Сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов в результате применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унификации и стандартизации документов. [c.145]
Основная цель унификации и стандартизации - создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совер- [c.121]
Документы давно стали объектами унификации и стандартизации. В СССР первые стандарты появились в 1929—1931 гг., и с тех пор, несмотря на отдельные перерывы, ведутся работы по унификации и стандартизации документов. В последние десятилетия к этой работе привлечены все ведущие министерства и ведомства. [c.122]
Роль и значение унификации и стандартизации документов особенно возросли в связи с применением в управлении компьютерных технологий. [c.122]
В документоведении унификация и стандартизация рассматриваются как процессы установления единого подхода при создании и оформлении документов. Однако между этими понятиями нельзя ставить знак равенства. Стандартизация документов -высшая степень их унификации, доведение ее результатов до уровня обязательной правовой формы. Требования стандарта имеют обязательный характер в пределах сферы его распространения. Поэтому унификация обычно проводится как предварительный этап стандартизации, но может быть и самостоятельным видом деятельности. Результатом работы по унификации и стандартизации документов могут быть стандарты как на отдельные документы (например, на отчет о научно-исследовательской работе) или отдельные виды продукции (например, форматы бумаги), так и на унифицированные системы документации. [c.19]
Унификация и стандартизация документов в России. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организациями и выполнении управленческих функций. [c.204]
Основные понятия в области унификации и стандартизации документов приведены в приложении 2. [c.10]
Необходимо иметь в виду, что распределение документов по перечисленным выше системам не охватывает всех случаев жизни. Так, из общего числа форм документов, применяемых в отраслевых автоматизированных системах управления (ОАСУ), примерно только 40% документов могут быть отнесены к перечисленным выше системам. Учитывая это, разрабатываются предложения по уточнению состава и границ названных выше систем документации . Однако применяемая классификация удобна для организации работ по унификации и стандартизации документов. [c.13]
Международная организация по стандартизации (ИСО) имеет в своем составе около 150 специализированных технических комитетов (ТК). Каждый из них объединяет несколько подкомитетов (ПК) по более конкретным вопросам, которые подготавливают проекты международных стандартов. Эти проекты после обсуждения и голосования принимаются как основа для национальной стандартизации страны. Вопросами унификации и стандартизации документов в ИСО занимаются несколько технических комитетов и подкомитетов. Среди них ТК 46 Документация , ТК 68 Банковские процедуры , ТК 95 Канцелярские машины , ТК 97 Вычислительные машины и обработка информации , ТК 130 Технология полиграфии и другие. Однако основные вопросы унификации управленческих документов решаются в созданном относительно недавно ТК 154 Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности . [c.18]
УНИФИКАЦИЯ И СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В УСЛОВИЯХ ИХ ТРАДИЦИОННОГО ИЗГОТОВЛЕНИЯ [c.19]
Таким образом, унификация и стандартизация документов, исходя из условий повышения эффективности их механизированного изготовления, накапливает опыт, позволяющий рассчитывать на большие успехи в дальнейшем. [c.27]
Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Эту экономическую эффективность мы будет называть прямой. Кроме этого, может быть получен косвенный эффект за счет совершенствования системы управления народным хозяйством, выражающийся в повышении оперативности управления за счет сокращения времени на все виды работ с документами и приближения принимаемых решений к оптимальным вариантам в результате повышения качества документов. [c.27]
ОСНОВНЫЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ УНИФИКАЦИИ И СТАНДАРТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ [c.29]
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [c.35]
См. Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в АСУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск. Научный совет по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР, 1974, с. 21. [c.35]
При функционировании банков данных плановая, нормативная, постоянная или другая, редко изменяемая информация, вводится только один раз, а в дальнейшем лишь дополняется или корректируется при ее изменениях. Отчеты, вводимые в банк данных, плановых, нормативных и других постоянных показателей уже не содержат. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе. [c.36]
Автократов В. Н., С о к о в а А. Н. Основные принципы построения унифицированных систем документации для использования в Л СУ. — В сб. Унификация и стандартизация документов в автоматизированных системах управления. Подольск, 1974, с. 21. [c.51]
