В зависимости от значимости событий применяются разные по степени сложности процедуры их документального оформления. Так, строгие требования предъявляются к оформлению кассовых операций поступление и расходование денежных средств оформляется первичными документами, визируемыми в установленном порядке узким кругом уполномоченных лиц, сведения дублируются в журналах регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, а также в сводном регистре — кассовой книге. В специальной инструкции регламентируются даже марки клея, который должен быть использован при брошюровке и опечатывании кассовой книги [19, примечание к п. 23], ибо подготовка первичных бухгалтерских документов к хранению, их комплектация и брошюровка — искусство, передаваемое от одного поколения бухгалтеров к другому. [c.163]
Своевременная и доброкачественная документация хозяйственных операций является необходимой предпосылкой правильной постановки учета и контроля. Небрежное или несвоевременное составление документов приводит к отставанию бухгалтерского учета, к дезорганизации всей учетной работы. Поэтому к оформлению документов предъявляются определенные требования. Первичный документ должен быть написан чернилами или химическим карандашом или же напечатан на пишущей машинке, либо изготовлен при помощи средств механизации учета (например, ЭВМ) четко и ясно, без помарок, подчисток и исправлений. Исправлять ошибки как в текстовой части, так и в цифровых данных следует, зачеркивая неправильный текст, количество или сумму и надписывая правильные данные, причем зачеркивать следует лишь одной чертой, чтобы можно было прочитать зачеркнутое. Внесенные в документ исправления должны быть заверены лицами, первоначально подписавшими документ. В кассовых и банковских платежных документах вообще не допускаются никакие исправления. Итоговые цифровые данные документа обязательно повторяются прописью (текстуально). [c.46]
Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись "По доверенности". Выдача денег по доверенности производится в соответствии с требованиями, предусмотренными в пункте 15. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости. [c.229]
Комбинированные документы объединяют признаки распорядительных, оправдательных и частично документов бухгалтерского оформления. Они содержат распоряжение на оформление операции и подтверждают ее выполнение. Эти документы находят широкое распространение, так как, объединяя признаки ряда документов, сокращается их поток, упрощается работа бухгалтерского аппарата, экономится бумага. Большинство кассовых и банковских документов являются комбинированными. К ним относятся приходные и расходные кассовые ордера, платежные требования и поручения, наряды на сдельную работу, лимитно-заборные карты и требования на отпуск материалов, накладные на отпуск товарно-материальных ценностей на сторону, приказы-накладные на отпуск продукции со склада, товарно-транспортные накладные, авансовые отчеты подотчетных лиц и многие другие. Приводятся формы наиболее распространенных комбинированных кассовых документов (см. табл. 41, 42). [c.149]
Комбинированные документы сочетают в себе признаки нескольких видов документов распорядительных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления. Такие документы содержат в себе и распоряжение на совершение конкретной хозяйственной операции и оформляют уже совершенную операцию. Иногда они содержат также указание о порядке отражения операции на бухгалтерских счётах. Например, расходный кассовый ордер, являясь распоряжением кассиру на выдачу денег из кассы, служит распорядительным документом. После того, как деньги будут выданы с наличием подписи лица, их получившего, этот документ уже будет оправдательным, подтверждающим факт выдачи денег из кассы. После указания бухгалтером на этом расходном кассовом ордере корреспондирующих счетов он уже становится документом бухгалтерского оформления. К числу комбинированных документов относятся авансовый отчет, требования на отпуск материалов со склада, расходный кассовый ордер и др. [c.141]
Требование сохранности документов предполагает исключение несанкционированного изменения (корректировки) информации, зафиксированной на первичном документе, и возможность обнаружения каждого случая несанкционированной корректировки отчетной информации. При ручной регистрации на традиционном бумажном первичном документе это требование обеспечивается путем введения жестких правил корректировки первичных документов. Так. не разрешается корректировать кассовый и банковский документы. Каждый случай корректировки в остальных документах должен быть оговорен подписью исправившего документ, датой исправления и основанием корректировки. Старый текст документа зачеркивается аккуратно одной чертой, чтобы можно было его прочесть. Для исключения возможности повторного исправления первичных документов после обработки все они подлежат обязательному гашению. Одновременно должен быть установлен особый способ использования устройств, на которых создаются все без исключения машиночитаемые документы, позволяющий предотвратить возможность корректировки документов лицами, не наделенными соответствующими полномочиями. При этом необходимо своевременно, до отражения в бухгалтерском учете, выявлять совершенные и неправильно документированные хозяйственные операции и определять лиц, ответственных за создание и оформление таких документов. Чтобы выполнить указанные требования, недостаточно методов физического ограничения доступа к терминалам, для каждого пользователя необходим строго установленный перечень определенных операций, имеющих контрольное значение, при начале, перерывах и завершении использования им терминала. Целью этих операций является выявление как самими пользователями, так и системой случаев несанкционированного использования терминалов в период, когда соответствующий пользователь не работал за терминалом. Наряду с этим необходимо принудительно протоколировать все обнаруживаемые попытки неправомочного использования терминалов, а также выявленные случаи их несанкционированного использования. [c.36]
За формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности ответственность несет главный бухгалтер кредитной организации. Он обеспечивает соответствие осуществляемых операций законодательству Российской Федерации, нормативным актам Банка России, контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Требования главного бухгалтера по документальному оформлению операций и представлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников кредитной организации. Без подписи главного бухгалтера или уполномоченных им должностных лиц расчетные и кассовые документы, финансовые и кредитные обязательства, оформленные документами, считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. [c.22]
Наиболее часто встречаются ошибки 1 )при ведении документации. Неправильно оформленные первичные документы (не заполнены все реквизиты, предусмотренные стандартами). Требования к документальному оформлению хозяйственных операций изложены в законе РФ О бухгалтерском учете (№ 129-ФЗ от 21.11.1996 г.). Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается [c.37]
Своевременность оформления документов. Первичные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, непосредственно по окончании операции. При реализации товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков. Несоблюдение этого требования может привести к запущенности в бухгалтерском учете. Создание первичных учетных документов, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете осуществляются в соответствии с утвержденным на предприятии графиком документооборота. Лица, составившие и подписавшие первичные документы, обеспечивают своевременное и качественное их оформление, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных. [c.149]
В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года). [c.451]
ПОДПИСИ НА БАНКОВСКИХ ДОКУМЕНТАХ — один из обязательных реквизитов банковских документов. Чеки, платежные поручения, счета-платежные требования и др. денежно-расчетные документы, сдаваемые в банк, должны быть правильно оформлены подписями клиентов. Право подписи денежно-расчетных документов (см.) предоставляется определенным должностным лицам предприятий, хозяйственных организаций и учреждений. Такие документы обычно заверяются оттиском печати владельца счета и двумя подписями первой и второй. Все клиенты при открытии им счета в банке обязаны представить карточки с образцами оттиска печати и подписей лиц, к-рым предоставлено право подписи денежно-расчетных документов от имени владельца счета. Как правило, в карточках содержатся проставляемые чернилами образцы двух первых подписей, и двух вторых, а также образец оттиска печати клиента. Карточки представляются банку в двух экз. для ответственного исполнителя и для контролера по кассовым расходным операциям. Работники банка контролируют правильность оформления денежно-расчетных документов путем проверки тождества оттиска печати и подписей на документах и на карточках. [c.214]
Комбинированные документы содержат признаки нескольких документов (например, расходный кассовый ордер является одновременно и распорядительным, и исполнительным, и документом бухгалтерского оформления). К ним относятся авансовый отчет подотчетного лица, товарно-транспортная накладная, требование на получение материалов, платежное требование. Комбинированные документы играют положительную роль, так как, объединяя признаки ряда документов, они сокращают их общее число, упрощая работу бухгалтерского аппарата. [c.45]
Комбинированные документы — бухгалтерские документы, сочетающие в себе признаки нескольких видов документов. В одном К. д. могут сочетаться признаки двух или трех видов документов распорядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления и т. д. К. Д. являются приходные и расходные кассовые ордера, авансовые отчеты подотчетных лиц, требования на отпуск материалов, лимитно-заборные карты и др. Применение К. д. упрощает документацию, делает ее более наглядной. При этом количество документов сокращается и облегчается их обработка. Выделение группы К. Д. производится при классификации бухгалтерских документов по их назначению. [c.65]
Правильное оформление и умение проверить первичные документы является азбукой бухгалтера. Цель данной работы состоит в том, чтобы помочь бухгалтеру, еще только начинающему профессиональную деятельность, освоить ряд требований по заполнению и проверке основных кассовых и банковских первичных документов. Однако, прежде чем приступать к работе с первичными документами, необходимо, хотя бы справочно, остановиться на самых общих бухгалтерских понятиях, таких, как хозяйственная операция, счет, двойная запись, баланс, актив и пассив, сальдо, основное бухгалтерское уравнение и других содержание их конспективно рассмотрено в первой главе книги. В этой же главе даны сведения о международных принципах бухгалтерского учета, которые в последние годы служат базой организации и развития учета в Российской Федерации. Здесь же подробно охарактеризованы требования, являющиеся общими для заполнения практически любого первичного бухгалтерского документа. В первой главе даются ответы на такие практические вопросы, как чем, на чем, когда заполняется первичный документ, как исправлять ошибки, в каких документах ошибок не должно быть. [c.3]
Датой признания доходов от получения подобного имущества при применении кассового метода является дата принятия к учету материалов или иного имущества на основании первичных учетных документов. В отличие от метода начисления при кассовом методе дата составления акта о ликвидации имущества, оформленного в соответствии с требованиями бухгалтерского учета, для целей налогообложения значения не имеет. [c.454]
В заключение отметим, что в настоящее время введены более жесткие требования по оформлению первичных документов, на основании которых НДС принимается к зачету. Если ранее требование по выделению НДС отдельной строкой распространялось только на расчетные документы, то сейчас, согласно Инструкции ГНС РФ от И октября 1995г. №39 О порядке исчисления и уплаты в бюджет налога на добавленную стоимость , суммы налога, уплаченные поставщикам и подрядчикам, необходимо выделять отдельной строкой как в расчетных документах (поручениях, требованиях-поручениях, требованиях, реестрах чеков), так и в первичных учетных документах (накладных, счетах, при-ходно-кассовых ордерах, счетах-фактурах, актах выполненных работ) (п. 19 разд. IX Инструкции). [c.65]