Высокая эффективность унификации и стандартизации документов требует активного внедрения действующих стандартов, унифицированных форм, практической реализации установленных принципов и предложенных методов этой работы, а также дальнейшего развития этой важнейшей народнохозяйственной деятельности. [c.167]
Эффективность унификации и стандартизации документов проявляется в следующих основных направлениях. [c.145]
Результаты расчетов экономической эффективности унификации и стандартизации документов [c.151]
Сокращение переписки и уменьшение трудоемкости на ее составление, исключение дублирования и сегодня остаются актуальными задачами управленческого труда. Один из путей их эффективного решения состоит в унификации и стандартизации документов как по форме, так и по содержанию. [c.217]
Основная цель унификации и стандартизации - создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совер- [c.121]
Таким образом, унификация и стандартизация документов, исходя из условий повышения эффективности их механизированного изготовления, накапливает опыт, позволяющий рассчитывать на большие успехи в дальнейшем. [c.27]
Высокая эффективность унификации и стандартизации форм документов убедительно доказана практикой. Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значениями показателей и реквизитов, которые входят в него. Показатели и реквизиты могут быть разными, однако это не исключает возможности предъявления к ним общих требований. Кроме того, практика документирования показывает, что большое количество показателей и реквизитов, входящих в широкий круг документов, бывают одинаковыми. Таким образом, [c.27]
Рассматривая вопросы унификации и стандартизации документов, далее мы будем иметь в виду, что занимаемся рационализацией не избыточного документного потока, а только теми документами, которые действительно необходимы для эффективного управления. Ориентация документов на использование банков данных вытекает из предыдущего направления и является его дальнейшим развитием. Принцип проектирования интегрированных первичных документов, обслуживающих группу задач, можно считать этапом на пути этого развития . Хранение интегрированной информации может производиться в различном виде, т. е. банк данных может представлять традиционные документы, сформированные в удобном для пользования виде, или систему карт обычной картотеки, или перфорационные карты с краевой перфорацией для сортировки и поиска с применением простейшей механизации. Если подобная система накопления, хранения и поиска данных, необходимых для решения задач, основывается на применении средств вычислительной техники с автоматизацией выполняемых операций, то такой банк называют автоматизированным. [c.35]
При функционировании банков данных плановая, нормативная, постоянная или другая, редко изменяемая информация, вводится только один раз, а в дальнейшем лишь дополняется или корректируется при ее изменениях. Отчеты, вводимые в банк данных, плановых, нормативных и других постоянных показателей уже не содержат. Создание общей модели построения документов является одним из основных направлений унификации и стандартизации документов в настоящий период. Рассматривая документы, можно выделить их общие и частные характеристики. Совокупность общих характеристик может быть представлена в виде модели. Применение графических моделей построения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а при дальнейшем развитии и создание целой системы моделей, оказалось очень эффективным не только как направление, но и стало основным методом унификации и стандартизации документов. К рассмотрению этих моделей мы вернемся ниже в отдельной главе. [c.36]
При упрощенном подходе к этой задаче часто высказывается пожелание, чтобы взамен множества применяемых бланков и форм было бы минимальное их количество. Такой подход к унификации и стандартизации документов оказывается неэффективным, и пояснить это можно на примере бланков товаросопроводительных документов. Так, до утверждения ГОСТ 6.37—71 применялись типовые формы товаросопроводительных документов, установленные в свое время Минвнешторгом. Некоторые предприятия на основе этих форм разработали бланки со значительным объемом трафаретного текста, приспособленные для применения только на своем предприятии, а иногда только для одного вида товара. Такое кажущееся отступление от унифицированной формы бланков оказывается экономически оправданным. Например, в сертификате о качестве продукции, применявшемся одним из химических заводов, в бланк были впечатаны типографским способом 13 реквизитов, что составляло 17 строк, а на пишущей машине заполнялось лишь 10 строк. Причем в состав показателей качества товара было включено 12 специфических параметров, что привело к изменению бланка Минвнешторга. Если бы в этом случае применялся-установленный Минвнешторгом единый бланк, то за счет увеличения тиража при одновременном его изготовлении для нескольких предприятий снижение себестоимости типографской печати могло бы составить 0,3 коп. на 1 лист, а заполнение с помощью пишущей машины дополнительных 17 строк, которые не были бы предварительно занесены в бланк, при печатании одновременно 5 экз. удорожило бы его примерно на 1 коп. Еще более эффективным является применение на предприятиях бланков с нанесением типографским способом наименований часто отгружаемых товаров, которые уменьшают объем записей, производимых на пишущих машинах. [c.97]
