ГЛАВА V. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ. ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ [c.102]
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. [c.52]
Организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства, определение сроков хранения документов при составлении номенклатуры и формировании дел. [c.351]
ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - выполнение комплекса действий, предусмотренных Единой государственной системой делопроизводства и утверждаемыми в соответствии с нею инструкциями по делопроизводству. Имеются в виду, в частности правила регистрации документов порядок индексации документов правила ведения учета документов построение справочного аппарата ведение контроля за исполнением документов составление номенклатур и формирование дел подготовка документов к последующему хранению — экспертиза ценности, оформление дел, описание документов постоянного и временного хранения, обеспечение сохранности документов, передача дел в архив организации. [c.203]
Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизводстве проводится при составлении номенклатуры дел, при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение. [c.305]
Ответ дают Основные- - правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134]
Архив производит прием, учет и хранение дел, законченных делопроизводством, оказывает помощь структурным подразделениям в составлении номенклатур дел, следит за правильностью формирования дел в них готовит дела для сдачи в государственный архив и оказывает методическую помощь подведомственным архивам. [c.24]
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел. [c.70]
Должностные обязанности. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на учреждение (организацию) исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и правильностью их оформления. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор Материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами. Руководят работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве. Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения (организации) в правильном формировании и оформления дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся [c.233]
Важным участком работы секретаря является обеспечение сохранности документов, возникающих в процессе деятельности организации. В этих целях осуществляется составление номенклатур дел и последующее их формирование в текущем делопроизводстве. Номенклатура дел — это систематизированный перечень типовых вопросов, участков и направлений работ, которые ведутся организацией и требуют обязательного документированного решения и оформления. В этих работах могут дополнительно возникнуть и новые документируемые участки работы и связанные с этим дела, для которых следует оставлять в номенклатурах резервные позиции. [c.153]
Учет признаков заведения дел является обязательным условием правильного составления номенклатуры дел. При формировании отдельных статей номенклатуры признаки заведения дел должны отражаться в такой последовательности номинальный, авторский, предметно-вопросный, корреспондентский или географический, хронологический. [c.106]
Экспертиза ценности документов предприятия проводится при составлении номенклатуры дел в процессе формирования дел и при проверке правильности отнесения документов к делам при подготовке дел к передаче в архив предприятия и региональный (ведомственный) архив. [c.355]
Параграф Основных правил "Организация проведения экспертизы ценности документов" начинается неизменной констатацией того, что экспертиза ценности документов проводится, во-первых, в делопроизводстве — при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив, во-вторых, в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение. Совсем исключены параграфы о нормативно-методической основе проведения экспертизы ценности. [c.10]
Экспертиза ценности документов на предприятиях проводится при составлении номенклатур дел при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам при подготовке дел к последующему хранению. [c.27]
Номенклатуры дел и их составление. Каким же путем можно осуществить правильное формирование дел в соответствии с признаками их заведения, рассмотренными выше Какие для этого создаются пособия [c.95]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Совместно с руководителями структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел текущего делопроизводства. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов. Оказывает необходимую методическую помощь, инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, отбор материалов на постоянное и временное хранение, составление актов о передаче документов в государственные архивы, списании и уничтожении материалов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления и замены, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует подготовку необходимых справок на основе данных, имеющихся в материалах архива, составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела на предприятии,. Руководит работниками архива. [c.38]
Должностные обязанности. Организует хранение и обеспечивает сохранность документальных материалов, поступивших в архив. Принимает от структурных подразделений предприятия документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного хранения, а также акты для передачи документальных материалов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива Выдает архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, ответы на запросы и ведет их учет. Подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. < [c.202]
При составлении индивидуальных номенклатур дел на основе типовых и примерных номенклатур должна быть учтена специфика формирования дел конкретного учреждения. [c.329]
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия (см. п. 5.8.1). [c.159]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Совместно с руководителями структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел текущего делопроизводства. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов. Оказывает необходимую методическую помощь, инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе [c.36]
В новый раздел включен параграф "Номенклатура дел" (ранее вместе с формированием дел — самостоятельный раздел). Совсем снято базовое на протяжении многих лет понятие "организация документов в делопроизводстве" (совокупность видов работ, включая передачу документов в ведомственный архив). Здесь сказано, что архив лишь контролирует и оказывает помощь в составлении номенклатуры, а ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Это противоречит функции архива по организации составления номенклатуры. Видовое разнообразие номенклатур сохранено индивидуальные (в Правилах 1986 года — конкретные), типовые, примерные. В Правилах 1986 года значительно подробнее изложены требования к составлению заголовков дел в номенклатуре и порядок ее составления. [c.12]
ВНИИДАД как учреждение системы Главного архивного управления при СМ СССР в своих разработках наиболее подробно излагал вопросы рационализации делопроизводства, текущего хранения документов и их дальнейшего использования. Вопросы механизации делопроизводства в них были отражены слабее. В свою очередь, ВНИИОргтехника, организация Минприбора СССР, в своих разработках основной акцент в рационализации делопроизводства делал прежде всего на применении средств механизации и оргтехники, а потом уже на изменении технологии работ и, учитывая разработанность таких вопросов, как составление номенклатуры дел, их формирование и дальнейшее использование, в методических рекомендациях ставил эти вопросы совсем редко. Кроме того, методические материалы, разрабатываемые ВНИИОргтехникой, наряду с вопросами рационализации делопроизводства, ставили проблемы планировки и организации рабочих мест основных категорий сотрудников аппарата управления, оснащения основных категорий сотрудников аппарата управления средствами механизации и оргтехники, организации служб научно-технической информации и др. [c.106]
Очевидно, что выделение макрозон, составленный перечень и номенклатура производств, определяющих формирование всей отрасли, делают задачу подготовки исходной информации для расчетов издержек производства с Полным охватом возможных территориальных вариантов вполне конкретной. [c.58]
Смотреть страницы где упоминается термин СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ
: [c.353] [c.66] [c.102] [c.293] [c.46] [c.157]Смотреть главы в:
Делопроизводство -> СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