Должность секретаря обычно вводят, когда есть ненормированная работа, велико число подчиненных, разнообразен набор функций, требуется организованный прием посетителей, велик поток входящей и исходящей корреспонденции, обостряется нужда в телефонном обслуживании. Секретарь охраняет шефа от ненужных звонков, ведет сам простые телефонные разговоры, принимает телефонограммы, знает, как начинать и заканчивать документ, знает все адреса и атрибуты клиентов, следит, чтобы корреспонденция была вовремя отправлена, сортирует приходящую на имя начальника почту, чтобы избавить его от чтения ненужной информации. В случае поездок секретарь составляет маршрут, узнает расписание транспорта, достает билеты, резервирует номер в гостинице и т.п. [c.139]
Новички в области прямой почтовой рекламы редко отдают себе отчет в том, что конверты, используемые в ходе кампании, играют чрезвычайно важную роль. В большинстве случаев—за исключением ситуации, когда почту вскрывает секретарь/—конверт является первым фактором влияния на мнение, которое, вероятно, сложится у потенциального клиента о вас и вашем обращении. Если адрес напечатан красиво и аккуратно, а конверт наводит на мысль о значимости содержимого, у адресата складывается благоприятное впечатление еще до знакомства с письмом. [c.175]
И вот спустя три года Каммингэ смог подать заявку на официальное признание статуса своего предприятия. Назвал он его Интерармз . Сказать по правде, фирма была весьма скромная-до такой степени, что ее офис находился... в квартире матери Кам-мингза. А сам он исполнял в ней множество самых разных должностей генерального президента-директора, вице-президента, генерального секретаря, а также и остальных секретарей при необходимости он не гнушался исполнять работу машинистки и даже уборщицы. Такая организация обладала серьезными преимуществами, позволяя не только сэкономить на заработной плате, но и избежать конфликтов с персоналом. Великолепные официальные бланки, которыми он пользовался, испещренные подписями его воображаемых заместителей, позволяли ему морочить голову клиентам и договариваться, как держава с державой, к примеру, с националистическим Китаем, Панамой или пакистанским правительством. По всему миру Каммингэ скупал за почти символическую цену горы старого оружия, зачастую уже непригодного к употреблению, после небольшого ремонта его оказывалось возможным вновь использовать, скажем, революционным повстанцам в разных частях света или во время военных парадов. [c.138]
Рабочий день большинства из нас изменился. Мы можем общаться с нашими коллегами и клиентами посредством электронной почты, через Интернет, WWW и по телефону. Нам не нужны секретари, поскольку многие из нас научились пользоваться персональным компьютером для написания писем, планирования своей работы и своего времени. Используя программное обеспечение коллективного пользования, позволяющее координировать работу команды, мы можем даже разрабатывать и производить товары. Если мы захотим увидеть своих коллег, к нашим услугам — видеоконференции или видеотелефон. Значительно сократилась потребность в поездках куда-либо — даже на работу. Телеработники , или работники, не выходящие из дома, позволяют организациям существенно снизить затраты на содержание дорогостоящих зданий. Мы неизбежно приходим к выводу, что инфраструктура, дающая возможность сотрудникам работать более эффективно и с большим удовольствием, является активом. Технологии, допускающие работу на расстоянии, означают, что целые группы людей, не способные смириться с жестким режимом работы с 9-00 до 17-00, могут теперь выполнять задания на дому . Это относится, например, к пенсионерам, людям с ограниченной трудоспособностью или проживающим в отдаленных районах, которым прежде пришлось бы тратить много времени и сил на дорогу. [c.121]
Смотреть главы в:
Секретарь учреждения организация работы -> Секретарь как клиент почты