Бумажные и электронные документы

Информационный поток — это совокупность циркулирующих в логистической системе, между логистической системой и внешней средой сообщений, необходимых для управления и контроля логистических операций. Информационный поток может существовать в виде бумажных и электронных документов.  [c.210]


О Бумажные и электронные документы  [c.41]

В разделе "6 Взаимодействие" указывают служебные взаимоотношения структурного подразделения с подразделениями-поставщиками и потребителями, как внутренними, так и внешними по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, согласования документов, совместного выполнения работ и т.д., а также документооборот (получаемые и отправляемые документы на бумажных и электронных носителях) и/или дают ссылку на приложения "Получаемые и предоставляемые подразделением материалы и информация" и "Информационные потоки при взаимодействии подразделения", указывают кем утверждены приложения данного раздела (приводят фразу "Приложения "Получаемые и предоставляемые подразделением материалы и информация" и "Информационные потоки при взаимодействии подразделения" утверждены директором наименование организации как неотъемлемые части Положения о структурном подразделении").  [c.8]


Альбом форм документов, применяемых в организации, должен быть представлен в двух вариантах бумажном и электронном. Подлинник на бумажном носителе в качестве эталонного образца хранится в службе делопроизводства организации (канцелярии), электронная копия — в подразделении, отвечающем за разработку и применение Табеля и Альбома форм документов. Электронные копии Табеля и Альбома форм документов должны быть на каждом автоматизированном рабочем месте.  [c.132]

Традиционная делопроизводственная) система основывается на ручных методах работы с документами и является наиболее универсальной. Она надежно и долговременно обеспечивает защиту документированной информации как в обычных, так и экстремальных ситуациях. В связи с этим стадии защищенного документооборота в большинстве случаев технологически реализуются методами и средствами именно традиционной, а не автоматизированной системы обработки и хранения конфиденциальных документов. Система одинаково эффективно оперирует как традиционными (бумажными), так и машиночитаемыми, факсимильными и электронными документами. Трудоемкость множества технических и формально-логических процедур и операций обычно снижается за счет включения в технологический процесс организационной и вычислительной техники.  [c.225]

Следует иметь в виду, что при технологическом различии автоматизированных систем в электронных документах и учетных формах пользователи могут ставить электронную подпись и ежедневный код, а в бумажных экземплярах электронных документов и учетных форм — указывать фамилию и ставить традиционную подпись. Совмещать где-либо эти два вида подписи не допускается. Ввод в автоматизированный банк данных текста электронного конфиденциального документа, документа с дискеты и текста бумажного документа выполняется в тех автоматизированных системах, которые имеют специальное сертифицированное программное обеспечение и защищены соответствующими аппаратными средствами.  [c.238]


Помимо некоторых перевозочных документов (накладные транс-портно-грузовые и т. д.), к числу наиболее важных документов, используемых при приемке и выдаче груза на складах различного назначения, относятся следующие. Приходный ордер — документ, применяемый для оформления и первичного учета поступающих на склад товарно-материальных ценностей выписывается в тех случаях, когда расчетные документы поставщика или их копии не могут быть использованы в качестве приходных документов. Наряд (на отпуск) — документ, на основании которого со склада осуществляется отпуск или поставка потребителю заказанного количества товаров определенного наименования и в требуемые сроки. Отборочный лист —документ, на основании которого на складе ведется комплектация партии выдачи или отправки по заявке потребителя может иметь форму бумажного или электронного документа.  [c.360]

По форме предоставления информации документы подразделяются на бумажные и электронные.  [c.34]

Существующие нормативные документы, положения и стандарты в большей мере ориентированы на техническую сторону документирования. Системы документирования ограничены верхним уровнем управления и не охватывают всю государственную систему документирования в целом. Они изолированы друг от друга, центральные и республиканские системы не стыкуются. Не разработаны системы документирования для объединений, предприятий, организаций и учреждений, нет для них и единых форм документов. Не создан общесоюзный нормативный акт, регламентирующий учет и контроль служебных документов. Учетно-контрольные системы действуют разобщенно. Системы АСУ-контроль не обеспечивают автоматическую регистрацию документов. В стране более 5000 вычислительных центров, но разработчики автоматизированных систем управления действуют в отрыве от служб документации предприятий и учреждений, что привело к параллельному развитию в стране двух документальных систем на бумажной и электронной основе.  [c.368]

