Эти предложения относятся к рекомендуемым форматам бумаги, размерам полей, характеристике конструкционной сетки и системе координат для определения площадей отдельных зон, последовательности расположения обобщающих реквизитов, площади, выделяемой для их размещения, планировке графической модели. [c.55]
Установка формата бумаги и размеров полей [c.56]
Размеры полей зависят от выбранного формата бумаги, характера работы и ее назначения. Эти размеры измеряются в сантиметрах или миллиметрах. [c.105]
Размеры полей зависят от выбранного формата бумаги, характера работы и ее назначения. По международным стандартам поля для формата А4 рекомендуется делать со всех сторон одинаковыми — 2, 5 см (дюймовыми, дюйм = 2, 54 см). Правое и нижнее поля могут быть меньше, но не менее 1 см. [c.108]
Создание шаблонов рационально построить в следующей последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общий, для письма, отдельных видов документов). А на их основе в свою очередь строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и все содержание документа будет повторяться во всех документах, создаваемых на основе более общих шаблонов. [c.103]
Более широкое применение копировально-множительной техники и необходимость повышения эффективности ее использования предъявляют свои требования к изготовлению документов. Важнейшими из этих требований являются расположение записей на стандартных форматах с установленными размерами полей, печатание на пишущих машинах с хорошим незагрязненным шрифтом, с применением неизношенной красящей ленты. При дальнейшем размножении документов методами оперативной полиграфии желательно изготавливать их на наборно-пишущих машинах с выравниванием правого поля или на пишущих машинах с дифференцированным шагом письма. Наряду с применением угольной ленты эти оригиналы позволяют снизить расход бумаги и дают возможность читать документы с большей скоростью. [c.67]
В результате одновременного заполнения трех экземпляров бланка оказывалось, что на втором и третьем экземплярах в формах, составляющих 43% взятой выборки, цифры попадали на границы строк или граф бланка, что вызывало замедление их чтения. Было установлено, что по этим соображениям не следует одновременно заполнять несколько экземпляров бланка при отклонении размеров его левого поля более чем на 2,5 мм, верхнего — на 1,5 мм. Большое количество бланков до настоящего времени изготавливается на форматах бумаги по ОСТ 5115 Бумага. Потребительские форматы , отмененному и замененному в 1960 г. новым государственным стандартом (ГОСТ 9327—60). Отклонение размеров подавляющего большинства [c.77]
Различны также и размеры полей для формуляров-образцов нескольких систем. Размер левого поля имеет 2 значения, правого поля — 4 значения, причем два из них являются лишь ограничительными и т. д. В первых двух утвержденных стандартах на формуляры-образцы (ГОСТ 6.2—73 и ГОСТ 6.39—72) применялось всего по два формата бумаги. Документы, построенные в соответствии с их требованиями, крепились за левую сторону и заполнялись идентично, что оправдывает единые размеры полей, впрочем, в стандарте для организационно-распорядительных документов нижнее поле для различных форматов было разным. Для каждого из последующих одновременно утвержденных семи стандартов на формуляры-образцы были даны единые размеры полей, хотя количество применяемых форматов довольно велико. Некоторые документы будут неизбежно крепиться не за левое, а за верхнее поле (форматы A3 и А4Л). В этом случае размер левого поля в 20 мм окажется излишним, а верхнего поля для систем документации, где оно предусмотрено меньшим 17 мм, — недостаточным для крепления документов при хранении. Применение для всех форматов левого поля 20, а верхнего — 17 мм, как это рекомендуется отдельными стандартами, привело бы к увеличению расхода бумаги от 3 до 9% в зависимости от формата листа, на котором применялись бы такие поля. [c.108]
Каково значение ГОСТ 6.39—72 для унификации организационно-распорядительных документов 2. Каковы состав и последовательность реквизитов, установленных формуляром-образцом 3. Какие требования устанавливает ГОСТ 6.39—72 к формату бумаги для составления служебных документов, к размерам полей, к конструкционной сетке 4. Какие виды бланков устанавливает ГОСТ 6.39—72, чем они отличаются друг от друга 5. Что [c.193]
Нерациональное использование площадей документов. Завышение площадей многих документов происходит не только из-за избыточности информации, но и вследствие нерационального параметрического ряда фактически применяемых форматов бумаги, завышенных размеров полей, больших незаполненных площадей бумаги между группами реквизитов, отводимых без расчета площадей для размещения отдельных показателей и реквизитов. [c.15]
