления делами, канцелярии, общего отдела и т.п., или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях. [c.203]
Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Дела формируются в организациях-централизованно или децентрализованно. Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию. Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию. [c.204]
Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документационного обеспечения министерств и ведомств РФ, утверждаются их руководителями. Перед утверждением типовые и примерные номенклатуры дел согласовываются с Центральной экспертной (экспертной) комиссией (ЦЭК, ЭК) министерства (ведомства) или организации, имеющих подведомственную сеть, на которую распространяется типовая (примерная) номенклатура дел. Затем они подлежат согласованию с организациями государственной архивной службы. [c.205]
Номенклатура дел организации составляется службой документационного обеспечения на основе номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел организации, предварительно согласованная с ЦЭК (ЭК) организации, согласовывается с экс- [c.205]
Номенклатуру дел в организации составляют по установленным нормам, печатают в необходимом количестве экземпляров. Первый экземпляр номенклатуры дел организации хранится в службе документационного обеспечения управления (ДОУ), второй используется в службе ДОУ в качестве рабочего, третий используется в ведомственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел и куда документы поступают на постоянное хранение. [c.206]
Ведение Табеля, внесение в него изменений, контроль за его применением осуществляет служба документационного обеспечения организации, которая несет ответственность за поддержание Табеля в актуальном состоянии. [c.132]
Секретари руководителей ежедневно по мере поступления к ним документов с резолюцией руководителя заполняют специальную информационную карту (лист, экранный формат), в которую вносят сведения о номере и дате документа, содержании резолюции, сроке исполнения и исполнителе (подразделении), которому направлен документ. В конце рабочего дня информационные листы секретарей всех руководителей поступают в службу документационного обеспечения и на их основании дополняются сведения в информационно-поисковой системе организации. Такая технология в делопроизводственной практике получила название переметка . [c.157]
В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), основными задачами которой становятся, кроме перечисленных, рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов. [c.194]
Разделами номенклатуры дел организации являются в основном названия ее структурных подразделений, расположенных в соответствии с утвержденной структурой организации. При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-распорядительная документация, характеризующая деятельность организации в целом. Последовательность расположения разделов в номенклатуре должна совпадать с последовательностью, закрепленной в нормативных документах (утвержденная структура, структура и штатная численность). Например служба документационного обеспечения, плановый отдел, производственно-технический отдел, отдел техники безопасности, бухгалтерия, отдел кадров... При наличии в организации классификатора структурных подразделений, он используется в качестве классификационной схемы номенклатуры дел, т. е. служит ее разделами. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс, например канцелярия — 01, учебный отдел - 02 и т. д. [c.201]
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела [c.309]
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. [c.316]
Основной задачей службы документационного обеспечения управления является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или в отдельной организации на основе использования современной вычислительной техники, автоматизированной технологии работы с документами и сокращения количества документов. [c.13]
Служба документационного обеспечения управления укомплектовывается специалистами с соответствующим высшим или средним специальным образованием. Деятельность работников службы регламентируется должностными инструкциями, которые закрепляют рациональное разделение труда, предусматривают равномерную загрузку сотрудников, распределение работ по сложности выполнения и квалификации исполнителей. Должностные инструкции разрабатываются руководителем службы на основании Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих (М., 1987. Вып. 1) и утверждаются руководителем организации. [c.15]
Цель ознакомиться с типовыми задачами, функциями и правами службы документационного обеспечения управления в организации. [c.16]
Автоматизация работы с документами строится на базе расширения комплекса задач, решаемых вычислительным центром организации, а также путем применения мини- и микроЭВМ непосредственно на рабочих местах и создания автоматизированных рабочих мест. Автоматизации рабочих мест должны предшествовать всесторонняя оценка предполагаемого повышения эффективности деятельности аппарата управления и разработка концепции автоматизированной службы документационного обеспечения. [c.209]
В зависимости от принадлежности к определенной группе организаций, типовых структур создаются следующие службы документационного обеспечения [c.293]
В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, в структурных подразделениях работу с документами выполняет секретарь руководителя (инспектор) или другое специально назначенное лицо. [c.294]
Функции архива несколько изменены. Вряд ли можно назвать верным возложение на архив организацию работы по составлению номенклатуры дел, так как это дело службы документационного обеспечения. Тем более что в Правилах записана функция участия архива в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления. [c.6]
В новый раздел включен параграф "Номенклатура дел" (ранее вместе с формированием дел — самостоятельный раздел). Совсем снято базовое на протяжении многих лет понятие "организация документов в делопроизводстве" (совокупность видов работ, включая передачу документов в ведомственный архив). Здесь сказано, что архив лишь контролирует и оказывает помощь в составлении номенклатуры, а ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Это противоречит функции архива по организации составления номенклатуры. Видовое разнообразие номенклатур сохранено индивидуальные (в Правилах 1986 года — конкретные), типовые, примерные. В Правилах 1986 года значительно подробнее изложены требования к составлению заголовков дел в номенклатуре и порядок ее составления. [c.12]
