Чем определяется выбор структуры канцелярии для учреждения 2. Когда допускается совмещение различных функций D одном подразделении или одним исполнителем 3. Какова роль канцелярии в учреждении 4. В чем заключаются основные функции канцелярии 5. Какое подразделение канцелярии организует работу по повышению квалификации персонала 6. Какое подразделение канцелярии осуществляет контроль за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов 7. Какое подразделение канцелярии занимается вопросом организации приема посетителей 8. Каковы основные функции машинописного бюро [c.46]
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ СТРУКТУРА И ФУНКЦИИ КАНЦЕЛЯРИИ [c.12]
Делопроизводственное обслуживание в учреждениях осуществляет специальное структурное подразделение — канцелярия, в небольших учреждениях — секретарь. Функции, структура и порядок деятельности канцелярии определяются положением о ней, В функции канцелярии вне зависимости от специфики и масштаба деятельности учреждения входят прием, регистрация, распределение документов и доставка их исполнителям, оформление и отправка исходящих документов, стенографирование, печатание и размножение документов, контроль за своевременным их исполнением, формирование дел и сдача их в архив, хранение и организация использования документов в делопроизводстве, разработка инструктивных и методических пособий по организации делопроизводства, методическое руководство секретарями структурных, подразделений, повышение квалификации делопроизводственного персонала, контроль за ведением делопроизводства в подведомственных организациях Важной задачей канцелярии является освобождение руководителей и специалистов от выполнения функций по делопроизводственному обслуживанию. [c.78]
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО — совокупность операций по составлению, приему, регистрации, индексации, визированию, удостоверению, подписанию, утверждению, размножению, передаче, отправке, контролю, хранению и уничтожению организационно-распорядительной и др. служебной документации. Операции по Д. выполняют все адм.-управленческие работники в процессе осуществления своих служебных функций. Для выполнения большей их части в структуре управления создается канцелярия. В деятельности кадровой службы Д. занимает значительный объем, т.к. связано с оформлением найма, увольнения, перемещения персонала и др. работами по ведению кадровой документации. [c.65]
Структура, цели и задачи, функции службы делопроизводства оговариваются рядом внутренних документов. К числу важнейших организационных документов относятся Положение о службе (положение о канцелярии), Инструкция по документированию управленческой деятельности организации, должностные инструкции работников службы и табель форм документов, применяемых в организации. [c.232]
В состав работников экспедиций, где они есть, входят помимо начальника индексаторы, регистраторы, курьеры. Функция индексаторов — разметка полученных документов на исполнение. Индексатор должен хорошо знать структуру учреждения, распределение функций между работниками, чтобы правильно направлять документы. Во многих учреждениях работу по разметке документов ведут руководители учреждений, начальники канцелярий, экспедиций или секретари. f [c.26]
Для выполнения отдельных функций в канцелярии создаются соответствующие подразделения или группы. Структура канцелярии определяется в зависимости от отнесения учреждения к той или иной категории и от реальных возможностей. [c.80]
В учреждениях, не имеющих в структуре службы документационного обеспечения управления, ее функции выполняет секретарь руководителя или другое, специально выделенное должностное лицо. Наиболее рациональной организационной формой службы документационного обеспечения в учреждении является канцелярия, действующая на правах отдельного подразделения. Возглавляется канцелярия начальником, подчиняющимся непосредственно руководству учреждения. Для осуществления ее функций в канцелярии предусматриваются соответствующие структурные части. [c.97]
Независимо от объема деятельности организации, операции по приему и отправке документов обычно проводят централизованно. В структуре службы делопроизводства крупных организаций для этого предусматривают оздание специализированного участка — экспедиции, как одного их структурных подразделений службы. В канцеляриях и общих отделах организаций (если экспедиция не выделяется в отдельную службу) создается участок по приему и отправке документов с теми же функциями. В организациях, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов, операции по их отправке производятся централизованно секретарем. [c.230]
Номенклатура дел утверждается в установленном порядке. Утвержденные номенклатуры дел действуют в течение ряда лет и подлежат пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры учреждения. Если таких изменений не произошло, номенклатура дел в конце каждого года уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года. Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии секретариата. [c.330]
Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под руководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений. Порядок организации работы экспертных комиссий и их функции определены в "Положении о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия", утвержденном приказом Государственной архивной службы России (Росар-хив) от 19.01.95 № 2 и в "Примерном положении о центральной экспертной комиссии (ЦЭК) Министерства, ведомства Российской Федерации", утвержденном приказом Росархива от 17.03.98 № 19. Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, и прежде всего заведующего канцелярией, ведомственным архивом и руководителя бухгалтерии. В небольших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер. [c.169]