СОВРЕМЕННОЕ ДЕЛОВОЕ ПИСЬМО [c.30]
Использованы материалы из книги П.В.Веселова Современное деловое письмо в промышленности (М., 1990). [c.30]
Веселое П.В. Современное деловое письмо в промышленности. —. М., 1990. [c.267]
Веселов П.В. Современное деловое письмо в промышленности. — М. Издательство стандартов, 1990. [c.150]
Веселое П. В. Современное деловое письмо в промышленности.— М., 1970. [c.138]
Подробно см. Веселов П. В. Современное деловое письмо в промышленности. 2-е изд. М. Изд-во стандартов, 1970. [c.20]
Веселев П.В. Современное деловое письмо в промышленности. 3-е изд., доп. М , Издательство стандартов, 1990. — 160 с. [c.2]
В пособии в сжатой форме приводятся практические рекомендации по подготовке и оформлению делового письма в соответствии с современными требованиями. Излагаемый материал иллюстрирован образцами и примерами оформления. [c.2]
В заключение подчеркнем, что для современной деловой переписки характерна подготовка простых писем, в которых обычно рассматривается один вопрос. Письмо, как правило, не должно занимать более одной страницы формата А4. [c.129]
Шестая группа умение коротко и ясно формулировать цели умение излагать деловые письма, приказы, распоряжения способа ность четко формулировать поручения, давать задания знание возможностей современной техники управления и умение использовать ее в своем труде, умение читать документы. [c.180]
Несмотря на наличие современных форм связи телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., — объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письма должно занимать не более страницы. Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника Простые письма считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материал для чтения , а информация, которая должна побуждать к определенным поступкам. [c.30]
В дороге можно читать писать деловые письма работать с компьютером провести небольшое совещание, запланировав его именно на время поездки, если вы едете вместе с коллегами поговорить тто телефону современные мобильные телефоны вполне Подходят для этого очень удобный вид работы во время поездки — размышления, требующие только желания и конкретного вопроса для обдумывания. [c.509]
К сожалению, до сих пор вопросу стандартизации языка официальной переписки уделялось мало внимания. Нет недостатка в лингвистических исследованиях делового стиля дореволюционной России, однако крайне мало работ по языку современной русской официальной документации. Во всех отечественных пособиях по официальной документации деловому письму неизменно отводилось скромное место, и до последнего времени оно не рассматривалось как объект стандартизации. Поэтому для многих людей составление официального письма на сегодняшний день остается трудоемким процессом. [c.6]
В современных условиях, когда компьютеризация поглощает самые неожиданные узлы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, этот факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано. [c.9]
Возникает вопрос оправдан ли второй аспект Требуется ли уточнять, что документы, о которых идет речь в письме, приложены к данному письму, если в заголовке письма стоит слово "сопроводительное" По-видимому, слова "при сем", "в настоящем", "при этом"и другие не несут полезной информации. Кроме того, архаичность оборота " при сем" настолько очевидна, что не вызывает сомнения необходимость устранения этого оборота из языка современной деловой переписки. Глагол "препровождать" является архаизмом, характерным для канцелярского стиля. [c.28]
Важной стороной проблемы стандартизации официального письма является формулирование требований, предъявляемых непосредственно к языку письма с целью повышения его информационной емкости, а также ликвидации различного рода устаревших оборотов. Чем объяснить, что язык современных деловых писем содержит гораздо больше нестандартных терминов, чем любой другой вид деловой корреспонденции [c.28]
Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения разного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как чрезвычайно гибкий, деловой документ, язык которого представляет известные трудности при стандартизации. Дело в том, что существует столько разновидностей деловых писем, сколько возникает производственных ситуаций, дающих повод для переписки. Поэтому классифицировать деловые письма — это значит построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке. Несмотря на многообразие таких ситуаций, их диапазон, как уже отмечалось, не беспределен, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам. [c.33]
К сожалению, вопросам этикета в современной отечественной литературе уделяется крайне мало внимания. Есть несколько книг о школьном этикете, о дипломатическом, о военном, но почти совсем нет пособий по служебному этикету вообще, а тем более по этикету в деловом письме. [c.94]
По мнению автора, деловое письмо должно вызвать интерес ", возбудить желание", убедить", создать стимул" и даже произвести впечатление взрыва". Эти требования к началу письма вытекают, по его мнению, из двух великих инстинктов, определяющих человеческую активность самосохранение и продолжение рода". Не случайно современные пособия по промышленной корреспонденции придают началу письма исключительно большое значение. Начальная фраза выполняет роль рекламы. [c.95]
Неправильное представление о речевом этикете может привести к ложной вежливости. Совершенно неуместны в деловых письмах обороты типа, ,Не откажите в любезности.. . ". Следует отметить, что современной деловой корреспонденции скорее присуща сухость, чем увлечение чрезмерной вежливостью. [c.99]