Информационный поток соответствует потоку материальному и может существовать в виде, например, бумажного или электронного документа. Информационные потоки характеризуются источником возникновения, направлением движения потока, скоростью передачи и приема, интенсивностью.  [c.530]

Передача и прием информационных потоков осуществляются с помощью носителей памяти человека, документа, магнитного носителя, устной речи и т. п. По виду носителя информации логистические информационные потоки могут быть поделены на бумажные, электронные, смешанные. Носитель информации — это любое материальное средство, фиксирующее информацию. В настоящее время для регистрации информации используются бумажные и электронные носители. Информационный поток может состоять из бумажных и электронных носителей, которые дублируют или дополняют друг друга. Перечень электронных носителей весьма разнообразен, их название в некоторой степени условно и обозначает совокупность средств, использующих для передачи информации компьютерные системы. Это магнитооптические диски, звуковая и магнитная запись, микрофильмы и пр.  [c.296]

Средства проектирования S - это специальный вид ресурса, включающий методические и программные средства выполнения технологической операции. Если преобразователь является ручным, то средство проектирования представляет методику выполнения работы и в описании ТО дается ссылка на соответствующий бумажный или электронный документ. Если преобразователь является автоматизированным или автоматическим, в описании ТО указывается ссылка на название и описание программного средства, а также руководство по его эксплуатации, причем для автоматизированных преобразователей руководство по эксплуатации в большей степени должно быть ориентировано на методику работы проектировщика с помощью данного программного средства.  [c.44]

Настоящая брошюра содержит разъяснения по использованию единого классификатора назначения платежей при оформлении платежных документов, определенного Правилами применения Государственного классификатора Республики Казахстан - единого классификатора назначения платежей, утвержденными постановлением Правления Национального Банка Республики Казахстан от 15 ноября 1999 года N 388. Приведены таблица кодов назначения платежей и образцы заполнения платежных документов в бумажной и электронной формах.  [c.86]

Любая организация, независимо от формы собственности, заинтересованная в сохранении того или иного вида информации, принимает меры к регламентации деятельности своих подразделений и отдельных работников, связанной с этой информацией. Как правило, при этом устанавливается порядок создания носителей информации (документов на бумажной основе, машинных и электронных документов), их учета, режима хранения, доступа к ним, использования информации ограниченного распространения, уничтожения носителей информации.  [c.62]

Электронная технология способна полностью изменить как производственные процессы, так и бизнес-процессы компании. В частности, она может избавить сотрудников от медленной и трудоемкой работы с бумажными документами. Замена бумажных процессов электронными позволяет интеллектуальным работникам заниматься плодотворной работой. Полностью электронная рабочая среда обычно называется безбумажным офисом — термин этот существует по крайней мере с 1973 года. Тогда это было мечтой. Не будет больше кип бумаги, в которых невозможно найти нужный документ. Не будет груд книг и отчетов, в которых приходится копаться в поисках маркетинговой информации или сведений о продажах. Не будет неправильно адресованных форм, потерянных счетов, многократного ввода одних и тех же данных, отсутствующих подписей и проволочек, вызванных недостающими документами.  [c.58]

В общем виде автоматизированная информационная технология органов казначейства, построенная на базе архитектуры клиент — сервер , должна содержать в своем составе автоматизированные рабочие места администраторов офисных систем и службы информационной безопасности, администрации органов казначейства и казначеев, выполняющих конкретные функции при исполнении бюджетов различных уровней. Организация работы офиса в целом и его технологических частей, связанных с работой в банковских системах платежей, в том числе электронных, и с депозитарной системой обслуживания рынка государственных ценных бумаг, строится на едином принципе коллективной работы с объектами — электронными документами, являющимися юридически полноценными эквивалентами бумажного документа, принятого в традиционном документообороте. Такой подход усложняет работу распределенных систем, но обеспечивает юридическую целостность информации в системе и надежность при коллективной обработке информации.  [c.353]