Проводя унификацию и стандартизацию документов в рассмотренных выше направлениях, необходимо, в зависимости от конкретных условий, применять рассмотренные принципы в разной степени, что определяется методами унификации и стандартизации документов. Однако прежде чем перейти к рассмотрению этих методов, необходимо более подробно остановиться на одном из важнейших элементов комплексной стандартизации — взаимосвязи средств организационной и вычислительной техники с формами управленческих документов и рассмотреть модели построения управленческих документов как основу методов их унификации и стандартизации. [c.54]
Пишущие машины, производимые в СССР и поставляемые по долгосрочным торговым соглашениям в рамках СЭВ, имеют параметры, соответствующие требования ГОСТ 8274—78. Некоторые требования этого стандарта нуждаются в совершенствовании в связи с проводимой унификацией и стандартизацией документов. Так, максимальная длина печатаемой строки у многих машин, выпускаемых в СССР, в соответствии с этим стандартом, недостаточно увязана с действующим стандартом на форматы бумаги (ГОСТ 9327—60). [c.55]
Чтобы исключить затраты времени на подгонку строк при печатании документов на бланках, необходимо эти бланки строить на основе конструкционной сетки, расстояния между горизонтальными линиями которой должны быть кратны шагу письма, а между вертикальными — межстрочным интервалам применяемых печатающих устройств. Виды применяемых конструкционных сеток мы рассмотрим в следующей главе, а здесь только отметим, что для изготовления макетов бланков эти сетки необходимо печатать светло-голубым, светло-зеленым или желтым цветом на листах стандартных форматов ряда А и распространять их среди заказчиков бланков и организаций, занимающихся разработкой унифицированных документов. Точность изготовления бланков, не имеющая большого значения при рукописном их заполнении, становится все более важным требованием в условиях их механизированного заполнения. С развертыванием работ по унификации документов управления в нашей стране возникли предложения по повышению точности изготовления бланков, а в 1973 г. в системе Госкомиздата СССР введены технические условия (ТУ) на бланочную продукцию. Несмотря на то, что они разработаны впервые, записанные в них требования довольно высокие. Допускаемые отклонения от точного размера поля установлены в пределах +1 мм, допускаемое отклонение на косину — 0,1% от размеров вдоль реза и т. д. Даже допускаемое отклонение 2 мм размера бланка от утвержденного образца, хотя н не полностью соответствует требованиям унификации и стандартизации документов, на первое время является прогрессивным. Эти ТУ должны быть повсеместно внедрены, а содержащиеся в них требования необходимо еще более повысить. В рассмотренных ТУ форматы изготавливаемых бланков не указаны, а лишь содержится запись, что при утверждении размера бланка заказчик обязан предусмотреть полное использование стандартного формата бумажного листа . Однако на практике используют отмененные форматы, считая, что невозможно изготавливать бланки по действующему ГОСТ 9327—60 из получаемой бумаги. [c.78]
При упрощенном подходе к этой задаче часто высказывается пожелание, чтобы взамен множества применяемых бланков и форм было бы минимальное их количество. Такой подход к унификации и стандартизации документов оказывается неэффективным, и пояснить это можно на примере бланков товаросопроводительных документов. Так, до утверждения ГОСТ 6.37—71 применялись типовые формы товаросопроводительных документов, установленные в свое время Минвнешторгом. Некоторые предприятия на основе этих форм разработали бланки со значительным объемом трафаретного текста, приспособленные для применения только на своем предприятии, а иногда только для одного вида товара. Такое кажущееся отступление от унифицированной формы бланков оказывается экономически оправданным. Например, в сертификате о качестве продукции, применявшемся одним из химических заводов, в бланк были впечатаны типографским способом 13 реквизитов, что составляло 17 строк, а на пишущей машине заполнялось лишь 10 строк. Причем в состав показателей качества товара было включено 12 специфических параметров, что привело к изменению бланка Минвнешторга. Если бы в этом случае применялся-установленный Минвнешторгом единый бланк, то за счет увеличения тиража при одновременном его изготовлении для нескольких предприятий снижение себестоимости типографской печати могло бы составить 0,3 коп. на 1 лист, а заполнение с помощью пишущей машины дополнительных 17 строк, которые не были бы предварительно занесены в бланк, при печатании одновременно 5 экз. удорожило бы его примерно на 1 коп. Еще более эффективным является применение на предприятиях бланков с нанесением типографским способом наименований часто отгружаемых товаров, которые уменьшают объем записей, производимых на пишущих машинах. [c.97]
Теперь можно сделать вывод о целесообразных пределах унификации и стандартизации документов стандарты должны устанавливать типовые формы и допускаемые отклонения от них, позволяющие создавать унифицированные документы, которые дают в конкретных условиях максимальный экономический эффект от их применения. Следующей за внешнеторговой системой документации, имеющей наибольший опыт стандартизации в общегосударственном масштабе, является организационно-распорядительная. Одновременно с разработкой стандарта на основные положения этой унифицированной системы документации, используемой в АСУ ГОСТ 6.15.1—75 (впрочем <ак [c.99]