Недостаточная взаимосвязь форм документов с технологией их изготовления и обработки и с техническими средствами. Используемые для документов форматы бумаги, поля, предусматриваемые бланками или оставляемые при изготовлении документов на листах бумаги, площади, намечаемые для расположения отдельных реквизитов, не всегда соответствуют размерам печатающих элементов адресовальных и штемпельных устройств, характеристикам средств поиска, хранения и транспортирования документов. [c.16]
Существует несколько путей сокращения объемов документов, а именно установление рационального параметрического ряда форматов бумаги, уменьшение размеров полей, сокращение незаполненных мест внутри бланков или документов, оформляемых полностью машинописным способом, и сокращение площадей, занимаемых показателями и реквизитами. [c.27]
Анализ полученных данных показывает, что принятый в стандарте на ОРД [30] размер левого поля в 35 мм (выбранный из условий подшивки в скоросшиватели) можно существенно сократить. Целесообразно также дифференцировать в стандартах размеры полей в зависимости от стороны подшивки документа. В действующих стандартах на формуляры-образцы для левого поля предусмотрены размеры в 20 и 35 мм независимо от формата бумаги. Однако документы форматов А4Л и A3 крепятся за верхнее поле. Предусмотренный для ряда систем документации размер верхнего поля 17 мм позволит читать документы, подшитые в деле, а сохранение при этом левого поля в 20 или 35 мм приводит к излишнему расходу бумаги. Сокращение для форматов А4Л и A3 размера левого поля до 7 мм позволило бы экономить от 4,5 до 9,5% площади бумаги. [c.128]
Предложен и показан на практических примерах метод изолированной оптимизации отдельных параметров документов. Таким образом, возможно оптимизировать применяемый параметрический ряд форматов бумаги, в частности дан метод выявления целесообразности использования формата 2/3 А4Л (210 X 198 мм) в конкретных условиях. Проведенный этим методом укрупненный расчет показал возможность экономии по стране 26 тыс. т. бумаги в год за счет применения указанного формата. Учитывая, что с применением дополнительных форматов важным становится снижение цены бланков, предложен и проверен в практических условиях способ раскроя из одного и того же печатного листа бланков разных форматов, позволяющий снизить общую себестоимость их изготовления на 56% по сравнению с традиционной технологией. Рекомендованные размеры полей позволяют экономить от 4,5 до 9,5% площади листов бумаги форматов А4Л и A3. [c.156]
Организационно-распорядительные документы оформляются на бумаге форматом А4 и AS. ГОСТ 6.38—90 установил для ОРД следующие размеры полей левое - 20 мм правое — не менее 8 верхнее — не менее 10 нижнее — не менее 18 мм. [c.8]
Формуляр-образец может быть представлен в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, или описания реквизитов с указанием их последовательности. Описание выполняется на стандартных листах бумаги или записывается на магнитный носитель. Формуляр-образец устанавливает 1) форматы бумаги 2) служебные поля 3) конструкционную сетку 4) расположение частей, зон и реквизитов с учетом двусторонней печати. [c.19]
Средства поиска, хранения и транспортирования документов должны быть увязаны со стандартными форматами, полями для крепления, а также учитывать места расположения на листе бумаги реквизитов, предназначенных для поиска документов. [c.60]
Чтобы исключить затраты времени на подгонку строк при печатании документов на бланках, необходимо эти бланки строить на основе конструкционной сетки, расстояния между горизонтальными линиями которой должны быть кратны шагу письма, а между вертикальными — межстрочным интервалам применяемых печатающих устройств. Виды применяемых конструкционных сеток мы рассмотрим в следующей главе, а здесь только отметим, что для изготовления макетов бланков эти сетки необходимо печатать светло-голубым, светло-зеленым или желтым цветом на листах стандартных форматов ряда А и распространять их среди заказчиков бланков и организаций, занимающихся разработкой унифицированных документов. Точность изготовления бланков, не имеющая большого значения при рукописном их заполнении, становится все более важным требованием в условиях их механизированного заполнения. С развертыванием работ по унификации документов управления в нашей стране возникли предложения по повышению точности изготовления бланков, а в 1973 г. в системе Госкомиздата СССР введены технические условия (ТУ) на бланочную продукцию. Несмотря на то, что они разработаны впервые, записанные в них требования довольно высокие. Допускаемые отклонения от точного размера поля установлены в пределах +1 мм, допускаемое отклонение на косину — 0,1% от размеров вдоль реза и т. д. Даже допускаемое отклонение 2 мм размера бланка от утвержденного образца, хотя н не полностью соответствует требованиям унификации и стандартизации документов, на первое время является прогрессивным. Эти ТУ должны быть повсеместно внедрены, а содержащиеся в них требования необходимо еще более повысить. В рассмотренных ТУ форматы изготавливаемых бланков не указаны, а лишь содержится запись, что при утверждении размера бланка заказчик обязан предусмотреть полное использование стандартного формата бумажного листа . Однако на практике используют отмененные форматы, считая, что невозможно изготавливать бланки по действующему ГОСТ 9327—60 из получаемой бумаги. [c.78]
