НЕКОТОРЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО СОСТАВЛЕНИЮ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.232]
КРАТКИЙ СЛОВАРЬ-СПРАВОЧНИК ДЛЯ СОСТАВЛЕНИЯ ТЕКСТОВ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ [c.246]
Цель настоящей книги состоит в том, чтобы, с одной стороны, показать специфику языка служебной документации, с другой — ознакомить работника аппарата управления с методическими рекомендациями по составлению текстов служебных документов, выработанными на основе передового опыта, сложившихся традиций и новейших достижений в области документной лингвистики. [c.3]
Завод "Прогресс" (1) просит провести обучение руководящего состава завода по вопросу составления текстов служебных документов". [c.43]
Составление текстов служебных документов [c.36]
Письма необходимо составлять на фирменных бланках предприятия или организации. Они должны иметь следующие реквизиты, располагаемые в порядке, определенном ГОСТ 6.39—72 Герб СССР или союзной республики (в зависимости от ведомственной принадлежности предприятия) эмблему организации изображение правительственных наград коды письма (если принята система механизированного хранения и поиска документов) наименование министерства или ведомства, предприятия или организации структурного подразделения — отправителя письма адресат отправления резолюцию на письме гриф утверждения (при необходимости) тек-.ста письма руководителем вышестоящей организации индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес предприятия-отправителя номер телетайпа, телефона, счета в банке, название вида документа дату отправления индекс письма ссылку на индекс и дату входящего документа место составления или издания документа отметку о контроле (если письмо ставится на контроль) заголовок письма по тексту текст письма отметку о наличии приложений подпись ответственного лица гриф согласования и подпись согласующего лица с указанием его должности отметку о заверении копий (на втором или последующих экземплярах) визы (на втором экземпляре) отметку о поступлении письма фамилию исполнителя письма и номер его служебного телефона (на обороте последнего листа документа). [c.38]
Диктофон Нида-2 — красиво оформленный аппарат, оснащенный всеми современными приспособлениями, обеспечивающими эффективное применение его для записи выступлений, составления писем и других служебных документов. Имеет педаль дистанционного управления и головные телефоны с помощью пишущей машины можно переносить текст на бумагу. [c.189]
По своему внешнему виду оригиналы могут быть черновиками (первоначальный текст редакций и вариантов, с исправлениями, поправками и т. п.), которые В. И. Ленин называл черняками и беловиками , то есть переписанными или выполненными (чертежи и т. п.) на бело . Составление черновиков не является обязательным. В качестве синонима понятия оригинал употребляют и термин подлинник , хотя по своему смыслу слово подлинник ( достоверный , действительный ) имеет иное значение, чем то, которое вкладывают в понятие оригинал ( самобытный , первоначальный ), чтобы оригинал, особенно служебного документа, стал подлинником, он должен быть составлен по форме подписан соответствующим должностным лицом, в eMe случаев иметь бланк, печать, индекс. [c.34]
Служебное письмо составляется с соблюдением тех же требований, которые предъявляются и к другим служебным документам. Текст письма состоит из двух логически связанных частей. В первом аргументируется необходимость в написании письма, а во второй излагаются предложения или просьбы, которые обусловили потребность обращения с письмом. Оформляется письмо на фирменном бланке с заполнением следующих реквизитов наименования структурного- подразделения, адресата, даты, индекса, ссылки на индекс и дату входящего документа, заголовка к тексту, текста, подписи, телефона и фамилии исполнителя. Бухгалтерия составляет служебные письма по расчетно-финансовым вопросам, а также методике ведения учета и составления отчетности. [c.372]
Подготовка служебных документов, составление их на основе указаний руководителя, оформление на пишущей машине — все это входит в обязанности секретаря руководителя. Подсчитано, что работники управленческого аппарата затрачивают на документирование до 80 % своего рабочего времени. Секретарь должен уметь составить на основе кратких указаний руководителя тексты писем, поздравлений, соболезнований, проекты распорядительных и информационных документов. [c.224]
Подобные примеры употребления словосочетаний в служебных документах даются как приложения и в ведомственных правилах составления и оформления документов. Служебные документы отличает нейтральный тон. Переписка ведется от третьего лица, местоимения заменяются существительными институт просит, главк не возражает, завод направляет и т.п.). В распорядительных документах. отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица единственного числа. Так же пишутся объяснительные записки, заявления, большая часть докладных записок. [c.27]
