На рис. 32 и 33 изображены схемы последовательности выполнения операций по обработке конвертов со счетами и переводами. Эта операция изучалась в целях нахождения методов определения крупных переводов, л тем чтобы их можно было вложить в банк и сразу же получать проценты. На рис. 32 указаны 6 операций (они затушеваны), требующих принятия мер по улучшению, поскольку продолжение их применения представляет постоянную потерю для,руководства. Операции, добавленные на рис. 33 (затушеванные), предусматривают выделение крупных счетов и предоставление приоритета в их обработке. Новый или предлагаемый способ требует 15 операций, а не 10, как было при старом способе обработки. Добавление дополнительных 5 операций увеличивает затраты по обработке почти на 800 долл. в год. Однако более быстрое вложение в банк чеков на крупные суммы дало увеличение получаемых процентов на 36 тыс. долл. в год., [c.122]
Гуру обычно зарабатывает на жизнь, публикуя биржевые бюллетени, а разбогатеть он может на консультационных услугах. Количество подписавшихся на его издания может за год подскочить с нескольких сотен до десятков тысяч. По сообщениям прессы, один из гуру последнего периода нанял трех секретарей специально для обработки почты с присланными деньгами, потоки которых стекались в его фирму. [c.33]
В ряде стран Западной Европы секретари представляют своих руководителей на юбилейных и траурных церемониях, поздравляют от имени фирмы сотрудников с различными датами, вручают им адреса, памятные подарки. Кроме того, на секретарей возлагается обязанность сбора информации о сотрудниках фирмы с последующим докладом руководителю. В США в качестве основных обязанностей секретаря были выделены следующие машинописные работы, составление досье и картотек, ведение памятных книжек, обработка почты, телефонное обслуживание, прием посетителей, оформление деловых поездок, сбор материалов для докладов и речей, подготовка совещаний и заседаний, ведение переписки по указанию руководителя и др. [c.122]
Работа К. Ришара построена по существу как учебное пособие и включает в себя три взаимосвязанные части. Первая часть книги состоит из восьми глав, содержащих указания по организации и планированию работы секретаря, а также общие советы и рекомендации по разгрузке руководителя, обработке почты, ведению дел и т. п. При этом часть материала приведена в виде конкретного перечня необходимых действий секретаря или контрольных вопросов, епо- [c.7]
Чрезвычайно важным в работе секретаря является рациональное ведение делопроизводства. Изучению этого вопроса и соответствующим практическим рекомендациям посвящены пятая глава Обработка почты и шестая Задачи архива . Однако следует иметь в виду, что подробно разбираемые здесь методы обработки входящей и исходящей деловой корреспонденции, а также вопросы взаимоотношений учреждения с почтовым ведомством должны рассматриваться с учетом действующих у нас в стране правил и инструкций, прежде всего основных положений Единой государственной системы делопроизводства и ГОСТов на основные виды организационно-распорядительной документации. Это же в определенной мере касается вопросов работы с картотеками, обработки деловых бумаг и определения их ценности. [c.9]
Глава V ОБРАБОТКА ПОЧТЫ [c.62]
Объясните сотруднице, которой Вы поручаете формирование, учет и систематизацию дел, насколько важ-но точно выполнить эту работу и какая ответственность ложится на нее. Если допускаются нарушения схемы, по которой ведется эта работа то может остановиться обработка почты. Кроме того, эта работа требует полной сосредоточенности, так как нужно тщательно проверять, действительно ли документ направлен в дело, учтена ли при систематизации дата документа, окончена ли обработка документа. [c.72]
Должен знать (для всех классов квалификации) правила обработки почты правила и инструкции по сопровождению, обмену и сохранности почты график движения транспорта по маршруту правила оформления документов порядок укладки почты на [c.121]
Кэрол Филипс рассказала мне следующее Весь мой отдел занимается обработкой электронной почты вечером воскресенья Ее голос звучал так, как будто она была немного расстроена. Позднее я обнаружила, что у Кэрол было очень много входящей почты и она тоже занималась обработкой почты по вечерам в воскресенье. Сотрудники знали, когда она находилась в сети, и начинали переписку, получая быстрые ответы по электронной почте. В конце концов это переросло в привычку. Я предложила Кэрол созвать совещание и обсудить [c.102]
Определение времени на обработку почты. [c.230]
На каждую партию забракованных заготовок и деталей оформляются браковочные документы (акты о браке), которые, за редкими исключениями, направляются технологам на анализ причин и принятие мер по их устранению и предупреждению. Часто брак, возникший при предыдущей обработке, выявляется уже в почти готовых деталях, а иногда и при их сборке, когда установить действительные причины бывает уже сложно. Тем не менее заключение должно быть объективным, даже если это собственная вина, так как за этим стоят материальные и моральные интересы отдельных лиц и целых коллективов. Иногда, чтобы дать правильное заключение, приходится привлекать лаборатории, различных специалистов и даже обращаться за помощью в научно-исследовательские институты, на другие предприятия. [c.30]
