Важным элементом работы по совершенствованию организации оперативного хранения документов является сокращение объемов служебной переписки и совершенствование документооборота предприятия на основе систематического учета количества документов предприятия за определенный период времени. [c.24]
С момента заведения и до момента передачи в архив предприятия документы хранятся по месту их формирования в дела. Как правило, централизованное хранение дел осуществляется в одном из подразделений службы ДОУ. Ответственность за правильную организацию оперативного хранения дел и обеспечение их сохранности несет начальник службы ДОУ и соответствующего подразделения. [c.20]
Значительное место в книге сознательно уделено организации документооборота, технологии регистрации, учета, контроля и хранения документов. Объяснение этому простое. Весь объем документов, обращающихся в организации, — это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения. Кто знает, как сложится ваша трудовая деятельность — возможно, кому-то из вас, придется работать секретарем, секретарем-референтом. Книга эта может дать вам вполне достаточные стартовые знания для работы в этой ставшей в наше время хорошо оплачиваемой и престижной должности. Поэтому не случайно в пособии приводится комплекс тестов для самооценки студентом своих личных возможностей для работы в данной профессии. Таким образом, оставаясь учебным пособием, предлагаемая книга отличается от других своим практическим уклоном. [c.4]
Инвентаризация является одним из важнейших элементов, метода советского бухгалтерского учета. По результатам инвентаризации осуществляется контроль за сохранностью социалистической собственности, уточняются статьи отчетного баланса и подтверждается реальность его показателей. Полная инвентаризация и оценка статей баланса, как правило, предшествует составлению заключительного баланса за операционный год. Инвентаризация оказывает положительное влияние на улучшение организации производства, планирования, учета и контроля, мобилизации внутренних ресурсов предприятия (организации). При инвентаризации выявляют недостатки в организации надежности хранения ценностей, постановки бухгалтерского и оперативного учета. В процессе инвентаризации выявляют и берут на особый учет излишние, ненужные, неполноценные или потерявшие свою потребительскую стоимость товарно-материальные и другие ценности. На эти ценности составляют самостоятельные описи, в которых указывают состояние, процент годности, возможность использования. На основании описей составляют документы, по которым может быть оформлена передача ценностей для реализации или для списания их в расход в соответствии с действующим законоположением. [c.172]
В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. [c.302]
Кроме того, со снабженческого склада производится отпуск продукции на сторону, т.е. другим предприятиям или организациям. Это допускается только в случаях продажи данной продукции иным потребителям или торговым организациям, при отпуске ее на ярмарку или аукцион, а также при возвращении ее поставщику, как не соответствующей каким-либо оговоренным в договоре о поставке требованиям, условиям, техническим характеристикам и т.п. Разрешение на такой отпуск дает, как правило, руководитель службы снабжения или замдиректора предприятия, который курирует деятельность данной службы, а выдачу разового распоряжения на такой отпуск осуществляет работник товарного (оперативного) отдела службы снабжения. Все операции по отпуску продукции сопровождаются также оформлением соответствующих документов учета движения материальных средств, в которых регистрируется как поступление, так и отпуск продукции. Все не использованные в подразделениях предприятия М.-т.с., потребление которых в ближайшее время по каким-либо причинам представляется нецелесообразным, возвращаются на снабженческий склад для хранения либо реализации на сторону. [c.144]
Должностные обязанности. Принимает участие в подготовке проектов перспективных, месячных, квартальных и годовых планов производства и реализации продукции в натуральном и стоимостном выражении. Выполняет работу по обеспечению заказами на выпускаемую предприятием. продукцию, заключению договоров на ее поставку, составляет заявки, сводные ведомости заказов и номенклатурные планы поставок. Разрабатывает нормативы запасов готовой продукции и контролирует соответствие уровня их запасов по объему и номенклатуре установленным нормативам. Принимает и ведет учет нарядов, заказов и спецификаций, представляемых потребителями (заказниками), проверяет соответствие объемов и номенклатуры заказываемой продукции планам производства, а также договорам, действующим стандартам, техническим условиям и другим нормативным документам. Принимает участие в разработке и внедрении стандартов предприятия по организации хранения, сбыта и транспортировки готовой продукции, а также мероприятий по соблюдению. режима экономии, снижению сверхнормативных остатков готовой продукции. Осуществляет контроль за выполнением подразделениями предприятия заказов, соблюдением установленных сроков поставок, номенклатуры, комплектности и качества реализуемой продукции в соответствии с договорными обязательствами. Принимает меры по обеспечению своевременного поступления средств за реализованную продукцию. Определяет потребность в различных транспортных средствах, механизированных погрузочных устройствах и рабочей силе для своевременной. отгрузки готовой продукции. Оформляет транспортные, расчетные и платежные документы. Подготавливает необходимые справки, расчеты, обоснования и другие материалы для оформления договоров с заказчиками, составления ответов на поступившие претензии потребителей, а также претензий к поставщикам при нарушении ими условий-заключенных договоров. Контролирует соблюдение правил хранения и подготовки готовой продукции к отправке потребителям (заказчикам). Ведет оперативный учет отгрузки продукции, выполнения договоров и заказов, остатков нереализованной продукции, составляет отчетность о выполнении плана реализации. [c.194]
В учреждениях, организациях и на предприятиях ежегодно создаются десятки миллионов документов, отражающих многообразную деятельность советских людей. Ценность содержащейся в документах информации различна. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение становится нецелесообразным. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. И, наконец, есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию, они должны храниться постоянно. [c.341]
