В постоянный архив могут включаться следующие материалы (по разделам) [c.213]
Ниже перечислены специфические позиции, которые целесообразно включать в постоянный архив, однако точное содержание архива может варьироваться в зависимости от масштаба проверяемой организации и характера ее деятельности. В рамках типичного аудита ряд из этих позиций не понадобится, и в то же время придется включить ряд других позиций, которых нет в приведенном выше перечне. [c.214]
После этого первичные документы поступают в текущий бухгалтерский архив, в котором подлежат хранению один год. По истечении указанного срока документы передаются в постоянный архив. Сроки хранения документов в нем зависят от их вида и устанавливаются Правительством РФ. [c.158]
Кроме текущих архивов, организуется постоянный архив для длительного хранения документов [c.112]
По окончании отчетного года все обработанные документы из архива бухгалтерии передаются в постоянный архив данного предприятия, где они хранятся в течение сроков, предусмотренных законодательством (годовые отчеты — 10 лет, квартальные отчеты — 3 года, инвентарные карточки — 3 года, лицевые счета работников и служащих — 75 лет, расчетные ведомости — 75 лет и др.). [c.25]
Формирование материалов текущего и постоянного архива и передача их в архив [c.179]
Предлагается еще иметь специальный архив с включением в него "...подшивки корреспонденции специальные постановления, указы налоговую документацию данные по соблюдению законодательства и т.п." [5.с.94]. На наш взгляд в этом нет необходимости, поскольку в зависимости от того, носят ли указанные документы длительный характер действия или нет, они могут быть включены в специальные разделы постоянного или временного архива. [c.213]
В постоянном архиве целесообразно содержать документы и информацию постоянного характера, которые будут использоваться в ходе будущих аудитов или работ. Архив должен поддерживаться на уровне текущего положения. При каждом случае выполнения работ данные из постоянного архива должны пересматриваться, и архив соответствующим образом обновляться. [c.213]
Сдаче в архив документов предшествуют определенные подготовительные процедуры. Документы следует подобрать в папки по однородности совершенных хозяйственных операций в хронологическом порядке. Документы постоянного и временного хранения помещаются в разные папки. Однако общим для них является то, что они группируются по каждому отчетному периоду (месяц, квартал, полугодие, 9 месяцев, год). В папках документы должны быть переплетены. При передаче документов в архив составляется справка. [c.133]
Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив. [c.251]
Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу передаются в ведомственный архив. Передача их осуществляется по описям. Дела временного хранения (до 10 лет) хранятся централизованно в организации, а по истечении срока хранения уничтожаются с разрешения архивной организации. [c.274]
После завершения года на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения лицами, ответственными за работу с документами в структурных подразделениях, при методической помощи архива составляются описи для последующей передачи в архив. В малых организациях эту работу выполняет секретарь-референт с участием специалистов подразделений. Отдельная опись составляется на дела по личному составу организации. [c.276]
В архив организации передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также дела по личному составу через год после завершения работы с ними в структурных подразделениях. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передают в архив по усмотрению руководства организации (учитываются возможности архива, частота обращения к документам прошлых лет и т. д.). [c.276]
Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. [c.276]
В каждом коммерческом банке важным инструментом кредитного мониторинга является кредитный архив, где сосредотачивается вся необходимая документация финансовые отчеты, деловая переписка, аналитические обзоры кредитоспособности, залоговые документы и т.д. Кредитный мониторинг также предполагает постоянный контроль кредитного портфеля, при этом применяется, как правило, дифференцированный подход, заключающийся в том, что наиболее надежные кредиты подвергаются проверке один раз в год, в то время как проблемные ссуды находятся под постоянным контролем. [c.416]
Дела длительного срока хранения передаются на хранение в архив. Документы постоянного срока хранения передаются в госархив. [c.187]
В центральные архивы министерств, ведомств передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел в архив производится только по описям. Опись составляется в двух экземплярах. На обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, подпись лица, принявшего дела, и лица, передавшего дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на документы. Заголовок каждой карточки включается в опись. [c.187]
Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке. [c.185]
В организациях, имеющих большой объем документов по каждому структурному подразделению, описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно каждым подразделением под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи организации, которую готовит ведомственный архив и по которой он сдает дела на государственное хранение. В организациях с небольшим объемом ежегодно образующихся дел допускается включать в опись дела за несколько лет. Описи дел по личному составу (личных дел) могут составляться за несколько лет со сплошной нумерацией дел. [c.208]
Постоянное хранение документов государственной части Архивного фонда Новосибирской области осуществляют Государственный архив Новосибирской области, районные городские архивы, государственные музеи и библиотеки. [c.224]
Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (на шнурках). Документы пробиваются дыроколом, через отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются снизу подшитых документов. Это немного усложняет работу, но дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, могут приниматься в ведомственный архив в том виде, в каком они сформировались в делопроизводстве. [c.207]
Обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся пять лет, но предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, будут храниться постоянно. Все дела с обращениями, имеющие постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив. [c.282]
