В каждой организации трудовые книжки должны храниться с соблюдением правил хранения документов строгой отчетности. В день увольнения книжка выдается работнику на руки под его подпись в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. [c.142]
Значительное место в книге сознательно уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность — возможно, кому-то из вас, придется работать секретарем, секретарем-референтом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этой ставшей в наше время хорошо оплачиваемой и престижной должности. Поэтому не случайно в пособии приводится комплекс тестов для самооценки студентом своих личных возможностей для работы в данной профессии. Таким образом, оставаясь учебным пособием, предлагаемая книга отличается от других своим практическим уклоном. [c.4]
МАТЕРИАЛЬНО-ОТВЕТСТВЕННОЕ ЛИЦО — лицо, несущее материальную ответственность за сохранность определенных товарно-материальных ценностей или денежных средств. М.-о.л. являются кладовщики, кассиры и другие работники, принявшие на ответственное хранение материальные и денежные средства. Они дают письменное обязательство о материальной ответственности производят на основании установленных документов (накладных, кассовых ордеров и т.п.) прием и отпуск материальных ценностей, денег и ведут учет в соответствующих учетных регистрах (карточках или книгах складского учета, кассовой книге и др.). [c.165]
Должностные обязанности. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью заме- [c.257]
В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам к документам со сроком хранения 3 года - квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов к документам со сроком хранения 5 лет - Главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним к документам со сроком хранения 10 лет т- годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделительные балансы, ликвидационные балансы с приложениями и объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению годовых бухгалтерских балансов и отчетов, инвентарные описи, сличительные ведомости, протоколы заседаний инвентаризационной комиссии по рассмотрению сличительных ведомостей и другие материалы по инвентаризации зданий и сооружений, книги и картотеки по учету зданий и сооружений. Паспорта зданий, сооружений и оборудования хранят до списания с баланса указанных ценностей. Лицевые счета рабочих и служащих должны храниться (75 - В) лет, где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета. При отсутствии лицевых счетов расчетные ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 75 лет. При прекращении деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат обязательной сдаче в государственные архивы. [c.15]
Учет нефтепродуктов в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета пли в книгах раздельно по каждому наименованию и марке. Складской и бухгалтерский учет нефтепродуктов осуществляется в единицах массы. О движении нефтепродуктов составляют отчет, к которому прилагают все документы по поступлению и расходованию ресурсов. Этот отчет служит основанием для отражения операций в бухгалтерском учете. [c.175]
Не менее трех лет, но без установления предельного срока, хранятся справки на оплату учебных отпусков, получение льгот по различным налогам. Пять лет должны храниться договоры о материальной ответственности, выписки банков, расчетные (расчетно-платежные ведомости, счета-фактуры и журналы учетов счетов-фактур, книги покупок и книги продаж и другие документы и учетные регистры. Для хранения годовых бухгалтерских отчетов и балансов организации, пояснительных записок к ним, включая балансы, обусловленные реорганизационными процедурами (ликвидация, разделение, присоединение и др.), установлен срок в 10 лет. Для лицевых счетов работников таким сроком является 75 - В лет, где В — возраст отдельных работников на момент прекращения ведения лицевого счета конкретного лица. [c.59]
В столовых может применяться отпуск питания по абонементам. Абонементы являются бланками строгой отчетности. Запас абонементов хранится в кассе и находится на ответственности кассира, который ведет книгу учета абонементов (нетиповая форма). Бухгалтерский учет абонементов ведется на забалансовом счете 006 "Бланки строгой отчетности". Использованные талоны абонементов сохраняются в течение срока, установленного для хранения кассовых документов. Ежедневная стоимость питания, отпускаемого по абонементам, должна быть указана в меню столовой. [c.346]
Сроки хранения документов устанавливаются Главным архивным управлением при Совете Министров СССР лицевые счета рабочих и служащих, а также расчетные ведомости подлежат постоянному хранению хронологические регистры (по пачкам документов) — в пределах сроков, установленных для хранения соответствующих первичных документов, информацию которых они содержат регистры аналитического учета, Главная книга и другие материалы, составленные с помощью ЭВМ,— в соответствии со сроками, установленными для хранения аналогичных материалов. [c.42]