Общее понятие об ошибке. На возможностях исправления ошибок, допущенных в первичных документах, мы останавливались, но на самом деле они гораздо шире. Суть в том, что при книжной форме учета отсутствует четкая граница между исходными и операционными данными. В общем случае первичные документы накапливают исходные данные, а регистры бухгалтерского учета — операционные, но иногда первичный документ явно выражает операционные данные. Многие формы документов содержат расчетные реквизиты (рассчитываемые на основе других реквизитов), что дает основания считать такие документы, относящимися скорее к операционной части ИСУ, нежели к исходной информации. При компьютерной форме учета подобных сомнений не возникает информация до набора на клавиатуре компьютера — исходная после — операционная. Вообще, отнесение информации, содержащейся на первичных документах, к исходной при книжной форме учета довольно условно с не меньшими основаниями ее можно было считать и операционной. Только появление компьютеров позволило осознать наличие границы — очевидно, что при компьютерной форме учета первичные документы возможно воспринимать только как носители исходных данных, ибо бумажный бланк и электронный способ представления информации между собой несовместимы. Разумеется, ошибки возможны также при генерации отчетных данных.  [c.396]

Положением О безналичных расчетах в Российской Федерации предусмотрен порядок заполнения расчетных документов. Расчетные документы на бумажных носителях заполняются с применением пишущих ил и электронно-вычислительных машин шрифтом черного цвета, за исключением чеков, которые заполняются ручками с пастой, чернилами черного, синего или фиолетового цвета (допускается заполнение чеков на пишущей машинке шрифтом черного цвета). Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета. Оттиск печати и оттиск штампа кредитной ор-  [c.369]

Ввод основных параметров Наличие поручений, не отправленных на исполнение. Нарушение внутренних инструкций по обработке документов. Совместная проверка контролером и сотрудником операционного блока первичного документа в бумажной форме и электронного образа поручения в СДУ.  [c.161]

Текст информации о деятельности фондовой биржи может быть представлен в Федеральную комиссию в форме электронного документа, подписанного электронной цифровой подписью, в соответствии с нормативными правовыми актами Федеральной комиссии, устанавливающими порядок предоставления электронных документов. В этом случае представление текста информации о деятельности фондовой биржи на бумажном и магнитном носителях не требуется.  [c.305]

Технический прогресс перевернул традиционные представления о документах как о бумажных вещах с зафиксированной на них текстовой либо визуальной информацией. Появление и развитие средств звукозаписи, а затем и электронно-вычислительной техники заставили признать значение документа за объектами с такими свойствами, которые исключали органолептическое, непосредственное восприятие содержания данного документа. Для этого потребовались специальные средства воспроизведения. Соответственно и для составления таких документов стали нужны иные средства записи, нежели ручка, перо или даже пишущая машинка.  [c.10]

Традиционный учет отличается надежностью и распространяется на документы, которые имеют любой вид носителя, — бумажный, технический, а также на электронные документы.  [c.232]

Тенденцию перехода от традиционных технологий организации документооборота к компьютерным отражают следующие цифры соотношение количества бумажных и электронных документов через пять лет составит 50 на 50%, через десять лет - 30 на 70% количество электронных документов удваивается за год, а бумажных документов растет только на 7% (данные компании XPLOR).  [c.537]

Конфиденциальные документы, как и открытые, находятся в постоянном движении во времени и пространстве, что отражает их объективную сущность как носителя информации, необходимой руководителям и сотрудникам фирмы для выполнения функциональных обязанностей и принятия решений. В технологическом аспекте документооборот представляет собой схему (процесс) движения че-ловекочитаемых (традиционных, бумажных), машиночитаемых и электронных документов по установленным пунктам их учета, рассмотрения, исполнения и хранения для выполнения творческих, формально-логических и технических -процедур и операций. Движение документов объективно сопровождает любую управленческую деятельность в организационной, производственной, предпринимательской, научной и других сферах экономики. Перемещение конфиденциальных документов по множеству иерархических уровней управления создает серьезные предпосылки для утраты ценной информации, требует осуществления защитных мер в отношении документопотоков и документооборота в целом.  [c.219]

Бумажная и электронная копии утвержденного документа передаются нормоконтролеру для внесения в единую базу данных РД не позднее 3 дней после утверждения.  [c.16]

Копии всех руководящих документов Общества хранятся на рабочем месте нормоконтролера в бумажном и электронном виде, за исключением РД, имеющих пометку Для служебного пользования (у которых в единую базу данных передается копия титульного листа с утверждающей частью). Перечень пользователей электронных версий определяется подразделением-разработчиком.  [c.19]

В зависимости от носителя буеталгерскйа документы делят на бумажные и электронные.  [c.6]

