Какие способы и разновидности оформления дат в документах вы знаете [c.40]
Обязательным реквизитом каждого документа является его дата — время подписания, утверждения или составления (издания). В состав даты входит число, месяц и год. Для оформления даты в документах устанавливается два способа буквенно-цифровой и цифровой. [c.36]
Последний способ оформления дат находит применение в больших архивах, в целях удобства поиска документов. [c.40]
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 29 мая 2000 года следует оформлять 29. 05. 2000. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 29 мая 2000 г., а также оформление даты в следующей последовательности год, месяц, число, например 2000. 05. 29. [c.148]
Дата. Оформляется арабскими цифрами в день подписания, издания документа, проведения совещания, коллегии, отправления или получения документа. Например 06.01.97. Допускается вначале указывать год, затем месяц и день месяца, например 97.01.29. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например 30 января 1997 года. [c.15]
ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления даты.1 Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласования, визирования, утверждения, заверения, подписания, регистрации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой год — четырьмя арабскими цифрами. При этом государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов [c.71]
Место обозначения даты в документе определяется государственным стандартом 1. Словесно-цифровой способ оформления дат предусматривает полное или краткое написание слова год и может применяться в актах, служебных письмах, приказах, протоколах, носящих сведения финансового характера (ГОСТ 6.38—72, п. 1.5.3). [c.59]
Цифровой способ оформления дат должен применяться при датировании документа, а также резолюции, грифа утверждения, грифа согласования и в тексте документа. Предпочтение отдается цифровому способу, так как он сокращает длину даты в среднем на восемь печатных знаков и является кодом для автоматизированной обработки документа. Благодаря этому цифровой способ написания даты в масштабах [c.198]
Словесно-цифровой способ оформления дат может применяться только в порядке исключения, в основном в документах, содержащих сведения финансового характера. [c.199]
В актах, служебных письмах, приказах, протоколах и других документах, содержащих сведения финансового характера, можно применять словесно-цифровой способ оформления дат 5 мая 1987 г. или 5 мая 1987 года. [c.199]
Эти стандарты изданы суммарным тиражом около 1 млн. экземпляров и описаны в ряде книг и брошюр [85, 100, 108], поэтому остановимся только на самых общих их особенностях. Стандарт "Основные положения", имеющий теперь измененное название [29], содержит требования к оформлению документов, в значительной части известные, но применявшиеся не систематически. Это правила адресования, оформления резолюций, грифов утверждения и согласования, способов оформления дат, обязательности заголовка к тексту большинства документов, нумераций участков текста, визирования и подписания и др. [c.35]
В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами. На нее отведено восемь знаков - шесть цифр (по две на число, месяц, год) и две разграничительные точки. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится 0. Например, 03.04.99. Оформленная таким образом дата является кодом для автоматизированной обработки документов. Словесно-цифровой способ оформления дат (21 мая 1999 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. [c.47]
В организационно-распорядительных документах дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой год — четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 8 июня 2002 г. следует оформить 08.06.2002. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 8 июня 2002 г., а также оформление даты в следующей последовательности год, месяц, день месяца, например 2002. 08.06. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с деловыми иностранными партнерами. [c.58]
Наряду с цифровым способом в документах, содержащих сведения финансового характера, может применяться буквенно-цифровой способ оформления даты 22 марта 1999 г. [c.34]
Допускается оформление даты в следующей последовательности год, месяц, день. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например [c.9]
В документах, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат, например, 6 апреля 1996 г. Подобный способ оформления даты рекомендуется использовать также при переписке с иностранными деловыми партнерами. [c.41]
При оформлении даты в тексте документов, содержащих сведения финансового характера, можно применять буквенно-цифровой способ. Дата, в зависимости от вида документа, располагается в строго определенном месте. [c.36]
В текстах финансовых документов применяется словесно-цифровой способ оформления дат 31 октября 1998 г. [c.60]
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат 21 января 1997 года. [c.10]
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ оформления дат [c.9]
Каждая из процедур, включаемая в систему документооборота, должна содержать набор определенных операций, соблюдение которых обеспечивает четкую организацию документооборота. Так, на стадии приемки документов в бухгалтерии, они подлежат обязательной проверке как по форме (полноте и правильности оформления документов, заполнения реквизитов), так и содержанию (соответствие законности зафиксированных в документе экономических событий, логическая увязка отдельных показателей). В целях исключения повторного использования все первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, форма которой зависит от способа обработки документов при ручном способе — дату записи в учетный регистр, а в условиях автоматизированного учета — оттиск штампа лица, ответственного за их обработку. [c.128]
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога о ( об ). Как и оформление справок, оформление этого вида документа зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги. Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на общем бланке учреждения и подписывается его руководителем. [c.141]
В XIX в. существенные изменения произошли в формуляре до- кумента. Это связано с внедрением в процесс документирования бланков. К Общему учреждению приложены четыре формы переписки , служившие эталоном для составления и оформления официальных документов. Они составлены на бланках с угловым расположением реквизитов. Бланк включал наименование учреждения-автора, наименования структурных подразделений, дату подписания документа, исходящий регистрационный индекс, краткий заголовок к тексту. Позже появляется ссылка на номер инициативного документа. В правом углу листа указывали адресат. Первоначально бланки писали от руки, но с 20-х годов прошлого столетия стали изготовлять типографским способом. [c.34]