Аудитор должен уделить внимание а) полноте и своевременности оприходования денег, полученных по чекам из банка (сверка с выписками банка, а при необходимости - непосредственно с банком) б) полноте оприходования других поступлений в) сохранности денежных средств г) правильности оформления приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, журнала регистрации кассовых ордеров д) наличию всех реквизитов (вплоть до штампов "ПОЛУЧЕНО" или "ОПЛАЧЕНО" на кассовых ордерах) и подписей в документах на получение денег, в том числе и по депонированным суммам (соответствие подписей и др.), а также другим документам при депонировании заработной платы е) правильности ведения книг учета принятых и выданных денег № КО-5 (при наличии нескольких кассиров) ж) оборудованию кассового помещения, хранению дубликатов ключей от сейфов кассы и др. з) правильности составления проводок, причем особое внимание обращают на операции по списанию средств на счета расходов и не проведенных по счетам расчетов и) соответствию записей в кассовой книге записям в журнале-ордере № 1 по счету 50 "Касса", Главной книге и балансе предприятия [c.165]
В соответствии с этим Перечнем к документам со сроком хранения 1 год относят подтверждения сальдо по взаимным расчетам к документам со сроком хранения 3 года — квартальные балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению квартальных бухгалтерских балансов и отчетов, вспомогательные книги и картотеки системного и внесистемного учета, контрольные книги, журналы и ведомости, шахматные журналы, кассовые книги, книги и картотеки подотчетных лиц, оборотные и накопительные ведомости по аналитическим и синтетическим балансовым счетам, кассовые оправдательные документы и ряд других документов к документам со сроком хранения 5 лет — главные книги и журналы, а также акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций и материалы к ним к документам со сроком хранения 10 лет — годовые балансы и отчеты организаций с объяснительными записками, передаточные и разделитель- [c.32]
Руководитель кредитной организации, наряду с общим наблюдением за состоянием бухгалтерской работы, обязан проверять своевременность составления баланса и отчетности, периодически осуществлять контроль за своевременностью и полнотой зачисления средств на счета клиентов, направлением расчетных и кассовых документов по назначению. Он обязан обеспечить контроль за надлежащим хранением и использованием печатей, штампов и бланков с тем, чтобы исключить возможность их утери или использования в целях злоупотреблений. Учет печатей и угловых штампов кредитной организации ведется в специальной книге, где указываются фамилии и должности лиц, у которых они находятся и выдаются им под роспись. Книга должна храниться в несгораемом шкафу у руководителя кредитном организации или, по его усмотрению, у главного бухгалтера. Под штампом понимается прямоугольная или иной формы печать, в которой в зависимости от назначения указывается наименование кредитной организации, ее адрес, телефоны или название структурного подразделения кредитной организации, номер БИК, а при необходимости - текстовое изображение совершаемой операции (принято, проведено и др.). В штамп можно включить фамилию и инициалы работника кредитной организации, подписывающего документы, и календарную дату. [c.60]
Одним из основных учетных документов в архиве организации является книга учета поступления и выбытия документов. В ней учитывается каждое поступление и выбытие документов, а также количество и состав документов, поступивших на хранение и выбывших за определенный хронологический период времени, состояние их описания. [c.89]
Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению кассовых операций формы кассовых и банковских документов правила приема, выдачи, учета и хранения денежных средств и ценных бумаг порядок оформления приходных и расходных документов лимиты остатков кассовой наличности, установленной для предприятия, правила обеспечения их сохранности порядок ведения кассовой книги, составления кассовой отчетности основы организации труда правила эксплуатации вычислительной техники основы законодательства о труде правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда. [c.258]
