Копии Московский Народный Банк Торгпредство СССР в Англии Постскриптум допускается лишь в особых случаях, а не как обычное завершение письма, тогда, когда после написания письма поступила информация, подлежащая немедленной передаче. В противном случае это является признаком плохой организации письма. Постскриптум сокращается до двух букв, после которых точка не ставится. Вторая приписка обозначается, как указано. На следующей странице дается образец расположения всех составных частей делового письма. [c.55]
Расположите правильно все части делового письма по вышеприведенному образцу (стр. 5) по следующим заданиям. [c.62]
В адресной части делового письма, например оферты, адресат указан, например, следующим образом г-ну П. П. Петрову , а в формуле вежливого обращения, с которой начинается текст письма, — Уважаемый г-н П. П. Петров . Возможная реакция получателя Пишет "уважаемый", а сам не удосужился узнать мое имя и отчество Лицемер . [c.55]
Части делового письма [c.7]
ЭЛЕКТРОННАЯ ПОЧТА - наиболее оперативный вид коммуникации, базирующийся на использовании электронных методов передачи и обработки информации. Э.п. обеспечивает возможность пересылки печатных материалов, графиков, деловых бумаг, фотографий, таблиц, газет, журналов и т.п. Э.п. представляет собой службу безбумажных почтовых отношений и фактически является системой сбора, обработки и передачи документальных сообщений по телефонным сетям и сетям передачи данных. К преимуществам Э.п. как вида обслуживания относятся оптимальное использование рабочего времени отправителя и получателя информации осуществление передачи информации независимо от расстояния между абонентами передача любого вида информации, включая финансовые документы и деловые письма. Внедрение технологии Э.п. в инфраструктуру адм. органов значительно расширяет их возможности в вопросах документооборота, высвобождает часть обслуживающего персонала, повышает оперативность принимаемых решений. [c.440]
Большая часть деловой информации менеджера — это письма, требующие ответа или пересылки, отчеты или выдержки из них, профессиональные журналы и книги, деловые документы. [c.447]
Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок — это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или шапка письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату. [c.447]
Часто в деловых письмах дается краткое указание относительно содержания письма. Оно помещается между вступительным обращением и основным текстом и всегда подчеркивается. Все слова в этом указании, кроме артиклей, предлогов и союзов, пишутся с прописной буквы. [c.102]
Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей тональностью . [c.102]
Реквизит 6. Обращение. Вступительное обращение представляет собой общепринятую стандартную формулу, являющуюся неотъемлемой частью этикета делового письма. Оно помещается на левой стороне бланка письма под внутренним адресом и пишется на отдельной строке. В деловой корреспонденции принято несколько форм обращений, различающихся своей тональностью . В письмах к фирмам и организациям обычно употребляются следующие формулы. [c.204]
Реквизит 8. Текст письма. Основной реквизит делового письма, печатается ниже указания на его общее содержание через 3— 4 интервала. Текст письма разбивается на абзацы, которых обычно два в первом содержится смысловая часть документа, во втором приводится заключительная фраза вежливости. [c.205]
Вследствие культурных различий адаптации часто подлежат и стили продажи. Следует помнить, что в культурах разных народов действуют разные временные критерии. Например, в странах Латинской Америки бизнесмены привыкли довольно долго ожидать деловой встречи в Испании длительная задержка при ответе на деловое письмо вовсе не означает, что ваш вопрос не является делом первостепенной важности, это может просто отражать тот факт, что на первом месте в этой стране стоят семейные дела и проблемы, а любым партнерам по бизнесу придется подождать. На Западе назначение крайних сроков в каких-либо делах — явление очень распространенное, в то время как во многих странах Среднего Востока одно упоминание о них может быть воспринято как личное оскорбление и повлечь за собой потерю зарубежного агента. [c.641]
