Существует типовой набор управленческих операций и процедур, которые выполняет секретарь, по документационному обеспечению деятельности организации и ее руководителя и по бездокументному обслуживанию его работы телефонные переговоры, прием посетителей, организация проведения совещаний и т. п. Но объем и виды выполняемых секретарем функций могут значительно изменяться в зависимости от масштабов деятельности организации, специфики решаемых ею задач и других факторов. В крупных организациях и при больших объемах работ многие перечисленные операции выполняются или секретарем, или централизованно специализированными службами канцелярией, экспедицией, архивом и др. Для удобства изложения далее употребляется секретарь . При изложении мате- [c.306]
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организаций приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Работа с документами — это составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление документов. [c.532]
ФУНКЦИИ СЕКРЕТАРЯ ПО БЕЗДОКУМЕНТНОМУ ОБСЛУЖИВАНИЮ [c.120]
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов — относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55—60 % рабочего времени. [c.121]
Следует учитывать то, что обязанности секретарей руководителей различных уровней управления отличаются как по содержанию, так и по объему. Нередко секретари руководителей крупных учреждений, организаций и предприятий имеют в своем подчинении сотрудников, выполняющих машинописные работы (машинистка) и работу с документами (делопроизводитель). Секретарь выполняет в большей степени функции бездокументного обслуживания прием посетителей, работа с телефоном и т. д. Секретарь руководителя структурного подразделения, как правило, выполняет помимо своих основных обязанностей значительный объем машинописных работ, ведет табель учета рабочего времени сотрудников своего подразделения. [c.122]
В любом учреждении нашей страны — какого бы профиля оно ни было — обязательно работает секретарь. В учреждениях трудится более 130 тыс. секретарей. В ведении секретаря находятся все вопросы по работе с документами, все виды канцелярских работ. Секретарские функции в аппарате учреждения подразделяются на два основных вида работа с документацией и бездокументное обслуживание работы аппарата учреждения. Секретарь должен быть грамотным и квалифицированным работником, прекрасно знающим специфику своего учреждения. [c.111]
Задачи данного курса показать значение работы с документами в жизни общества воспитать у будущих секретарей чувство ответственности за выполняемую работу дать общие сведения об истории и организации служб документации и секретарских служб, перспективах их развития и совершенствования определить роль секретаря в организации работы с документной и бездокументной информацией, научить приемам выполнения вспомогательно-технических функций по обслуживанию работы руководителя дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов и научить подходить к их оценке на основе марксистско-ленинской методологии привить необходимые навыки в работе с делами, законченными производством, в их оформлении и порядке сдачи в архив. [c.5]
Смотреть главы в:
Секретарское дело -> Функции секретаря по бездокументному обслуживанию