Значительное время в течение рабочего дня у секретаря занимают телефонные переговоры. Благодаря телефону повышается оперативность принятия решений, отпадает необходимость в переписке, в поездке в другую организацию и т. д. В обязанность секретаря входит прием телефонных вызовов, ответ абонентам, фильтрация вызовов и соединение при необходимости руководителя с абонентом. Задача секретаря — освободить руководителя от вызовов, по которым может принять решение ответственный сотрудник организации. [c.298]
В том случае, когда секретарь переадресует телефонный вызов другому сотруднику, абоненту следует назвать фамилию, имя, отчество этого сотрудника, его должность и телефон. [c.299]
Устройство связи директор—секретарь УДС 3/3/4 (НРБ) предназначено для телефонной связи директора с секретарем и внешними абонентами (рис. 20.9) состоит из директорского и секретарского аппаратов и релейного комплекта. [c.480]
Руководитель, проводящий заседание в своем кабинете, безусловно, не должен прерывать его ход переговорами по телефону, приемом посетителей, вызовом секретаря и т. д. Такое поведение — не только разбазаривание времени присутствующих, по и прямая бестактность по отношению к ним. [c.46]
При проведении совещания руководителю необходимо строго выдерживать его регламент, в спокойной и вежливой форме поправлять выступающих, отклоняющихся от темы обсуждения, призывать их к краткому и четкому выражению своих мыслей. В выступлениях не должно быть ничего лишнего, не относящегося к обсуждаемому вопросу. Оно должно быть лаконичным, содержательным. Если такое совещание проводится в кабинете руководителя, то крайне нежелательно прерывать его ход переговорами по телефону, вызовами секретаря и тому подобными действиями. Если на совещании обсуждается несколько вопросов, то важно сначала обсудить те из них, которые касаются всех участников совещания, и после их решения отпустить работников, которым нецелесообразно присутствовать при обсуждении других вопросов. [c.105]
В том случае когда на рабочем месте секретаря установлен телефонный автоответчик, секретарь, вернувшись после отсутствия на рабочее место, должен прослушать записи, определить самые важные, доложить о них руководителю, некоторым абонентам позвонить, если это необходимо и абонент оставил номер своего телефона. [c.151]
Телефонный аппарат ТА-1146 — основное исполнение конструкция аппарата предусматривает включение в телефонные станции через абонентскую высокочастотную установку (АВУ) и через блокиратор подключение дополнительного вызывного устройства, дополнительного телефонного аппарата по схеме директор —секретарь , дополнительного телефона отключение от абонентской линии с помощью штепсельной розетки. [c.105]
Секретари и телефонистки. Существуют особые правила, которыми должны руководствоваться работники первой линии обороны против ненужных звонков. Следование этим правилам — или не следование — само по себе является одной из характеристик данной фирмы. Если звонящий не сообщает своего имени, секретарша или телефонистка должна сказать что-либо вроде Пожалуйста, кто звонит (нельзя бесцеремонно интересоваться Кто это или задавать зловещий вопрос Как, вы сказали, ваше имя — который словно подразумевает, что звонок был из потустороннего мира). Если шеф отсутствует или занят, секретарша говорит что-либо вроде Господина... сейчас (здесь) нет. Могу я помочь вам или Он говорит по телефону. Желаете подождать (но никогда — Его здесь нет или Вы должны подождать . Многие люди не выносят слова должны ). Не следует говорить Пожалуйста, подождите. Он сейчас подойдет , если начальник долго не сможет взять трубку. [c.133]
Более того, табель должен быть заполнен и для того, чтобы показать его клиенту, если тот подвергнет сомнению отчет или счет-фактуру. Хороший вариант — использование для учета времени выполнения типовых операций например, считается, что в среднем на один телефонный звонок затрачивается 15 минут. Простейший табель (рис. 4. 3) можно держать на столе или носить в кейсе. Но раз в неделю общие затраты времени должны подсчитываться секретарем и переноситься в обобщенном виде в общий табель. Если клиент посчитает, что на работу с ним затрачивается слишком много или слишком мало времени, то ему может быть представлен для сравнения общий табель. [c.50]
Предоставление персонального кабинета, мобильного телефона, автомобиля, секретаря и т.п. [c.131]
