Учет объема документооборота [c.252]
Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки. [c.252]
Первая построена на учете объема документооборота, общей численности работников организации и постоянного коэффициента среднего уровня производительности труда работников службы делопроизводства. [c.201]
Рекомендации по приему и отправке, если они централизованы, позволяют реализовать основное правило организации документооборота, т.е. прохождение документа по наиболее короткому маршруту с минимальными затратами времени, так как централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. [c.231]
Документооборот включает такие основные этапы работы с документами, как прием, обработка, распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация и контроль за исполнением документов. [c.267]
СОСТАВ И УЧЕТ ОБЪЕМА ДОКУМЕНТООБОРОТА [c.40]
В канцелярии учреждения периодически (обычно ежемесячно) составляют сводку об объеме документооборота. Учет объема документооборота осуществляется с целью получения данных для расчета штатной численности делопроизводственного персонала, выбора технических средств при механизации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работы с документами. [c.41]
Как производится учет объема документооборота [c.53]
Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. [c.175]
Документооборот включает следующие этапы прием и обработка документов распределение корреспонденции передача и доставка документов учет объема документооборота регистрация документов контроль за исполнением документов формирование дел передача дел на архивное хранение уничтожение документов. [c.147]
Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности. [c.138]
Журнальная форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота — до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. [c.256]
Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета в зависимости от целей может приниматься как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения) в этом случае количество выражается простой дробью, числитель которой обозначает количество документов, а знаменатель — количество его копий. [c.171]
В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. [c.202]
Объем документооборота подсчитывают на основе данных учета документов в экспедиции или канцелярии, т.е. на участках первоначальной обработки и отправки, а также по регистрационным формам в службе делопроизводства и в структурных подразделениях. Так как регистрация ведется в пределах отдельных групп документов (приказы, протоколы, переписка, отчеты, обращения граждан и др.), то и подсчет объема документооборота нужно проводить по выделенным участкам регистрации. [c.229]
Подразделение по приему и отправке корреспонденции принимает, отправляет и доставляет получателю корреспонденцию готовит сводки для руководства учреждения об объеме документооборота при ежедневном учете документов. [c.23]
Доставка документов курьерами фиксируется в графике доставки документов, устанавливающем время и маршруты курьерской связи. В учреждениях I категории — с крупными структурными подразделениями и большим объемом документооборота — за каждым курьером закрепляются два и более маршрутов. График в учреждениях II и III категории составляют с учетом кольцевой курьерской связи, чтобы курьер смог доставлять документы в структурные подразделения и забирать их в один маршрут. [c.86]
Под объемом документооборота понимается количество входящих, исходящих и внутренних документов учреждения за определенный период времени. Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы учреждения. [c.274]
Передвижение документов внутри учреждения осуществляется посредством курьерской связи, которая охватывает все его структурные подразделения. Количество доставок документов в течение дня зависит от объема документооборота и оперативности деятельности учреждения, в среднем три раза в день. Маршрут курьерской связи и графики доставки документов разрабатываются с учетом общего числа подразделений и служб учреждения, их расположения по этажам, протяженности линии. Экспедиция, как правило, является начальным и конечным пунктом каждого маршрута. В крупных учреждениях может быть организован кольцевой маршрут. [c.89]
Этот методический прием документального контроля еще более трудоемок, чем контрольное сличение или восстановление количественно-суммового учета. Но если администрация проверяемой хозяйственной системы заказывает у высококвалифицированного аудитора такие и подобные, согласованные с клиентом процедуры, то технически это тоже осуществимо. Разумеется, при очень большом объеме документооборота трудоемкость таких процедур будет чрезвычайно велика. Однако при компьютеризированном учете (а также при наличии у аудиторов хороших навыков работы с соответствующим программным обеспечением) сроки выполнения таких работ могут оказаться приемлемыми для обеих сторон. [c.44]