Эффективному применению диктофонной техники способствует проведение некоторых организационных мероприятий. Для этого необходимо определить документы, при составлении которых целесообразно использовать диктофон разработать сборники с типовыми текстами служебных писем, записок и других видов документации составить инструкции по использованию диктофонов для работников, которые будут пользоваться ими подготовить машинисток и секретарей к работе с диктофонами. [c.146]
Тон служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным. Рекомендуется избегать категоричных выражений в письмах, факсах (особенности составления текстов писем, факсов рассмотрены на стр. 65-74). [c.46]
К тексту письма предъявляются требования ясность, четкость, краткость изложения, так как цель составления и направления писем сводится, как правило, к побудительным мотивам. Текст письма должен содержать достаточно обоснованные аргументы и полную информацию, позволяющие адресату принять решение по поднятому в письме вопросу. В письмах не допускаются рассуждения, повествования, домыслы, неуместные лишние детали и общие места, так как многословие и большой объем документа не способствуют усвоению сути, основного смысла письма. Тон письма в любом случае должен быть нейтральным. В письмах не следует проявлять ярко выраженный, эмоциональный тон, придавать им личностный характер, так как письмо является официальным документом, исходит от организации, предназначено для делового общения. Служебные письма пишут в доброжелательном тоне, обязательно в вежливой форме. Недопустимо проявление грубости, иронии, насмешки, даже в тех случаях, когда речь идет о принципиальном несогласии. Категорический отказ или категорическое требование можно выразить прямо, но вежливо. [c.180]
По соде р ж а н и ю информации документы отражают основные функции управления. По происхождению они подразделяются на служебные и личине. По месту составления делятся на внешние — поступающие в учреждение или отправляемые-.им и внутренние— созданные и используемые внутри. аппарата конкретного учреждения. В зависимости от способа изготовления документы бывают рукописные, машинописные и типографские. По форме изл.о жения информации они могут быть типовыми, созданными для всех или ряда учреждений, и индивидуальными. По количеству вопросов, включенных в текст, различаются простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов), документы. [c.8]
В 60—80-е годы в связи с общесоюзным масштабом работ по созданию АСУ и АСНТИ были возобновлены работы по унификации языка и стиля официальных писем. Были разработаны Государственные стандарты и методические рекомендации по унификации текстов служебных документов в виду перспективы их машинной обработки. Разработчики, например, системы организационно-распорядительной документации предложили коренным образом изменить практику составления служебных документов, вообще и переписки в частности, исходя из якобы типовых управленческих функций. Отдельные до-кументоведы в связи с этим предлагали даже модернизировать грамматику русского языка. Высказывались мнения, что естественный язык — "алогизм", и поэтому необходима его модернизация. Практика показала ошибочность таких точек зрения. Как известно, система организационно-распорядительной документации, в которую входит официальное письмо, была призвана несостоятельной. В целом, можно утверждать, что методика унификации текстов в этот период оказалась порочной потому, что были полностью проигнорированы исторически сложившиеся традиции в практике подготовки официальных документов. Стало очевидным, что нормализацию (унификацию) текстов служебных документов надо проводить с учетом видов и разновидностей служебных документов, поскольку многие виды документов имеют свои языковые формулы, модели сочетания слов, их стандартный перечень и правила построения предложений. [c.120]
Наиболее эффективно применение оргавтоматов при изготовлении типовых текстов служебных документов подготовке и последующем изготовлении текстов, составляемых путем объединения нескольких документов составлении и последующем изготовлении текстов, проходящих различные стадии согласования и корректировки юс содержания составлении и изготовлении табличных форм документов (ведомостей, спецификаций, нарядов и т.п.). изготовлении печатных форм для копирования и размножения. Одним из аспектов наиболее целесообразного применения пишущих автоматов является их использование для изготовления программ реги-страционно-контрольных карточек в подсистемах автоматизированного контроля исполнения документов. [c.203]
В обязанности секретаря входят составление, оформление в изготовление некоторых видов органшацнонно-распоряда-тельных документов, в том числе служебных писем бланков с распоряжениями и поручениями руководства, телефонограмм, текстов телеграмм и телетайпограмм (последние мшу т представлять подразделения, в таком случае секретарь проверяет соответствие этих документов действующим требованиям). [c.147]
Смотреть страницы где упоминается термин Составление текстов служебных документов
: [c.48] [c.225] [c.9] [c.463]Смотреть главы в:
Делопроизводство в бухгалтерии -> Составление текстов служебных документов