В сфере коммерческой деятельности разные компании восприняли маркетинг в разное время. Дженерал электрик , Дженерал моторе , Сире , Проктер энд Гэмбл и Кока-кола осознали его потенциальные возможности почти сразу. Если говорить об очередности распространения маркетинга, то наиболее быстрыми темпами его осваивали фирмы - производители фасованных потребительских товаров, фирмы - изготовители потребительских товаров длительного пользования и фирмы, выпускающие промышленное оборудование. Производители таких товаров, как сталь, химикаты и бумага, обратились к маркетингу позднее, и многим из них предстоит еще осваивать его и осваивать. За прошедшее десятилетие произошел сдвиг в оценке современного маркетинга со стороны фирм потребительских услуг, и особенно авиакомпаний и банков. Авиакомпании начали изучать отношение пассажиров к различным аспектам своих услуг частоте полетов, обработке багажа, обслуживанию в полете, радушию, удобству сидений. Они отрешились от мысли о том, что занимаются коммерческими воздушными перевозками, и осознали, что работают в сфере путешествий и туризма. Банкиры, которые поначалу сопротивлялись маркетингу, сейчас воспринимают его с восторгом. Маркетинг начинает привлекать к себе интерес и со стороны страховых и брокерских фирм, хотя им еще предстоит пройти длинный путь, прежде чем они научатся эффективно применять его. [c.73]
Приемник информации Разыскивает и получает разнообразную информацию (в основном текущую) специализированного характера, которую, понимая организацию и внешние условия, успешно использует в интересах своего дела выступает как нервный центр внешней и внутренней информации, поступающей в организацию Обработка всей почты, осуществление контактов, связанных преимущественно с получением информации (периодические издания, ознакомительные поездки) [c.37]
За последние годы достигнуты очень большие успехи по распространению информации, имеющей исключительно количественный характер. Сейчас менеджер имеет возможность получить важную информацию в синтезированном виде с уже проведенными необходимыми сопоставлениями почти в момент поступления исходных данных. Некоторые специалисты полагают, что новые средства обработки контрольной информации с исключительно высокой скоростью открывают сегодня возможности создания гигантских организаций. Конечно, сегодня нет ни одной крупной организации, в которой для целей контроля не использовались бы компьютеры. Более подробно мы рассмотрим эти новые информационно-управляющие системы в следующих разделах. [c.403]
В принципе, основные преимущества новой технологии переработки информации сказываются там, где приходится выполнять повторяющиеся задачи, предусматривающие запрограммированные решения, либо задачи с большим объемом чисто механического труда. Такие задачи составляют до удивления большую часть работы, которую многие люди считают творческой или оригинальной. Компьютерная техника позволяет легко ускорить почти любой творческий процесс. А когда люди овладевают компьютерной техникой обработки текстов, они часто обнаруживают, что это способствует и развитию творчества, поскольку значительно облегчается перебор различных вариантов. [c.666]
По мере расширения использования ЭВМ для выполнения текущей работы выяснилось следующее. Во-первых, было установлено, что есть довольно большая категория относительно хорошо подготовленных работников, проживающих в местных пригородах, которые не хотели ездить на работу ъ город и согласились бы работать по местным, более низким, тарифам. Несколько лет тому назад крупная нефтяная компания перенесла свой центр по обработке кредитных карточек в пригород, удаленный на 45 миль от Сан-Франциско, и обнаружила, что производительность труда возросла почти на 20%, текучесть кадров почти исчезла, количество прогулов резко сократилось. Во-вторых, в Блю кросс поняли, что при надлежащем управлении малочисленные группы могут работать более эффективно, чем большие группы. Для этого Блю кросс должен был модернизировать целый ряд должностей, переделать должностные инструкции и квалификационные характеристики и, может быть, переобучить некоторых руководящих работников. Одна из организаций Блю кросс проанализировала вопрос о переезде из города и решила, что ей лучше расположиться в виде отделений в нескольких пригородах, чтобы можно было воспользоваться рабочей силой, имеющейся там. С учетом прогнозируемой нагрузки нужно было обосноваться в восьми — двенадцати пригородах. Возможный выигрыш за счет характеристик рабочей силы, имеющейся в пригородах, мог быть перечеркнут увеличением расходов на компьютерное обеспечение в рассредоточенном географически районе, необходимостью административного обеспечения (по руководителю в каждой точке), а также ростом расходов на транспортировку документов. Кроме того, традиционный стиль руководства в организации характеризовался высокой степенью централизации и относительно небольшим делегированием прав. Стало ясно, что для рассредоточения службы по обработке заявлений клиентов по нескольким пригородам, необходимо провести большую планомерную подготовку. [c.676]