Например, знание организационной структуры, структуры вспомогательных, основных и обслуживающих производств предопределяет возможность правильного документооборота, рациональной расстановки учетных работников и распределения между ними объемов учетных работ. Знание технологии и организации производства позволяет правильно организовать учет затрат и выхода продукции, в практической деятельности использовать наиболее прогрессивные методы производственного и системы управленческого учета затрат на производство и т.д. [c.197]
Основные направления совершенствования документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета. [c.145]
Для своевременного получения первичных документов по движению материальных ценностей и основных фондов (средств), документов по начислению заработной платы и работе транспортных средств, строительных машин и механизмов, актов и ведомостей объемов выполненных строительно-монтажных работ и др. главным (старшим) бухгалтером строительной организации с участием главного инженера и других начальников отделов разрабатывается график документооборота. Этим графиком предусматривается равномерное поступление в бухгалтерию и другие отделы первичных документов в течение всего месяца, что способствует своевременному отражению в учете хозяйственных операций строительных организаций и составлению в срок установленной отчетности. [c.19]
Организация документооборота по традиционной форме и в рассмотренных здесь объемах, а также обработка значительного объема информации по бюджетированию и учету осуществляемых процесс-операций по исполнению обязанностей отдела потребовали бы введения специальной должности делопроизводителя. Такого рода затраты поглотили бы эффект от системной организации документооборота, если бы вся информация была в бумажных носителях. [c.34]
Объем информации, необходимой для организации производства и управления им, зависит от объемов выпуска и номенклатуры изделий, структуры и организации управления предприятием, системы подготовки, планирования и учета производства, системы документооборота и отчетности, форм документации и технического оснащения всех видов работ по управлению производством. [c.133]
К рабочей документации аудита относятся планы и программы проведения аудита копии учредительных и других внутренних документов клиента (протоколов, договоров, контрактов и др.) материалы изучения и оценки систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля (описания, вопросники, схемы документооборота и др.) результаты анализа хозяйственных операций и показателей деятельности предприятия (расчеты, таблицы, графики и др.) записи о характере и объеме проведенных аудиторских процедур и их результатах копии переписки с клиентом и третьими лицами записи устных обсуждений возникших в ходе аудита вопросов с сотрудниками администрации предприятия-клиента заключения экспертов копии бухгалтерских и иных финансовых документов клиента информация для руководства предприятия-клиента выводы и рекомендации аудитора и т. д. [c.59]
Основанием для отражения в оперативном учете Заказчика выполненных объемов строительных и монтажных работ, затрат на приобретение оборудования, прочих работ и затрат служат первичные учетные документы, которые в порядке и сроки, установленные Агентским договором между Обществами и ОАО ЦУП Стройнефть , должны быть переданы Заказчику в составе отчета Агента. Отделы и службы Заказчика, контролирующие и курирующие в рамках документооборота затраты и работы, связанные со строительством объектов (акты проведения экспертизы, документы по отводу земель и др.), в срок не позднее 2-х дней с момента подписания направляют их службу капитального строительства для проверки, формирования отчета и передачи в бухгалтерию. [c.77]
Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота [c.275]
Численность работников делопроизводственной службы устанавливают с учетом объема документооборота и общей численности сотрудников учреждщид или предприятия. Для министерств и других учреждений численность делопроизводственного персонала категории служащих определяют по формуле [c.82]
Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопото-кам, по структурным подразделениям и т.п. [c.241]
Сущность сальдового метода состоит в том, что работники бухгалтерии ежедневно (или с иной периодичностью в зависимости от объема документооборота) посещают склады и в присутствии материально ответственного лица контролируют правильность оформления первичных документов и записи их в карточки складского учета. Проверяют каждую запись и выведенные кладовщиком остатки (после каждой записи). Если обнаружена ошибка, бухгалтер сообщает о ней на вычислительную установку, где она выводится из соответствующих массивов и перфорируется на отдельный корректурный носитель. Это и придает складскому учету бухгалтерскую достоверность, превращает его в аналитический учет, который ранее велся в бухгалтерии, но при этом дублировал складской учет по номенклатурным номерам, по количеству с добавлением суммы (количественно-суммовой учет). [c.126]
