Организация рабочего места секретаря [c.55]
Организация рабочего места секретаря с учетом требований научной организации труда к его планировке и обслуживанию, а также с учетом требований и возможностей использования современной оргтехники, к его оборудованию и оснащению является необходимым условием достижения высокой эффективности, оперативности и качества труда, сохранения работоспособности в течение всего рабочего дня, обеспечения действительно полезного секретарского обслуживания. [c.55]
Что понимается под организацией рабочего места 2. Что понимается под рациональной организацией рабочих мест 3. Что означают понятия нормальная и максимальная рабочие зоны 4. Какие требования необходимо соблюдать, размещая документы и средства оргтехники на рабочем месте, в столе 5. Каковы основные требования к рациональной планировке рабочих мест 6. Что должна обеспечить рациональная планировка рабочих мест 7. Какие требования предъявляются к организации рабочего места секретаря 8..Какие функции выполняет секретарь по обслуживанию рабочего места руководителя 9. Что следует понимать под культурой рабочего места [c.60]
ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ РАБОЧЕГО МЕСТА СЕКРЕТАРЯ [c.32]
Требования к организации рабочего места секретарей [c.35]
Существенный интерес представляет изложение вопросов рационального планирования времени и работы секретаря. Приведенные конкретные рекомендации по контролю и распределению рабочего времени, уменьшению влияния отвлекающих факторов способствуют выработке умения выделить главное в работе. Большое внимание уделено рациональной организации рабочего места секретаря, оптимальному размещению деловых бумаг и материалов, правильной организации работы с бланками, подробно разбирается понятие стрессовых ситуаций, их влияние на эффективность работы и способ преодоления. Без сомнений, с интересом будут встречены читателем советы автора, как обеспечить рациональную работу в условиях стрессового состояния руководителя, как помочь руководителю преодолеть это состояние. [c.8]
Организация рабочего места секретаря начинается с оснащения его мебелью, специальным оборудованием, канцелярскими принадлежностями. [c.117]
Задание 2. В исследуемом помещении оцените организацию рабочего места секретаря с точки зрения эргономики и удобства. [c.122]
Организация рабочего места — это система мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда. Основными факторами при разработке планировки являются технология и характер выполняемых работ, взаимосвязи секретаря в процессе труда. [c.317]
В работе секретаря правильная организация рабочего места взаимосвязана с производительностью его труда. [c.34]
Аккуратность. Всякая небрежность в работе с документами, в одежде, в организации рабочего места создает очень неблагоприятное впечатление о самом секретаре, даже в том случае, если он обладает необходимыми деловыми и личными качествами. Следует помнить, что секретарь — лицо учреждения , а лицом самого секретаря является качество выполняемой им работы, культура рабочего места и внешнего вида. [c.126]
Рациональная организация труда секретаря начинается с организации рабочего места. [c.208]
Рабочее место секретаря. Эргономика и организация труда [c.116]
В книге на основании действующих законодательных и нормативно-методических документов, нового ГОСТ Р6.30-97 Требования к оформлению документов подробно изложены требования к составлению и оформлению служебных документов, организации работы секретаря, информационно-документационному обслуживанию, начиная с получения документа и кончая проведением экспертизы ценности и сдачей документов в архив или их уничтожением. Специальные главы посвящены особенностям работы с этими документами. Особое внимание уделено организации совещаний, приёму посетителей, ведению телефонных переговоров, оборудованию рабочих мест. [c.346]
Для сотрудников служб документации необходимо создать определенный зрительный комфорт. Важным является использование цвета в качестве носителя информации, а также для создания нужного порядка на рабочем месте, для лучшей организации труда. Например, секретарь использует цветовой семафор при раскладке документов в папки различных цветов. [c.63]
Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема трудящихся руководитель обычно отводит определенные дни. В эти дни все сотрудники, которые могут понадобиться руководителю во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости он мог их вызвать или переговорить по телефону. В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя на время его отсутствия. [c.156]
Самоанализ и самоконтроль помогут руководителю строго соблюдать установленный им же распорядок дня и совершенствовать его, научить лучше понимать цену некоторых отклонений от рекомендуемых норм поведения, которые и вообще-то далеко не всеми признаются отклонениями. Скажем, если руководитель отлучается со своего рабочего места, он обязан — именно обязан, а не в порядке любезности — оставить у секретаря или в канцелярии точные координаты местонахождения. Желательно также, чтобы он без большой надобности не вызывал к себе нижестоящих руководителей. Но многие ли руководители обращают внимание на такие мелочи Подавая подчиненным всем своим стилем работы пример высокой организации и строгого соблюдения распорядка дня, руководитель способствует укреплению дисциплины, поддержанию должного уважения к своим решениям и нашим нравственным нормам, развитию инициативы подчиненных. [c.114]
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте. [c.146]
