Подготовка и составление служебных документов

ПОДГОТОВКА И СОСТАВЛЕНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ  [c.171]

Подготовка организационно-распорядительных документов ведется в бухгалтерии по общим правилам составления и оформления служебных документов.  [c.32]


Приведенный пример плана подготовки секретарем служебной поездки руководителя кому-то покажется излишне подробным, так как в их фирме не принято, чтобы секретарь так глубоко вникал в детали ч командировки, и от него, быть может, потребуют лишь выписать командировочное удостоверение и подготовить служебные документы и материалы по указанию руководителя. На других же предприятиях в обязанности секретаря-референта высокой квалификации входят не только поэтапная подготовка поездки руководителя, а также составление подробной предварительной программы командировки и, возможно, подготовка основных тезисов выступления руководителя.  [c.154]

Хорошей школой составления служебных документов служит изучение ленинских требований к их подготовке составлению и оформлению. Необходима твердая марксистская направленность, принципиальность и глубокое идейное содержание при освещении любого вопроса. Двусмысленные формулировки и словосочетания В. И. Ленин считал недопустимыми.  [c.36]


Требования к служебным документам регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления — сегодня одна из актуальных задач всех учреждений, организаций, предприятий, вузов. Одним из путей ее эффективного решения является унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы.  [c.524]

К операциям по бездокументному обслуживанию относятся выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организаций приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Работа с документами — это составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление документов.  [c.532]

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов — относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55—60 % рабочего времени.  [c.121]


Подготовка служебных документов, составление их на основе указаний руководителя, оформление на пишущей машине — все это входит в обязанности секретаря руководителя. Подсчитано, что работники управленческого аппарата затрачивают на документирование до 80 % своего рабочего времени. Секретарь должен уметь составить на основе кратких указаний руководителя тексты писем, поздравлений, соболезнований, проекты распорядительных и информационных документов.  [c.224]

Служебные письма можно классифицировать на простые и сложные (многоаспектные). Простое письмо — это малообъемный документ, в котором рассматривается только один вопрос. Сложное письмо — документ, в котором рассматривается несколько вопросов. Такое письмо может состоять из двух и более страниц. Однако, каким бы письмо ни было, в нем просматривается простая структура — три части. В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, решения вышестоящих организаций и другие аргументы, послужившие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.  [c.129]

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать прежде всего на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования.  [c.66]

Изучение законодательных актов и правительственных документов обеспечит правовую основу документа, его направленность. Просмотр ранее издававшихся по данному вопросу распорядительных документов позволит избежать дублирования и противоречий, заострить внимание на нерешенных сторонах проблемы. Подготовка проекта приказа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используются различные информационно-справочные документы отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебная переписка. Собрав и изучив необходимые материалы, получив полную ясность по существу вопроса, четко определив цель издания приказа, приступают к составлению его проекта. Основное внимание следует сконцентрировать на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала нужно сделать это вчерне, а затем отредактировать и уточнить части в порядке согласования.  [c.75]

В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений.  [c.120]

Но не только работники канцелярий нуждаются в повышении своей документоведческой подготовки. В создании документов и в работе с ними, как уже отмечалось, принимают участие не только, и даже не столько канцелярские работники (им по указанным выше причинам не всегда доверяется составление документа), сколько так называемые ответственные исполнители , руководящие работники учреждений. Все эти весьма квалифицированные в своей области специалисты, к сожалению, не всегда умеют составлять служебные документы должного качества, не имеют представления о правильной организации документации, о возможностях рационализации и особенно механизации делопроизводства, так как ни в-средней, ни в высшей школе их этому не учили.  [c.23]

Наиболее эффективно применение оргавтоматов при изготовлении типовых текстов служебных документов подготовке и последующем изготовлении текстов, составляемых путем объединения нескольких документов составлении и последующем изготовлении текстов, проходящих различные стадии согласования и корректировки юс содержания составлении и изготовлении табличных форм документов (ведомостей, спецификаций, нарядов и т.п.). изготовлении печатных форм для копирования и размножения. Одним из аспектов наиболее целесообразного применения пишущих автоматов является их использование для изготовления программ реги-страционно-контрольных карточек в подсистемах автоматизированного контроля исполнения документов.  [c.203]