Существует и более простой способ оформления приема-сдачи технических документов в архив. Так, технические документы могут приниматься в архив и но книге сдачи, которая ведется и находится в производственных отделах. В книге указываются инвентарный номер, производственный индекс технического документа, наименование документа и объекта, к которому он относится, дата документа, исполнитель. Принявший документы на хранение сотрудник технического архива расписывается в книге. При приеме сотрудники архива проверяют комплектность документов, правильность их оформления, в том числе принадлежность их к данному проекту. [c.118]
Описание и учет конструкторских документов унифицированы в гораздо большей "степени, чем проектно-сметных. ГОСТ 2.501-68 вводит единую систему учета и описания конструкторских документов, которая не зависит от способов хранения документов в архиве. При оформлении обложек дел конструкторских документов указывают следующие данные наименование конструкторской организации, название изделия и его производственный индекс, стадию проектирования, номер и название сборочной единицы, узла, группы, дату выпуска документа. [c.123]
Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Как и в справках, от адресата зависит оформление этого вида документов. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги, Машинописным способом воспроизводятся реквизиты бланка наименование структурного подразделения, вид документа (докладная записка), дата. Подписывает внутреннюю докладную записку составитель. Внешняя докладная записка, [c.53]
Правила оформления данного документа аналогичны действующим при заполнении платежного поручения (заполняется на пишущей машинке, без помарок и исправлений, первый экземпляр заверяется подписями и печатью). В нем указываются кроме условий оплаты, срока для акцепта также дата отсылки предусмотренных договором документов и наименование предмета договора, его номер и дата (в т. ч. других необходимых документов), дата и способ поставки товара (работ, услуг). [c.48]
Для удобства восприятия текст делового письма разбивается на блоки. Блок — это группа строк, объединенная общим содержанием. Заголовок или шапка письма размещается в верхней части листа. Многие фирмы используют типовые бланки с заголовком, нанесенным типографским способом. Элементами заголовка являются фирменный знак, наименование фирмы, почтовый адрес, номера средств связи. Для оформления заголовка используют нестандартный шрифт. Дата указывается отдельной строкой в правой или левой верхней части страницы. Уведомление о конфиденциальности (для служебного пользования, персональное, секретно) при необходимости указывается специальным термином в правой верхней части страницы. Обращение в письме играет роль приветствия. Его форма зависит от официального статуса адресата. Предметная строка служебного письма дает краткое и точное название документа. Основной текст разбивается на текстовые блоки, отделяемые строчными пробелами. В заключении используют типовые формулировки, отражающие доброжелательное отношение к адресату. [c.447]
Требование сохранности документов предполагает исключение несанкционированного изменения (корректировки) информации, зафиксированной на первичном документе, и возможность обнаружения каждого случая несанкционированной корректировки отчетной информации. При ручной регистрации на традиционном бумажном первичном документе это требование обеспечивается путем введения жестких правил корректировки первичных документов. Так. не разрешается корректировать кассовый и банковский документы. Каждый случай корректировки в остальных документах должен быть оговорен подписью исправившего документ, датой исправления и основанием корректировки. Старый текст документа зачеркивается аккуратно одной чертой, чтобы можно было его прочесть. Для исключения возможности повторного исправления первичных документов после обработки все они подлежат обязательному гашению. Одновременно должен быть установлен особый способ использования устройств, на которых создаются все без исключения машиночитаемые документы, позволяющий предотвратить возможность корректировки документов лицами, не наделенными соответствующими полномочиями. При этом необходимо своевременно, до отражения в бухгалтерском учете, выявлять совершенные и неправильно документированные хозяйственные операции и определять лиц, ответственных за создание и оформление таких документов. Чтобы выполнить указанные требования, недостаточно методов физического ограничения доступа к терминалам, для каждого пользователя необходим строго установленный перечень определенных операций, имеющих контрольное значение, при начале, перерывах и завершении использования им терминала. Целью этих операций является выявление как самими пользователями, так и системой случаев несанкционированного использования терминалов в период, когда соответствующий пользователь не работал за терминалом. Наряду с этим необходимо принудительно протоколировать все обнаруживаемые попытки неправомочного использования терминалов, а также выявленные случаи их несанкционированного использования. [c.36]
Стандартом установлены два способа оформления традиционный — словесно-цифровой (например, 1 сентября 1987г.) и цифровой — тремя парами арабских цифр (21.11.87), первая пара означает число, вторая — месяц, третья — год. В документах с длительным сроком хранения дата пишется так 21.11,1987. Если число или месяц выражаются однозначными числами, то перед ними следует ставить нули 01.09.87. [c.198]
Датирование документов. Даты, проставляемые на документе, характеризуют различные этапы работы с ним. В бланке (реквизит 11) проставляется дата подла сания документа. Имеются, кроме того, даты утверждения, согласования, аолучения, регистрация и т. п. Наиболее рационально оформление даты тремя парами арабских цифр 15.06.78—1-5 июня 1978 г. Если число месяца или его порядковый номер — число однозначное, перед ним ставится 0. Например, 05.09.78. -Такой способ облегчает обработку документов средствами ЭВМ, так как исключается необходимость их кодирования. Отметка о наличии приложений. Нередко документы имеют приложения, разъясняющие, детализирующие, уточняющие основной текст. Отметка о наличии приложения указывается под текстом [c.12]
Другим способом документального оформления операций взаимозачета является акт зачета взаимных требований (протокол о проведении взаимозачета, соглашение о погашении взаимных обязательств). Этот документ, равно как и рассмотренные выше в качестве первичных документов, оформляемых при проведении взаимозачетных операций, должен содержать информацию об основаниях возникновения задолженностей, сумму зачтенных взаимных требований и дату проведения зачета. [c.201]