Выдача дел из бухгалтерского архива другим структурным подразделениям объединения или предприятия производится по распоряжению главного (старшего) бухгалтера. Изъятие документов по требованиям судебно-следственных органов производится на основании письменного распоряжения этих органов и разрешения руководителя производственного объединения (предприятия). При этом на место изъятого документа помещается его копия с указанием на обороте основания и даты изъятия подлинника. После истечения срока хранения в бухгалтерском архиве. документы разделяются на три группы подлежащие постоянному хранению, имеющие оперативно-справочное значение и подлежащие уничтожению. На документы, подлежащие уничтожению, составляется акт. После его утверждения документы передаются организациям, заготавливающим вторичное сырье. [c.163]
Должностные обязанности. Определяет требования к материальным ресурсам, а также соответствие их качества стандартам, техническим условиям, договорам и другим нормативным документам. Принимает участие в составлении проектов планов материально-технического обеспечения, в-контроле выполнения договорных обязательств, поступления и реализации фондов на сырье, материалы, топливо, энергию и оборудование, в подготовке данных для составления претензий на поставленные некачественные товарно-материальные ценности и ответов на претензии заказчиков. Следит за наличием материальных ресурсов и готовой продукции на складах, осуществляет связь с поставщиками и потребителями, своевременно оформляет документы на отгрузку продукции в соответствии с планом. Участвует в разработке и внедрении стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению, сбыту, контролю качества продукции, организации транспортировки и хранения сырья, материалов, топлива, энергии, оборудования и готовых изделий. Ведет оперативный учет поступления и реализации товарно-материальных ценностей, контролирует своевременность отгрузки возвратной тары, в необходимых случаях ведет розыск непоступивших грузов. Участвует в [c.180]
Должностные обязанности. Определяет требования к материальным ресурсам, а также соответствие их качества стандартам, техническим условиям, договорам и другим нормативным документам. Принимает участие в составлении проектов планов материально-технического обеспечения, в контроле выполнения договорных обязательств, поступления и реализации фондов на сырье, материалы, топливо, энергию и оборудование, в подготовке данных для составления претензий на поставленные некачественные товарно-материальные ценности и ответов на претензии заказчиков. Следит за наличием материальных ресурсов и готовой продукции на складах, осуществляет связь с поставщиками и потребителями, своевременно оформляет документы на отгрузку продукции в соответствии с планом. Участвует в разработке и внедрении стандартов предприятия по материально-техническому обеспечению, сбыту, контролю качества продукции, организации транспортировки и хранения сырья, материалов, топлива, энергии, оборудования и готовых изделий. Ведет оперативный учет поступления и реализации товарно-материальных ценностей, контролирует своевременность отгрузки возвратной тары, в необходимых случаях ведет розыск непоступивших грузов. Участвует в проведении инвентаризаций, изучает причины образования излишних сверхнормативных материальных ресурсов и неликвидов", принимает меры по их реализации. Осуществляет контроль за соблюдением правил хранения товарно-материальных ценностей на складах, подготовкой готовых изделий к отправке потребителям, оформляет необходимые документы, связанные с поставкой и реализацией продукции, составляет отчетность по установленным формам. [c.162]
Основным участком применения О. у. на нром. предприятиях являются его производственные цехи. В них ведется 1) О. у. выполнения норм выработки, необходимый не только для подсчета зарплаты рабочих-сдельщиков, но и для контроля за освоением норм расхода рабочего времени, а также для оценки результатов социалистич. соревнования и внутризаводского хозрасчета. Показатели выполнения норм выработки получаются по лицевым карточкам учета выработки и подсчета зарплаты, в к-рых регистрируются все рабочие наряды, сменные рапорты и другие первичные документы, служащие для учета отработанного времени и выработки. 2) О. у. брака по причинам и виновникам— на основании документов, оформляющих выработку, либо спец. извещений (актов) о браке. 3) О. у. использования материалов с целью выявления величины и причин отклонений от нормативного их расхода. Для этого либо организуется партионный раскрой материалов (обычно наиболее ценных), либо периодически (каждую смену, раз в неделю, декаду, месяц) проводится инвентаризация остатков неиспользованных материалов на рабочих местах. Вспомогательным приемом выявления нек-рых причин отклонений является документальное их оформление, напр, составление особых требований на замену материалов. 4) О. у. внутризаводского движения полуфабрикатов и деталей. Текущий контроль за незавершенным произ-вом требуется для оперативно-технич. планирования произ-ва, для наблюдения за комплектностью заделов, обеспечения сохранности отпущенных в обработку материалов, правильной оценки остатков незавершенного произ-ва и калькуляции себестоимости выпущенной из произ-ва продукции. Порядок О. у. движения предметов труда в процессе их обработки зависит от особенностей технологии и организации произ-ва — степени его специализации, порядка приемки работниками технич. контроля, выработки, порядка хранения межопсрационных заделов и т. п. Документальным основанием О. у. внутризаводского движения деталей и полуфабрикатов служат приемо-сдаточные накладные (разовые либо накопительные), лимитные карты, маршрутные листы и т. п. документы, оформляющие передачу их с одной стадии обработки на другую. При поточной организации произ-ва рекомендуется бездокументная передача деталей и узлов по поточной линии. 5) О. у. результатов внутризаводского хозяйственного расчета. Результаты цехового, участкового, бригадного хозрасчета должны определяться по таким показателям их работы, к-рые непосредственно зависят от усилий данного коллектива (цеха, участка, бригады) — по показателям объема и ассортимента продукции, численности персонала, средней выработке, важнейшим элементам затрат на произ-во (зарплата и т. п.). [c.105]
Смотреть страницы где упоминается термин Организация оперативного хранения документов предприятия
: [c.445] [c.105] [c.11] [c.22] [c.221] [c.230]Смотреть главы в:
Деловые документы в примерах и образцах -> Организация оперативного хранения документов предприятия