Роль секретаря в организации приема посетителей [c.302]
При организации приема посетителей - дифференцировать их категории прием сотрудников своей организации, представителей других организаций, прием поличным вопросам. Для четкого выполнения процедур секретарь обязан [c.315]
В обязанности секретаря входит выполнение работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной инфор-, мации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, телефонному обслуживанию и др. [c.532]
К операциям по бездокументному обслуживанию относятся выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организаций приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. На работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55-60% рабочего времени. Работа с документами — это составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление документов. [c.532]
Чем определяется выбор структуры канцелярии для учреждения 2. Когда допускается совмещение различных функций D одном подразделении или одним исполнителем 3. Какова роль канцелярии в учреждении 4. В чем заключаются основные функции канцелярии 5. Какое подразделение канцелярии организует работу по повышению квалификации персонала 6. Какое подразделение канцелярии осуществляет контроль за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов 7. Какое подразделение канцелярии занимается вопросом организации приема посетителей 8. Каковы основные функции машинописного бюро [c.46]
Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К операциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка заседаний и совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок, планирование своей работы. Остальные обязанности составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и передача на хранение документов, стенографирование, расшифровка и оформление на пишущей машине документов — относятся к документному обслуживанию. По подсчетам специалистов, на работы по бездокументному обслуживанию секретарь затрачивает 55—60 % рабочего времени. [c.121]
ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ [c.152]
Организация приема посетителей [c.114]
Одной из самых важных и ответственных обязанностей секретаря является организация приема посетителей. [c.114]
ИНСТРУКЦИОННАЯ КАРТА 44 Организация приема посетителей Цель научиться правильной организации приема посетителей. [c.115]
Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвященному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществляется, зависит эффективность работы предприятия. [c.285]
При организации приема посетителей необходимо прежде всего определить его порядок. Посетители делятся на две группы подчиненные сотрудники и лица со стороны. Первые чаще решают конкретные служебные вопросы, обращаются с просьбой о помощи или с жалобами на своего непосредственного руководителя. Вторые приходят с предложениями общего характера или с жалобами на действия персонала, которыми они оказались не удовлетворены с желанием что-то узнать получить помощь и консультацию о чем-то проинформировать и т.д. Здесь человек стремится обсудить вопрос, в решении которого заинтересован лично, поэтому сам определяет тему и предмет разговора. [c.340]
Информационные материалы у секретаря должны быть четко классифицированы. Можно выделить папки документы на подпись, подписанные документы, письма и ответы на них, приказы и распоряжения, документы по жалобам и конфликтам, картотека приема посетителей по личным вопросам , журнал передачи служебных документов, служебные материалы по важнейшим функциональным областям деятельности руководителя, телефонный справочник организаций, телефонный справочник частных лиц. [c.445]
Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема руководитель обычно отводит определенные дни. [c.304]
Владимир Ильич предоставлял своим секретарям право разбираться во всех служебных вопросах, готовить материалы к совещаниям, напоминать о сроках исполнения государственных директив. В 1918— 1922 гг. был создан и усовершенствован ленинский стиль организации секретарского труда. Секретари руководящих работников советских учреждений в основном выполняли творческие функции, были консультантами директоров, следили за качеством подготовки служебных документов, помогали руководителям в приеме посетителей. [c.18]
Одним из важнейших видов деятельности любого руководителя является прием посетителей. В ходе приема посетителей решаются различные вопросы, принимаются управленческие решения. Большую помощь руководителю в организации этой работы может и должен оказать секретарь. [c.152]
Коммунистическая партия и Советское правительство уделяют большое внимание правильной организации приема трудящихся. В постановлении ЦК КПСС Об улучшении рассмотрения писем и организации приема трудящихся (1983) отмечалось, что не во всех учреждениях и организациях соблюдается порядок приема, не организован прием в нерабочее время. Трудящиеся зачастую принимаются работниками, не наделенными необходимыми полномочиями для решения определенного круга вопросов. Посетителям нередко даются обещания, которые не выполняются. ЦК КПСС указал, что необходимо строго соблюдать установленные дни и часы приема. [c.152]
Особое внимание секретарь должен проявлять к организации приема руководителем посетителей по личным вопросам. Для такого вида приема трудящихся руководитель обычно отводит определенные дни. В эти дни все сотрудники, которые могут понадобиться руководителю во время приема, должны быть на рабочих местах, чтобы при необходимости он мог их вызвать или переговорить по телефону. В случае длительного отсутствия руководителя прием по личным вопросам должен проводить работник, исполняющий обязанности руководителя на время его отсутствия. [c.156]