Невозможно представить себе современную деловую жизнь без телефона. Благодаря телефону повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другое учреждение. Преимущество телефонного разговора по сравнению с письмом такое же, как и устной речи перед письменной телефонная связь обеспечивает непрерывный двусторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути к заключению договора является телефонный разговор. [c.101]
Дилемма подготовленные или подготавливаемые может быть предметом разностороннего анализа. С экономической точки зрения — в целях снижения расходов на обучение и подготовку — оправданно нанимать уже подготовленных. Однако нередко работодатели снимают это требование и, руководствуясь другими, включают в новое пополнение неподготовленных, или подготавливаемых работников. Первая причина состоит в том, что учить плавать легче, чем переучивать . Вторая объясняется подозрительностью нанимателей к подготовке персонала где-то вне предприятия , что, на взгляд многих из них, не формирует у работников навыков к изменениям , необходимых организации. Согласно исследованиям, возрастающее число работодателей уверены, что в современном бизнес-образовании слишком большое внимание уделяется развитию счетных и аналитических способностей в ущерб обучению коммуникативным навыкам. В соответствии с этим студентов вынуждают получать образование, сбалансированное между навыками делового письма, риторикой, аналитическими и математическими дисциплинами . При демонстрации претендентом имеющейся базовой подготовки работодатель имеет возможность выявить перспективы его профессионального развития для определения степени вложения в него средств предприятия на обучение на рабочем месте. [c.46]
ОТБОР КАНДИДАТОВ НА ВАКАНТНУЮ ДОЛЖНОСТЬ — выделение из числа претендентов на вакантную должность руководителя иди специалиста управления посредством оценки деловых качеств кандидатов. При этом используются специальные методики, которые учитывают систему деловых и личностных характеристик, охватывающих следующие группы качеств 1) общественно-гражданская зрелость 2) отношение к труду 3) уровень знаний и опыт работы 4) организаторские способности 5) умение работать с людьми 6) умение работать с документами и информацией 7) умение своевременно принимать и реализовывать решения 8) способность увидеть и поддержать передовое 9) морально-этические черты характера. Первая группа качеств способность подчинять личные интересы общественным умение прислушиваться к критике, быть самокритичным активно участвовать в общественной деятельности обладать высоким уровнем политической грамотности. Вторая группа качеств чувство личной ответственности за порученное дело чуткое и внимательное отношение к людям трудолюбие личную дисциплинированность и требовательность к соблюдению дисциплины др. уровень эстетики работы. Третья группа качеств наличие квалификации, соответствующей занимаемой должности знание объективных основ управления производством знание передовых методов руководства стаж работы в данной организации (в т.ч. в руководящей должности). Четвертая группа качеств умение организовать систему управления умение организовать свой труд владение передовыми методами руководства умение проводить деловые совещания способность к самооценке своих возможностей и своего труда способность к оценке возможностей и труда др. Пятая группа качеств умение работать с подчиненными, с руководителями разных организаций, умение создавать сплоченный коллектив подобрать, расставить и закрепить кадры. Шестая группа качеств умение коротко и ясно формулировать цели умение излагать деловые письма, приказы, распоряжения четко формулировать поручения, выдавать задания знание возможностей современной техники управления и умение использовать ее в своем труде, умение читать документы. Седьмая группа качеств умение своевременно 306 [c.306]
В современных условиях в качестве средств коммуникации возрастает роль писем. Даже при наличии факса, электронной почты и сотовых телефонов письма остаются основой для внутренней и внешней коммуникации организации. После возникновения текстовых редакторов и всемирного распространения компьютеризированной обработки текстов искусство переписки продвинулось далеко вперед. Несколько лет назад изменились правила деловой переписки, связанные с переходом на набор текстов на компьютере. Письма дополняются не столь часто публикуемым журналом для сотрудников. Указанные средства комму - [c.189]
В наше время как форма, так и стиль деловых писем радикально изменились. Официальные, бездушные письма заменяются более личными письмами в стиле разговорной речи. Высокопарные фразы столь же неуместны в современных письмах, как и завитушки в современном почерке. Современные письма не претендуют на поверхностную красоту стиля, они служат одной цели — передать мысли одного человека другому. Они вежливы, но без подобострастия. [c.478]
Нельзя не остановиться на вопросе ложного этикета, являющегося одним из источников проникновения в деловую речь нестандартной терминологии, всякого рода ведомственных номенклатурных наименований, имеющих узкую сферу применения. Ложный этикет проявляется в том, что составители, как правило, стремятся придерживаться в письмах-ответах той же терминологии, что и в исходящей корреспонденции. Ложный этикет, рожденный боязнью, что другая сторона намеревается ее поправить", и является одной из причин засоренности, неупорядоченности словаря современной служебной переписки. [c.100]