Как уже отмечалось, для современного делопроизводства характерно внедрение новых информационных технологий. Оснащенность служб делопроизводства компьютерами и современной оргтехникой делает труд секретаря более продуктивным. Роль секретаря, владеющего новыми информационными технологиями, неизмеримо возрастает. Но растет также и информационная культура инженерно-технического персонала. Те документы, которые традиционно создавались и продвигались только службами документирования, в настоящее время могут быть оформлены и переданы руководителями среднего и нижнего звена, а также инженерами, имеющими на своем рабочем месте персональный компьютер, подключенный к сети. Это приводит к сокращению персонала, занятого в делопроизводстве предприятий и организаций, и интегрирует делопроизводство вокруг секретарей. [c.35]
Основной замысел предлагаемого учебника направлен на формирование целостной системы организации личного труда менеджера. Это очень важно, ибо любому менеджеру необходимо знать, как управлять своей личной деловой карьерой, собственным временем, как планировать свои дела и принимать конкретные решения, когда, как и кому делегировать полномочия, как организовать свое рабочее место и рационализировать собственный труд, как выступать публично, готовить и проводить индивидуальную беседу с подчиненными, деловые переговоры, деловые совещания, взаимодействовать с секретарем, как, наконец, поддерживать и [c.9]
Необходимо разработать графики проведения рабочих собраний, заранее вывешивать их на видных местах. В работе таких собраний обязательно-должны принимать участие все заместители руководителя, секретарь партийной организации, председатель профсоюзной организации. Присутствие руководителя предприятия (объединения) на собрании отстающих цехов и участков дает ему возможность получить на месте информацию о причинах отставания и принять более правильное решение. [c.49]
При организации рабочего места секретаря следует побеспокоиться также о специальной мебели и канцелярских принадлежностях. [c.118]
Допускается объединение близких по содержанию разделов, например, Права и ответственность . Составители инструкции, при-держиваясьобщепринятой структуры, могут вводить новые разделы, например, Личностные качества секретаря, необходимые ему при выполнении своих функций или Организация рабочего места и оптимальные условия труда . [c.310]
Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов. Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др. Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства. [c.2]
Копяровшве (размножение) небольших объемов документации может осуществляться непосредственно секретарем при помощи средств оргтехники, имеющихся на его рабочем месте (например, путем использования термокопировального аппарата). При необходимости копирования (размножения) больших объемов документации, которое будет осуществляться силами специализированного подразделения или сторонней организации, заинтересованное подразделение подготавливает заказ, где указываются количество листов, подлежащих копированию, тираж, масштаб, характер размножаемой документации (текст, таблицы и т.п.) и некоторые другие сведения. Такой заказ передается руководителю организации или лицу, ответственному за копирование (размножение) материалов, и после получения разрешения, направляется на исполнение. Может быть организован и другой порядок копирования (размножения) документации в конкретной организации, который должен быть зафиксирован в инструкции по делопроизводству данной организации. Следует обязательно вести учет копировально-множительных работ. Все материалы, поступившие к секретарю из специализированных докумеятационных подразделений (машбюро, копировальной лаборатории и т.п.), прежде чем быть направленными в заинтересованные подразделения, должны быть просмотрены с точки зрения выполнения заказа. [c.145]
В число организационных операций секретарского обслуживания входит обеспечение руководстве необходимыми канцелярскими принадлежностями (клеем, скрепками, кнопками и т.п.), бумагой. При оснащении рабочего места руководителя средствами оргтехники секретарь обеспечивает их надлежащее эксплуатационное состояние и необходимый технический уход (например, зачехление их после работы, обеспыливание и т.п.) для чего прибегает к помощи сотрудников специализированных подразделений организации, в случае их отсутствия — к услугам специализированных организаций. [c.162]
Большой вклад в совершенствование работы с документами предприятия может внести секретарь-референт, т. к. значительная часть делопроизводственных операций вьшолняегся на его рабочем месте. Такая централизация позволяет проводить все операции с документами более квалифицированно и широко применять для одногапных работ средства оргтехники. К одной из функций, выполняемой секретарем-референтом, относится методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях предприятия и его филиалах. [c.125]
Большинство телефонных разговоров требует от секретаря предварительной подготовки. Для работы секретарю необходим соответствующий справочный аппарат телефонные справочники самого учреждения, подведомственных и вышестоящих организаций, телефоны сотрудников, как рабочие, так и домашние. Домашние телефоны сотрудников секретарю бывают нужны для решения служебных вопросов. Например, сотрудник заболел и не вышел на работу. Секретарю необходимо уточнить возможное время отсутствия сотрудника уже в первой половине дня, кроме того, у руководителя может возникнуть необходимость в получении информации, которой располагает сотрудник, по каким-либо причинам находящийся дома. Однако следует помнить, что звонить по служеб-) ным вопросам после 22 ч считается невежливым. Вообще звонить по домашнему телефону сотрудника по служебным вопросам можно только в случае острой необходимости. Всегда под рукой у секретаря должен быть инструментарий для записи блокнот, авторучка, карандаш или специальные телефонные бланки. Содержание телефонных разговоров и передаваемых сообщений не следует доверять только собственной памяти, лучше записать, по крайней мере, такие данные разговора, как дата и время, фамилия абонента, его должность и место работы, существо вопроса, номер телефона абонента. [c.147]