Какие виды приема посетителей могут проводиться руководителем 2. Каковы обязанности секретаря по подготовке приема посетителей своего учреждения по текущим вопросам, командированных специалистов, делегаций, по личным вопросам 3. Как секретарь должен организовать предварительную запись на прием 4. Как секретарь ведет контроль за выполнением решений, принимаемых во время приема 5. Что должен делать секретарь в случае отмены приема 6. Как могут быть использованы при организации приема визитные карточки 7. В чем особенности [c.158]
Функция секретаря имеет более специфический характер, поскольку она связана с работой с людьми. Здесь от секретаря требуются вежливость, тактичность, способность к точному выражению своих мыслей, восприимчивость к психологическим особенностям других людей, внимательное отношение к людям. Функция секретарей по без документному обслуживанию работы аппарата учреждения состоит в выполнении отдельных поручений руководителя и сотрудников в связи по телефону руководителя с внутренними и внешними абонентами, в организации приема работников аппарата и посетителей, в подготовке и обслуживании хода совещаний, а также в контроле сроков принятых по ним решений. [c.111]
Предметом третьей группы способов организации (4.3. .), объединяющей процессы диспетчеризации, регламентации, упорядочения, служат регламент, расписание, распорядок, тактика действий. Они закрепляют отношения порядка как в сфере управления, так и в сфере производства. Например, регламент оперативных совещаний, расписание приема посетителей, предписание диспетчерской службы в сбойных ситуациях и т.п. [c.308]
Объективная организационная культура — состояние материально-вещественного фактора организации, внешний вид зданий, сооружений, место их расположения, оформление прилежащих территорий, внутренний комфорт, удобства, состояние активной части производственных фондов, освещенность рабочих мест, объем пространства, комнаты отдыха, приема посетителей, столовая, буфеты, стоянки для автотранспорта, коммуникации, уровень решения социальных вопросов и т. д. [c.73]
Книги, журналы, карточки регистрации приема посетителей руководством организаций [c.225]
Сервисные организации имеют зал-выставку мебели для приема посетителей, административное помещение и производственную зону, занимающую основную площадь предприятия. [c.132]
Ответственность. Секретарь должен быть готов принять на себя ответственность по выполнению задач, поставленных руководителем, особенно в пределах своей компетенции. Это качество вырабатывается с опытом работы. Руководитель должен быть уверен в том, что секретарь может работать самостоятельно, способен квалифицированно решать такие вопросы, как оформление и составление документов, расшифровка стенограмм и диктограмм, организация приема посетителей, оповещение участников совещаний, и т. п. [c.290]
Изложены история развития делопроизводства и секретарской службы, основы организации труда и рабочего места секретаря, механизация делопроизводственных процессов. Рассмотрены вопросы работы секретаря с различными служебными документами, их составлением и оформлением, вопросы бездокументного обслуживания деловые контакты, ведение телефонных переговоров, организация приема посетителей и др. Освещены основные направления со вершенствовашш советского делопроизводства. [c.2]
Профессия секретаря требует от человека, избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. На первый взгляд, человеку несведущему может показаться, что в работе секретаря все просто и никаких особых знаний не требуется. Однако это далеко не так. Профессия секретаря относится к обслуживающим. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Очень важным фактором в работе секретаря является хороший деловой контакт с руководителем, умение выполнять работу в стиле руководителя. Секретарь В. И. Ленина Л. А. Фотиева, вспоминая о совместной работе с Ильичей, писала Ленин учил нас работать, детально вникал во все функции секретариата. Он указывал нам, как надо отправлять письма, чтобы они быстрее, без проволочки доходили до адресата, как подготовлять повестку и материалы к заседаниям, как писать протоколы, как организовать осведомление учреждений о принятых решениях и вызов докладчиков на заседания, чтобы они не теряли времени на ожидание в приемной. При этом его указания, чаще всего давались в устной форме, не носили характера отвлеченных, заранее продуманных и заготовленных инструкций, а всегда были связаны с каким-нибудь конкретным практическим вопросом, с каким-либо нашим промахом в работе. В. И. Ленин требовал полной осведом- [c.120]
Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и прибывших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересующие того вопросы и целесообразность встречи именно с руководителем организации (ведь тот или иной вопрос может был. решен на уровне конкретного подразделения). Если же воц>ос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуация руководителю и информирует восетителя о возможности беседы. В случае невозможности оперативного приема посетителя ему сообщается о точной дате и времени возможного приема. Одновременно секретарь запвсывает дшные о посетителе (фамилию, организацию, должность, адрес и-телефон) в сообщает ему телефоны [c.161]
В пособии даются практические рекомендации как российских специалистов, так и Международной организации профессиональных секретарей по организации презентаций, совещаний и приема посетителей, ведению телефонных переговоров, а также составлению, оформле-г нию, регистрации и хранению документов. (, [c.2]