Служебное поле документа — часть документа, предназначенная для закрепления документа в технических средствах и средствах хранения документов, а также для нанесения специальных изображений. На служебных полях делового письма размещают номера страниц, гриф ограничения доступа, гербы и эмблемы, отметку о постановке исполнения документа на контроль. [c.21]
Советы по написанию писем, стимулирующих действия. Умение писать хорошие письма — дело привычки, точно так же, как и умение убедительно говорить. Мы учимся говорить путем подражаний, но каждый из нас вырабатывает манеру говорить свойственную только ему. Но когда мы пишем, то вместо тою чтобы подражать своей манере говорить, мы стараемся подражать стилю изложения других людей. Подсознательно мы вносим в наши письма напыщенный стиль академических учебников. В наших личных письмах, так же как и в деловых письмах, мы все слишком часто подражаем, и при этом подражаем плохо, стилю учебников, по которым мы учились в школе и колледже. [c.478]
Употребление архаизмов. Стилистические помехи возникают часто при злоупотреблении так называемым канцелярским языком. Деловые письма нередко содержат осколки языковых штампов, почерпнутых из пыльных бумаг столетней давности. [c.35]
Источником структурных ошибок является неверное построение делового письма, несоразмерное расположение его частей. Важно, чтобы каждый аспект содержания занимал определенное место в логической структуре делового письма и не совпадал с другим аспектом. Несоблюдение этого условия приводит к длинным введениям и сложным системам мотивировок. [c.52]
Деловое письмо, посвященное сложному вопросу, т. е. многоаспектное, как правило, состоит из двух частей вступления с изложением причин и вывода. Специалисты по деловой корреспонденции из психологических соображений рекомендуют начинать деловое письмо с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и, наоборот, отказ, отклонение предложения располагать в конце письма. Примером письма-отказа может служить деловое письмо, направленное в адрес Института металлов, который выполнял специальный заказ для завода Прогресс". [c.80]
Формат письма. Как правило, деловые письма пишутся на бланке организации (белая бумага, формат А4), на котором, помимо полного наименования организации, отправившей послание, указываются также ее почтовый и электронный адреса, контактные телефоны. Эти данные обязательно должны быть специально указаны, если письмо пишется не на бланке. Считается, что деловые письма не должны быть длиннее одной или двух страниц если требуется отправить более объемную информацию, то обычно пишется сопроводительное письмо, а содержательная часть послания идет как приложение. Текст печатается через один интервал, абзацы разделяются либо двойным интервалом, либо сдвинутым началом строки. [c.26]
Отвечать на полученные деловые письма можно как в устной форме (по телефону), так и в письменной выбор часто зависит от необходимости выразить согласие или несогласие и дать ответ как можно скорее, и тогда предпочтительнее дать ответ по телефону. Если требуется развернутый ответ с изложением каких-то фактов или статистических данных, ответ в письменном виде будет более уместным. Очевидно, что в настоящее время обмен письменными сообщениями [c.38]
Эти слова можно услышать довольно часто. И в самом деле, есть люди, несущие всю полноту ответственности. У них нет никого, кто бы мог разделить их работу. Иногда это происходит из-за неверно понимаемой бережливости. И тогда вспомогательную работу, которую мог бы выполнить более дешевый сотрудник, продолжает делать основной высокооплачиваемый исполнитель. Может дойти и до того, что он сам будет печатать деловые письма. [c.70]
Подписи. Подписи на деловых письмах имеют две части имя, написанное от руки, и расположенное рядом напечатанное полное имя. [c.130]
Типичное деловое письмо состоит из шести частей. [c.388]
Релиз — это рукопись. Мы уже говорили (см. 10 (Ь)), что релизы — это рукописи, представленные для дальнейшей печати, а не деловые письма. Хорошо представленный релиз показывает, что PR-специалист — профессионал, который знает и понимает, чего он хочет. Такой релиз представляет собой элемент общих отношений с прессой, часть тех услуг, которые организация через этого специалиста предоставляет прессе. Для соблюдения стиля нужно помнить следующие простые правила. (Обратите внимание, что стиль книгоиздателей может по некоторым позициям отличаться от стиля прессы.) [c.129]
