Эта книга описывает определенную технологию. Методы тайм-менеджмента могут быть реализованы при помощи карандаша и бумаги либо современнейшего портативного компьютера (PDA). Первая часть книги поможет вам освоить основы тайм-менеджмента управление прерываниями, отвлекающими вас от работы, и ведение списка дел, позволяющего вам не забыть о поступивших запросах и выполнить их в срок или хотя бы в соответствии с вашими приоритетами. Эта книга поможет превратить хаотичную непланируемую деятельность в набор простых процедур, о которых вы не забудете. Затем я расширю область применения описываемых методов и научу вас пользоваться ими для организации календаря встреч, обработки электронной почты, борьбы со стрессом и достижения долгосрочных целей. Наконец, я коснусь приемов, которые могут ускорить ваш карьерный рост, таких как исключение непроизводительных затрат времени, ведение экономящей время документации и автоматизация повседневной деятельности, позволяющая избежать технических ошибок и опять-таки сэкономить время. [c.18]
Запомните ничто не понижает самооценку так быстро, как нарушение обязательств. Обратите на это внимание, потому что далее в этой книге вы займетесь обработкой и систематизацией электронной почты, и я предложу вам запланировать один час в день для работы с ней. Когда вы возьмете за правило делать это ежедневно, сконцентрировавшись, не обращая внимания на помехи, то это будет обязательство, данное самому себе. Необходимо четко представлять, что это именно обязательство, и даже если кто-нибудь захочет назначить совещание на это время, помните, что обязательство, данное самому себе, настолько же важно, как и данное этому человеку. Если вы решили зарезервировать на календаре время для зарядки, то это будет таким же важным обязательством, как и любая другая встреча в течение дня. Когда вы подойдете к разделу планирования на календаре, ваше ощущение важности личных обязательств будет достаточным для поддержания баланса и гарантии того, что работа будет выполняться только на работе. [c.121]
Прежде чем перейти к обработке электронной почты, вашему вниманию предлагается обзор основных тем этой главы [c.175]
Кажется, мы забыли, что электронная почта — это в основном средство общения. Целью общения является обмен информацией, причем адресат этой информации должен ее четко воспринять. Поэтому одной из основных функций, связанных с обработкой и систематизацией электронной почты, является эффективная коммуникация. Коммуникация (общение) — это искусство, которому нам приходится постоянно учиться и совершенствоваться. Если отправленное сообщение невнятно, ваши адресаты его не поймут, и, следовательно, эффективное общение не состоится. Думаю, все получали подобные сообщения и спрашивали себя Что означает это письмо, и почему его отправили именно мне Для начала вспомните, сколько отправленных писем возвращалось обратно с уточняющими вопросами, потому что вы не слишком ясно сформулировали свою мысль. [c.198]
Как вы знаете, успешность вашей работы в компании не связана с объемом сообщений, обрабатываемых за день. Но этот объем однозначно влияет на вашу способность достигать поставленных целей, придерживаясь финансовых, временных и ресурсных ограничений. У вас есть множество других дел, которые нужно выполнять помимо обработки электронной почты, именно поэтому следует контролировать время, затраченное на ее обработку. Если вы получаете 40-60 сообщений в день, их обработка займет час, что достаточно реально. Если вы получаете 60-120 сообщений в день, это все еще реально, однако вы будете тратить до двух часов в день на обработку. Было бы ошибкой не повторить, что меньше — это больше, когда дело касается электронной почты . Все, что вы сделаете, чтобы уменьшить объем получаемой информации, будет эффективно. [c.221]
Я предлагаю вашему вниманию список факторов успеха, влияющих на обработку и систематизацию электронной почты [c.231]
Самые успешные клиенты считают приоритетными обещания, данные себе. Они знают, что заботясь о своих нуждах, они также заботятся о нуждах своих клиентов и сотрудников. Они упорно пытаются придерживаться времени на обработку электронной почты, времени на упражнения, времени на планирование и выполнение стратегически важных действий. Данная практика позволяет отделять тех, кто просто эффективно работает, от тех, кто работает действительно эффективно. Безо всякого исключения все самые успешные клиенты руководствуются этим правилом. Это единственный способ выживания в долгосрочном периоде. Не нарушайте обязательств, данных себе. Они помогают вам выполнять вашу работу, сохраняя баланс. [c.246]
