К основным функциям руководителя-менеджера в МСБ отнесем создание функциональной структуры подчиненности (организационной структуры управления) определение полномочий, ответственности по функциям деятельности определение процедурных правил приемов, совещаний, телефонных переговоров разработку правил внутреннего трудового распорядка унификацию и стандартизацию управленческих документов совершенствование внутренних и внешних коммуникаций применение вычислительной техники в производстве и управлении улучшение условий труда работников. [c.52]
В Отчетном докладе XXV съезду партии Генеральный секретарь ЦК КПСС Л. И. Брежнев сказал Практическое внедрение новых научных идей — это сегодня не менее важная задача, чем их разработка . Это в полной мере относится к унификации и стандартизации управленческих документов, встречающих специфические трудности на пути внедрения. Данная работа призвана содействовать преодолению этих трудностей, в ней, во-первых, показываются методы унификации и стандартизации управленческих документов, их эффективность, во-вторых, рекомендуются способы внедрения этих документов в практику. Содержание книги, ее теоретические выводы и рекомендации являются результатом обобщения значительного материала и уже в настоящее время могут быть широко использованы на практике. [c.5]
Предлагаемая читателям монография посвящена актуальному вопросу — комплексной унификации и стандартизации управленческих документов, материал книги изложен в форме, доступной для самого широкого круга читателей. [c.5]
Теперь о целесообразных пределах унификации и стандартизации управленческих документов. [c.97]
Эффективность унификации и стандартизации управленческих документов проявляется в следующих основных направлениях [c.155]
При унификации и стандартизации управленческих документов требуются относительно небольшие капитальные вложения, предназначенные для разработки типовых и трафаретных текстов, внедрения унифицированных и стандартных документов, приобретения средств организационной и вычислительной техники, оборудования, изготавливающего бланки, создания дополнительных запасов бланков. [c.157]
Для полной реализации рассмотренных направлений, принципов, методов комплексной унификации и стандартизации документов управления и их дальнейшего развития на основе оптимизации по критериям, соответствующим интересам социалистического общества, необходимо развивать научные исследования по совершенствованию и отработке методов комплексной унификации и стандартизации управленческих документов с целью их использования при разработке стандартов на документацию, а также типовых форм унифицированных документов расширить пропаганду эффективности, основных идей и методов унификации и стандартизации документов как необходимой основы для их успешного внедрения объединить имеющиеся отдельные ведомственные системы управления документацией в единую общегосударственную систему, регулирующую развитие документации, исходя из интересов народного хозяйства в целом [c.167]
Методы унификации и стандартизации управленческих документов. М., Стандарты, 1978. [c.180]
В настоящее время практическая деятельность по унификации и стандартизации управленческих документов широко развита в нашей стране и за рубежом. Однако произошло некоторое отставание в теории, что придает особую актуальность монографии В.И. Кокорева. [c.3]
| Рис. 1.1. Перечень и взаимосвязь цели, задач и принципов унификации и стандартизации управленческих документов |  |
Изложенные выше принципы и методы позволили поставить унификацию и стандартизацию управленческих документов на научную основу и сделать эту деятельность более результативной, однако ее базой до последнего времени была стандартизация сложившихся форм. [c.57]
Ра зр а б о т к а рекомендаций по совершенствованию комплекса стандартов на управленческую документацию. Рассмотрев выполнение работ по унификации и стандартизации управленческих документов, обратимся к их дальнейшему развитию в условиях применения современных технических средств. Выполненные и предлагаемые стадии такой унификации и стандартизации приведены в табл. 5.8. [c.141]
Унификацию и стандартизацию управленческих документов следует рассматривать как один из факторов повышения производительности управленческого труда. Унификация документов — это выбор рациональных структур их построения, приведение документов к единообразию на основе установления рационального количества их форм и типизация построения. Она применяется не только к управленческим документам, но и к новым системам. Так, например, унифицированы проездные, авиационные и железнодорожные билеты. [c.15]
Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным и прямым. [c.17]
Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации — создание системы документов, внедрение которой, взамен применяемой, даст значительный экономический эффект в народном хозяйстве. Использование таких документов должно одновременно способствовать росту творческих элементов в управленческом труде, повышению его культуры. [c.27]
