Прием и обработка входящих документов. Это первый этап работы с полученными документами. [c.132]
Работу по организации и обработке документов учреждения, начиная с получения и до отправки, регулирует заведующий экспедицией, который обязан организовать прием и обработку входящей и исходящей корреспонденции следить за правильностью сортировки и отправки по внутренним адресам входящих документов контролировать оформление исходящих документов и своевременную их отправку по внешним адресам. [c.89]
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы (см. рис.6) [c.149]
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов документа наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". [c.149]
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрывают все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой Лично ). Затем проверяют правильность адресования вложенного в конверт документа, количество его листов, наличие приложении. При отсутствии приложений или листов документа ставят в известность отправителя письма и делают отметку на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе Примечание . Конверты, как правило, уничтожают, за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, даты отправки и поступления или на нем имеются пометки Конфиденциально , Срочно . [c.149]
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. [c.82]
Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом. [c.96]
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности доставки писем. Вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции (с пометкой "лично"). Затем необходимо проверить правильность адресования вложенного в конверт документа количество листов документа наличие приложений к ним. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель письма и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". [c.96]
Входящие внешние документы ИС регистрируются, при необходимости преобразуются в машинное представление. Все входящие документы помещаются в архив на хранение в течение регламентированного срока. В зависимости от типа и содержания документа вырабатывается соответствующая реакция И С на документ. Например, если документ имеет директивный характер, разрабатывается план мероприятий, определяется состав исполнителей, составляется план-график работ и сроки их исполнения, документ ставится на контроль. Входящий документ может содержать информацию, которая является входной для решения задач. Такие документы подлежат обязательному вводу в БД. Для электронных документов используется маршрутизация передача документа исполнителю, ввод документа в БД, отметка о передаче документа по маршруту обработки и т. п. [c.47]
Контроль на избыточность осуществляется местным центром обработки информации или библиотекой, входящей в систему. Такой контроль обеспечивает проверку и подтверждение центром или библиотекой правильности классификации документов и извлечение из памяти системы родственных рефератов. Сопоставление самим автором содержания представляемого им документа с содержанием реферата, выданного системой, дает возможность составить описание, правильно отражающее степень новизны сведений, вводимых в систему. При этом список просмотренных документов может быть включен в реферат, написанный автором документа, и может служить для читателей указателем литературы по смежным вопросам. [c.132]
Составьте план работы секретаря с разбивкой по времени, если предстоят следующие виды работ обработка входящей и исходящей корреспонденции и ее отправка, подшивка в дела печатание документов стенографирование указаний руководителя, подборка материалов по указанию руководителя оповещение участников совещания у руководителя (7 чел.) напоминание сотрудникам о документах с истекающим сроком исполнения заказ на размножение материалов информирование руководителя о приеме делегации подготовка к приему делегации прием делегации руководителем (30 мин) работа с телефоном. [c.140]
Входящие и исходящие документы учитывают в экспедиции канцелярии при первоначальной обработке или отправке документов. [c.274]
Работа с поступающими в учреждение документами состоит из ряда последовательных взаимосвязанных операций прием входящих документов, первоначальная (экспедиционная) обработка, предварительное рассмотрение и распределение, регистрация, рассмотрение документов руководством, исполнение. , [c.42]
Прием входящей корреспонденции. Прием корреспонденции производится либо в экспедиции, либо у секретаря учреждения. Централизация приема документов дает возможность ускорить доставку документов к месту исполнения и обработку их, механизировать участок приема и обработки документов. [c.42]