Как уже говорилось в теоретической части учебника, служебное, деловое письмо отличается от обычного. Это отличие заключается в том, что в деловой переписке повторяются принятые формы приветствия, прощания, темы писем, некоторые фразы и словосочетания и т. п. Некоторые часто встречающиеся слова и словосочетания уже имеются среди элементов автотекста. Но глоссарий можно дополнить. Технология работы [c.255]
Выработаны правила, как лучше упаковывать посылку, нагревать паровой котел, писать деловое письмо, хранить товары, обращаться с покупателем, оформлять витрину, организовывать работу и т. д. Как правило, обычная работа фирмы не замечается. Значительная часть прибыли, которая приписывается уникальности и специализации бизнеса, в действительности порождается тем, что является в нем общепринятым. [c.49]
Они еще долгое время не смогут использовать телевидение ответного действия и будут продолжать использовать личные деловые встречи, беседы по телефону или деловые письма в качестве замены личной беседы. Поскольку почтовой рассылке придается такое важное значение среди всех инструментов ДМ, в следующей главе мы более подробно ответим на наиболее часто возникающие вопросы, касающиеся разработки и оформления почтовых отправлений. [c.51]
Радио является незаменимой частью нашей повседневной жизни. Оно опережает все другие средства массовой информации по охвату населения. Можно ли составлять деловое письмо, вести автомобиль, вскапывать грядку и одновременно читать газету или смотреть телевизор Очевидно, нет. А вот радио слушать можно. [c.38]
Объем переписки на крупных предприятиях сегодня таков, что работа с корреспонденцией занимает значительную часть времени руководителя, офис-менеджера. Умение быстро и эффективно обрабатывать коммерческую корреспонденцию тесно связано с умением составлять деловые письма. [c.5]
Стандартизация и унификация, требующие единообразия в построении текста, обусловили строгую композичионную со-относимость и закрепленность частей делового письма. [c.27]
Конверт для делового письма. В практике деловой переписки французы часто используют очень удобный тип конверта — конверт с прозрачным окошком. Окошко обычно располагается на месте для адресата. В этот конверт вкладывают лист размером 210 х 297 мм, сложенный втрое таким образом, чтобы в конвертное окно был виден адрес получателя. Этот простейший, на первый взгляд, прием позволяет избежать вторичного печа- [c.220]
Приветствие варьируется в зависимости от обстоятельств и должно соответствовать форме обращения во внутреннем адресе и характеру заключительной формулы вежливости. Если письмо адресовано фирме (хотя это и не рекомендуется, но очень часто делается), форма приветствия будет Господа, если же письмо адресовано отдельным лицам, наиболее обычной формой будет Ув. г-н" или Ув. г-жа" (эта форма употребляется как к замужним, так и к незамужним женщинам). Таковы обычные приветствия в английских деловых письмах, американцы же предпочитают указанную форму ("Gentlemen ") [c.47]
Однако в 70-е годы произошла эволюция в мировоззрении экспертов по эпистолярной коммуникации. Поводом послужили результаты обстоятельного анализа издержек, проистекающих от тех стилевых излишеств, которьк на протяжении десятилетий были неотъемлемой частью американского делового письма. Анализ проводился институтом письма и аналитиками на местах. [c.8]
Речь может предшествовать предпринимаемым действиям или следовать за уже предпринятыми. Точно так же все деловые письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предво-ряющие возможность его свершения. Поэтому очень часто письма напоминают "монолог". Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения. Эти письма не требуют после себя ответа, но сам факт их наличия имеет юридическое значение. [c.33]
