РАБОТА СЕКРЕТАРЯ С ИНФОРМАЦИЕЙ [c.126]
По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и достаточно большими полномочиями, так как в определенных ситуациях он может действовать от имени руководителя. Недоброжелательность, нескромность секретаря могут привести к нетактичному поведению с его стороны, чванству, заносчивости. [c.292]
При работе с информацией для руководителя (самостоятельный и относительно обособленный вид деятельности секретаря) [c.315]
В разделе обучающей инструкции Документация не только перечисляются все виды документов, с которыми работает секретарь, но и даются правила заполнения этих документов, приводятся образцы их форм и т. п. В табличной форме может быть представлен процесс обмена секретарем информацией со внешними и внутренними корреспондентами (подразделениями, ответственными исполнителями, вышестоящими организациями и др.) [c.320]
В учебных заведениях Советского Союза, высших и средних, введен новый учебный курс Информатика , изучение которого обязательно и для будущих секретарей руководителей различного уровня. Применение электронной техники призвано значительно ускорить и упростить процесс работы с информацией, повысить эффективность этой работы в целом. Секретарь должен знать и уметь использовать в работе имеющиеся технические средства, максимально используя для эффективного и производительного труда принципы механизации и автоматизации документа-ционных процессов. [c.66]
Скромность. Это личное качество входит в общее понятие интеллигентности, культуры человеческой личности. По роду своей работы секретарь располагает значительным объемом информации и довольно большими полномочиями, так как является первым помощником руководителя и может в определенных ситуациях действовать от его имени. Недостаточная скромность секретаря может привести к злоупотреблениям с его стороны, нетактичному поведению, чванству и т. п. [c.126]
Повышению эффективности работы с информацией способствуют специальные приемы динамического (ускоренного) чтения текстов. Метод динамического чтения позволяет воспринимать текст со скоростью более 300 слов в минуту при усвоении порядка 70 % материала. Советскими специалистами Л. В. Власовым и В. Н. Гладковым разработан специальный алгоритм ускоренного чтения организационно-распорядительных документов, используемых на предприятиях, в учреждениях и организациях нашей страны, включающий опорные блоки документа, на которые секретарь должен направить основное внимание при чтении вид документа, автор документа, выходные данные документа, заголовок к тексту, содержание текста, введение (мотивы и цели написания документа), доказательство необходимости предлагаемого действия, изложение существа дела (предлагаемое действие, исполнители, сроки исполнения). [c.170]
Другие группы служащих выполняют разнообразную работу, связанную с обеспечением деятельности руководителей и специалистов. В их состав в основном включаются технические исполнители (учетчики, секретари, машинистки и др.). В условиях компьютеризации управления процессы переработки и использования информации, подготовка необходимых для работы документов требуют специального среднего и высшего образования, что дает основание для отнесения соответствующих работников к специалистам. [c.14]
Важнейшей частью работы секретаря является регистрация документов. Она заключается в учете и фиксации сведений о документах в учетной форме с целью обеспечения их сохранности и поиска необходимой информации. [c.176]
Руководители ежедневно тратят в среднем около 50% своего рабочего времени на переработку информации. Ориентироваться в информационном потоке руководителям должны помогать секретари, умело организуя справочную службу, правильно распределяя поступающую информацию. Работая с информацией для руководителя, секретарь должен находить, обрабатывать нужную информацию, иногда готовить информационно-обзорные рефераты. [c.432]
Заседания Методологического совета проводятся в соответствии с Планом его работы, ежеквартально представляемым председателем Совета на утверждение генерального директора. Возможно проведение внепланового заседания Совета в случае возникновения производственной необходимости. Председатель Совета обязан через ответственного секретаря не менее чем за 5 дней доводить до всех членов Совета информацию о времени, месте и тематике очередных и внеочередных заседаний. [c.49]
В разделе Должностные обязанности указываются особенности, связанные с подготовкой секретарем документов, получением, обработкой и выдачей информации, предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы (например, периодический контроль за исполнением документов), могут также указываться этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. [c.309]
Секретарь обеспечивает подбор и оформление всей документации по деловой игре и взаимодействует с секретарем-аналитиком, передает ему всю информацию, необходимую для оценки работы команды на каждом этапе деловой игры. [c.254]