Чтобы представить значение цели настоящей работы - разработки методов комплексной унификации и стандартизации форм документов, рассмотрим более общую цель как систему более высокого уровня. Общая цель унификации и стандартизации управленческой документации состоит в том, чтобы путем совершенствования их содержания и формы создать систему документов, внедрение которой даст максимальный экономический эффект в народном хозяйстве. [c.22]
Сокращение переписки и уменьшение трудоемкости на ее составление, исключение дублирования и сегодня остаются актуальными задачами управленческого труда. Один из путей их эффективного решения состоит в унификации и стандартизации документов как по форме, так и по содержанию. [c.217]
В деятельности по регламентированию управленческого труда трудоемкость операций по анализу, обработке и составлению регламентов управления с течением времени возрастает. Это обусловливает необходимость их унификации и стандартизации, что наиболее полно отражается в понятии моделирования документов. [c.144]
Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количе- [c.11]
Основная цель унификации и стандартизации - создание таких форм документов, применение которых будет экономически эффективно, приведет к увеличению времени на творческие элементы управленческого труда, повысит общую культуру управления. Унификация и стандартизация документов - основные направления совер- [c.121]
Унификация и стандартизация документов в России. Унифицированные системы документов и их роль в управлении организациями и выполнении управленческих функций. [c.204]
Стремительный рост количества и разнообразия управленческой документации делает все более актуальной задачу ее совершенствования за счет исключения излишних документов, снижения объемов избыточности содержащейся в них информации, снижения затрат труда на все виды работ с документацией. Одним из наиболее эффективных направлений совершенствования документов является их унификация и стандартизация. В. И. Ленин в 1922 году писал Я считаю, что нормализацию бумажной работы мы должны выработать, и ее потом применять всюду. Это самое важное . Многое уже сделано по этому указанию Владимира Ильича, однако усиленный поток информации за прошедшие полвека усложнил эту задачу. Разработкой теории документов независимо от их назначения занимается секция документалистики Научного совета по комплексной проблеме Кибернетика АН СССР. Десятки других организаций различных министерств и ведомств ведут работу по совершенствованию отдельных систем документации научно-технической, конструкторской и технологической, проектной, нормативно-технической, плановой и др. Документы, относящиеся к различным системам, имеют свои традиционно сложившиеся особенности, что требует особых навыков для работы с ними. Документы, наиболее широко применяемые в органах управления народным хозяйством, называют управленческими, к ним относят плановую, отчетно-статистическую, первично-учетную, финансовую, бухгалтерскую, органи- [c.3]
Международная организация по стандартизации (ИСО) имеет в своем составе около 150 специализированных технических комитетов (ТК). Каждый из них объединяет несколько подкомитетов (ПК) по более конкретным вопросам, которые подготавливают проекты международных стандартов. Эти проекты после обсуждения и голосования принимаются как основа для национальной стандартизации страны. Вопросами унификации и стандартизации документов в ИСО занимаются несколько технических комитетов и подкомитетов. Среди них ТК 46 Документация , ТК 68 Банковские процедуры , ТК 95 Канцелярские машины , ТК 97 Вычислительные машины и обработка информации , ТК 130 Технология полиграфии и другие. Однако основные вопросы унификации управленческих документов решаются в созданном относительно недавно ТК 154 Документы и элементы информации в управлении, торговле и промышленности . [c.18]
Учитывая изложенное, представляется обоснованным постоянное развитие работ по унификации управленческих документов. В плане развития народного хозяйства СССР на последующие годы предусматривается совершенствование и внедрение унифицированных управленческих систем документации, используемых в АСУ. Говоря о работах по стандартизации управленческих документов в СССР, следует отметить, что они ведутся на высоком уровне. Этому способствует планомерное ведение нашего хозяйства, обязательность стандартизации и большое внимание партии и правительства к проведению этой работы. [c.19]
Проводя унификацию и стандартизацию документов в рассмотренных выше направлениях, необходимо, в зависимости от конкретных условий, применять рассмотренные принципы в разной степени, что определяется методами унификации и стандартизации документов. Однако прежде чем перейти к рассмотрению этих методов, необходимо более подробно остановиться на одном из важнейших элементов комплексной стандартизации — взаимосвязи средств организационной и вычислительной техники с формами управленческих документов и рассмотреть модели построения управленческих документов как основу методов их унификации и стандартизации. [c.54]
Фактическая эффективность унификации всех управленческих документов будет выше самых смелых предварительных расчетов, так как в дополнение к ним при унификации и стандартизации уменьшается рост количества создаваемых документов и повышается эффективность управления в целом. [c.166]