Авторы прогноза приводят данные по Индии, по-видимому, символизируя этим свои предположения о развитии энергетики в развивающихся странах. При этом имеется в виду показать, что значительное ускорение темпов прироста потребления энергии последует в этих странах после 1980 г. Одновременно предполагается, что в некоторых промышленно развитых капиталистических странах темп прироста потребления энергии стабилизируется (США), а в ряде стран снизится (Япония). Как указывают авторы прогноза, данные таблицы основаны на обработке материалов по 138 странам. Рассмотрение этих материалов приводит к выводу, что, к сожалению, ни к 1980 г., ни после него не произойдет значительного сближения потребления энергии на душу населения многих развивающихся- стран и стран промышленно развитых. Это видно из исходных/данных, принятых для прогноза. Так, оказалось, что из 138 стран на долю восьми стран приходится почти 50% всего потребления, причем потребление на душу населения по этим странам составляет 5,73 т в пересчете на нефтяной эквивалент по 80 странам, доля которых в общем потреблении энергии равна 11%, на душу населения приходится от 0,02 до 0,3 т. [c.259]
УМЕНИЕ СОСТАВЛЯТЬ СУЖДЕНИЕ О КАНДИДАТЕ (принимать решения) — одно из умений интервьюера остановить свой выбор на одном из кандидатов на основе собранной информации, полученной в ходе отборочного собеседования. Собранная информация представляет собой беспорядочную массу впечатлений и быстро улетучивающихся из памяти деталей. До начала собеседования с др. претендентом незамедлительно следует начать обработку результатов. (Исследования, проведенные сразу же после проведения собеседования, показали, что проводившие собеседование в среднем давали только 50% правильных ответов на вопросы о том, что именно говорили претенденты.) При принятии решения следует ответить на три вопроса сможет ли претендент выполнить работу (т.е. обладает ли он достаточными способностями) будет ли претендент ее выполнять (т.е. мотивирован ли он на выполнение работы) подходит ли он для нее (т.е. обладает ли он соответствующей квалификацией и личными качествами, чтобы вписаться в уже работающий коллектив) Критерии для принятия решения по ответам на первый вопрос сформулированы в виде требований, предъявляемых к персоналу самой работой. Следующий вопрос — будет ли претендент выполнять работу — несколько труднее, поскольку здесь критерии более абстрактного характера мотивация к выполнению работы, стимулы, усердие, энтузиазм. Будет ли претендент всесторонне удовлетворен предлагаемой работой Это лишь часть критериев, которыми можно воспользоваться. Если имеется несколько претендентов с одинаковой квалификацией и мотивацией к выполнению предлагаемой работы (они могут и будут ее выполнять), то решающим фактором при окончательном выборе является именно третий вопрос. Чаще отвечают на него интуитивно, а не рационально. Какими же могут быть эти критерии Это внешний вид, одежда, личностные качества, поведение, манеры, происхождение. Этот перечень может быть почти бесконечным и может включать критерии, которые являются сомнительными, а то и фактически незаконченными. Поэтому следует помнить, что ведется отбор специалистов по определенным требованиям, вытекающим из первых двух вопросов. И только когда есть два или несколько претендентов, одинаково соответствующих критериям первых [c.394]
Основные причины недостаточно высокой эффективности автоматических линий заключаются в следующем высокая стоимость автоматических линий, например, средняя стоимость одного станка автоматической линии механической обработки почти втрое превышает стоимость одного станка поточной линии конструктивная недоработанность автоматических линий медленное освоение проектной мощности линий недостаточный уровень организации труда и производства. [c.201]
Там, где качество и количество с трудом поддаются измерению, а цели не разработаны соответствующим образом, количество как заменитель иногда становится мерилом организационной эффективности. Менеджер может верить в продуктивность своей деятельности, ссылаясь на то, что совещания, телефонные разговоры и обработка почты занимают бдлъ-шую часть дня. Возможно, этим и объясняется, почему Минцберг [159] нашел, что работа менеджера столь фрагментарна. [c.73]