Входящие документы в каждом учреждении оформляются централизованно в экспедиции, где осуществляется их первоначальная обработка, а именно фиксируется факт поступления, правильность и целостность вложений, осуществляются штемпелевание и сортировка. Все поступившие в учреждение конверты вскрываются, за исключением личных писем и почты общественных организаций. В соответствии с перечнями регистрируемых и нерегистрируемых документов они проходят сортировку, при этом направляются по назначению нерегистрируемые документы, а также документы, направленные в адрес общественных организаций, и личные письма. Все регистрируемые документы должны быть зарегистрированы и переданы на исполнение (рис. 3.1). [c.84]
Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем. Последовательность прохождения входящей документации показана на схеме (рис. 29). [c.168]
При первичной обработке документов производится их сортировка на регистрируемые и нерегистрируемые и передача нерегистрируемых документов в отделы. Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно входят в список документов, не подлежащих централизованной регистрации, и сразу передаются в бухгалтерию. Все подразделения, входящие в состав предприятия обязаны своевременно передавать в бухгалтерию необходимые для бухгалтерского учета и контроля документы выписки из приказов и распоряжений, сметы расходов, а также всякого рода договоры, нормативы и др. [c.32]
Движение входящих документов в аппарате учреждения происходит в определенной последовательности операций. Полный цикл прохождения поступающих документов включает в себя прием и первоначальную обработку входящей корреспонденции предварительное рассмотрение и распределение документов регистрацию рассмотрение руководством доставку документов непосредственное исполнение или использование документов распределение документов по тематическим комплексам (делам). [c.74]
Глава 7 отражает современное представление об организации документооборота при обработке и регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. [c.19]
Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. [c.252]
Делопроизводство в управлении составляет полный цикл обработки и движения документов в учреждений с момента их создания (или получения) до завершения исполнения и отправки. При этом объем документооборота исчисляется количеством входящих, исходящих и внутренних документов, как правило, за год [c.84]
Планирование прочих расходов. По элементу прочие расходы в локомотивном депо планируют расходы на оплату счетов за выполненные услуги, ремонт локомотивов приписного парка в других депо, скидку со стоимости форменной одежды, суточные, подъемные и другие выплаты работникам депо, не входящие в фонд заработной платы, расходы по изобретательству и рационализации, подготовке кадров, механизированной обработке учетно-отчетных документов и др. Большую часть прочих расходов планируют по отчетным данным истекшего года. При этом корректируют их в сторону уменьшения в будущем году. [c.299]
Если вместо приходно-расходных документов и перфокарт, а также вместо карточек складского учета применяются перфокарты-документы, то значительно упрощается технология обработки информации по этому участку учета. В этом случае исходящие учетные остатки, выведенные в оборотной ведомости, как правило, равны исходящим остаткам цеховых кладовых, поэтому первые не пробиваются ежемесячно на итоговом перфораторе. Вместо перфокарт с исходящими учетными остатками материальных ценностей (УМЦ-10), которые применяются в следующем отчетном месяце как входящие учетные остатки, используются перфокарты-документы с графическими отметками (УМЦ-19), в которых зафиксированы исходящие остатки цеховых кладовых. При использовании этих остатков почти вдвое уменьшается количество перфокарт, а также значительно сокращается время составления табуляграммы без итоговой перфорации. Форма же оборотно-сли-чительной табуляграммы остается прежней. [c.183]
Учет объема документооборота. Объем документооборота — это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и учреждения в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов. В учреждении должны учитываться все документы независимо от их авторства, содержания, объема, копий-ности. [c.138]
Что называется документооборотом Как влияет организация документооборота на- работу аппарата управления учреждений, организаций и предприятий 2. Каковы основные этапы документооборота 3. Какие операции включает первоначальная обработка входящих документов 4. Как определяются правильность адресования и целостность вложения 5. Как осуществля-, ется сортировка документов для направления исполнителям 6. В какие сроки должны быть осуществлены доставка и рассмотрение входящих документов 7. Каков порядок прохождения исходящих и внутренних документов в процессе их подготовки 8. Какие операции выполняются в экспедиции (или секретарем) при обработке отправляемо корреспонденции 9. В каких случаях используют конверты с напечатанными типографским способом адресами и конверты с окошечком 10. В чем особенности прохождения и обработки внутренних документов 11. Каков порядок приема и передачи документов 12. Как осуществляется организация доставки документов 13. Для чего и как производят учет объема документооборота [c.275]