Задачи данного курса показать значение работы с документами в жизни общества воспитать у будущих секретарей чувство ответственности за выполняемую работу дать общие сведения об истории и организации служб документации и секретарских служб, перспективах их развития и совершенствования определить роль секретаря в организации работы с документной и бездокументной информацией, научить приемам выполнения вспомогательно-технических функций по обслуживанию работы руководителя дать необходимый объем знаний в вопросах экспертизы ценности документов и научить подходить к их оценке на основе марксистско-ленинской методологии привить необходимые навыки в работе с делами, законченными производством, в их оформлении и порядке сдачи в архив. [c.5]
В ряде стран Западной Европы секретари представляют своих руководителей на юбилейных и траурных церемониях, поздравляют от имени фирмы сотрудников с различными датами, вручают им адреса, памятные подарки. Кроме того, на секретарей возлагается обязанность сбора информации о сотрудниках фирмы с последующим докладом руководителю. В США в качестве основных обязанностей секретаря были выделены следующие машинописные работы, составление досье и картотек, ведение памятных книжек, обработка почты, телефонное обслуживание, прием посетителей, оформление деловых поездок, сбор материалов для докладов и речей, подготовка совещаний и заседаний, ведение переписки по указанию руководителя и др. [c.122]
Секретарь должен принять к сведению полученную информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, осознать свое место и положение в коллективе. На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимопонимание будет укрепляться и совершенствоваться. [c.135]
К сожалению, на практике секретарь часто встречается с такой трудностью, как необязательность руководителя в отношении информации о времени и месте своего отсутствия, а также о времени прибытия. Это вносит значительные затруднения в координацию секретарем приема посетителей работу с телефоном, заставляет придумывать для телефонных абонентов и посетителей ответы, так как ответить не знаю ему не позволяет профессиональная этика. В таких случаях секретарь должен использовать свое служебное право прямо спросить, куда уходит руководитель и когда вернется. [c.136]
Работа по поиску нужной руководителю информации включает ознакомление с публикациями в соответствующих (профильных) журналах по данной проблеме. Секретарь должен внимательно просмотреть статьи, раскрывающие интересующие руководителя вопросы производственной деятельности, научно-технические результаты и т. д. Наиболее важные места в статьях можно выделить закладками или подчеркнуть. Затем следует составить список статей по такой форме [c.168]
Ведение протокола — одна из важных обязанностей секретаря. Составляют и оформляют протоколы штатные секретари различных органов или избранные в ходе работы коллегиального органа, которые ведут протокол на заседаниях временных коллегиальных органов. Секретарь несет ответственность за достоверность содержащейся в протоколе информации наряду с председателем коллегиального органа. [c.257]
Следующая функция ППЭВМ — рабочая тетрадь, в которую секретарь может заносить тексты выступлений руководителя на совещаниях, черновики распорядительных документов, результаты бесед и встреч и т. д. В рабочей тетради также фиксируются результаты планерок, совещаний, встреч, переговоров. С помощью тетради можно упорядочить архив секретаря, хранение копий писем, отчетов, справок и другой служебной документации. Значительным удобством в работе секретаря с ППЭВМ является возможность обращения к информации, хранимой в базе данных предприятия. ППЭВМ обеспечивает секретарю наглядное изображение процессов управления с помощью графической информации. Машина может осуществлять функцию автоответчика, т. е. передавать для хранения в базе данных предприятия сообщения, воспринимать и выполнять команды, закодированные тональными сигналами. В автономном режиме ППЭВМ может выполнять функции автоматического диктофона, записывать информацию, просматривать записи и воспроизводить их с различной скоростью, при этом сохраняя тон голоса. Удобна ППЭВМ для работы со смешанной информацией (текст и графика). Она помогает секретарю вводить в текст графические изображения, переходить от графики к тексту и наоборот. [c.115]
Второй этап. Общий анализ содержания работы секретаря . Второй этап начинается с более детального анализа содержания деятельности секретаря, например наблюдения за его работой и формально-гоопределения и регистрации всех выполняемых им задач и действий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посредством собеседования. Еще один метод заключается в том, что секретаря просят заполнить вопросник (анкету). Процесс разработки ОИ, как правило, объединяет все эти методы. Таким образом, на данном этапе вся деятельность секретаря разделяется на стандартные алгоритмы, которые могут затем быть преобразованы в учебные материалы. [c.311]