Унификация и стандартизация организационно-распорядительных документов направлены прежде всего на обеспечение сокращения видов документов, единообразного размещения показателей на бланках документа, сокращения форматов документов, а также обеспечение сопоставимости информации во взаимосвязанных документах и применения трафаретных текстов. При проведении этих работ предусматривается регламентация общих принципов, создание необходимых моделей построения документов при оформлении одинаковых управленческих операций и решения однотипных повторяющихся задач управления. К основным принципам унификации относятся [c.179]
При такой классификации управленческих документов система документации определяется как совокупность взаимосвязанных документов, применяемых при реализации функций управления народным хозяйством или комплекса функций при управлении отраслью. В десятой пятилетке начата унификация и стандартизация еще двух систем документации по социальному обеспечению (Госкомтруд СССР) и по изобретениям и открытиям (Госкомизобретений). На основе такого разделения управленческих документов на системы построен Общесоюзный классификатор управленческой документации (ОКУД), утвержденный в 1975 г. Госстандартом [39]. [c.9]
Работа по унификации и стандартизации документов должна предусматривать терминологическое упорядочение названий видов и разновидностей документов, их реквизитов, а также содержащихся в документах управленческих текстов на естественном языке. В основных положениях Единой государственной системы делопроизводства отражены результаты такой работы для ОРД [38]. [c.24]
Эти первые расчеты экономического эффекта показали, что каждый рубль, вложенный в стандартизацию управленческих документов с учетом последующих затрат на их внедрение, дает экономический эффект в 100 и более рублей, что является весьма высоким показателем. Аналогичные расчеты были проведены для различных систем управленческой документации, а также для отдельных предложений по межсистемной унификации документов с учетом все большего числа факторов и привлечением более точных исходных данных [63,120]. [c.146]
Результаты расчетов экономического эффекта от унификации и с т а н д а р ти з ации до ку ментов. Необходимость учета большого числа факторов, влияющих на эффективность, и сложность определения исходных данных затрудняют подсчет экономического эффекта от унификации и стандартизации документов. Так, А.А. Гличев по этому поводу пишет "Большой экономический эффект дает внедрение системы управленческой документации. Этот эффект трудно поддаётся конкретному цифровому исчислению, но он очевиден" [62, с. 27]. Поэтому расчеты выполнялись, как правило, с большой осторожностью, чтобы не завысить размер эффекта, особенно при представлении на утверждении ГОСТов. В табл. 5.12 приведены результаты выполненных в различное время и с разной степенью подробности расчетов экономического эффекта от унификации и стандартизации документов с учетом их изготовления и обработки с помощью технических средств. Опубликованные примеры расчетов экономии заработной платы и удельных затрат при внедрении действующих ГОСТов на ОРД и при дальнейшей унификации этих документов входят строкой в эту таблицу [88]. [c.150]
Показано, что основные особенности унификации и стандартизации различных объектов справедливы и для управленческих документов, используемых в АСУ. Установлено, что унификация и стандартизация форм и правил составления документов должны базироваться на общей закономерности стандартизации, сформулированной как оптимизация процессов практической деятельности, и на зависимостях параметров документов от факторов, характеризующих условия их применения. [c.154]
Суммарный экономический эффект полной унификации и стандартизации всех управленческих документов в масштабе страны с учетом положений настоящей работы и других работ, выполняемых в этой области, оценен в 1/4 млрд. руб. в год. Внедрение содержащихся в данной работе предложений дает существенное сокращение затрат труда на всех уровнях управления (возрастающее по мере его механизации и автоматизации), повышает его оперативность и точность, обеспечивает экономию бумаги, повышает эффективность использования средств организационной и вычислительной техники, улучшает условия и культуру труда, создает предпосылку для дальнейшего развития творческих элементов управленческого труда в результате сокращения времени на технические операции, обеспечивая в итоге повышение эффективности управления в целом. [c.158]
Особое место в управленческой деятельности учреждений, организаций и предприятий занимают служебные организационно-распорядительные документы (ОРД). ОРД в равной степени представляют интерес для работников как канцелярии, так и экономических служб. Для упрощения работы с ОРД, ускорения их составления и оформления проведена унификация и стандартизация ОРД по форме и по содержанию. [c.21]
Поскольку управленческий труд тесно связан с составлением документов, упрощение работы с ними, ускорение их составления и оформления — важная задача при совершенствовании работы аппарата управления. Наиболее эффективный путь решения этой задачи — унификация и стандартизация документов как по форме, так и по содержанию. [c.15]
