Изложите содержание и порядок работы с конфиденциальными документами. [c.253]
Сотрудники фирмы, в том числе руководители любого уровня, при работе с конфиденциальными документами обязаны [c.262]
Работа с конфиденциальными документами разрешается сотрудникам фирмы на рабочих местах, но только при наличии условий, исключающих возможность утраты документа или хищения информации. При отсутствии этих условий сотрудники фирмы работают с конфиденциальными традиционными и электронными документами, делами и базами данных в специально предназначенном для этого помещении службы КД. [c.262]
Для работы с конфиденциальными документами сотрудник должен быть обеспечен постоянным рабочим местом, личным сейфом (металлическим шкафом), кейсом для хранения и переноса конфиденциальных документов внутри здания фирмы, номерной личной металлической печатью. Рабочее место исполнителя следует разместить таким образом, чтобы исключить возможность обозрения находящихся на столе документов лицами, не имеющими к ним отношения. Экран компьютера не должен быть виден коллегам по рабочему помещению, посетителям, в окно и от входной двери. На рабочем столе всегда должен находиться только тот конфиденциальный документ и материалы к нему, с которыми в данный момент работает [c.262]
Руководителям и исполнителям, работникам службы КД не следует вести какие-либо вспомогательные картотеки по организации работы с конфиденциальными документами и контроля за их исполнением. Очередность исполнения и другие технологические элементы организуются раскладкой документов по рабочим папкам Ознакомление , Согласование , Срочно , Задания на такое-то число и т. п. Папки должны иметь описи находящихся в них документов. [c.263]
Для нормальной работы сотрудников с конфиденциальными документами необходимо обеспечить следующие три условия [c.248]
Руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами. Вновь принятые на работу сотрудники подписывают Обязательство о неразглашении служебной тайны по приня- [c.248]
В отличие от исполнения процесс использования документа предполагает включение его в информационно-документационную систему, обеспечивающую исполнение других документов, выполнение управленческих действий и решений. Для использования в работе обычно поступают законодательные акты, организационно-правовые, нормативные, распорядительные, справочно-информационные документы, разнообразные рекламные издания и научно-техническая информация. Процесс ознакомления с конфиденциальным документом — это информирование сотрудника фирмы или иного заинтересованного лица, осуществляемое в соответствии с резолюцией полномочного руководителя на конфиденциальном документе, о принятом этим руководителем решении или решении другой организационной структуры. [c.249]
Порядок работы исполнителей с конфиденциальными документами и материалами [c.261]
В процессе проведения квартальной проверки наличия конфиденциальных материалов контролируется сохранность традиционных и электронных документов, находящихся на исполнении у сотрудников фирмы и не подшитых вдела. Одновременно проверяется соблюдение ими установленного порядка работы с конфиденциальными материалами, их хранения, правильности ведения внутренней описи документов, находящихся у исполнителя, своевременности и [c.268]
Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. При работе с этими документами необходимо учитывать, что персо-. нальные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан относятся к категории конфиденциальной информации. [c.68]
Конфиденциальность документов всегда имеет значительный разброс по срокам ограничения свободного доступа к ним персонала фирмы (от нескольких часов до многих лет). Следует учитывать, что основная масса конфиденциальных документов после окончания их исполнения или работы с ними теряет свою ценность и конфиденциальность. Например, переписка до заключения контракта может иметь гриф конфиденциальности, но после его подписания этот гриф с письменного разрешения первого руководителя фирмы снимается. [c.218]
Традиционная делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы с документами и является наиболее универсальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту документированной информации как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной, а не автоматизированной системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и машиночитаемыми, факсимильными и электронными документами. Трудоемкость множества технических и формально-логических процедур и операций обычно снижается за счет включения в технологический процесс организационной и вычислительной техники. [c.225]
Кроме того, составляется комплект постоянно обновляемых и достоверных дубликатов (страховых и резервных) всех магнитных носителей, на которых записаны сведения о конфиденциальных документах или сами документы. Заполняется также машинный журнал (протокол) учета работы ЭВМ и выполняемых действий с документами. [c.237]
