Формирование дел и их хранение организуется так, чтобы обеспечивалась возможность их быстрого поиска и использования, а также полная сохранность. В местах текущего хранения дел должна быть вывешена выписка из сводной номенклатуры дел соответствующего отдела. [c.145]
Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации. [c.161]
Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях современная технология и организация делопроизводства задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности нормативная база, регламентирующая организацию и технологию информацион-но-документационного обеспечения деятельности учреждения организация документооборота, регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан организация текущего хранения документов номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов, уничтожение документов подготовка документов к передаче на ведомственное хранение . [c.6]
Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Совместно с руководителями структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел текущего делопроизводства. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов. Оказывает необходимую методическую помощь, инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе научной и практической ценности архивных документов, отбор материалов на постоянное и временное хранение, составление актов о передаче документов в государственные архивы, списании и уничтожении материалов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления и замены, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует подготовку необходимых справок на основе данных, имеющихся в материалах архива, составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела на предприятии,. Руководит работниками архива. [c.38]
При подготовке дел к формированию и последующей передаче для комплектования в архив учреждения необходимо учитывать, что группировка документов текущего делопроизводства в дела должна осуществляться в полном соответствии с номенклатурой дел. Дела постоянного срока хранения группируются отдельно от документов временных сроков хранения. Подлинники необходимо отделить от копий, годовые планы и отчеты — от месячных и квартальных, утвержденные документы — от проектов, приказы, распоряжения, указания вышестоящих органов, связанные с прямой деятельностью учреждения, — от этих же ОРД, присланных для сведения. В дела следует включать по одному экземпляру документа в пределах делопроизводственного года, который,, как правило, должен совпадать с календарным. [c.117]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Совместно с руководителями структурных подразделений разрабатывает номенклатуру дел текущего делопроизводства. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных материалов. Оказывает необходимую методическую помощь, инструктирует работников структурных подразделений предприятия о порядке формирования, подготовки и сдачи материалов в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе [c.36]
Наименее решенным пока остается вопрос о месте хранения документов в текущем делопроизводстве. В большинстве учреждений они хранятся децентрализованно в столах у исполнителя. Рациональная организация делопроизводства предполагает централизованное формирование и хранение дел. Это позволит возложить данную обязанность на специально обученного работника, который сможет квалифицированно формировать дела, выдавать документы во временное пользование, вести по ним справочную работу. [c.164]
При заполнении номенклатуры следует учитывать, что графа третья заполняется в конце календарного года, когда становится известным количество томов или частей отдельных дел. В графе четвертой указывается срок хранения и номер статьи в соответствии с ведомственным или типовым перечнем документальных мате-риа"лов. В графе пятой проставляют отметки о передаче дел в архив учреждения, о лицах, ответственных за формирование дел, о переходящих делах-—судебных, арбитражных и др., начатых в текущем году и требующих продления их на следующий год. [c.64]
В ходе всей текущей работы с кадровыми документами должна осуществляться их подготовка к последующему хранению и использованию. Она включает экспертизу их практической ценности, формирование дел, их описание, обеспечение сохранности документов в отделе кадров, передачу дел в архив предприятия, организации. [c.246]
Частичная централизованная — смешанная система — преобладает в крупных учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборота. Часть операций (прием, отправка документов, а иногда и контроль за их исполнением) осуществляется централизованно, а остальные (регистрация, текущее хранение документов, формирование дел) рассредоточены по стру кту р ным подр азделен и ям. [c.12]
ВНИИДАД как учреждение системы Главного архивного управления при СМ СССР в своих разработках наиболее подробно излагал вопросы рационализации делопроизводства, текущего хранения документов и их дальнейшего использования. Вопросы механизации делопроизводства в них были отражены слабее. В свою очередь, ВНИИОргтехника, организация Минприбора СССР, в своих разработках основной акцент в рационализации делопроизводства делал прежде всего на применении средств механизации и оргтехники, а потом уже на изменении технологии работ и, учитывая разработанность таких вопросов, как составление номенклатуры дел, их формирование и дальнейшее использование, в методических рекомендациях ставил эти вопросы совсем редко. Кроме того, методические материалы, разрабатываемые ВНИИОргтехникой, наряду с вопросами рационализации делопроизводства, ставили проблемы планировки и организации рабочих мест основных категорий сотрудников аппарата управления, оснащения основных категорий сотрудников аппарата управления средствами механизации и оргтехники, организации служб научно-технической информации и др. [c.106]