Работа секретаря с информацией для руководителя

РАБОТА СЕКРЕТАРЯ С ИНФОРМАЦИЕЙ ДЛЯ РУКОВОДИТЕЛЯ  [c.168]

При работе с информацией для руководителя (самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря)  [c.315]


Руководители ежедневно тратят в среднем около 50% своего рабочего времени на переработку информации. Ориентироваться в информационном потоке руководителям должны помогать секретари, умело организуя справочную службу, правильно распределяя поступающую информацию. Работая с информацией для руководителя, секретарь должен находить, обрабатывать нужную информацию, иногда готовить информационно-обзорные рефераты.  [c.432]

Другие группы служащих выполняют разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов. В их состав в основном включаются технические исполнители (учетчики, секретари, машинистки и др.). В условиях компьютеризации управления процессы переработки и использования информации, подготовка необходимых для работы документов требуют специального среднего и высшего образования, что дает основание для отнесения соответствующих работников к специалистам.  [c.14]

В учебных заведениях Советского Союза, высших и средних, введен новый учебный курс Информатика , изучение которого обязательно и для будущих секретарей руководителей различного уровня. Применение электронной техники призвано значительно ускорить и упростить процесс работы с информацией, повысить эффективность этой работы в целом. Секретарь должен знать и уметь использовать в работе имеющиеся технические средства, максимально используя для эффективного и производительного труда принципы механизации и автоматизации документа-ционных процессов.  [c.66]


В ряде стран Западной Европы секретари представляют своих руководителей на юбилейных и траурных церемониях, поздравляют от имени фирмы сотрудников с различными датами, вручают им адреса, памятные подарки. Кроме того, на секретарей возлагается обязанность сбора информации о сотрудниках фирмы с последующим докладом руководителю. В США в качестве основных обязанностей секретаря были выделены следующие машинописные работы, составление досье и картотек, ведение памятных книжек, обработка почты, телефонное обслуживание, прием посетителей, оформление деловых поездок, сбор материалов для докладов и речей, подготовка совещаний и заседаний, ведение переписки по указанию руководителя и др.  [c.122]

К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о времени и месте своего отсутствия, а также о времени прибытия. Это вносит значительные затруднения в координацию секретарем приема посетителей работу с телефоном, заставляет придумывать для телефонных абонентов и посетителей ответы, так как ответить не знаю ему не позволяет профессиональная этика. В таких случаях секретарь должен использовать свое служебное право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется.  [c.136]

Приказом руководителя предприятия назначается должностное лицо (лица), ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Это может быть сотрудник, для которого работа с документами КТ является основной служебной обязанностью, или секретарь-референт предприятия. Эти лица несут персональную ответственность за утерю документов или утечку информации из них.  [c.121]

Секретарь-референт может внести посильный вклад в решение какой-либо проблемы, стоящей перед руководителем. Некоторые секретари считают свою должность слишком незначительной, чтобы оказывать влияние на процесс принятия решения, тем самым ограничивая рамки своей работы и карьеры одновременно. Но с поиском и подбором информации по какому-либо вопросу приходится сталкиваться большинству секретарей. Руководители могут спросить у секретаря что угодно, исходя из укоренившегося представления, что секретарь "должен знать все ". Естественно, что подобное невозможно. Конкретизировав эти требования, можно установить наиболее общие информационные рамки для секретаря.  [c.126]


Следующая функция ППЭВМ — рабочая тетрадь, в которую секретарь может заносить тексты выступлений руководителя на совещаниях, черновики распорядительных документов, результаты бесед и встреч и т. д. В рабочей тетради также фиксируются результаты планерок, совещаний, встреч, переговоров. С помощью тетради можно упорядочить архив секретаря, хранение копий писем, отчетов, справок и другой служебной документации. Значительным удобством в работе секретаря с ППЭВМ является возможность обращения к информации, хранимой в базе данных предприятия. ППЭВМ обеспечивает секретарю наглядное изображение процессов управления с помощью графической информации. Машина может осуществлять функцию автоответчика, т. е. передавать для хранения в базе данных предприятия сообщения, воспринимать и выполнять команды, закодированные тональными сигналами. В автономном режиме ППЭВМ может выполнять функции автоматического диктофона, записывать информацию, просматривать записи и воспроизводить их с различной скоростью, при этом сохраняя тон голоса. Удобна ППЭВМ для работы со смешанной информацией (текст и графика). Она помогает секретарю вводить в текст графические изображения, переходить от графики к тексту и наоборот.  [c.115]

Можно попросить секретаря подготовить простое расписание времени на два дня, в котором имеются три колонки на каждый день. Левая колонка называется План времени , т. е. запланированная деятельность на день, включающая расчеты времени по каждому мероприятию. Секретарь затем вносит Реальную продолжительность работы руководителя в среднюю колонку, позволяя ему сравнить ее с расчетным временем и выяснить, сколько времени на самом деле требуется непосредственно для работы. Правая колонка может быть названа Чему я научился . В ней записывается информация, которая получена руководителем в результате сравнения, т. е. выполнял ли он ненужную для себя работу. Эффект от нескольких наиболее важных проектов может быть намного выше, чем от множества малоприоритетных задач. Двухдневная регистрация времени вице-президента (инженера-технолога), отражена в табл. 36.1 и 36.2. Анализ журнала времени может помочь менеджеру выявить следующее  [c.524]

Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителен о ходе работ по контролируемым документам. При необходимости эту информацию можно заносить в регнстрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информации секретарь докладывает руководству в заранее определенные сроки, а при. необходимости и оперативно о случаях возможного неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в регистра-ционно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых мер.  [c.146]

Руководитель должен сознавать, что, поскольку подчиненные часто тоже обладают властью, использование им или ею в одностороннем порядке своей власти в полном объеме может вызвать у подчиненных такую реакцию, при которой они захотят продемонстрировать собственную власть. А это, в свою очередь, может привести к напрасной трате усилий и снизить уровень достижения целей. Поэтому эффективный руководитель старается поддерживать разумный баланс власти достаточной для обеспечения достижения целей, но не вызывающей у подчиненных чувства обездоленности и отсюда непокорности. Этот баланс представлен на рис. 16.1. Кроме подчиненных над руководителем могут иметь власть его коллеги. Например, если руководитель по финансовым или производственным вопросам зависит от услуг отдела по обработке данных, начальник этого отдела будет иметь над ним некоторую власть. Возросшее значение компьютеров в организациях привело к тому, что возросла власть персонала отделов обработки данных14. Чем больше необходимой информации, ресурсов или услуг один руководитель дает другому, тем больше его или ее власть над этим другим руководителем15. Поскольку секретари начальников, как правило, знают, с кем нужно связаться, чтобы получить конкретную информацию, то они также часто держат в руках значительную долю власти. Джон П. Коттер отмечает, что руководитель может увеличить свою власть, дав другим возможность увидеть, что они зависят от него в вопросах ресурсов, необходимых для их работы. Эти ресурсы могут  [c.517]

Смотреть страницы где упоминается термин Работа секретаря с информацией для руководителя

: [c.142]    [c.114]    [c.7]    [c.431]    [c.467]