В открытом делопроизводстве поступившие в фирму пакеты, конверты и другие почтовые отправления никогда не ставятся на индивидуальный учет, а возможная утеря конверта с документами или некомплектность документа в конверте обычно не являются предметом большого беспокойства. Иначе обстоит дело с поступающими пакетами и конвертами, содержащими конфиденциальные документы. Правильная организация работы с этими пакетами и предотвращение последующей реальной опасности утраты (утери, кражи, уничтожения, подмены) этих документов и несанкционированного ознакомления с ними становятся крайне актуальной задачей. Основу ее решения составляет выполнение комплекса технологических процедур прием пакетов, их учет, распределение и вскрытие пакетов, выделение из общего документопотока ценных и конфиденциальных документов, закрытие журнала учета пакетов. [c.238]
Работник службы КД может иметь утвержденный первым руководителем именной перечень (схему), в соответствии с которым конфиденциальные документы типового содержания передаются непосредственно руководителям отдельных направлений работы фирмы (главным специалистам, главным менеджерам) — например, проекты контрактов, описания результатов испытания и т. п. [c.243]
Работа сотрудников службы КД и фирмы в целом с машинными носителями информации вне ЭВМ должна быть организована аналогично работе с бумажными конфиденциальными документами. [c.245]
В учетной карточке подготовленного документа отражается последовательно ход работы над проектом документа в процессе его изготовления, издания, последующего исполнения или отправки, хранения или уничтожения. Карточка содержит следующие части а) исходные сведения о документе (учетный номер и гриф конфиденциальности дата печатания вид и краткое содержание подразделение и фамилия исполнителя номер носителя, с которого печатался проект документа и др.), б) рабочие сведения о документе (росписи за уничтожение черновика и дата дата выдачи количество листов, экземпляров кому выдан и др.), в) отметки об отправлении и возврате документа, г) отметки о передаче документа на другие участки службы КД или движении документа, д) отметки о подшивке документа вдело или взятии его на инвентарный учет, е) отметки об уничтожении документа. Учетная карточка регистрируется в журнале учета карточек подготовленных документов, который имеет следующие графы учетный номер и гриф конфиденциальности подпись сотрудника участка подготовленных документов за получение карточки документа и дата примечание. [c.258]
Любое санкционированное или несанкционированное обращение к электронной конфиденциальной информации должно регистрироваться (протоколироваться). Применение персоналом собственных защитных мер при работе с компьютером не допускается. Работникам службы КД рекомендуется регулярно проверять программное обеспечение компьютеров, на которых обрабатывается конфиденциальная информация. Цель проверки — обнаружение неутвержденных или необычных программ. Резервные и страховые копии всех документов фирмы, находящихся на магнитных носителях, должны храниться в службе КД. Актуализация копий осуществляется по мере необходимости работником службы КД с письменной санкции руководителя, подразделения (направления деятельности) фирмы и в присутствии соответствующего исполнителя. Санкция и факт актуализации фиксируются в учетной карточке документа. [c.264]
В службу КД сдается, как правило, каждый конфиденциальный документ в отдельности. При наличии у сотрудника нескольких документов, дел, дискет, различных материалов, необходимых ему для ежедневной длительной работы, их аккуратно (в папках) укладывают вместе с описью в кейс, который запирается, опечатывается личной печатью сотрудника и сдается в службу КД. [c.264]
В отличие от номенклатуры дел открытых документов при работе с номенклатурой конфиденциальных дел выделяется в качестве самостоятельной процедура закрытия номенклатуры дел, которая состоит из следующих операций [c.271]
Следовательно, технологический процесс формирования конфиденциальных документов в дела, оформления, хранения и использования дел предназначен для решения не только общеизвестных делопроизводственных задач, но и (дополнительно) комплекса задач обеспечения противодействия тем угрозам, которые могут возникнуть в ходе хранения дел и работы с ними персонала службы КД и структурных подразделений фирмы. Основу рассмотренного технологического процесса составляют строгая регламентация всех выполняемых процедур и операций, постоянный контроль за сохранностью дел, документов и баз данных, жесткое соблюдение разрешительной системы доступа к делам. [c.278]
Степанов Е.А. Формирование конфиденциальных документов в дела и работа с ними //Делопроизводство. 1999, № 1. [c.279]
В разделе Общие положения устанавливают сферу распространения Инструкции (например, Инструкция распространяется на все документы , ... на административные документы , ....кроме конфиденциальных документов и др.), ответственность за ее несоблюдение, подразделение, которое отвечает за единый порядок документирования и организацию работы с документами в учреждении в целом и в ее структурных подразделениях, их административную и методическую подчиненность, нормативно-методическую базу. [c.210]
Негласному ознакомлению способствуют низкая производственная дисциплина, оставление документов на столах, в незапертых ящиках и столах, оставление информации в оперативной памяти ПЭВМ после завершения работы, бесконтрольное хранение дискет с конфиденциальной информацией и т. п. [c.612]
Если сведения, включенные в Перечень... , переносятся в документы, то документы становятся конфиденциальными, и от того, как будет организована работа с ними, зависит успешная деятельность предприятия. [c.164]
Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия, для которого эти функции будут дополнительными. [c.165]