Для современной деловой переписки характерна тенденция к ограниченной аспектации. Как правило, авторы соответствующих пособий рекомендуют составлять деловые письма по одному вопросу ( аспекту ), чтобы письмо не содержало тематически разнородную и логически не связанную информацию. [c.41]
Известная форма P.S." — сокращение от латинской конструкции post s riptum", означающее после написанного", в современной деловой переписке не употребляется. Дело в том, что это сокращение, издавна использовавшееся как в личной, так и в деловой переписке, возникло из необходимости внести в текст дополнения, замечания, появившиеся у автора уже после окончания письма. Требования композиционной стройности, смысловой законченности, предъявляемые к регламентированному деловому документу, привели практически к отказу от этой эпистолярной традиции. Само собой разумеется, что технические соображения относительно трудностей дублирования документа в современных условиях не могут приниматься во внимание. А если что забыто в письме, то следует его переписать" — совет, почерпнутый из одного старого письмовника, — бесспорно сохраняет силу и в наши дни. [c.76]
Коммерческая корреспонденция сохраняет форму личной переписки. Как правило, коммерческие письма составляются от первого лица. Однако, несмотря на видимость чисто личных отношений между сторонами, фактически отношения между фирмами носят общественный характер. Следовательно, форма частного письма вступает в противоречие с общественной сущностью отношений между фирмами, и это ставит под сомнение эффективность некоторых словесных формул для выражения этикета. Как отмечают исследователи, все это привело к тому, что после Второй мировой войны в стиле коммерческой переписки западных стран произошли значительные изменения, выразившиеся в актуализации формы изложения от третьего лица, в отказе от многих традиционных формул вежливости, в демократизации и резком опрощении" языка делового документа. Процесс опрощения коммерческого письма между частными фирмами шел прежде всего за счет сокращения традиционных речевых оборотов, так или иначе касающихся речевого этикета. Демократизации подверглось даже британское коммерческое письмо, отличающееся наибольшей приверженностью эпистолярным традициям. Как свидетельствует Эмиль Пост, специалист по американскому и английскому этикету, уже с XVII столетия в Англии старались упростить деловую речь, освобождая ее от орнамента традиционных выражений2, традиционных приветствий, разного рода заверений в признательности, глубоком уважении, преданности и т. д. По мнению некоторых специалистов, словесные" формулы вежливости, повторяясь из письма в письмо, тем самым приобретают формальное значение и лишь вносят нежелательную избыточность в информацию деловой письменной речи. Однако опрощение" делового письма выразилось не столько в отказе от отдельных традиционных выражений, так или иначе касающихся речевого этикета, сколько в замене их современными идиомами. За рубежом выходят всевозможные пособия по деловой корреспонденции, которые обязательно содержат раздел, посвященный этикету, В нем к услугам составителей предлагается длинный список особых идиом, создававшихся и шлифовавшихся на протяжении столетий. [c.95]
Прежде чем завершить рассмотрение этого ключевого аспекта в написании рекламно-коммерческих писем, должен еде раз подчеркнуть необходимость захватить внимание потенциальных клиентов с самого первого абзаца текста и удержать интерес до осознания клиентом предлагаемых вами выгод. Вряд ли удастся добиться успеха, если письмо написано вяло, неодухотворенно, как это сплошь и рядом бывает в современной деловой корреспонденции. Эффективность ваших отправлений изменится, если вы станете подходить к ним вдумчиво и целеустремленно экспериментировать. [c.172]
Составление деловых писем, получающих высокий процент ответов, представляет большое искусство. Современный руководитель среднего ранга получает ежедневно 40—60 корреспонденции, среди которых много не представляющих ценность предложений. Такая практика выработала у руководителя определенную аллергию на письма и желание как можно скорее завершить изучение входящих документов. Первое желание, когда в руках у руководителя оказался очередной конверт, — это выбросить его, не распечатав, в мусорную корзину. Чтобы этого не произошло, письмо должно иметь нестандартный, привлекательный вид. Конверт- шпион замаскирован под обычное деловое или личное письмо. Конверт- обещание содержит заголовок, иллюстрацию, даже краткий рекламный текст, характеризующие содержание письма с выгодной для потребителя точки зрения. Конверт- приманка соблазняет потребителя получить или выиграть что-то бесплатно. Конверт- загадка оформляется достаточно нетрадиционно, чтобы получатель захотел его открыть. Например, конверт необычно больших размеров и нестандартной расцветки. [c.384]
Если вы ведете активную деловую переписку по электронной почте, публикуете адрес e-mail в газетной рекламе или рекламных проспектах, упоминание URL вашего сайта в посланиях e-mail просто необходимо, поскольку любому из ваших респондентов наверняка захочется получше изучить как саму вашу компанию, так и предлагаемую ею продукцию, ознакомиться с ценами, условиями оплаты или доставки товара. Как правильно составить подпись к вашим письмам Лично я рекомендую наиболее распространенный во Всемирной сети формат подписи, отвечающий практически всем требованиям современного интернет-маркетинга [c.51]