Перечисленные направления дают наибольший эффект от унификации и стандартизации документов, трудно поддающийся количественному подсчету. Его называют косвенным и, как правило, в расчетах не определяют. [c.155]
Высокая эффективность унификации и стандартизации документов требует активного внедрения действующих стандартов, унифицированных форм, практической реализации установленных принципов и предложенных методов этой работы, а также дальнейшего развития этой важнейшей народнохозяйственной деятельности. [c.167]
Для полной реализации рассмотренных направлений, принципов, методов комплексной унификации и стандартизации документов управления и их дальнейшего развития на основе оптимизации по критериям, соответствующим интересам социалистического общества, необходимо развивать научные исследования по совершенствованию и отработке методов комплексной унификации и стандартизации управленческих документов с целью их использования при разработке стандартов на документацию, а также типовых форм унифицированных документов расширить пропаганду эффективности, основных идей и методов унификации и стандартизации документов как необходимой основы для их успешного внедрения объединить имеющиеся отдельные ведомственные системы управления документацией в единую общегосударственную систему, регулирующую развитие документации, исходя из интересов народного хозяйства в целом [c.167]
Требования к служебным документам регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления — сегодня одна из актуальных задач всех учреждений, организаций, предприятий, вузов. Одним из путей ее эффективного решения является унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы. [c.524]
Общее научно-методическое руководство работами по унификации и стандартизации документов, разработке соответствующих унифицированных систем документации (УСД) и унифицированных форм документов осуществляет Госстандарт. К началу 1984 г. было разработано и утверждено 16 УСД общесоюзного значения, 27 государственных стандартов на [c.20]
На совершенствование документов существенное влияние оказывает архивоведение — комплексная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и практические основы архивного дела. В разработке различных проблем архивоведения активно участвуют В. Н. Автократов, Ф. И. Долгих, Н. П. Ерош-кин, А. А. Кузин, А. П. Курантов, М. С. Селезнев, Ж Ф. Сергазин, СО. Шмидт, СВ. Шухардин и др. Механизация и автоматизация процессов изготовления и обработки документов управления выявила решающее значение унификации их форм и правил оформления для повышения эффективности этих процессов. Оказалось, что ни одна из перечисленных выше научных дисциплин унификацию форм документов не считала своей задачей. В 1966 г такая работа применительно к внешнеторговым и организационно-распорядительным документам была поручена специалистам ВНИИС и двум организациям-соисполнителям. При унификации и стандартизации документов управления были использованы общие методы стандартизации, созданные ведущими учеными в этой области — В. В. Бойцовым, А. В. Гличевым, В. В. Ткаченко, а также математические методы, которые [c.9]
Несмотря на то что унификация и стандартизация документов успешно развиваются, ее направления и принципы проведения, начиная с 1971 г. и до последнего времени, интенсивно обсуждаются, что создает условия для повышения эффективности проводимых работ. Ниже отражаются результаты и предложения, полученные при проведении работ по унификации и стандартизации документов во ВНИИС и МГИАИ, а также в ор-ганиз ациях-соисполнителях. [c.29]
Существенным неудобством применяемых пишущих автоматов является необходимость при печатании документа вручную с одновременным изготовлением машинного носителя перемещать каретку только последовательными ударами по пробельному клавишу. При частом перемещении каретки на значительные отрезки строки существенно снижаются производительность труда оператора и скорость изготовления документов в автоматическом режиме. В случаях, когда величины таких перемещений в разных строках не совпадают, не может помочь и табулятор. В обычных пишущих машинах это неудобство не ощущается, так как каретку можно переместить вручную, автомат Этою перемещения не повторяет. Необходимо, чтобы пишущие автоматы при работе в автоматическом режиме могли повторять перемещения каретки, производимые вручную оператором. Если это технически окажется сложным, то как промежуточное решение было бы целесообразно ввести клавиши для перемещения каретки на заданное число шагов письма (на 5, 10 или 15) от одного нажима с последующим повторением этой операции в автоматическом режиме. Диктофоны относительно мало влияют на унификацию и стандартизацию документов. Можно только отметить, что при диктовке коротких участков текста, затем впечатывае- [c.58]
После утверждения государственного стандарта СССР на формуляр-образец внешнеторговых документов специалисты ВНИИС приступили к унификации и стандартизации документов на его основе. [c.121]