Кроме этих систем, относящихся к управленческой документации, проводится унификация и ряда других. Так, созданы и развиваются дальше государственная система стандартизации и нормативно-технической документации, система документации, определяющая показатели качества, надежности и долговечности продукции, система проектно-конструкторской документации, система технологической документации, проектной документации по капитальному строительству. Все эти системы относятся к большой группе технических документов, и мы их рассматривать не будем. [c.13]
Возникновение и стандартизация первой графической модели. Для унификации управленческой документации были созданы сначала описательные, а затем и графические модели, отражающие форму и частично содержание документов. [c.30]
Системы графических моделей, подобные созданной для внешнеторговых документов, могут быть разработаны и применительно к другим системам документации, для которых утверждены ГОСТы на формуляры-образцы и типовые формы (их называют унифицированными, что менее верно, так как унификация — непрерывный процесс и. для этих групп только начавшийся). Их совершенствование на основе принципов и методов, найденных при стандартизации внешнеторговых и организационно-распорядительных документов, позволит повысить эффективность унификации и других систем управленческой документации. [c.46]
Теоретические разработки унификации и стандартизации управленческих документов проводились прежде на основе применения гуманитарных наук. В частности, очень много сделали для совершенствования документов историки-документоведы, решившие удачно многие вопросы на качественном уровне. Рассматриваемая же работа ставит задачу создания теоретических основ унификации и стандартизации документов, применяемых в управлении на основе использования количественных методов, основанных на технико-экономическом системном подходе к проблеме, с использованием методов оптимизации. [c.3]
О цели и задачах унификации и стандартизации документов. Несмотря на то что унификация и стандартизация управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники проводятся уже более 10 лет, принципы их проведения постоянно обсуждаются в печати, что создает условия для развития теоретической основы этой деятельности, а следовательно, и для повышения ее эффективности. В этом обсуждении, кроме автора [82, 89, 107] принимали активное участие В.Н. Автократов и А.Н. Сокова [45], М.А. Васильев, Ю.Б. Киба и Н.И. Цибизов [57,75] и др. [c.22]
Стандартизация — это форма юридического закрепления результатов унификации. В практике совершенствования документацион-ного обеспечения управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты на терминологию делопроизводства и архивного дела и на требования к составлению и оформлению управленческих документов. В настоящее время действуют два стандарта ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов и ГОСТ Р 51141 -98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения . [c.121]
Выявление общего в документах и придание им единого решения упрощает ручные методы работы с ними, делает работу более производительной, снижает затраты и время на обучение управленческих кадров. Еще важнее выработать л соблюдать общие требования к управленческим документам в условиях создания и внедрения автоматизированных систем управления (АСУ), повышение эффективности которых предусмотрено решениями XXV съезда КПСС. В условиях АСУ резко возрастает эффект унификации и стандартизации всех управленческих документов. С 1966 г. в нашей стране широко развернулась работа по стандартизации управленческих документов с учетом требований организационной и вычислительной техники. Методическое руководство этими работами и выполнение важнейших из них было поручено Всесоюзному научно-исследовательскому институту стандартизации (ВНИИС). В результате было разработано рациональное построение документов на основе графических моделей. Разработанные принципы и методы унификации и стандартизации проверены на практике при унификации и стан а тиза ии нескольких систем док 7ментаттии. Они отражены в нормативно-технических, научных, методических и информационных материалах институтов Госстандарта СССР и его институтов (с 1975 г. головным по стандартизации документов был назначен Всесоюзный научно-исследовательский институт технической информации, классификации и кодирования (ВНИИКИ), а также Московского государственного историко-архивного института (МГШШ). [c.4]
Завершение оптимизации требований к документам, проводимой в МГИАИ, и их стандартизация позволили бы повысить эффективность унификации документов. Плановое ведение хозяйства нашей страны создает благоприятные условия для централизованного изготовления оригиналов-макетов и печати всех бланков управленческих документов, применяемых в стране. Это позволи- [c.136]
Смотреть страницы где упоминается термин Унификация и стандартизация управленческих документов
: [c.22] [c.37] [c.166]Смотреть главы в:
Курс делопроизводства -> Унификация и стандартизация управленческих документов