После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела (приложение 9). Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72. [c.311]
Образец оформления обложки дела см. на рис. 47 [c.194]
Цель познакомиться с правилами формирования дел, оформления обложки дела. [c.196]
При оформлении обложки дела наименование предприятия указывается полностью, в скобках указывают официально принятое сокращенное наименование. [c.137]
| Рис. 39. Оформление обложки дела (папки-скоросшивателя) |  |
| Рис. 40. Оформление обложки дела (папки-файла) |  |
Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. [c.213]
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. [c.309]
На каждого сотрудника учреждения, организации, предприятия в отделе кадров заводится личное дело. В него помещают документы, заполненные сотрудником при приеме на работу заявление, личный листок или анкету, автобиографию. Кроме того, в личное дело помещают копии документов об образовании, выписку из приказа по личному составу о приеме на работу и другие документы, относящиеся к данному лицу. Все эти документы подшивают в папку-скоросшиватель, обложка которой должна быть оформлена в соответствии с требованиями ГОСТ 17914—72 Обложки дел длительного хранения . Образец оформления обложки личного дела приведен на с. 315. [c.314]
Какие работы включает в себя оформление дела 2. Какие требования предъявляются к оформлению дел временного хранения (до 10 лет включительно) 3. Как оформляется и заполняется обложка дела постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) 4. Как оформляется внутренняя опись документов, находящихся в деле 5. Как составляется надпись и что в нее входит [c.359]
Ф оформление всех реквизитов обложки дела. [c.179]
Оформление обложки российского дела приведено на рис. 8. [c.161]
В составе внутренней и внешней документации имеется большое количество сложных документов. Сложными могут быть приказы, протоколы, планы, отчеты, докладные записки и другие документы. При их подготовке, оформлении, исполнении затрачивается много времени, поскольку работа над ними связана с рядом лиц, структурных подразделений и т.п. Замедляется исполнение и контроль исполнения таких документов. Крайне трудно поддаются сложные документы и организации поскольку их содержание касается ряда вопросов, трудно решить, к какому делу должен быть отнесен документ. Содержание сложных документов, как правило, не раскрывается ни в названии, ни при их описании на обложке дел. При описании дел, состоящих из сложных документов (приказов, протоколов и др.), обычно ограничиваются указанием вида документов, автора, даты, отказываясь от характеристики их содержания. Поэтому желательно, чтобы большинство документов составлялись в виде простых. Простые документы устраняют неудобства при их оформлении, исполнении, контроле исполнения, кодификации. [c.14]
При просмотре дел проверяется соответствие заголовка содержанию документов правильность оформления и группировки документов качество подшивки или переплета правильность нумерации листов наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи правильность оформления обложки наличие заверительной надписи. При обнаружении нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены. [c.124]
Папка-дело должна иметь оформленную обложку. Форма обложки дела [c.115]
Личное дело — это совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Сначала в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу, затем добавляются другие документы, отражающие изменения образования, семейного положения и др. Каждое личное дело формируется в отдельной папке, На обложке указывают номер дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу. В личном деле документы располагаются в следующем порядке внутренняя опись документов дела заявление о приеме на работу анкета с фотокарточкой трудовой договор копия приказа о приеме на работу копии документов об образовании характеристики или рекомендации. В дело добавляются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных (копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС и т.д., аттестационные листы, копии актов ревизией т.п.). Так как изменения в служебном положении фиксируются в дополнении к анкете, где делается ссылка на номер и дату приказа, копии приказов о переводах по службе в личное дело не включаются, как и справки из учебных заведений о предоставлении учебного отпуска, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т.п. Личное дело ведется в одном экземпляре. [c.41]
Материалы принимают в архив учреждения только после их научно-технической обработки. Подготовка дел к сдаче в архив включает правильное формирование и оформление дел, их описание на обложке, систематизацию и составление описей. Обработку документальных материалов производят сразу же после окончания их производством и проведения экспертизы практической и научной ценности. [c.146]
В текущей работе классификация документов производится на этапе группировки их в дела — это первичная ступень классификации. Необходимость такой классификации обусловлена самим понятием дела. Дело — это совокупность документов или документ по одному вопросу, помещенные в твердую обложку, соответствующим образом оформленную. Нельзя подшить в одно дело документы с различным по характеру содержанием, например письма об исполнении [c.173]
Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, по брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. [c.355]
Документы подшивают в твердые обложки, оформленные в соответствии с ГОСТ 17914—72 и номенклатурой дел, или в папки-регистраторы. Папки устанавливают на полках шкафа в той последовательности, в которой они указаны в номенклатуре дел, достаточно плотно прижатыми друг к другу. Папки устанавливают в вертикальном положении корешками наружу. При таком хранении основное давление направлено на корешок и листы документов внутри дела давления не испытывают. Это благоприятно сказывается на сохранности документов. Вынимать вертикально стоящие дела легко и удобно. [c.365]
Делом является совокупность документов (в отдельных случаях - документ), сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам. [c.158]
Оформление дел в папках импортного производства имеет свои особенности (см. рис. 9). Такая папка предназначена для многократного использования, поэтому все необходимые сведения о документах дела в краткой форме фиксируются на сменяемом листке-вкладыше, который помещается в специальный "карман" на корешке обложки. Такие "карманы" могут иметь разные размеры от небольшой ячейки в верхней части корешка до полного формата корешка папки. [c.161]
Оформление дела включает описание его на обложке брошюровку нумерацию листов составление заве-рительной надписи. [c.162]
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительнои надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д. [c.275]
Оформление дел постоянного и долговременного хранения для сдачи в архив учреждения. В,се дела постоянного хранения брошируют путем подшивки, прошну-рования или переплета. Для сохранности документов обложки переплетов делают из твердого картона. Применение для брошировки или скрепления документов внутри дела металлических скрепок, булавок и т. п. запрещено. Все металлические предметы удаляют из дел. [c.151]