В совхозах и колхозах продукция учитывается на основании соответствующих первичных документов, унифицированных для совхозов и колхозов (реестр отправки зерна и др. продукции с поля, акт о приемке грубых и сочных кормов, ведомость взвешивания животных и т. д.). В совхозах поступающая продукция учитывается на счете Продукция сельскохозяйственного производства , в колхозах — на счете Продукция производства, семена и фураж . Для аналитич. учета по каждому виду продукции служат многографные книги, гце в свободных графах указывается место ее хранения (материально ответственное лицо). В совхозах, а также в колхозах, применяющих гарантированную денежную оплату труда, продукция своего произ-ва приходуется по плановой себестоимости, а в конце года переоценивается по фактич. себестоимости. В колхозах, распределяющих доходы по трудодням, продукция учитывается по государственным закупочным ценам. [c.447]
Большое значение имеет учет и контроль за движением и сохранностью ценностей, поступивших в учреждения банка на хранение, инкассо или комиссию, а также за разного рода денежными документами, знаками оплаты государственной пошлины, сборов и бланков строгой отчетности. Этот учет осуществляется посредством системы внебалансовых счетов (см.) здесь для каждого вида (группы) ценностей или документов открывается синтетич. счет аналитич. учет этих ценностей ведется в книгах или операционных журналах (для хронологической записи операций), в лицевых счетах (по принадлежности ценностей) и на карточках-ордерах (по каждой операции). [c.169]
При поточной с и с т е м е организации хранения технических документов единицей учета считается каждый чертеж, а также сброшюрованный комплект светокопий, тома сметы, расчетов, пояснительной записи. При поточной системе каждое поступление записывается в инвентарную книгу и технический документ получает очередной валовый архивный номер. Кальки, сброшюрованные светокопии, расчетно-текстовые материалы регистрируются в разных инвентарных книгах. При поточной системе в архивах одновременно е регистрацией технического документа в инвентарной книге заносятся сведения о нем на каталожную карточку. Карточки могут составляться на проект или на его отдельные марки-части, которые затем систематизируются в - картотеке в соответствии с составом проекта. Эта картотека заменяет опись проекта. [c.123]
Количество инвентарных книг может быть и большим. Регистрация всех научных документов в одной инвентарной книге неудобна для использования. Не оправдывают себя и попытки вести учет документов по структурным подразделениям института. На каждую структурную часть в этих случаях заводится своя инвентарная книга с валовой нумерацией отчетов -по темам научных документов. Чтобы отличать дела одной структурной части от другой, приходится к ее номеру добавлять буквенный или цифровой индекс. Это делает громоздкими и сложными архивные номера хранящихся документов. Кроме того, структура научно-исследовательских институтов может меняться, к выполнению работ часто привлекается несколько структурных подразделений или создаются специальные группы. Нельзя также признать правильным хранение отчетов по темам в библиотеках институтов и тем более децентрализованное хранение вх в структурных подразделениях. [c.127]
Отгруженная или сданная на месте покупателям (заказчикам) готовая продукция, расчетные документы за которую предъявлены этим покупателям (заказчикам), списывается проводкой Дебет счета 46 "Реализация продукции (работ и услуг)" Кредит счета 40 "Готовая продукция". Синтетический учет ведется в Главной книге в обобщенном виде и в денежном выражении. Аналитический учет осуществляется по местам хранения и отдельным видам готовой продукции в ведомости № 10 и журналах-ордерах № 6 и 10. [c.72]
КНИГА СКЛАДСКОГО УЧЕТА предназначена для учета движения материальных ценностей в местах их хранения. В ней на каждый вид и сорт продукции открывается отдельный счет, при этом учет ведется только в натуральном выражении. В заголовке счетов указываются единицы измерения, номенклатурный номер и цена. Последовательность открытия счетов должна быть такой же, как и в аналитическом учете в бухгалтерии. Записи в книге складского учета производятся только на основании документов. Кладовщик (заведующий складом) должен иметь у себя образцы подписей тех лиц, которые уполномочены распоряжаться материальными ценностями в хозяйстве. После каждой записи о поступлении и расходовании материалов или продуктов на счетах в книге складского учета выводится остаток. [c.164]
Сроки хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов в архиве организации определяются Глав- I ным архивным управлением РФ. Например, все первичные документы хранятся на предприятии не менее пяти лет. Квартальные отчеты, инвентарные карточки, карточки учета основных средств (после их ликвидации), доверенности на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные), гарантийные письма, инвентарные описи, акты, сличительные ведомости об инвентаризации (в случае возникновения споров или судебных дел) подлежат хранению в течение трех лет. В течение десяти лет организация должна хранить годовые бухгалтерские отчеты, балансы и пояснительные записки к ним, Главные книги организации. Наибольший срок хранения имеют лицевые счета рабочих и служащих они должны храниться не менее 75 лет с момента закрытия этих счетов. [c.188]