Для полной реализации рассмотренных направлений, принципов, методов комплексной унификации и стандартизации документов управления и их дальнейшего развития на основе оптимизации по критериям, соответствующим интересам социалистического общества, необходимо развивать научные исследования по совершенствованию и отработке методов комплексной унификации и стандартизации управленческих документов с целью их использования при разработке стандартов на документацию, а также типовых форм унифицированных документов расширить пропаганду эффективности, основных идей и методов унификации и стандартизации документов как необходимой основы для их успешного внедрения объединить имеющиеся отдельные ведомственные системы управления документацией в единую общегосударственную систему, регулирующую развитие документации, исходя из интересов народного хозяйства в целом [c.167]
Требования к служебным документам регламентируются государственными стандартами на организационно-распорядительную документацию. Сокращение документации и уменьшение трудоемкости ее составления — сегодня одна из актуальных задач всех учреждений, организаций, предприятий, вузов. Одним из путей ее эффективного решения является унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию, выработка единых научно обоснованных правил подготовки документов, разработка и внедрение государственных стандартов на документы. [c.524]
Задание 3. Докажите экономическую эффективность унификации и стандартизации внешнеторговых документов. [c.15]
Основными задачами совершенствования формы документов следует считать при унификации — уменьшение разнообразия документов по форме и правилам оформления при стандартизации — формирование и введение в качестве обязательной нормы ограничений, позволяющих отобрать наиболее эффективные формы, правила составления и оформления документов и обеспечение их длительного применения. Унификация и стандартизация документов должны проводиться исходя из основополагающих принципов, схематично показанных на рис. 1.1. Перейдем к их рассмотрению. [c.22]
При определении экономического эффекта от унификации и стандартизации документов целесообразно взять за основу результаты оптимизации требований ГОСТов, сравнивая значения стандартизуемых параметров, сложившиеся традиционно и полученные путем расчетов. Кроме этого, следует учесть эффективность решений, принятых без предварительных оптимизационных расчетов ввиду их очевидной полезности (сокращенное написание даты, изготовление бланков только одного цвета, увеличение длины машинописных реквизитов и т.д.). Экономический эффект целесообразно определять раздельно по системам документации, во всяком случае необходимо отделить ОРД и другие текстовые документы от табличных. [c.148]
Результаты расчетов экономического эффекта от унификации и с т а н д а р ти з ации до ку ментов. Необходимость учета большого числа факторов, влияющих на эффективность, и сложность определения исходных данных затрудняют подсчет экономического эффекта от унификации и стандартизации документов. Так, А.А. Гличев по этому поводу пишет "Большой экономический эффект дает внедрение системы управленческой документации. Этот эффект трудно поддаётся конкретному цифровому исчислению, но он очевиден" [62, с. 27]. Поэтому расчеты выполнялись, как правило, с большой осторожностью, чтобы не завысить размер эффекта, особенно при представлении на утверждении ГОСТов. В табл. 5.12 приведены результаты выполненных в различное время и с разной степенью подробности расчетов экономического эффекта от унификации и стандартизации документов с учетом их изготовления и обработки с помощью технических средств. Опубликованные примеры расчетов экономии заработной платы и удельных затрат при внедрении действующих ГОСТов на ОРД и при дальнейшей унификации этих документов входят строкой в эту таблицу [88]. [c.150]
Определение экономической эффективности повышения качества организационного управления в результате совершенствования документации представляется исключительно важной перспективной задачей. Ее решение позволило бы точнее устанавливать суммарный (прямой и косвенный) экономический эффект совершенствования документации и на этой основе определять целесообразные границы деятельности по унификации и стандартизации документов. При этом определение эффекта от повышения оперативности получения необходимых для управления данных обеспечило бы более полное определение эффективности внедрения АСУ. [c.153]
Поскольку управленческий труд тесно связан с составлением документов, упрощение работы с ними, ускорение их составления и оформления — важная задача при совершенствовании работы аппарата управления. Наиболее эффективный путь решения этой задачи — унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию. [c.15]
Стремительный рост количества и разнообразия управленческой документации делает все более актуальной задачу ее совершенствования за счет исключения излишних документов, снижения объемов избыточности содержащейся в них информации, снижения затрат труда на все виды работ с документацией. Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация и стандартизация. В. И. Ленин в 1922 году писал Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное . Многое уже сделано по этому указанию Владимира Ильича, однако усиленный поток информации за прошедшие полвека усложнил эту задачу. Разработкой теории документов независимо от их назначения занимается секция документалистики Научного совета по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР. Десятки других организаций различных министерств и ведомств ведут работу по совершенствованию отдельных систем документации научно-технической, конструкторской и технологической, проектной, нормативно-технической, плановой и др. Документы, относящиеся к различным системам, имеют свои традиционно сложившиеся особенности, что требует особых навыков для работы с ними. Документы, наиболее широко применяемые в органах управления народным хозяйством, называют управленческими, к ним относят плановую, отчетно-статистическую, первично-учетную, финансовую, бухгалтерскую, органи- [c.3]