Электронная почта сама по себе не является проблемой. Проблема заключается в нашем подходе к ней и недостатке знаний. Это похоже на работу с помехами вы бессознательно показываете сотрудникам, что и как нужно делать. Если вы занимаетесь обработкой почты в воскресенье вечером или во время совещания, вы показываете своим подчиненным, что в этом нет ничего плохого. Однако когда ваши сотрудники или коллеги видят, что все находится под контролем и вы уходите домой или на выходные, а папка Входящие (Inbox) электронной почты пуста, они пытаются делать точно так же. Прежде всего наведите порядок у себя, и тогда вы сможете научить этому коллег или сотрудников. [c.101]
Рекомендую для обработки и систематизации почты выделять время на Календаре ( alendar). Определите, сколько времени вам понадобится, основываясь на вычисленных ранее цифрах. Я отвожу на обработку почты один час, потому что получаю от 50 до 60 сообщений каждый день. Затем определите наилучшее время, в течение которого вам не будут мешать. Нужно, чтобы этот процесс не пересекался с другими видами деятельности. Если у вас слишком плотное расписание, то придется хорошо подумать. [c.220]
Для минимизации рутинных операций, я настоятельно советую вам пересмотреть все те ваши задачи, в основе которых лежат повторяющиеся монотонные операции, чтобы выяснить, нельзя ли придумать способы делать их быстрее. Первое, что стоит подвергнуть такому анализу, — хозяйственные и бытовые работы в доме и рутинные операции на службе. Исследования, проведенные в Университете Мериленда, показали, что средний американец тратит более двадцати часов в неделю на домашнее хозяйство. В соответствии с данными Деклана Трейси, служащие и административные работники в среднем тратят более двенадцати часов в неделю на рутинную работу, связанную с обработкой почты и документов, и в поисках потерявшихся вещей. [c.189]
Бюрократическая модель управления имеет свои положительные свойства, но ее нельзя применять без детальной проработки и совершенствования всех составляющих ее элементов. Хотя различные организации и имеют много общего, во многих важных характеристиках они существенно отличаются друг от друга. Очевидно, что при проектировании организации необходимо принимать во внимание все эти отличия. Так, например, организации бывают большими и малыми. Бывает, что в крупных организациях деятельность в основном сосредоточена в одной области Аи Би Эм (обработка информации), МакДоналдс (рестораны быстрого обслуживания) и т.д. Другие крупные организации типа Галф энд Уэстерн — это конгломераты, где под крышей единой корпорации функционируют различные фирмы, занимающиеся киноиндустрией, издательским делом, гостиничным бизнесом и т.д. Некоторые организации, как, например федеральная сеть универсальных магазинов и корпорация Крайслер работают непосредственно на удовлетворение потребности широких слоев населения. Другие же организации ( Контейнер Корпорейшн оф Америка , Боинг ), напротив, имеют дело в основном, только с другими крупными фирмами. Некоторые крупные организации действуют только в ограниченных географических регионах (муниципальная служба города Нью-Йорка), а другие ( Аи Ти Ти , Эк-сон , Кока-Кола ) действуют почти во всех странах мира. Некоторые крупные организации, такие как Шелл Ойл , Дженерал Моторс и правительства промыш-ленно развитых стран, действуют почти во всех перечисленных направлениях одновременно. [c.334]
Раньше лишь серийное производство позволило сократить время подготовки производства, количество производственных операций было при этом весьма велико. Это требовало высокого уровня запасов на производстве управление совокупным временем производства было затруднено, часто возникали перебон в подаче деталей на сборку. Время производства было значительным. Например, для производства обрабатывающего центра было необходимо около 4,5 месяца от поступления материалов в цех до отгрузки изделия по сравнению с почти 4 неделями на ГПП. Уровень производственных запасов сократился примерно на /-0. Для обработки требуется 4 дня, а не 3 месяца, как ранее. [c.167]
Самым примечательным примером в этом отношении был каучук. Когда японцы вторглись в Малайю, Англия и Соединенные Штаты остались бы без альтернативного источника снабжения, если бы не успехи, достигнутые химиками, соединившими стирол с бутадиеном, чтобы получить синтетический каучук. Они производили бутадиен из бутана, который извлекается из природного газа и из газов, получаемых в процессе очистки нефти. В газах, получаемых при очистке нефти, и в природном газе содержатся также пропан, зтан и различные другие ценнейшие соединения, и вскоре стало ясно, что при надлежащей обработке они могут дать почти безграничное количество самых разнообразных полезных веществ одним из них был неочищенный толуол, исходное сырье для производства тринитротолуола, другим — пластмассы, затем моющие средства, заменяющие собой мыло, удобрения, повышающие объем производства продуктов питания, и такие синтетические волокна, как нейлон. Значительная часть основной подготовительной работы была проделана до войны, но вряд ли удалось бы настолько быстро наладить массовое, производство химических продуктов на нефтяной основе, если бы это не диктовалось чрезвычайными обстоятельствами. [c.172]