УСД утверждается Госстандартом СССР и представляет собой рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, которые отвечают единым правилам (например, общая терминология) и требованиям. В УСД учитываются требования по применению экономико-математических методов и ЭВМ. Форматы и размеры полей документов, входящих в УСД, основные реквизиты и правила их расположения в соответствии с формуляром-образцом устанавливает стандарт, который, кроме того, определяет требования к качеству бумаги, типографским шрифтам, толщине линий, правилам сокращения слов в тексте документов. [c.117]
В первом разделе содержатся общие требования к документам, оформляемым машинописным способом устанавливаются два формата документов (ГОСТ 9327—60 Бумага потребительская. Форматы ), варианты расположения реквизитов, состав конструкционной сетки (сетка, образуемая на носителе информации пересечением горизонтальных и вертикальных прямых линий, расстояние между которыми кратно шагу строки и шагу письма печатающих устройств, применяемых для изготовления унифицированных форм документов), размеры полей формуляра-образца документа. [c.30]
Стандарт "Формуляр-образец" установил целый комплекс требований к форме ОРД, благодаря чему число форм применяемых документов сократилось примерно с двух тысяч до 10 единиц (со всеми разновидностями) [30]. Стандарт подтвердил применение стандартных форматов ряда А дня листов бумаги или бланков документов, определил размеры полей, установил состав реквизитов и дал планы из размещения на площади документа (рис. 2.2). Формуляр-образец использует конструкционную сет- [c.35]
Традиционно при изготовлении бланков ОРД для каждого из форматов готовится своя печатная форма даже в тех случаях, когда бланки различаются лишь размером чистого поля для текста. Предложено при изготовлении печатной формы для восьми бланков формата А4 располагать их макеты так (рис. 5.1), чтобы из печатного листа раскраивать бланки не только формата А4, но и формата 2/3 А4Л и А5. В последних двух случаях одновременно с нужным форматом бланка будет получаться чистый лист бумаги формата соответственно 2/3 А4Л или А4, на котором можно изготавливать документ или его вторую и последующие страницы. [c.123]
Вставьте лист писчей бумаги формата А4 в пишущую машину. Левый край листа подведите к 0-му делению линейки бумагодержателя, правый край окажется на 81-м делении. Установите левое поле (35 мм), закрепите его. Знаком точка и цифрами (0—8) отметьте положения табулятора. Закрепите все положения. В верхней части поставьте цифры, показывающие печатные знаки от границы левого поля (5, 16, 24, 32, 40, 48, 56, 64), а в нижней от края листа (13, 18, 29, 37, 45, 53, 61, 69, 77) — деления на линейке бумагодержателя. С помощью линейки бумагодержателя можно быстро установить положения табулятора. [c.125]
Размер нижнего поля документов целесообразно рассматривать сначала как допустимый при заполнении последней строки на пишущей машине. При последовательном приближении машинописных строк к нижнему краю листа они сначала начинают искривляться, так как закладка листов перестает надежно удерживаться бумагопроводящими роликами, а затем, когда нижняя часть листа выходит из-под прижимнйй планки, лентоподъемный механизм перестает нормально работать - красящая лента не опускается, закрывая собой строку. Эти нарушения нормальной работы наступают при различных расстояниях строки от нижней кромки листа для разных моделей конструкций пишущих машин, разных форматов бумаги и разном весе закладки бумаги. [c.95]
Исходные данные. В качестве исходных данных используются таблицы форматов бумаги, размеров полей и планов размещения реквизитов, построенные на основе стандартов и других нормативных и методических документов1. Кроме нормативных, в процессе оптимизации используются конкретные данные, характеризующие применяемые документы, например рекомендации по использованию ряда требований нормативов на другие системы документации. [c.109]
По результатам оптимизации конкретной формы документа выдаются характеристики формата бумаги, размеров полей, размеров и планировки зон, количества отклонений от стандратов и коэффициенты использования бумаги по зонам и всему документу в целом. [c.109]