Электронная почта сама по себе не является проблемой. Проблема заключается в нашем подходе к ней и недостатке знаний. Это похоже на работу с помехами вы бессознательно показываете сотрудникам, что и как нужно делать. Если вы занимаетесь обработкой почты в воскресенье вечером или во время совещания, вы показываете своим подчиненным, что в этом нет ничего плохого. Однако когда ваши сотрудники или коллеги видят, что все находится под контролем и вы уходите домой или на выходные, а папка Входящие (Inbox) электронной почты пуста, они пытаются делать точно так же. Прежде всего наведите порядок у себя, и тогда вы сможете научить этому коллег или сотрудников. [c.101]
Семь вопросов модели информационного потока, связанных с обработкой информации, помогут в принятии эффективных решений, чтобы вы могли выполнять задачи, не откладывая их и не оставляя необработанными в пунктах сбора. Как вы знаете, очень легко открыть электронную почту, а затем закрыть со словами Не знаю, что делать со всем этим, все так сложно. У меня сейчас нет времени, займусь этим позже От этого ничего не изменится, но папка Входящие (Inbox) вашего электронного почтового ящика, в конце концов, переполнится. Вы просто тянете кота за хвост Возможно, вы так не думаете, но это правда. Вопросы, связанные с обработкой информации, помогут вам принять решения, наилучшие в данной ситуации. Эти очень простые, но поразительно действенные вопросы также помогут в перемещении задач из пунктов сбора в систему действий, что обеспечит их дальнейшее выполнение. [c.139]
Вы успешно завершили обработку одного из ваших сообщений с использованием модели четырех D для принятия решений. Слышу, как вы говорите Это заняло немало времени . И это правда. Но освоив эту модель, вы сможете делать все быстро и обрабатывать не менее 60 сообщений в час. Отвечая на вопросы модели четырех D , вы принимаете эффективные решения и очищаете Входящие (Inbox) от электронной почты. [c.215]
Теперь, когда вы знаете, сколько сообщений можно обработать за 30 минут, подсчитайте, сколько времени в день вам нужно тратить на обработку электронной почты. Убедитесь, что это число точное, и не пытайтесь угадать, исходя из количества сообщений, которые в данный момент находятся в вашей папке Входящие (Inbox). Если у вас в данный момент 500 сообщений, может показаться, что вы получаете сотни сообщений ежедневно. Но на самом деле вы можете получать всего 50 сообщений в день. [c.219]
Одна из причин нарушения графика состоит в том, что они не планируют дела на день в Календаре ( alendar). Следовательно, обработка электронной почты и стратегически важные действия выполняются через некоторое, весьма существенное время или в промежутках между совещаниями (а иногда и во время совещаний). Проблема не в недостатке времени, а в том, что вы планируете на день больше дел, чем позволяет время. Здесь возможно только одно решение — планирование действий на Календаре ( alendar), чтобы вы всегда знали, сколько времени займет их выполнение. Я часто повторяю своим клиентам Вы не можете сделать абсолютно все, однако вы можете сделать все, что позволяет ваш календарь. Другими словами, проблема не в организации времени. Проблема в определении того, что вы можете сделать, чтобы выполнить это в течение имеющегося времени. Это уже скорее относится к самоуправлению, чем к тайм-менеджменту. [c.235]
Я работала с группой, состоящей из руководителей, наш семинар начинался в 9 часов утра. Одна из участниц, Эйлин, встала в 4 часа утра, чтобы обработать электронную почту. Я спросила у аудитории Кто из вас заранее планирует на календаре время на обработку электронной почты Никто не поднял руки. Затем я спросила Когда вы обрабатываете свою электронную почту Эйлин воскликнула В 4 утра Другие ответы были такие дома по вечерам или рано утром . Затем я задала группе следующий вопрос Кто из вас планирует на календаре время для выполнения стратегически важных действий И снова никто не поднял руки. Я спросила Когда вы выполняете стратегически важные действия Ответы был такие между совещаниями , в полете , после работы или никогда . Если вы не планируете свой день, можете быть уверены, что кто-нибудь другой сделает это за вас, и планы этих людей, скорее всего, не совпадут с вашими приоритетами и целями. [c.235]
При планировании этих задач на Календаре ( alendar) вам нужно определить наилучшее время для их выполнения в соответствии с ритмом вашей работы и личной жизни. Это сложная задача. Например, для обработки электронной почты нужно будет выбрать время, когда вероятность того, что вас будут отвлекать, минимальна, и это время должно быть абсолютно свободным. [c.239]
Смотреть страницы где упоминается термин Обработка вашей электронной почты
: [c.74] [c.172]Смотреть главы в:
Тайм-менеджмент для системных администраторов -> Обработка вашей электронной почты