При поступлении запроса о выдаче правоудостоверяюще-го, правоустанавливающего документов и учетно-технической документации в базе данных Единого реестра прав заполняется карточка учета выдачи документа (в электронном виде), которая распечатывается в двух экземплярах и подписывается заполнившим ее работником. Один экземпляр карточки помещается в книгу учета выданных документов, второй экземпляр карточки в качестве карточки-заместителя документа помещается на хранение вместо выданного документа. [c.401]
Основание для записей ведомость № 16 (данные в натуральных или в условно-натуральных измерителях по наименованиям или группам однородной продукции) машинограмма-ведомость отгрузки и отпуска в порядке реализации продукции, работ, услуг по прямым договорам, через биржи, аукционы в разрезе покупателей и по ассортименту машинограмма-ведомость Расчет плановой (нормативной) себестоимости или стоимости по ценам реализации отпущенной продукции (по каждому наименованию или группам однородной продукции) налоговые декларации (НДС, акцизы) типовой формы (инструкция ГНС РФ от 11.10.95 г. № 39) извещения покупателей об отказе от оплаты расчетно-платежных документов материалы претензий или исков покупателей и поставщиков ведомость (машинограмма) продукции, принятой на ответственное хранение книга учета покупок, книга учета реализации продукции типовой формы РТ-14 другие первичные и бухгалтерские документы. [c.307]
Книга учета ценных бумаг должна иметь следующие обязательные реквизиты наименование эмитента, номинальная цена ценной бумаги покупная стби-мость номер, серия и др. общее количество дата покупки дата продажи. Книга учета ценных бумаг должна быть сброшюрована, скреплена печатью организации и подписями руководителя и главного бухгалтера, ртраницы пронумерованы. Исправления в книгу учета ценных бумаг вносятся лишь с разрешения руководителя и главного бухгалтера с указанием даты внесения исправлений. В случае ведения книги учета ценных бумаг с помощью средств вычислительной техники, итоговая информация может формироваться в виде выходного документа на машинных носителях. Распечатка информации с машинных носителей осуществляется по мере необходимости, но не реже I раза в год. Ответственность за организацию хранения книги учета ценных бумаг несет руководитель организации. [c.344]
При попроектной системе организации хранения учет технических документов ведется в инвентарных книгах, книгах регистрации и описях проектов. Инвентарные книги служат для количественного учета поступающих в архив технических документов. Как правило, в архивах учитываются в отдельных инвентарных книгах подлинники (кальки), сброшюрованные светокопии, текстовые материалы, технические документы, полученные от субподрядных организаций, микрофильмы и др. "Наиболее рациональной следует признать следующую форму инвентарной книги инвентарный номер, дата поступления, наименование -объекта, производственный омер объекта, наименование чертежа, стадия, марка-лист, количество листов, примечание. В некоторых архивах в инвентарных книгах указываются отделы-сдатчики, номера заказов, дата отправки светокопий и др. Иногда в архивах ведется не общая инвентарная книга поступления технических документов, а для каждого проекта заводится своя. [c.122]
В некоторых организациях снабжения, например на нефтебазах, бухгалтерия полностью ведет количественный учет нефтепро-дукции. В местах хранения нефтепродукции материально ответственные лица ведут лишь оперативный ее учет. Они делают в книгах записи о движении продукции по отдельным ее наименованиям и количеству. В бухгалтерии для количественного учета продукции открываются специальные книги, где данные по каждому виду продукции отражаются на отдельных аналитических счетах (по приходу и расходу). Записи в этих книгах делаются бухгалтерией ежедневно непосредственно с первичных документов, при этом в книгу записывается по приходу каждый документ в отдельности. Остаток нефтепродукции по каждому виду и сорту выводится не ежедневно, а лишь в конце месяца. При этом данные количественного учета продукции в бухгалтерии сверяются с остатками оперативного учета в местах ее хранения. На основании указанных книг в конце месяца составляется оборотная ведомость, где указывается количество и сумма по каждому виду продукции. Данные из оборотной ведомости переносятся в журнал-ордер № 6-сн по кредиту счета Расчетов с поставщиками и подрядчиками. [c.82]
Смотреть страницы где упоминается термин Хранение документов и книг учета
: [c.395] [c.398] [c.398] [c.401] [c.455] [c.586] [c.224]Смотреть главы в:
Кооператору о бухгалтерском учёте -> Хранение документов и книг учета