В качестве параметров при стандартизации форм документов были намечены форматы бумаги, шаг письма и шаг строки печатающих устройств, характеристики конструкционной сетки, размеры полей, число зон, в которые объединяются вводимые в ЭВМ данные, и др. Технические требования к некоторым из этих параметров устанавливаются в результате их совместной оптимизации, однако по ряду из них приемлемое решение может быть найдено и при их локальном рассмотрении, что упрощает задачу совместной оптимизации. При этом локальное рассмотрение позволяет получить результаты по отдельным параметрам, не дожидаясь сбора данных и проведения оптимизации по всему комплексу. Так, рассмотрение при таком подходе параметрического ряда форматов управленческих документов выявило эффективность применения формата бумаги 2/3 А4Л (210x198 мм), что может привести к ежегодной экономии бумаги около 2,5 тыс. т, а при рациональной организации раскроя бланков дать еще и существенный экономический эффект. [c.136]
Для изготовления документов применяют бумаги установленного формата (Государственный стандарт форматов бумаг (см. приложение № 8). Наиболее употребительны форматы А4 (210X297 мм)—-пол-листа (страница), А5 (210X148 мм) — четверть листа (пол-. страницы) и A3 (420X297" мм) —развернутый лист (на двух страницах) —для больших таблиц). [c.52]
Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов (состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей (формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации (ГОСТ 6.2—69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [c.154]
Флаговый метод заключается в расположении постоянных реквизитов углового штампа от одной вертикали — непосредственно от линии левого поля. Такой вариант расположения реквизитов (см. рисунок ниже) используется при воспроизведении угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при оформлении конкретного документа. При этом часть постоянных реквизитов (01—05,07) не воспроизводится, что экономит рабочую площадь формата и труд оформителя. [c.47]
Печать документа, как правило, является одной из основных целей создания документа. Технологии процесса печати непрерывно совершенствуются, что позволяет получать твердую копию разрабатываемого документа, максимально приближенную к изображению документа любого типа сложности в окне редактирования. Различают подготовку текста документа к печати и собственно печать текста. Спектр возможностей программ класса СПТД для подготовки к печати весьма широк, состав операций и способ их задания определяются конкретной системой подготовки текстов. К основным операциям можно отнести процесс разбиения документа на страницы, нумерацию страниц, оформление колонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме. Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть документ при печати на бумаге, не делая распечатки. Процедура разбиения на страницы выполняется программами СПТД чаще всего автоматически в процессе набора текста, но иногда — по специальной команде системы. Аналогично существованию жестких и мягких разделителей строк и слов существуют жесткие и мягкие разделители страниц. Установка мягких разделителей страниц производится программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста. Положение маркера мягкого разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы — установленных величин полей, формата листа бумаги для [c.414]
Работа, проведенная в 1974 г. в МГИАИ, показала, что введение дополнительных кодовых полей в традиционные ОРД позволяет исключить переписку данных в ЭВМ. Автор предложил усовершенствовать эти типовые формы [88, с. 100], в частности улучшить использование площади бумаги за счет более рационального размещения реквизитов (некоторые формы можно привести к меньшему формату или уменьшить число их листов) реквизиты текстовой части в соответствии с действующим стандартом напечатать через 1,5 межстрочного интервала против примененных двух вертикальные графы в различных документах расположить на одних и тех же местах, что позволит применять стандартные положения табуляторов при заполнении бланков этих документов на пишущих машинах и автоматах. [c.44]
Рассматривая связь документов с параметрами вычислительной техники, следует начать с малых вычислительных машин. Так, фактурные вычислительные машины в соответствии с требованиями ГОСТа 14972—80 имеют значения шага строки 4,23 мм (как у АЦПУ ЭВМ). Однако подобный стандарт на бухгалтерские машины не содержит требований к их шагу письма [36]. Это приводит к тому, что, например, в наиболее широко применяемой бухгалтерской машине "Аскота" класса 170 используются одновременно 2 шага письма для текстовой печати — 2,6 мм, а для печати чисел и результатов — 3,8 мм, не совпадающий ни с одним из 7 стандартных значений шага письма пишущих машин. ГОСТы на машины вычислительные, бухгалтерские и клавишные предусматривают длину бумагоопорного вала в 380 и 460 мм. Второй из этих размеров допускает использование листов бумаги формата A3 (шириной 420 мм), на которых часто печатаются бухгалтерские, финансовые и другие документы. Эту длину можно уменьшить на 20—25 мм за счет обязательных в каждом документе полей. При больших объемах выпуска этих машин это дало бы существенную экономию в их себестоимости за счет сокращения каретки. [c.49]