Разработка классификационной схемы. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. [c.289]
Вопрос о признаках группировки документов в первичные комплексы ( дела ) имеет большое значение в теории и практике советского делопроизводства. С группировкой документов по признакам заведения дел связано решение таких вопросов раскрытие состава и содержания сгруппированных в деле документов составление заголовка дела дальнейшая классификация документов в делопроизводстве и архиве определение сроков хранения дела разыскание нужных дел и документов. [c.87]
При составлении заголовков дел, представляющих сборники документов, крайне желательно, чтобы помимо заголовка, дающего общую характеристику содержащихся в сборниках документов, указывалось содержание отдельных наиболее важных документов. [c.150]
Требования к заголовкам дел Цель ознакомиться с правилами составления заголовков дел. [c.180]
Сроки хранения дел, предусматриваемые типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений" 56. Выявив круг документов, подлежащих включению в номенклатуру, приступают к составлению заголовков дел. Требование к заголовку дела — краткость, четкость, предельная точность, т.к. именно по заголовку дела идет поиск необходимого документа. [c.152]
После составления заголовков дел и установления сроков хранения каждого дела проводится систематизация заголовков, т.к. в номенклатуре они должны быть расположены в определенной последовательности с учетом степени важности документов и их взаимосвязи. Стабильный порядок расположения дел облегчает быстрый поиск конкретного дела. [c.153]
В новый раздел включен параграф "Номенклатура дел" (ранее вместе с формированием дел — самостоятельный раздел). Совсем снято базовое на протяжении многих лет понятие "организация документов в делопроизводстве" (совокупность видов работ, включая передачу документов в ведомственный архив). Здесь сказано, что архив лишь контролирует и оказывает помощь в составлении номенклатуры, а ответственность за ее составление возлагается на службу документационного обеспечения управления организации. Это противоречит функции архива по организации составления номенклатуры. Видовое разнообразие номенклатур сохранено индивидуальные (в Правилах 1986 года — конкретные), типовые, примерные. В Правилах 1986 года значительно подробнее изложены требования к составлению заголовков дел в номенклатуре и порядок ее составления. [c.12]
Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной мере зависят от организации хранения документов, т. е. от методов их классификации. Научно обоснованная классификация документов имеет большое значение не только для оперативной работы в организациях, но и для последующего хранения и использования документов в ведомственных, государственных архивах. Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. [c.196]
Оформление заголовков на обложках дел облегчается при наличии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях достаточно перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим правилам для каждого дела. [c.213]
При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Из примерной номенклатуры дел при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости от объема документации или специфики работы организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облетает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации. [c.285]
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. [c.309]
Заголовок дела на обложке должен раскрывать политически правильно и научно точно содержание документов дела и их состав. Составление заголовков для правильно сформированных дел не представляет трудностей. Но если в дело помещены различные разновидности документов, то прежде чем составить заголовок, следует все внимательно обдумать. [c.148]
При составлении заголовков к делам со сложными документами обычно ограничиваются указанием разновидности, автора и периода> без раскрытия содержания. [c.149]
При составлении заголовка номенклатуры дел необходимо обратиться к перечню документальных материалов, так как название дел должно совпадать со статьями перечня, где указаны также и сроки хранения. [c.128]
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел [c.104]
Основным признаком, который обязательно следует отразить при составлении заголовка, является предметно-вопросный, отвечающий на вопрос, о чем документы дела. Следует помнить, что в одно дело могут быть подшиты документы только по одному вопросу и с одним сроком хранения. В приведенных выше заголовках на наличие предметно-вопросного признака указывают слова о назначении, перемещении, увольнении и по вопросу перераспределения молодых специалистов . [c.333]
Для чего служит номенклатура дел 2. Какие виды номенклатур вы знаете 3. Какие требования предъявляются к номенклатуре дел 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел 5. Как оформляется номенклатура дел 6. Какие документы следует использовать при составлении номенклатуры дел 7. Каков порядок утверждения и согласования номенклатуры дел 8. В какой последовательности следует располагать разделы в сводной номенклатуре дел 9. Когда заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел 10. Что означает отметка ЭК при указании срока хранения дела [c.336]
Вносить в номенклатуру наименования дел, которые не дают представления об основном содержании и видах документов, нельзя. Составление заголовков типа Разная переписка , Дело с отчетностью , Руководящие материалы , Документы по общим вопросам и т. п. не допускается. [c.178]
Затем приступают к наиболее ответственной части работы по составлению номенклатур дел — формулировке названий (заголовков) дел. Одновременно по каждому делу определяется срок хранения. [c.183]
Руководитель бухгалтерии обязан не только организовать составление номенклатуры, но и принять активное участие в ее разработке. Канцелярия или архив учреждения должны оказать методическую помощь, разъясняя требования к номенклатуре, методику ее составления и оформления. Только руководитель и ведущие специалисты могут полно перечислить круг вопросов, которыми будет заниматься бухгалтерия в течение предстоящего года, и категории документов, отражающих эту деятельность. На их базе работники делопроизводственной службы и архива формулируют заголовки дел и намечают сроки их хранения. К уточнению сроков хранения отдельных категорий документов привлекаются специалисты бухгалтерии. Совместная работа специалистов бухгалтерии с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию бухгалтерии и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям. [c.151]