В Отчетном докладе XXV съезду партии Генеральный секретарь ЦК КПСС Л. И. Брежнев сказал Практическое внедрение новых научных идей — это сегодня не менее важная задача, чем их разработка . Это в полной мере относится к унификации и стандартизации управленческих документов, встречающих специфические трудности на пути внедрения. Данная работа призвана содействовать преодолению этих трудностей, в ней, во-первых, показываются методы унификации и стандартизации управленческих документов, их эффективность, во-вторых, рекомендуются способы внедрения этих документов в практику. Содержание книги, ее теоретические выводы и рекомендации являются результатом обобщения значительного материала и уже в настоящее время могут быть широко использованы на практике. [c.5]
Чтобы улучшить типовые формы и бланки конкретных документов, необходимо начинать унификацию и стандартизацию с государственных стандартов на системы документации, так как мы уже установили, что наиболее эффективными являются унификация и стандартизация сверху вниз, опускаясь по уровням управления, для которых [c.105]
Фактическая эффективность унификации всех управленческих документов будет выше самых смелых предварительных расчетов, так как в дополнение к ним при унификации и стандартизации уменьшается рост количества создаваемых документов и повышается эффективность управления в целом. [c.166]
Унификация и стандартизация терминологии позволяют эффективно кодировать документы, в ряде случаев вводить в ЭВМ содержащуюся [c.24]
Системы графических моделей, подобные созданной для внешнеторговых документов, могут быть разработаны и применительно к другим системам документации, для которых утверждены ГОСТы на формуляры-образцы и типовые формы (их называют унифицированными, что менее верно, так как унификация — непрерывный процесс и. для этих групп только начавшийся). Их совершенствование на основе принципов и методов, найденных при стандартизации внешнеторговых и организационно-распорядительных документов, позволит повысить эффективность унификации и других систем управленческой документации. [c.46]
Таким образом, эффективная унификация документов оказалась невозможной без предварительного построения системы согласованных формуляров-образцов. Их согласование, а также увязка строящихся на их основе типовых форм документов должны стать основными направлениями дальнейшего развития унификации и стандартизации документации. [c.48]
Выполненная работа позволила установить, что наиболее эффективными направлениями совершенствования документов независимо от степени механизации и автоматизации процессов обработки содержащейся в них информации являются унификация и стандартизация, проводимые в соответствии с изложенными выше принципами. Важнейшим из них является создание системы графических и математических моделей построения форм Документов при комплексном подходе к стандартизации документов с учетом технологии их изготовления и обработки. При этом в отличие от существовавшего ранее подхода учтены такие важные этапы технологии обработки, как чтение документов работниками аппарата управления и операторами, переносящими данные из них на машинные носители. Справедливость предложенных принципов подтверждена использованием их в методических указаниях, утвержденных Госстандартом и применяемых министерствами и ведомствами. [c.154]
Суммарный экономический эффект полной унификации и стандартизации всех управленческих документов в масштабе страны с учетом положений настоящей работы и других работ, выполняемых в этой области, оценен в 1/4 млрд. руб. в год. Внедрение содержащихся в данной работе предложений дает существенное сокращение затрат труда на всех уровнях управления (возрастающее по мере его механизации и автоматизации), повышает его оперативность и точность, обеспечивает экономию бумаги, повышает эффективность использования средств организационной и вычислительной техники, улучшает условия и культуру труда, создает предпосылку для дальнейшего развития творческих элементов управленческого труда в результате сокращения времени на технические операции, обеспечивая в итоге повышение эффективности управления в целом. [c.158]
На совершенствование документов существенное влияние оказывает архивоведение — комплексная дисциплина, изучающая и разрабатывающая теоретические, методические и практические основы архивного дела. В разработке различных проблем архивоведения активно участвуют В. Н. Автократов, Ф. И. Долгих, Н. П. Ерош-кин, А. А. Кузин, А. П. Курантов, М. С. Селезнев, Ж Ф. Сергазин, СО. Шмидт, СВ. Шухардин и др. Механизация и автоматизация процессов изготовления и обработки документов управления выявила решающее значение унификации их форм и правил оформления для повышения эффективности этих процессов. Оказалось, что ни одна из перечисленных выше научных дисциплин унификацию форм документов не считала своей задачей. В 1966 г такая работа применительно к внешнеторговым и организационно-распорядительным документам была поручена специалистам ВНИИС и двум организациям-соисполнителям. При унификации и стандартизации документов управления были использованы общие методы стандартизации, созданные ведущими учеными в этой области — В. В. Бойцовым, А. В. Гличевым, В. В. Ткаченко, а также математические методы, которые [c.9]