Основные положения ЕГСД конкретизируются в инструкциях по делопроизводству с учетом специфики, масштаба деятельности и объема документооборота каждого учреждения. [c.76]
Предположим, аудитор планирует получить доказательства правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета операций по расчетному счету. Проще всего сделать это, проверив сплошным методом или выборочно все операции по этому счету на предмет правильности их отражения в учетных регистрах. Возможен и другой вариант. Аудитор выясняет, что контировкой операций занимается достаточно опытный сотрудник. Существуют специально разработанные письменные указания, регламентирующие порядок действий сотрудника. Ежемесячно (например, при перенесении данных из журнала-ордера № 2 в Главную книгу) происходит сверка расчетов, что подтверждается подписью уполномоченного проверяющего сотрудника. Если аудитор считает более эффективным опереться на данные средства контроля и при анализе системы бухгалтерского учета и документооборота оценивает надежность этих средств контроля как высокую или среднюю, он должен кратко описать эти средства контроля в бланке (приложение 3.8, п. 7.1) и указать, каким образом возможно проверить данные средства. Кроме того, для подтверждения средней оценки аудитор выборочно проверяет последовательность выполнения трех операций из данного раздела учета в разные периоды. Он должен оценить, что при отражении отобранных операций в регистрах бухгалтерского учета применялись все средства контроля, на которые планируется полагаться при формировании выводов. Объективность выводов, полученных по результатам изучения документов, может быть подкреплена визуальными наблюдениями и результатами устных опросов сотрудников экономического субъекта. Если при проведении сквозных тестов ошибки не обнаружены, то можно считать средний уровень надежности подтвержденным. Если же были обнаружены ошибки, то надежность полагается низкой. Поэтому при описании средств контроля целесообразно указывать оценку надежности до и после тестирования. Такая информация может быть полезна при планировании последующих аудитов. Полученные результаты рисков1 средств контроля можно подставить в бланки приложений 2.10 и 2.11 к главе 2 при определении объема аудиторских выборок. [c.302]
Внедрение ЕГСД в конкретном учреждении обусловливало необходимость учета его специфики, функций, масштаба деятельности, объема внешних связей, общей численности служащих, объема документооборота и др. [c.105]
Как показывает сложившаяся при ручной обработке практика, система документооборота сложна и громоздка из-за существования различных форм документов, многоэтапности прохождения каждой из них, дублирования одних и тех же показателей в различных документах. Например, учет сдачи готовой продукции на склад выполняется во многих подразделениях на складе, в отделе сбыта, бухгалтерии, производственном и плановом отделах. Кроме того, каждый отдельный документ, отражающий какую-либо одну сторону хозяйственного явления, имеет связь с другими документами. Например, по данным обследования объемов информации и маршрутов учетных документов, каждый показатель встречается в среднем в трех-четырех документах. [c.133]
Подсчет документооборота целесообразно (особенно при больших объемах документов) проводить раздельно по каждому структурному подразделению, а внутри подразделений — по системам (группам) документации, как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и итоговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса. [c.172]
Методы обеспечения адаптивности автоматизированных систем управления в принципе применимы к любым системам (АСУП, ОАСУ, АСУНО, АСПР, системам программирования, пакетам прикладных программ, системам автоматизации проектирования и др.), однако на практике в достаточно полном объеме они обычно реализуются в системах длительного и многократного пользования, таких, как операционные системы, системы управления базами данных, системы автоматизации проектирования АСУ и др. Обычно в АСУ разного назначения адаптивность отчасти обеспечивается за счет. использования элементов проектирования АСУ. Как правило, специфических адаптивных свойств при разработке АСУ не предусматривается. Они связаны со спецификой объекта управления. -К таким свойствам относятся структура объекта управления, система документооборота, объемы информации, используемые методы планирования, учета я анализа, сложность выпускаемой продукции, взаимоотношения с поставщиками и потребителями продукции, характер производства, длительность цикла производства и др. Эти характеристики могут служить основой параметризации объекта управления, цель которой — найти такой набор параметров, значения которых в совокупности дадут полное описание объекта, достаточное не только для отнесения его к определенному классу объектов, но и позволяющее определить (с точностью до деталей) особенности АСУ, необходимой для этого объекта. [c.12]