ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ МЕХАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТАЦИОННЫХ ПРОЦЕССОВ [c.65]
Механизация документационных процессов — это комплексное применение технических средств для выполнения операций по созданию документов и организации работы с ними. [c.66]
Для механизации документационных процессов используют машины, аппараты и устройства, классифицированные по их назначению и функциям. [c.67]
Комплекты технических средств для механизации документационных процессов представляют собой набор средств оргтехники, обусловленный технологической последовательностью, интенсивностью и объемом работ. [c.116]
Одним из способов повышения эффективности управленческого труда является внедрение прогрессивных технологических средств в документационные процессы. Большая часть последних носит технический или формально-логический характер и сравнительно легко поддается разбиению на более простые операции, что является обязательной предпосылкой для механизации документационного процесса. [c.179]
Средства обработки документов занимают видное место в группе средств механизации документационных процессов. Массовость и однотипность операций по обработке документов создают реальные предпосылки для их полной механизации. Отечественная промышленность производит многочисленное оборудование и приспособления для обработки документации. [c.184]
Под комплексной механизацией и автоматизацией следует понимать применение технических средств для всей последовательности операций с входящими, исходящими и внутренними документами. Она обеспечивает наиболее эффективное выполнение персоналом учреждения документационных процессов. [c.67]
При совершенствовании системы делопроизводства в ней выделялись такие подсистемы, как унификация документов, основные процессы создания и обработки документов и механизация этих процессов [38]. Теперь, рассматривая систему документационного обеспечения управления, отнесем к числу ее подсистем процесс чтения документов специалистами аппарата управления и процедуру переноса данных из документов на машинные носители ЭВМ, т.е. учтем технологию и этих этапов процесса обработки документов. [c.57]
Факторами, определяющими организационное построение службы, являются ее основные функции, объем работ по каждой функции, а также размеры учреждения, т.е. количество структурных подразделений, их территориальное размещение, общая численность работников, число уровнен принятия решений, нормы управляемости, принятая система документирования и организация работ с документами, уровень механизации и автоматизации документационных процессов и др. [c.97]
Эффективность механизации (автоматизации) документа-ционных процессов во многом определяется тем, насколько последовательно проводится внедрение средств оргтехники в работу аппарата управления конкретного объекта. Главное при этом - комплексность применения этих средств, т.е. охват всего делопроизводственного процесса. Практика показывает, что наличие даже одного немеханизированного участка в общей механизированной (автоматизированной) системе заметно снижает эффективность системы в целом. Поэтому выбор средств оргтехники для внедрения в конкретной организации должен вестись таким образом, чтобы все документационные процессы были вовлечены в единый технологический цикл. [c.253]
С учетом основных направлений совершенствования делопроизводства, на основе выявленных в ходе обследования организации недостатков формулируются цели, задачи и основные направления рационального построения документационного обеспечения управления. Как правило, предполагаемая работа включает унификацию документов учреждения рациональную организацию технологического процесса обработки документной информации систему построения учет-но-справочного аппарата по документам совершенствование контроля исполнения документов систематизацию и хранение документов организацию делопроизводственной службы механизацию делопроизводственных процессов. В соответствии с этим составляется рабочий план, определяющий конкретные виды работ по рационализации системы документационного обеспечения, назначаются исполнители и сроки исполнения. [c.202]
Механизация переписки. Постановка переписки в советских учреждениях в настоящее время, к сожалению, характеризуется крайне незначительным уровнем ее механизации. Механизация ограничивается, главным образом, применением машин для изготовления, копирования и размножения корреспонденции. В то же время современная документационная техника открывает новые и большие перспективы для механизации процесса переписки. [c.82]
Централизация делопроизводственных процессов и операций имеет ряд преимуществ позволяет наиболее эффективно применять средства механизации, что удешевляет стоимость документационного обеспечения и повышает оперативность работы аппарата управления улучшает организацию труда делопроизводственного персонала. [c.78]
Документационное обеспечение управления — это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. От правильной организации и наиболее полной механизации и автоматизации обработки документов зависит повышение эффективности всего процесса управления кадрами. [c.248]
Несмотря на активное внедрение в стране с середины 70-х годов Единой государственной системы делопроизводства, многие учреждения, организации и предприятия имеют недостатки в организации документацион-ного обеспечения. Они носят, как правило, типовой характер. Наиболее общие из них отсутствие или недостаточная разработка нормативных материалов, регламентирующих организацию документационных процессов, слабое внедрение государственных стандартов на системы документации, отсутствие единообразия в деятельности делопроизводственных служб, неупорядоченность состава документов, слабая типизация документов с повторяющейся информацией и непродуманность документационных потоков, выполнение специалистами аппарата не свойственных им технических и вспомогательных делопроизводственных операций, отсутствие прогрессивных форм регистрации документов, формальный сроковый контроль за исполнением документов, охватывающий лишь часть исполняемой документации, слабая организация информационно-справочной службы, низкий уровень механизации документационных процессов. [c.7]
Структура делопроизводственной службы разрабатывается на основе типового положения, предложенного ЕГСД, но обязательно с учетом специфики работы учреждения, числа уровней принятия решения, количества структурных подразделений и их территориального размещения, общего количества сотрудников и их соотношения в соответствии с номенклатурой должностей, сложившейся системы документирования и движения документной информации, уровня автоматизации обработки информации и механизации документационных процессов, квалификации делопроизводственного персонала и др. [c.127]
Начавшаяся Великая Отечественная война потребовала подчинения всех ресурсов нуждам военного времени. Многие работники аппарата ушли на фронт, разработки по рационализации работы с документами, стандартизации их были приостановлены. Послевоенный период потребовал значительных усилий по восстановлению и перестройке работы аппарата. Несмотря на объективные трудности, вызванные последствиями войны, партия и правительство продолжали совершенствовать работу аппарата. Был принят ряд постановлений, регламентирующий такие направления работы аппарата, как механизация документацион-ных процессов, внедрение достижений НОТ, улучшение работы в области стандартизации и унификации. [c.19]
Поставлена задача, осветить правила составления и оформления тех документов, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности работников управленческого аппарата, и ознакомить с организацией делопроизводственных процессов. В соответствии с этой задачей в учебном пособии подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов и вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения, текущего хранения, а также организации рабочих мест и механизации документацион-ных процессов. [c.3]