Один из основных вопросов, определяющих успешное использование компьютерных технологий в любом офисе — это надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из [c.322]
В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей. [c.325]
Что понимается под хранением документов в электронной форме [c.328]
Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме // Управ- ние персоналом. — 1997. — № 40. [c.297]
Кузнецов С.Л. Хранение документов в электронной форме// Управление персоналом. — 1997. — № 10. [c.612]
Документы в электронном виде могут создаваться сотрудниками организации на компьютерах, быть получены по электронной почте, в виде факса через факс-модем. Кроме того, сегодня все большее число организаций переводит в электронную форму (путем сканирования) и документы, поступающие в фирму в традиционном бумажном виде. Это еще более обостряет проблему упорядоченного хранения и обеспечения сохранности документов в электронной форме. [c.318]
Каков порядок организации хранения и доступа к документам в электронной форме [c.329]
В программе Галактика модуль Управление документооборотом предназначен для учета, хранения и обработки документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и тд.) в электронной форме. Документы, входящие в документооборот, могут быть получены сканированием, по электронной почте или подготовлены с помощью различных текстовых редакторов. Модуль Управление документооборотом обеспечивает создание и ведение перечня дел фирмы, формирование полнотекстовых документов, создание классификации документов и использование ее в процессе работы, продвижение документов по маршруту обработки, ведение обработки и контроль исполнения документов, поиск документов, массовую их рассылку в подразделения и др. [c.135]
С переходом делопроизводства на компьютеризованные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако, если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно. [c.318]
Сроки хранения документов не зависят от формы их существования — бумажной или электронной — и определяются, как уже сказано выше, специальными справочниками — перечнями документов с указанием сроков хранения (типовым и ведомственными). Кроме того, в каждой организации имеется номенклатура дел. Она также вносится в компьютер и является самостоятельной таблицей в базе данных о документах организации. [c.326]
Документы в данном контексте — любой письменный, в том числе графический, материал любого рода (оригиналы, копии оригиналов, черновики), находящийся во владении, хранении или контроле лица, включающий в том числе отчеты, письма, телеграммы, электронную корреспонденцию и т.п., записанные в любой форме и на любом средстве записки, протоколы, решения органов управления, записи встреч, телефонных и иных переговоров контракты и иные соглашения (договоры) бухгалтерскую, статистическую отчетность, прочие записи финансовых, коммерческих и иных сделок диаграммы, графики, схемы и другие рисунки планы и спецификации публикации, фотографии и иные копии электронные записи и компьютерные распечатки, вместе с инструкциями и прочими материалами, необходимыми для использования или интерпретации представляемого материала. [c.461]
Кредитная организация вправе организовать хранение бухгалтерских документов в виде электронных баз данных (файлов, каталогов), сформированных с использованием средств вычислительной техники. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. [c.66]
Любая организация, независимо от формы собственности, заинтересованная в сохранении того или иного вида информации, принимает меры к регламентации деятельности своих подразделений и отдельных работников, связанной с этой информацией. Как правило, при этом устанавливается порядок создания носителей информации (документов на бумажной основе, машинных и электронных документов), их учета, режима хранения, доступа к ним, использования информации ограниченного распространения, уничтожения носителей информации. [c.62]
Электронные документы выступают как совокупность данных в памяти компьютера. Документирование осуществляется путем фиксации информации цифровым способом, визуальная же форма документа выводится на дисплей компьютера в виде текстовой распечатки. Работа в направлении увеличения емкости и плотности записи информации привели к созданию новейших носителей информации, к которым относятся технические средства хранения (физические носители) и передачи информации (информационные сети). [c.40]