В тексте документа также может быть оговорена конфиденциальность сведений, права предприятия на них, порядок их использования и т. п. Например, если коммерческая тайна является результатом совместной с другим предприятием деятельности, то необходимость ее сохранения должна быть отражена в контракте. В случае отсутствия грифа КТ и указаний на конфиденциальность в тексте предполагается, что автор и лица, подписавшие или утвердившие документ, предусмотрели все возможные последствия свободной (без ограничения доступа) работы с документом. [c.165]
Любой работник отдела несет полную ответственность за обеспечение конфиденциальности информации, за сохранение служебной тайны и за работу с документами, содержащими коммерческую тайну. [c.393]
При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения. [c.101]
Работать с документами, имеющими гриф "Секретно" или "Конфиденциально". [c.55]
Обеспечение частной собственности на данные, управление данными и поддержание их целостности. Создателям интеллектуальной собственности часто приходится работать с конфиденциальными или секретными данными и полагаться на аккуратность других лиц в вопросе нераспространения этих данных. Служба управления правами надоступ к данным позволяет исключить возможность пересылки, копирования или распечатывания секретных сведений путем отключения соответствующих функций в документах или сообщениях с огра-ниченнымиразрешениями. [c.206]
Принципы и направления движения конфиденциальных традиционных и электронных документов в аппарате управления фирмы едины при использовании любой технологической системы обработ- ки и хранения документов. Методы работы с документами меняются, но технологическая взаимосвязь документооборота с процессом управления сохраняется. [c.220]
Несколько иное содержание приобретает в защищенном документообороте принцип избирательности вдоставке и использовании конфиденциальной информации. Его основу составляет действующая в фирме разрешительная (разграничительная) система доступа персонала к конфиденциальной информации, документам и базам данных. Целью избирательности является не только оперативность доставки документированной информации потребителю, но и доставка ему только той информации, работа с которой ему разрешена в соответствии с его функциональными обязанностями. Избирательность распространяется не только на поступившие документы, но и на документы, которые составляются персоналом на рабочих местах или с которыми сотрудники только знакомятся. [c.222]
Основу присвоения документу грифа конфиденциальности должны составлять перечень конфиденциальных сведений фирмы, требования партнеров, а также перечень конфиденциальных документов фирмы. Система грифования (маркирования) документов не гарантирует сохранность информации, однако, позволяет четко организовать работу с документами, в частности сформировать систему доступа к документам персонала. [c.251]
Этап составления текста конфиденциального документа методически мало отличается от аналогичной творческой, формально-логической и технической работы, проводимой при формировании содержания открытого документа. Однако исполнительдолжен помнить, что конфиденциальная информация документируется только при наличии серьезных объективных потребностей, а не субъективного желания сотрудника фирмы. Кроме того, с точки зрения зашиты информации важно учитывать, что процесс ее локумст ирования предполагает распространение информаииичю времени и пространстве, которое объективно увеличивает число опасных источников и каналов ее утраты. Уязвимость информации резко возрастает. Передача конфиденциальной информации по заранее установленной нормами права или договорами деловой необходимости партнерам, учредителям, клиентам и другим юридическим и физическим лицам допускается только по их письменному запросу с указанием конкретного состава и назначения требуемых сведений. Информация всегда передается в письменном виде за подписью полномочного руководителя фирмы с соблюдением порядка обращения с отправляемыми конфиденциальными документами. Передача конфиденциальных сведений в устной форме не разрешается. [c.255]
Табличная часть номенклатуры имеет следующие дополнительные графы, предназначенные для практической реализации указанных задач гриф конфиденциальности дела, фамилии сотрудников, которым предоставлено право пользоваться делом, отметка о движении дела (архивный номер, номер и дата акта об уничтожении, запись об отправлении, номер и дата сопроводительного письма), отметка о проверке наличия (подписи и дата). Комплекты документов на магнитных носителя (дискетах и др.), а также архивные массивы (подмассивы) электронных документов, находящихся в компьютере, вносятся в номенклатуру дел на общих основаниях. Закрепление дел за конкретными исполнителями делает номенклатуру правовой основой для разрешения исполнителям работать с конкретными делами. [c.270]
Перечень заголовков дел составляется таким образом, чтобы состав, содержание и уровень конфиденциальности документов каждого дела соответствовали функциональным обязанностям тех сотрудников фирмы, которые допущены к делу и будут с ним работать. Каждое дело должно содержать документы, имеющие приблизительно одинаковый период конфиденциальности. Под одним заголовком обычно заводится конфиденциальное и неконфйденциалвное (открытое) дело. [c.270]