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. Секретарь В. И. Ленина Л. А. Фотиева, вспоминая о совместной работе с Ильичей, писала Ленин учил нас работать, детально вникал во все функции секретариата. Он указывал нам, как надо отправлять письма, чтобы они быстрее, без проволочки доходили до адресата, как подготовлять повестку и материалы к заседаниям, как писать протоколы, как организовать осведомление учреждений о принятых решениях и вызов докладчиков на заседания, чтобы они не теряли времени на ожидание в приемной. При этом его указания, чаще всего давались в устной форме, не носили характера отвлеченных, заранее продуманных и заготовленных инструкций, а всегда были связаны с каким-нибудь конкретным практическим вопросом, с каким-либо нашим промахом в работе. В. И. Ленин требовал полной осведом- [c.120]
В повседневной работе секретарь должен ежедневно собирать и фиксировать в дневнике данные, которые могут интересовать руководителя, и уточнять их у специалистов. Руководителю следует представлять только достоверную, проверенную информацию. С целью проверки поступающей информации секре- [c.169]
В ходе осуществления возложенных на него документаци-онных операций секретарь накапливает информацию о состоянии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), использовании служебных бланков и т.п. В регламентах об организации работы руководства и его взаимодействии с секретарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц), передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить проверки состояния делопроизводства в струк- [c.157]
Существует несколько методов анализа содержания работы. Один из них заключается в наблюдении за работником и формальном определении и регистрации всех выполняемых им задач и действий. Другой метод предусматривает сбор такой информации посредством собеседования с работником или его непосредственным начальником. Этот метод может оказаться менее точным из-за искажений, вносимых восприятием опрашиваемого или опрашивающего. Третий метод заключается в том, что работника просят заполнить вопросник или дать описание его работы и требований к ней. Информация, полученная при анализе содержания работы, является основой для большинства последующих мероприятий по планированию, набору рабочей силы и т.п. На ее основе создается ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, которая представляет собой перечень основных обязанностей, требующихся знаний и навыков, а также прав работника. Она должна разрабатываться по всем должностям и специальностям организации, например, для секретаря, экспедитора, управляющего порекламе и т.д. Конкретный пример такой характеристики приведен в примере 19.1. [c.569]
Можно попросить секретаря подготовить простое расписание времени на два дня, в котором имеются три колонки на каждый день. Левая колонка называется План времени , т. е. запланированная деятельность на день, включающая расчеты времени по каждому мероприятию. Секретарь затем вносит Реальную продолжительность работы руководителя в среднюю колонку, позволяя ему сравнить ее с расчетным временем и выяснить, сколько времени на самом деле требуется непосредственно для работы. Правая колонка может быть названа Чему я научился . В ней записывается информация, которая получена руководителем в результате сравнения, т. е. выполнял ли он ненужную для себя работу. Эффект от нескольких наиболее важных проектов может быть намного выше, чем от множества малоприоритетных задач. Двухдневная регистрация времени вице-президента (инженера-технолога), отражена в табл. 36.1 и 36.2. Анализ журнала времени может помочь менеджеру выявить следующее [c.524]
В связи с этим секретарь организации обязан своевременно учитывать документацию, предварительно анализировать ее, организовывать работу по оперативному поиску, правильному оформлению, формированию дел и их хранению, контролю исполнения документов, их размножению. Выполнение этих обязанностей способствует эффективному циркулированию информации в учреждении, высвобождению руководителя от оперативных, вспомогательных функций, эффективному принятию им управленческих решений и контролю за их выполнением, повышению культуры управленческой деятельности руководителя и сотрудников организации. [c.313]
Таким образом, современные торговые работники часто действуют как менеджеры-посредники , устанавливающие контакты между сотрудниками разных специальностей торговых компаний. Увеличение объема продаж требует коллективной работы и поддержки службы сбыта другими специалистами фирмы руководства высшего звена (когда под угрозой выполнение крупных заказов) специалистов, обеспечивающих техническую информацию и обслуживание до, во время и после продажи товара персонала службы сервиса, ответственного за установку, техобслуживание и предоставление потребителям других услуг административных работников, в том числе аналитиков, агентов по оформлению заказов и секретарей. В качестве примера успешной ориентированной на продажи коллективной работы можно привести опыт работы компания DuPont. Когда в компании узнали, что для выращивания зерновых требуются гербициды с длительным сроком действия (т. е. реже применяемых), решение проблемы было поручено команде, в состав которой входили специалисты по химии, сбыту и маркетингу. Продажи предложенного группой продукта в первый же год производства составили 57 млн. [c.626]