Первичная обработка входящих документов заключается в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "JlH4Ho"("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск. [c.83]
При обработке документов с использованием ЭВМ каждому реквизиту и всем его значениям присваиваются кодовые обозначения. Кодирование производится при помощи классификаторов, входящих в состав ЕСКК. Объекты общесоюзных классификаторов должны в силу этого перекрывать реквизиты всех общесоюзных форм. [c.75]
Комплексность подхода к унификации документов, включенных в УСОРД, выражается в том, что в пределах отдельных форм реквизиты располагаются в порядке, соответствующем последовательности их оформления и обработки. При этом учитываются и способы оформления отдельных реквизитов. Одна часть из них оформляется вручную, другая — с помощью технических средств, третья — с помощью отдельных механических приспособлений (штемпелей, печатей). Поэтому реквизиты и показатели, оформляемые одним способом, располагают рядом, чтобы упростить процесс их заполнения. Это, в частности, позволяет оформлять реквизиты, входящие в штамп бланка, одновременно с помощью резинового штемпеля. В УСОРД обеспечивается большая достоверность информации и придание документам юридической силы. При разработке форм отдельных документов обращено внимание на то, чтобы информация, имеющая правовое значение, оформлялась в соответствии с теми требованиями, которые предъявляются к ней существующим законодательством, чтобы документы содержали все реквизиты, обеспечивающие им необходимую юридическую силу. [c.28]
Для калькуляции продажных цен необходимы следующие данные ассортимент блюд и кулинарных изделий, нормы закладки сырья и цены на сырье и продукты. Ассортимент блюд устанавливает предприятие. Нормы расхода сырья, величина отходов при обработке, нормы выхода готовых изделий содержатся в "Сборнике рецептур блюд и кулинарных изделий". Он является основным официальным документом, используемым в расчетах и разработан на основе.научных данных о рациональном питании. Рецептура разработана в 2-х, 3-х вариантах. Продукты, входящие в готовые изделия, указаны по массе брутто и нетто, вес нетто дается с учетом норм отходов, которые неизбежны при производстве, охлаждении и хранении. Нормы сырья обязательны только для выхода конкретного изделия. Предприятие выпускает продукцию по одному из вариантов, но в случае недостатка продуктов или большого спроса можно готовить по рецепту другого варианта. Не допускается набор сырья из разных вариантов. В сборнике рецептур рассчитаны постоянные нормы выхода готовых изделий. Однако норма вложения сырья брутто может меняться в зависимости от сорта или кондиции продукта. Для упрощения пользования сборником в нем приведены нормы только для основных категорий продуктов говядины и баранины I категории, свинины мясной, птицы полупотрошеной, рыбы крупной или всех размеров. Для картофеля и овощей приняты нормы отхода с учетом сезона (потери для картофеля до сентября - 20 %, с 1 сентября по 31 октября - 25 %, с 1 октября по 31 декабря - 30 %, с 1 января по 1 февраля - 35 %, с 1 марта - 40 %). При использовании сырья других кондиций нормы отхода увеличиваются или уменьшаются. Расход продуктов и норм отхода определяется по таблицам в сборнике рецептур. При поступлении в производство говядины отдельными частями нормы закладки по массе брутто определяются с учетом процента отхода для данной части туши. На некондиционное сырье и новые виды сырья норма отходов определяется на предприятии путем контрольных переработок. Результаты оформляются актом. Расходы специй, соли и зелени для оформления в рецептурах не указывается. Но при этом надо пользоваться рекомендациями в отдельном разделе сборника. Важное значение имеют цены на сырье. Предприятия включают при калькуляции в стоимость блюда сырье по продажным ценам. [c.56]
Когда я в пути, переносной лоток всегда при мне. Это позволяет мне не терять квитанции, визитки, заметки к совещаниям. Без этого лотка все бумаги пришлось бы складывать в бумажник, портфель, карман, что увеличивает шансы потерять их. Когда я возвращаюсь из командировки или с деловой встречи, я просто перемещаю бумаги из переносного лотка в настольный и распределяю документы из отделения Исходящие (Outbox). Теперь переносной лоток готов к следующей встрече или поездке. Такая система гарантирует, что все бумаги содержатся в одном месте, готовы к обработке и систематизации в КСУ. Если вы редко покидаете офис или вообще не выезжаете в командировки, простая пластиковая папка с надписью Входящие в портфеле поможет вам собирать бумаги, которые затем можно переложить в лоток на рабочем столе. [c.90]