| Рис. 2.4. Система графических моделей унификации и стандартизации внешнеторговых документов |  |
Системы графических моделей, подобные созданной для внешнеторговых документов, могут быть разработаны и применительно к другим системам документации, для которых утверждены ГОСТы на формуляры-образцы и типовые формы (их называют унифицированными, что менее верно, так как унификация — непрерывный процесс и. для этих групп только начавшийся). Их совершенствование на основе принципов и методов, найденных при стандартизации внешнеторговых и организационно-распорядительных документов, позволит повысить эффективность унификации и других систем управленческой документации. [c.46]
Анализ технологического процесса изготовления и обработки документов, опыт стандартизации системы графических моделей и предложенные выше принципы унификации и стандартизации документов позволили установить параметры и характеристики форм документов для их унификации с учетом требований механизации и автоматизации (табл. 3.1). Рассмотрим возможность оптимизации перечисленных параметров и характеристик. [c.58]
При функционировании банков данных плановая, нормативная, постоянная или другая, редко изменяемая информация, вводится только один раз, а в дальнейшем лишь дополняется или корректируется при ее изменениях. Отчеты, вводимые в банк данных, плановых, нормативных и других постоянных показателей уже не содержат. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе. [c.36]
Выполненная работа позволила установить, что наиболее эффективными направлениями совершенствования документов независимо от степени механизации и автоматизации процессов обработки содержащейся в них информации являются унификация и стандартизация, проводимые в соответствии с изложенными выше принципами. Важнейшим из них является создание системы графических и математических моделей построения форм Документов при комплексном подходе к стандартизации документов с учетом технологии их изготовления и обработки. При этом в отличие от существовавшего ранее подхода учтены такие важные этапы технологии обработки, как чтение документов работниками аппарата управления и операторами, переносящими данные из них на машинные носители. Справедливость предложенных принципов подтверждена использованием их в методических указаниях, утвержденных Госстандартом и применяемых министерствами и ведомствами. [c.154]
Применение графических моделей прстроения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а также создание целой системы таких моделей оказалось очень эффективным принципом и основой методов унификации и стандартизации документов. На рассмотрении этих моделей мы остановимся ниже в отдельной главе. В развитие графических могут быть применены математические модели построения документов. [c.24]
Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов (состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей (формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации (ГОСТ 6.2—69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [c.154]