Нормативы по организации деятельности службы документационного обеспечения управления [c.43]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления. Осуществляет контроль за состоянием делопроизводства в организации. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава до- [c.57]
Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ). [c.229]
Основной материал учебного пособия в течение четырех лет применялся авторами и их коллегами по работе при чтении курсов Делопроизводство и корреспонденция , Организация управленческого труда, делопроизводство и корреспонденция на дневных и заочных факультетах в Новосибирском институте народного хозяйства, курса Документационное обеспечение управления в Сибирской академии государственной службы, на различных курсах подготовки и повышения квалификации работников управления начиная с секретарей-референтов и кончая руководителями крупных предприятий, главами администраций городов и районов Сибири и Дальнего Востока. [c.6]
В 1991 г. Росархивом была разработана и предложена для внедрения Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ). Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления. [c.39]
Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (М. ЦБНТ Минтруда России, 1995) предназначены для расчета норм времени и организации работы в службах документационного обеспечения управления, определения трудоемкости работ, численности работников и рекомендованы для применения в органах федеральной исполнительной власти, на предприятиях (объединениях) независимо от формы собственности, в учреждениях и общественных организациях. Нормативная часть этого документа содержит следующие разделы [c.46]
В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура порядок подготовки и оформления документов все этапы работы с ними доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации защита информационно-поисковых систем подготовка документов в архив порядок проведения экспертизы ценности документов организация хранения документов. [c.51]
Должностные обязанности. Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа). Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документацион-ного обеспечения управления, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Подготавливает предложения по обеспечению эргономических условий труда, рационализации рабочих мест работников службы документационного обеспечения управления. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов различного назначения и уровня управления, классификаторы документной информации. Организует внедрение систем ведения документации. Принимает меры по упорядочению состава документов и информационных показателей, сокращению их количества и оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов. Принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем и систем управления, а также в разработке новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), базирующихся на применении вычислительной и микропроцессорной техники, проектировании и актуализации баз и банков данных. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления, разрабатывает нормативно-методические документы по вопросам документационного обеспечения. Принимает [c.137]
Должен знать законодательные и нормативные правовые акты, постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся документационного обеспечения управления порядок планирования, проектирования и технологию работы на базе организационной и вычислительной техники служб документационного обеспечения управления методы исследования, анализа, проектирования и развития документационных систем порядок оформления, классификации, хранения, экспертизы ценности документов организацию архивного дела нормативные и методические документы по проектированию и эксплуатации автоматизированных информационных систем управления основы программирования методы проектирования и актуализации баз и банков данных основы эргономики, социальной психологии, социологии документообразование отечественный и зарубежный опыт в области документационного обеспечения управления основы экономики, организации труда и управления законодательство о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда. [c.138]
Функции отдела рационализации делопроизводства разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию службы документационного обеспечения в аппарате разработка индивидуальных, типовых (для круга подведомственных организаций) организационно-методических документов (инструкций о ведении делопроизводства, положений о службе документационного обеспечения, должностных инструкций работникам службы, правил по- различным вопросам работы с документами) разработка сборников типовых (трафаретных) текстов документов подготовка номенклатур дел подготовка сводной номенклатуры дел и типовой (примерной) номенклатуры дел для подведомственных организаций оказание методической помощи подразделениям учреждения в организащш работы с документами повышение квалификации работников службы документационного обеспечения, а [c.99]
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределить их по адресатам и исполнителям. Как правило, все входящие документы адресованы руководителю. Однако это не значит, что все документы надо предоставлять ему на рассмотрение. При хорошей организации распределения поручений между сотрудниками предприятия по содержимому документа можно определить, кто должен исполнить этот документ. Поэтому на предприятии должен быть опытный сотрудник, хорошо знакомый со структурой предприятия, который провизодит предварительное рассмотрение входящих документов, чтобы определить исполнителей. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение только самые важные документы. Обычно их перечень определяется руководителем. Работой по предварительному рассмотрению документов, как правило, занимается секретарь-референт. При большом документопо-токе это может быть специальная служба документационного обеспечения. Чем меньше входящих документов проходит через руководителя, тем лучше организована работа на предприятии. [c.107]
Смотреть страницы где упоминается термин Организация службы документационного обеспечения
: [c.25] [c.154]Смотреть главы в:
Документы и делопроизводство -> Организация службы документационного обеспечения