Нередко составители деловых писем неоправданно усложняют текст. Появляются письма, насыщенные сложноподчиненными предложениями с однотипными придаточными частями, длиннейшими перечислениями, сложно построенными вставными конструкциями, развернутыми цитатами (например, из предварительной деловой беседы или телефонного разговора) и т. д. Хотя специфика делового письма требует пристального внимания к деталям изложения, однако не всегда и не все детали умест-54 [c.54]
Ошибки при употреблении количественных имен числительных. При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в конкурентах письма — телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются при этом изменяются все части сложных и составных числительных до шестисот шестидесяти рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д. Несклонение или неполное склонение сложных и составных числительных, распространенное в устной речи, является нарушением норм официально-деловой письменной речи. [c.58]
В деловых письмах очень много отглагольных существительных с окончанием на "-ание", "-ение", придающих речи ярко выраженный канцелярский характер. Нередко также встречаются образованные по их образцу слова с отрицанием, которые особенно затрудняют восприятие текста, например несогласование, некомандирование. А пробовал ли кто-нибудь вдуматься в смысл таких часто употребляемых слов, как "недополучение", "недовыполнение" или (что вообще трудно вообразимо) "недоперевыполнение" Как понять такой приказ [c.59]
Говоря об убедительности делового письма, особенно хочется остановиться на резолюциях. Как правило, в левой верхней части письма ставится резолюция и подпись. Резолюция выражает отношени е лица к информации, содержащейся в письме. В резолюции выражается предполагаемое или принимаемое решение. К сожалению, должностные лица часто вместо четких указаний ограничиваются резолюциями примерно следующего содержания [c.90]
Конверт для делового письма. В практике деловой переписки французы часто используют очень удобный тип конверта — конверт с прозрачным окошкомЮкош-ко обычно располагается на месте для адресата. В этот конверт вкладывают лист размером 210 мм х 297 мм, сложенный втрое таким образом, чтобы в конвертное окно был виден адрес получателя. Это простейший на первый взгляд прием позволяет избежать вторичного печатания адреса и ненужных ошибок. Рассмотренные выше конверты получили название оконных конвертов . [c.154]
Пользователи часто работают с документами определенного типа, например, — с отчетами, деловыми письмами, календарями, приглашениями и т. д. Документы одного типа обычно имеют сходные элементы (например, одинаковые фрагменты текста), сходный стиль оформления, требуют специфического подбора пиктограмм панелей инструментов и т. п. Word позволяет упростить подготовку нового документа, предлагая для него специальную заготовку — шаблон. В комплекте Windows имеются готовые шаблоны для документов общего типа (Normal), для расписаний встреч, факсов, резюме, дипломов, сертификатов и т. д. Пользователь имеет возможность по команде [Файл-Создать...] создавать собственные шаблоны, например, бланки писем с логотипом и реквизитами фирмы, заготовки договоров или приглашений и т. п. [c.75]
БЛАНК (от фр. Ыапс — белый , чистый ). 1. Незаполненная форма документа, куда в определенные места вносятся записи (часто вручную). 2. Чистый лист бумаги с напечатанным названием учреждения, организации (компании) или с частично напечатанным текстом, предназначенный для составления документа по определенной форме (например, делового письма, справки). После заполнения подписывается руководителем предприятия и скрепляется печатью организации. [c.64]
Даже деловые письма должны быть написаны в дружеском, общительном духе. А почему нет Совсем не обязательно писать их, как это часто делается, на формальном, полуюридическом жаргоне. Если в них есть дружеский элемент, если они написаны живым языком, они многое могут сделать для привлечения благосклонного внимания к фирме, откуда посланы. Существует такая вещь, как сила письма. Она является главной причиной успеха всех крупных фирм, сбывающих свою продукцию посредством заказов по почте. [c.34]
Смотреть страницы где упоминается термин Части делового письма
: [c.46] [c.183] [c.42] [c.29]Смотреть главы в:
Настольная книга секретаря-референта -> Части делового письма