По оценкам американских экспертов (фирма Delphi onsulting), в США ежедневно генерируется более 1 млрд страниц документов, а в архивах хранится уже более 1,3 трлн документов, причем поток деловой информации чрезвычайно разнообразен по видам ее представления. Можно выделить три основных составляющих деловой информации. Поданным вышеназванной фирмы, 12% информации структурировано, представлено в электронной форме, хранится и управляется с помощью систем управления базами данных. Примерно 15% информации представляет собой неструктурированные данные в электронной форме, как правило, это текстовая информация. Для автоматизации хранения и поиска такой информации используются технологии информационно-поисковых систем. Оставшиеся около 73% информации традиционно хранятся на бумаге. Организация быстрого и эффективного поиска такой документальной информации становится все более неразрешимой проблемой. [c.500]
В электронной форме модуль "Управление документооборотом" поддерживает коммуникации попьэоватедей, а также учет, хранение и обработку документов и учетных карточек бумажных документов (договоров, писем, приказов, протоколов совещаний и др.). Документы л сканированием, получением по электронной почте, подготовкой в [c.326]
Если кредитная организация создана в форме акционерного общества, то в этот же срок кредитная организация должна направить в Банк России документы для регистрации отчета об итогах первого выпуска акций. Территориальное учреждение Банка России после проверки правомерности оплаты уставного капитала акционерного общества направляет заключение об этом для регистрации отчета об итогах выпуска акций в соответствующее подразделение территориального учреждения или в Банк России. После регистрации отчета об итогах выпуска акций соответствующий департамент Банка России или его территориального учреждения направляет в Банк России заключение о правомерности оплаты уставного капитала и список учредителей с данными о полной оплате уставного капитала в электронном виде. Для обществ с ограниченной или дополнительной ответственностью порядок тот же, за исключением вопросов, касающихся регистрации отчета об итогах выпуска акций. Местом хранения документов кредитной организации, подтверждающих полную оплату уставного капитала, определено территориаль-ное учреждение Банка России, осуществляющее надзор за деятельностью кредитной организации. [c.19]
По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта) дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. [c.277]
Учет материалов по сортам и количеству на складах ведется материально ответственными лицами (заведующими складами, кладовщиками и др.). В отдельных случаях при использовании электронных фактурных или бухгалтерских машин с согласия материально ответственного лица карточки складского учета ведут учетчики (операторы). Традиционный способ ведения складского учета предопределяет ведение карточек складского учета по типовой форме № М-17, которые заготавливаются бухгалтерией по мере поступления приходных документов и в соответствии с номенклатурой материалов. Открытые и подготовленные карточки передаются материально ответственным лицам под расписку. Открытие карточек складского учета при их ведении на технических устройствах типа Зоемтрон , Аскота и т. д. происходит на основе указаний бухгалтерии, передающей данные о наименовании, номенклатурном номере материала, его профиле, размере, номере склада, единице измерения, прейскурантной цене, номере запасов. При ведении номенклатуры-ценника на машинных носителях информации все справочно-нормативные данные вносятся на карточку автоматически. Кладовщик или оператор заполняет в карточках реквизиты, характеризующие место хранения материала (стеллаж, ячейка, секция и т.д.). После этого карточка устанавливается в картотеку и может быть использована в сортовом учете. [c.49]
АВТОМАТИЗАЦИЯ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА — применение вычислительной техники для обработки учетной информации, включая регистрацию, передачу, хранение, обработку, размножение информации. Особенно эффективно для автоматизации бухгалтерского учета использование персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ) на основе организации автоматизированных рабочих мест (АРМ) бухгалтеров. Наличие АРМ бухгалтера позволяет превратить бухгалтерию в современный автоматизированный офис. Высшей стадией автоматизации бухгалтерского учета является комплексная (полная) автоматизация, при которой автоматизации подлежат все участки и виды работ, начиная от выписки первичных документов и кончая изготовпением форм отчетности и баланса. АЖУР (от франц. ajour — по сей день) — состояние бухгалтерского учета, когда все счетные записи делаются в день совершения хозяйственной операции, в более широком смысле — когда учетно-вычислительные работы выполняются в установленные сроки, и все операции регистрируются немедленно после их совершения. [c.420]