В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным — до 10 лет, временным — свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции. [c.302]
В ведомственный архив передаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) [c.308]
Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению ЭПК архивного учреждения. Он печатается в четырех экземплярах, заверяется руководителем службы документационного обеспечения управления, подписывается председателем ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. [c.316]
В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись. [c.316]
Источники комплектования полного приема — это организации, находящиеся в зоне комплектования государственного, муниципального архива, от каждой из которых поступление ценных документов в этот архив осуществляется непосредственно в полном комплексе (под полным комплексом документов понимается совокупность документов, имеющих постоянный срок хранения). [c.129]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списа- [c.253]
Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими Единую государственную систему делопроизводства порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию порядок ведения учета и составления отчетности структуру предприятия основы организации труда правила эксплуатации технических средств основы трудового законодательства правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда. [c.254]
В советской стране создана стройная сеть государственных архивов, комплектуемых документальными материалами с постоянными сроками хранения. Далее идет сеть архивов действующих учреждений, где документальные материалы хранятся, в зависимости от их значения, в течение определенного срока временно или до сдачи в государственный архив, если они имеют постоянное значение. [c.16]
Основные правила предусматривают различные требования по подготовке дел к сдаче в архив учреждения. Так, для дел постоянного и долговременного хранения установлены повышенные требования к оформлению и обработке их. Для материалов, со сроками хранения до 10 лет включительно, предусмотрена упрощенная обработка. [c.146]
Составление описей документальных материалов постоянного и долговременного хранения. На документальные материалы, подлежащие сдаче в архив учреждения после их оформления, описания и систематизации в соответствии с номенклатурой дел, составляют описи отдельно на материалы постоянного и долговременного хранения. Отдельные описи составляют на материалы по личному составу, на специальную документацию (отчеты по научным темам, рационализаторские предложения, технические и технологические документы, истории болезней, материалы изысканий, следственные дела и т. п.). Порядок составления описей на эти материалы и описание их определяются ведомственными инструкциями, при их отсутствии — в соответствии с Основными правилами . [c.154]
Законченные делопроизводством дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению, описанию в соответствии с требованиями ГСДОУ и Основными правилами работы ведомственных архивов для их последующего хранения или передачи в ведомственный архив. [c.309]
АРХИВ [ar hives] — в автоматизированных системах управления совокупность массивов или файлов, обеспечивающих хранение и постоянную доступность всей информации, необходимой для нормального функционирования системы. [c.24]
Правительство Москвы еще в 1993 г. приняло постановление Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела , а мэр Москвы издал распоряжение Об утверждении штрафных санкций, налагаемых объединением "Мосархив" за нарушение действующего законодательства по архивному делу . Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий) до 35 минимальных окладов — за необоснованный отказ от передачи документов в государственный архив в установлен- [c.8]
Порядок проведения экспертизы научной и практической ценности документальных материалов. Для организации и проведения работы по экспертизе научной и практической ценности документальных материалов в учреждениях создают постоянно действующие эксперт ные комиссии. В их состав входят наиболе квалифицированные сотрудники основных структурных подразделений учреждения, а также заведующий архивом или лицо, ответственное за архив учреждения. В состав экспертных комиссий центральных учреждений, областных и краевых исполкомов Советов депутатов трудящихся, [c.142]
Оформление и порядок утверждения результатов экспертизы документальных материалов. Отобранные экспертной комиссией документальные материалы на постоянное и длительное хранение включают в описи (см.ииже). Описи на материалы постоянного хранения в двух экземплярах, "одновременно по всем структурным подразделениям, направляют на утверждение в архивный орган или государственный архив, куда материалы впоследствии будут переданы на постоянное хранение. Один экземпляр утвержденной описи возвращают в учреждение, а второй передают в упомянутый государственный архив. Здесь опись служит целям контроля и по ней производят прием материалов на государственное хранение. При первом представлении описей в архивные органы прилагается историческая справка об учреждении и об архивном фонде. В справке характеризуют-условия, в которых возникло и действовало учреждение, время его возникновения, масштаб и основные вопросы деятельности, круг учреждений и лиц, с которыми учреждение было связано. Затем сообщаются сведения о функциях и организационной структуре учреждения, а также об изменениях в названии, в функциях и организационной структуре учреждения, со ссылками на соответствующие акты. В исторической справке должна быть описана система делопроизводства и изменения в ней. Для ликвидированных или реорганизованных учреждений указывают дату и причины ликвидации или реорганизации. [c.144]
Оформление дел постоянного и долговременного хранения для сдачи в архив учреждения. В,се дела постоянного хранения брошируют путем подшивки, прошну-рования или переплета. Для сохранности документов обложки переплетов делают из твердого картона. Применение для брошировки или скрепления документов внутри дела металлических скрепок, булавок и т. п. запрещено. Все металлические предметы удаляют из дел. [c.151]