Из примерной номенклатуры дел при составлении индивидуальной выбираются названия тех дел, которые фактически образуются. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут быть разъединены или объединены в индивидуальной, что обуславливается или объемом документации, или спецификой работы. Заголовки дел примерной номенклатуры также уточняются, конкретизируются указанием автора, корреспондента, вопроса. При объединении нескольких дел в одно, обязательным условием является совпадение сроков хранения объединяемых в одно дело документов. [c.152]
При составлении заголовка каждого конкретного дела необходимо учитывать сроки хранения документов. Документы с постоянным сроком хранения, временным свыше 10 лет и временным до 10 лет не могут группироваться в одно дело. [c.153]
Номенклатура дел бухгалтерии после ее составления, редактирования и корректировки согласовывается с архивом учреждения (если он есть), одобряется экспертной комиссией и визируется у руководителя бухгалтерии. При согласовании номенклатуры с ведомственным архивом, его работники проверяют полноту охвата номенклатурой документов подразделения, правильность формулировки заголовков дел и установления сроков хранения. [c.154]
При составлении заголовков к делам следует избегать общих названий (например "общая переписка", "справочный материал" и т л.), у дел с перепиской в заголовке обязательно указывается, с кем И о чем она ведется. [c.154]
Составление заголовков "Разная переписка", "Дело с отчетностью", "Руководящие материалы", "Документы по общим вопросам" и т. п. не допускается. [c.144]
Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия (см. п. 5.8.1). [c.159]
В наименовании дела, содержащего переписку, указывается - с кем и по какому вопросу она ведется, например "Переписка с ЗАО "ЭЛИТ" о поставке товаров за 1998 г.". Составление заголовков типа "Разная переписка", "Документы по общим вопросам" не допускается. Не следует употреблять также в заголовке дела слово "материалы". В ряде случаев можно использовать термин "Документы" с расшифровкой в скобках их видов, например "Документы (акты, контракты, переписка) об аренде технических средств за 1998 г.". [c.159]
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вно- [c.29]
Следующий этап в составлении номенклатуры — формулирование названий дел, включаемых в номенклатуру. К заголовкам дел предъявляется требование — краткость, четкость, предельная точность. [c.159]
Для годовых планов, отчетов, смет и других видов документов, составленных сразу на год или за год, дата указывается в заголовке дела и отдельно на обложку не выносится. Например Отчетность о работе за 1981 г. . [c.171]
Схема создается с помощью команды меню Вид > Схема документа. Окно документа по горизонтали делится на две части слева — схема, составленная из стилизованных заголовков структурных частей документа справа — текст документа. [c.245]
Не выпендривайтесь". Двойной смысл, каламбуры, заголовки, составленные специально, чтобы привлечь внимание, но не содержательные по существу, не срабатывают. По кабельному телевидению пускали рекламу, в которой известные люди заявляли нечто вроде "Мерфи Браун идет 60 минут". Каждая такая реклама начиналась с шаблона "Ладно, хотя это и неправда, но если бы это было на самом деле..." Большинство людей тут же прекращают обращать на такую рекламу внимание. Мы однажды составили заголовок рекламы зимних комбинезонов, которые были закуплены в Финляндии, так "ЧТОБЫ ОБЕСПЕЧИТЬ ВАС ЭТИМИ КОМБИНЕЗОНАМИ, МЫ ПОБЫВАЛИ В ХЕЛЬСИНКИ И ВЕРНУЛИСЬ". Ничего не скажешь, смешно, но продаже комбинезонов она никак не способствовала. [c.14]
Дата и место составления акта должны соответствовать дате актируемого события и месту его составления. Заголовок соотносится с названием вида документа и формулируется в родительном падеже Акт (чего ) работы комиссии по проверке общежития . Возможна формулировка заголовка с помощью отглагольного существительного — О приеме-передаче оборудования , Об уничтожении дел . Текст акта делится на три части введение, констатирующая часть, выводы. [c.174]
Помимо заголовков на обложке каждого дела должна быть указана дата его образования в делопроизводстве. Для годовых планов, отчетов и т. п. документов, которые имеют даты в заголовках, даты их составления на обложках не указывают. [c.150]
Наиболее распространенной и простой системой цифровых индексов является нумерационная система, представляющая собой ряд чисел (1, 2, 3...). Эта система закрепляет последовательность дел в номенклатуре. Она удобна в применении. Однако недостатком данной системы является ее жесткость, не позволяющая включать на соответствующее место дополнительные дела, необходимость образования которых может появиться уже после составления номенклатуры. Заголовки новых дел в таких случаях приходится либо относить в конец номенклатуры, либо давать им литерные обозначения (8е, 10а и т. п.). Поэтому в ряде учреждений применяют серийную индексацию, при которой каждому структурному подразделению дается серия номеров. Например, канцелярии 1—50, плановому отделу 51—100, бухгалтерии 100—15t. Это дает возможность в пределах номенклатуры всегда иметь резервные номера для обозначения вновь заводимых дел. [c.63]
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительнои надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д. [c.275]
Корреспондентский признак определяется по реквизиту адресат и используется при составлении заголовков к делам по переписке. Например, Письма Главсибпромстрою по вопросу перераспределения молодых специалистов . Здесь содержится указание на корреспондента — Главсибпромстрой. [c.332]
Смотреть страницы где упоминается термин Составление заголовков дел
: [c.19] [c.202] [c.286] [c.81] [c.104] [c.66]Смотреть главы в:
Организация работы с документами -> Составление заголовков дел