Несмотря на то что унификация и стандартизация документов успешно развиваются, ее направления и принципы проведения, начиная с 1971 г. и до последнего времени, интенсивно обсуждаются, что создает условия для повышения эффективности проводимых работ. Ниже отражаются результаты и предложения, полученные при проведении работ по унификации и стандартизации документов во ВНИИС и МГИАИ, а также в ор-ганиз ациях-соисполнителях. [c.29]
В.М. Жеребин писал "Неотъемлемой частью всякой работы по совершенствованию экономических информационных систем и внедрению автоматизированных систем управления является рационализация документации, которая осуществляется по следующим направлениям унификация и стандартизация документов минимизация числа документов и состава содержащейся в них информации совершенствование форм и носителей информации с учетом требований машинной обработки" [72, с. 126]. Последняя задача также решается в процессе унификации и стандартизации, однако это лишь усиливает их значение. Ю.И. Черняк отмечал, что "никакая автоматизированная и механизированная обработка данных не может быть эффективной, если ей не предшествует полная комплексная унификация всех документов, циркулирующих в данной управляющей системе" [131, с. 101]. [c.19]
Результаты унификации и стандартизации документов позволяют повысить производительность труда на различных этапах технологического процесса работы с документами. Унификация и стандартизация полезны и при традиционных, ручных способах работы с документацией, но их эффективность возрастает по мере механизации и автоматизации технологического процесса. Табл. 1.3 иллюстргпрует эту зависимость. [c.21]
О цели и задачах унификации и стандартизации документов. Несмотря на то что унификация и стандартизация управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники проводятся уже более 10 лет, принципы их проведения постоянно обсуждаются в печати, что создает условия для развития теоретической основы этой деятельности, а следовательно, и для повышения ее эффективности. В этом обсуждении, кроме автора [82, 89, 107] принимали активное участие В.Н. Автократов и А.Н. Сокова [45], М.А. Васильев, Ю.Б. Киба и Н.И. Цибизов [57,75] и др. [c.22]
Применение графических моделей прстроения отдельных систем документации (формуляров-образцов), а также создание целой системы таких моделей оказалось очень эффективным принципом и основой методов унификации и стандартизации документов. На рассмотрении этих моделей мы остановимся ниже в отдельной главе. В развитие графических могут быть применены математические модели построения документов. [c.24]
Методы расчета экономического эффекта от унификации и стандартизации документов. А.В. Гли-чев, Л.Б. Сульповар, М.Л. Ратнер разработали общие принципы определения экономической эффективности стандартизации и предложили конкретные методы расчета экономического эффекта для основных видов стандартов. В одном из разработанных ими ГОСТов содержались примеры определения экономического эффекта от стандартизации технической документации [37]. Эти расчеты были построены на определении экономии заработной платы при работе со стандартными документами за счет ускорения обучения правилам оформления чертежей, механизированного изготовления документов по методу однократной записи и снижения затрат времени на исправление ошибок. [c.146]
Выявление общего в документах и придание им единого решения упрощает ручные методы работы с ними, делает работу более производительной, снижает затраты и время на обучение управленческих кадров. Еще важнее выработать л соблюдать общие требования к управленческим документам в условиях создания и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ), повышение эффективности которых предусмотрено решениями XXV съезда КПСС. В условиях АСУ резко возрастает эффект унификации и стандартизации всех управленческих документов. С 1966 г. в нашей стране широко развернулась работа по стандартизации управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники. Методическое руководство этими работами и выполнение важнейших из них было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС). В результате было разработано рациональное построение документов на основе графических моделей. Разработанные принципы и методы унификации и стандартизации проверены на практике при унификации и стан а тиза ии нескольких систем док 7ментаттии. Они отражены в нормативно-технических, научных, методических и информационных материалах институтов Госстандарта СССР и его институтов (с 1975 г. головным по стандартизации документов был назначен Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ), а также Московского государственного историко-архивного института (МГШШ). [c.4]
Смотреть страницы где упоминается термин Эффективность унификации и стандартизации документов
: [c.64] [c.82] [c.128] [c.128] [c.136] [c.158] [c.141] [c.147] [c.282] [c.37] [c.153]Смотреть главы в:
Унификация документов управления -> Эффективность унификации и стандартизации документов