Мюгозой и ряд других компаний уже сейчас проводят реорганизацию своих бизнес-процессов с учетом веб-стиля работы. Переход от разобщенной работы людей с бумажными носителями информации к коллективному труду с электронными документами позволяет нам экономить целые недели при выполнении различных производственных задач, в частности при составлении бюджета. Используя электронные средства организации работы, группа людей может выполнять совместные действия почти так же быстро, как одно действие выполняется одним человеком — но только добавьте сюда еще и всю мощь объединенного интеллекта членов коллектива. Сильные коллективы потому и сильные, что над идеей каждого там думают все. Чем быстрее доступ к информации о сбыте нашей продукции, о деятельности наших партнеров и, что самое главное, о наших клиентах, тем быстрее мы можем реагировать на проблемы  [c.15]

Моя настойчивость в устранении бумажных процессов может создать ошибочное впечатление, что я являюсь ортодоксальным антибумажником . Да, я против бумажных форм, но даже я по-прежнему распечатываю длинные электронные документы, которые хочу прочитать и снабдить комментариями. Большинство людей, когда им нужно как-то организовать большой документ, любят раскладывать страницы на столе так, чтобы видеть их все одновременно, — это не так-то просто сделать на ПК Пока не произойдут революционные изменения в технологии плоских экранов — а интенсивные исследования в этой области ведутся в Хегох, лаборатории МесЦа 1лЬ Массачусетского технологического института, университете города Кент, Мюгозой и других корпоративных и академических научных центрах США и Японии, — печатные книги и журналы по-прежнему будет удобнее читать и носить с собой, чем электронные носители информации.  [c.72]

По мере того как все больше ученых начинают пользоваться электронной почтой и Интернетом, границы между исследованиями и разработками, с одной стороны, и коммерческими проектами, с другой, становятся все более условными. Электронный инструментарий помогает в координации клинических испытаний, ускоряет патентный поиск, в значительной мере автоматизирует создание документов, представления которых требует, например, Управление по контролю за продуктами и лекарствами США. Некоторые компании уже начинают подавать документы в это ведомство в электронной форме. Известны даже два случая, когда производители просто привозили в Управление компьютеры со всеми материалами в памяти, чтобы чиновники могли включить их в розетку и просмотреть интересующие их данные и отчеты. Пожалуй, в этом есть некоторый оттенок экстремизма, однако, если подумать, чем несколько стоп бумаги лучше одного ПК Сейчас электронные документы на дискетах, компакт-дисках и цифровых магнитных лентах принимаются наряду с бумажными, но к 2003 году, вероятно, полностью их заменят. Очень интересно было бы построить экстрасеть фармацевтической компании с электронной почтой, видеоконференциями и электронными дискуссионными клубами, в которой бы работали все ее исследователи и которая была бы доступна также чиновникам Управления. Такая схема могла бы изрядно повысить уровень взаимодействия производителя с органами государственного регулирования и ускорить процесс апробации новых лекарств.  [c.284]

Автоматизация учетного процесса определила свои требования к организации документооборота. Появились программные средства, обеспечивающие ввод, хранение, поиск и просмотр документов в электронном виде. В 80-х годах была реализована идея перевода бумажных документов в электронный вид. Она воплотилась в системах управления электронными документами (Do ument Management Systems).  [c.131]

Проблема многоцелевого использования информационного ресурса. В процессе осуществления основной деятельности ФСЗН и управления Фондом документы и другие данные существуют и используются в различных формах в виде записей баз данных, в виде электронных документов в БД и файловых структурах, в виде бумажных документов, как одиночных, так и сборников, и т.д.  [c.278]

Рассмотрение и исполнение электронных конфиденциальных документов и электронных аналогов бумажных документов допускается только при наличии сертифицированной системы защиты компьютеров и локальной сети. Помещения, в которых конфиденциальная информация обрабатывается на ЭВМ, должны иметь защиту от технических средств промышленного шпионажа. Кроме того, следует учитывать, что при автоматизированной обработке резко увеличивается количество носителей (источников), содержащих конфиденциальные сведения традиционный бумажный документ, разнообразные машинограмы карточек, описей документов, многочисленные записи информации на магнитных носителях и визуальная информация на экране дисплея. Недостатком обработки информации на ЭВМ является также необходимость постоянного дублирования информации на нескольких носителях с целью исключения опасности ее утраты или искажения по техническими причинам.  [c.228]