Деловое общение секретаря не ограничивается контактом с посетителями. Важнейшее место в его работе занимают взаимоотношения руководитель — секретарь. [c.295]
Работа секретаря в организации начинается с вводной беседы-инструктажа со стороны руководителя. Руководитель должен подробно рассказать секретарю о методах своей работы, привычном режиме, личных привычках, сформулировать основные требования, которые он будет предъявлять к секретарю, выяснить уровень квалификации секретаря. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается не сразу, требуется испытание временем, совместной работой. [c.296]
Секретарю важно установить хорошие деловые контакты с секретарями различных подразделений своей организации, а также вышестоящих и подведомственных организаций. [c.297]
Одним из важнейших деловых контактов являются взаимоотношения руководитель — секретарь. Поскольку секретарь является первым помощником руководителя, он должен выполнять работу в его стиле, отождествлять свои служебные интересы с деятельностью своего руководителя, быть глубоко заинтересованным в его успешной и эффективной деятельности. Фактически секретарь является личным организатором руководителя, помогает ему в планировании рабочего времени и в выполнении намеченных мероприятий, освобождает от выполнения вспомогательно-технических операций, фильтрует потоки корреспонденции, телефонных вызовов и посетителей. Установить нужный деловой контакт между руководителем и секретарем удается, как правило, не сразу, требуется Испытание временем совместной работы. [c.134]
Очень важным фактором в решении этого вопроса является наличие хорошего делового контакта между руководителем и секретарем. Еще на стадии планирования работы руководитель и секретарь намечают, когда и какие совещания и заседания будут проведены, определяют тематику и состав участников, место проведения. Большинство крупных совещаний проводятся в учреждениях по плану, который является для секретаря обязательным и дает возможность заранее продумать комплекс мер по их подготовке. [c.161]
Одним из важнейших деловых контактов является взаимодействие руководителя с секретарем. Эффективная совместная работа руководителя и секретаря возможна только при условии полного взаимного доверия и понимания между ними. Для этого руководитель должен четко регламентировать порядок совместной работы, жестко планировать свое рабочее время. Руководитель должен наилучшим образом использовать способности своего секретаря, давать ему широкую инициативу. [c.434]
Как правило, инициатором делового контакта является офис-менеджер/секретарь. У более или менее опытного специалиста есть наработанный арсенал дежурных фраз, что существенно экономит не только время установления контакта, но и эмоциональную энергию каждой из сторон. [c.67]
Секретарь должен принять к сведению полученную информацию, пожелания руководителя, уяснить свои обязанности, права, пределы компетенции, оценить ответственность предстоящей работы, осознать свое место и положение в коллективе. На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря, которые будут совершенствоваться в результате совместной работы. Но следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. С годами взаимопонимание будет укрепляться и совершенствоваться. [c.135]
Особенность работы секретаря заключается в том, что ему приходится не только работать с документами и техническими средствами, но и осуществлять многочисленные контакты с людьми своим руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Секретарю приходится сталкиваться с большим разнообразием решаемых задач, необходимостью выполнять одновременно несколько дел. Часто неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств. [c.210]
На этапе вводной беседы закладывается основа деловых взаимоотношений руководителя и секретаря. Следует учитывать, что достижение наилучшего контакта потребует от руководителя и секретаря определенных усилий. Со временем взаимопонимание будет укрепляться и совершенствоваться. [c.171]
Децентрализация закупок второстепенных товаров. Одновременно с процессом централизации поставок происходит децентрализация закупок таких второстепенных товаров, как посуда, кофеварки и рождественские елки (чему немало способствовал выпуск банками корпоративных закупочных кредитных карточек). Такие карточки получают начальники цехов, офисные работники, секретари. На них нанесены ограничивающие коды, определяющие пределы кредита и сферу его использования. Например, заводской рабочий может иметь карточку, которая принимается только местным магазином инструментов. Глава отдела по закупкам компании National Semi ondu tor утверждает, что благодаря закупкам с использованием кредитных карточек стоимость обработки одного заказа снизилась с 30 до нескольких центов. Кроме того, дополнительную выгоду покупателю и продавцу приносит снижение затрат времени на бумажную работу, что дает возможность отделам по закупкам сосредоточиться на установлении деловых контактов. [c.217]
Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов. Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др. Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства. [c.2]
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. Секретарь В. И. Ленина Л. А. Фотиева, вспоминая о совместной работе с Ильичей, писала Ленин учил нас работать, детально вникал во все функции секретариата. Он указывал нам, как надо отправлять письма, чтобы они быстрее, без проволочки доходили до адресата, как подготовлять повестку и материалы к заседаниям, как писать протоколы, как организовать осведомление учреждений о принятых решениях и вызов докладчиков на заседания, чтобы они не теряли времени на ожидание в приемной. При этом его указания, чаще всего давались в устной форме, не носили характера отвлеченных, заранее продуманных и заготовленных инструкций, а всегда были связаны с каким-нибудь конкретным практическим вопросом, с каким-либо нашим промахом в работе. В. И. Ленин требовал полной осведом- [c.120]
Одним из важнейших деловых контактов руководителя явля-ся его взаимоотношения с секретарем. [c.423]
Организация деловых контактов. В планировании служебных онтактов основная роль отводится секретарю. [c.528]
Началом беседы является, как правило, приветствие, во время которого секретарь должен оценить психологическое состояние собеседника, составить представление о существе проблемы, выбрать тон беседы. Не встречайте своего собеседника тяжелым вздохом и едва за тным кивком. Встаньте, сделайте несколько шагов навстречу и предложш-сесть. Начало беседы - это, в известном смысле, знакомство друг с другом, с возникшими проблемами, которые послужили поводом для деловой встречи. Этикет запрещает в самом начале беседы переходить к главной теме и предусматривает установление контакта с собеседником, создание благоприятной атмосферы. [c.131]
Эндрю чрезвычайно эффективно делегирует свои полномочия, перепоручая выполнение задач подчиненным. Для управления различными подразделениями компании он находит и нанимает на работу самых одаренных людей. Он работает в тесном контакте со своим секретарем Дороти, и у них есть множество средств и инструментов для поддержки быстрой и оперативной работы их управленческой команды. Они разработали специальные таблицы и формуляры для ускорения коммуникаций и контактов между ними при составлении планов деловых поездок, назначении деловых встреч и совещаний и для добавления адресатов в каждый из шестнадцати списков его контактов по электронной почте. Их компьюте- [c.24]