Все современные текстовые процессоры поддерживают работу с шаблонами. Шаблоны включают в себя стили. Шаблон — это в общем случае план текста, графики документа и набор способов форматирования отдельных его частей. Концепция использования шаблона для подготовки определенного типа документов как нельзя лучше соответствует целям современного делопроизводства стандартизации документов для автоматизации работы с ними и повышения культуры управленческого труда. Современный дизайн оформления бланка, полный набор сведений о предприятии улучшают восприятие документа читателем, благоприятно сказываются на деловых контактах с партнерами. Будучи один раз грамотно составленным и красиво оформленным, шаблон определенного типа документа позволяет эксплуатировать его столько раз, сколько необходимо в процессе документационного обеспечения деятельности предприятия. [c.416]
Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. [c.4]
Ведение в установленном порядке делопроизводства, осуществление учета поступающей корреспонденции и бланков документов строгой отчетности. [c.326]
На статью Канцелярские, типографские, телеграфные, почтовые и телефонные расходы относят расходы на приобретение канцелярских, письменных принадлежностей и материалов (ручки, карандаши, чернила, писчая и копировальная бумага, резинки и т. п.), изготовление и приобретение бухгалтерских книг, книг по делопроизводству, бланков и ведомостей, переплет и брошюровку документов, типографские расходы, оплату различных почтовых отправлений (посылок, бандеролей, денежных переводов, служебных телеграмм и т. п.), расходы на приобретение справочной и периодической литературы (справочники, бюллетени и т. п.), оплату телефонных переговоров. [c.203]
Делопроизводственная служба организует повышение квалификации работников по вопросам составления и оформления документов, изучения ГОСТов и изменений к ним, на нее возлагается подготовка должностных инструкций для делопроизводственного персонала, разработка и внедрение унифицированных форм бланков документов, составление инструкций по делопроизводству, номенклатур дел, различных памяток, необходимых при работе с документами, справочников и т. д. Делопроизводственная служба обеспечивает единообразие делопроизводства во всех структурных частях учреждения и в подведомственных ему организациях и предприятиях. [c.128]
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство организации. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации. [c.50]
В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное ( министерское ) делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда. [c.6]
Представляет поступающую на предприятие корреспонденцию копии распорядительных документов бланки, формы согласно классификатору, разработанному на предприятии методическую помощь в вопросах ведения делопроизводства. [c.391]
Изменения в системе управления и делопроизводстве привели и к изменениям формы документа. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Бланки печатались типографским способом или писались от руки. В состав реквизитов бланка включаются наименование учреждения, наименования структурных подразделений (департамент, отделение, стол), дата и регистрационный номер документа. Обособленное место занимает заголовок к тексту документа, который располагается непосредственно под реквизитами бланка (так же, как и в современных документах). Появляется и ссылка на поступивший документ (прототип современного реквизита Ссылка на дату и номер поступившего документа ), которая пока не унифицирована и может выглядеть по-разному Ответ на №... или От такого-то и т. п. [c.19]
Организация во внешней среде представляется как единое целое, юридическое лицо, поэтому все ее документы, независимо от подразделения и должностного лица, их составившего, должны быть единообразны с точки зрения формы и содержания постоянных реквизитов. Как мы увидим далее, нормативные документы по делопроизводству часто допускают некоторое разнообразие в исполнении отдельных реквизитов, предоставляя организации возможность выбрать наиболее устраивающий ее вариант. Например, реквизит Справочные данные об организации , входящий в число постоянных реквизитов для внешней документации, согласно стандарту должен обязательно включать только почтовый адрес организации, а остальные элементы (номера телефонов, факсов, телексов, электронной почты, банковские счета, ИНН, БИК) — по усмотрению организации. Поэтому руководство должно решить, как будет выглядеть бланк организации с постоянными реквизитами, и довести это решение до всех лиц, подготавливающих документы, для его обязательного выполнения. Шаблон бланка можно исполнить на компьютере и внести в базу всех компьютеров, используемых для подготовки документов. Изображение бланка организации уместно привести в Инструкции по делопроизводству . [c.23]
В начале XIX века коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилась единоначалием. Сложилось исполнительное делопроизводство. Появились бланки служебных документов, началось внедрение механизации конторского труда. [c.6]
Общий порядок и правила оформления инструкций определены параграфом 4.2 Типовой инструкции по делопроизводству. Как правило, инструкция по виду деятельности применяется как самостоятельный правовой акт, подписываемый начальником соответствующего структурного подразделения, ответственным за разработку документа. Инструкция по виду деятельности предприятия (организации, учреждения) утверждается по представлению руководителя соответствующего предприятия федеральным, местным или ведомственным органом исполнительной власти. Утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Инструкция печатается на общем бланке предприятия. [c.89]
Таможня — довольно подвижная структура, быстро отвечающая на внешние изменения. Так, уже в июне 2003 года, до ввода в действие нового ГОСТ Р6.30-2003, Северо-Западным таможенным управлением (СЗТУ) были разработаны и разосланы в подведомственные таможни методические рекомендации по оформлению писем и проектов приказов. В Новгородской таможне изготовлены новые бланки документов с составом реквизитов, в соответствии с новым ГОСТ, проведена учеба с ответственными за делопроизводство по оформлению документов. [c.42]
В ходе осуществления возложенных на него документаци-онных операций секретарь накапливает информацию о состоянии документационного обеспечения как по организации в целом, так и по ее структурным подразделениям, в том числе о качестве оформления документов, сроках их исполнения, формировании и хранении дел, применении технических средств (например, о ведении переговоров по телетайпу), использовании служебных бланков и т.п. В регламентах об организации работы руководства и его взаимодействии с секретарем предусматривается регулярная (не реже одного раза в месяц), передача на рассмотрение руководству обобщенной информации по вышеперечисленным вопросам. Можно также производить проверки состояния делопроизводства в струк- [c.157]
Подготовка справок является неотъемлемой частью работы по подготовке на предприятии (в органи-з йриждении) проектов нормативно-правовых актов и организационно -распорядительных документов. Общий порядок оформления справок к проектам документов, представляемым на подпись и утверждение, осуществляется в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству. Так, согласно параграфу 3.3.9 указанной Инструкции, справка к проекту акта (документа) оформляется на бланках установленного образца или стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты [c.129]