Какие виды средств транспортировки документов применяются в учреждениях 2. Как происходит процесс транспортировки документов в горизонтально-вертикальном транспортере, в ленточном транспортере 3. Как осуществляется транспортировка документов в конвейерной почте 4. Как транспортируются документы с помощью пневматической почты 5. Как классифицируются системы приема и передачи информации 6. Для каких целей используются в учреждениях системы поисковой и вызывной сигнализации 7. Как осуществляется автоматический вызов до номера п после номера 8. Какой принцип заложен в работе беспроводных высокочастотных поисково-вызывных систем связи Для каких целей они используются Какие преимущества имеют телефонные аппараты с тастатурой перед аппаратами с дисковым номеронабирателем 9. Как применяются усилители телефонной аппаратуры 10. Как осуществляется вызов абонентов в устройствах автоматического набора номера 11. Как осуществляется связь с помощью концентраторов 12. Для каких целей применяют телефонные автоответчики и секретари-автоматы [c.112]
В чем заключаются общие правила регистрации документов 2. Какие справочные материалы должен использовать секретарь при регистрации документов 3. Как осуществляется индексация документов 4. В чем особенность индексации распорядительных документов 5. Каков порядок регистрации документов на карточках 6. Какие недостатки характерны для журнальной формы регистрации документов 7. Каким требованиям должен отвечать справочный аппарат секретаря в работе с документами 8. Как следует располагать разделы, рубрики в справочной картотеке на неисполненные документы 9. Как строится картотека на исполненные документы Что является разделами и рубриками этой части картотеки 10. В чем достоинства хранения информации в картотеках на обозримых картах П. Какова структура сроковой картотеки 12. В чем заключаются задачи и правила контроля исполнения служебных документов 13. Кто осуществляет контроль за исполнением документов и содержащихся в них поручений в учреждении, структурном подразделении 14.-Какие виды документов подлежат обязательному контролю за их исполнением 15. Для каких документов устанавливаются типовые сроки исполнения На основании чего устанавливают эти сроки 16. Кто устанавливает индивидуальные сроки исполнения документов 17. В каких реквизитах документа может быть указан срок исполнения 18. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа [c.292]
Контрольные картотеки нужно просматривать ежедневно, выявлять документы с приближающимися сроками исполнения и регулярно доводить это до сведения конкретных исполнителей. Так же регулярно следует запрашивать исполнителен о ходе работ по контролируемым документам. При необходимости эту информацию можно заносить в регнстрационно-контрольную карточку. На основании имеющейся информации секретарь докладывает руководству в заранее определенные сроки, а при. необходимости и оперативно о случаях возможного неисполнения документов в установленный срок. В случае принятия мер по таким докладам (например, передача исполнения документа другому работнику, продление срока исполнения и т.п.) информация об этом заносится в регистра-ционно-контрольные карточки (дата передачи документа на исполнение в другое подразделение и др.). Можно составлять перечень документов, не исполненных в установленные сроки, который представляется руководителю для принятия необходимых мер. [c.146]
Реалистическое и утопическое планирование времени. Часто секретари плохо ориентируются во времени. Это вообще характерно для человека. Для того чтобы научиться реалистически планировать свое время, нужно по мере необходимости записывать, сколько времени в действительности тратится на выполнение отдельных заданий. Тогда можно более верно спланировать последующую работу на основе анализа предыдущей. При планировании, как правило, недооценивают работы по нахождению материалов, сбору непредусмотренной или непредусмотримой информации, а также объем возможных помех, например выполнение других, занимающих, может быть, не так много времени, поручений, и, кроме того, ответы на телефонные звонки и разговоры с посетителями, коллегами, клиентами. [c.13]
И вот информация Т, похудевшая и избавившаяся от эмоциональной и нормативной частей, начинает свой долгий путь к накопителю 3 — знаниям, характеризующим зрелое состояние нашего сознания, нашего Я. Здесь задаются деловые и рациональные вопросы С какой скоростью Вы печатаете , На какой оклад Вы рассчитываете , Когда Вы смогли бы приступить к работе у нас Однако может случиться и так, что эмоциональные впечатления окажутся настолько сильными, что до включения рациональных механизмов дело не дойдет. И только тогда, когда первые впечатления ослабевают, мы можем прийти к мысли, что веснушчатая Ойлалия Хинтерхубер с родинкой на лбу могла бы оказаться лучшим секретарем, чем привлекательная, бойкая Беата. Для этого может понадобиться пара дней. Хороший совет состоит в следующем не торопитесь с решениями, если задеты зашн чувства или нарушены дорогие вам нормы. С делом, требующим решения, надо, как говориться, переночевать. Подождите, пока компьютер 3 найдет необходимые время и энергию для обработки всей полученной информации. [c.123]