Телефонограммой считается любая информация, которую получает или передает секретарь по телефону по поручению руководителя. Просит ли он договориться о встрече, сообщить о проведении совещания, узнать некоторую информацию звонят ли к вам на предприятие с теми же вопросами — все переданные и поступившие звонки должны фиксироваться в некоторой форме. [c.92]
Деятельность секретаря весьма разнообразна. Это и подготовка документов, и телефонные звонки, и организация приема посетителей и многое другое. Эта деятельность, связанная с решением текущих вопросов, незаметна непосвященному человеку. Однако от того, насколько успешно и оперативно она осуществляется, зависит эффективность работы предприятия. [c.285]
Чтобы не терять рабочее время по причинам, подобным изложенным выше, руководитель должен проанализировать ход рабочего процесса, поставив перед собой ряд вопросов. Что явилось причиной потери времени в отделе Важно уяснить цели, внести изменения в соответствии с новыми данными и держать четкие и откорректированные цели в голове. Или время зря тратится из-за отсутствия приоритетов на фирме Продуктивнее было бы сделать несколько более важных вещей, чем много менее важных. Являются ли причинами потери времени на фирме недостаточная мотивация работников, долгие телефонные разговоры и излишнее общение друг с другом Тратится ли ваше собственное время на ненужную почту Должен ли ваш секретарь или помощник выбросить ненужную почту, а оставшуюся рассортировать по степени важности [c.523]
Использование диктофонной техники, установленной в центре автоматизированной обработки текстовой информации, облегчает администратору подготовку любых документов, поскольку, подключившись к центру по телефонной или селекторной связи и продиктовав материал, он в кратчайшие сроки может получить его распечатку или перевод на иностранный язык и использовать по назначению. Согласно обследованиям некоторых американских фирм, примерно 20% всего объема продиктованных руководителями материалов печатается их секретарями-машинистками с использованием электронных пишущих машинок с дисплеем, а 28% - в центрах автоматизированной обработки текстовой информации. [c.141]
Информационные материалы у секретаря должны быть четко классифицированы. Можно выделить папки документы на подпись, подписанные документы, письма и ответы на них, приказы и распоряжения, документы по жалобам и конфликтам, картотека приема посетителей по личным вопросам , журнал передачи служебных документов, служебные материалы по важнейшим функциональным областям деятельности руководителя, телефонный справочник организаций, телефонный справочник частных лиц. [c.445]
Секретарь-привлекательная, коммуникабельная женщина 24 лет, с сертификатом об окончании годичных курсов секретарей-референтов, с опытом работы не менее двух лет - отвечает за организацию делопроизводства, дает справки по телефону, встречает клиентов, выполняет деловые поручения руководителя, подготавливает образцы документов и т.д. [c.427]
Стражи. Те, кто уполномочен предохранять закупочный центр от нежелательного воздействия продавцов и определенной информации. К ним относятся агенты по закупкам, секретари, телефонные диспетчеры, которые не дают торговым представителям пробиться к пользователям и к тем, от кого зависит решение о закупках. [c.274]
Телефонные звонки не должны мешать работе начальника. Все переговоры в день приема посетителей ведет секретарь. Только в том случае, если поступил звонок о чем-то непредвиденном, очень важном (пожар, взрыв, несчастье), секретарь может войти в кабинет и тихо сообщить руководителю о случившемся. [c.29]
Допустим еще один вариант. Заранее договориться с секретарем, чтобы он, когда возникает подобная ситуация, позвонил начальнику по внутреннему телефону и попросил того выйти из кабинета по какой-то уважительной причине (причину необходимо сообщить громко, чтобы слышал посетитель). [c.30]
Впечатление о фирме можно составить и по тому, как секретарь ведет разговоры по телефону. Если он, сняв трубку, произносит "Алло. Добрый день ", у воспитанного человека остается неприятный осадок, так как "Алло" — это домашняя форма телефонного разговора. Нужно, сняв трубку, поздороваться (это правило элементарной вежливости) и тут же назвать свою фирму. Не следует произносить приветствие механически, хорошо когда в голосе чувствуется благожелательность, это произведет на того, кто звонит, благоприятное впечатление. [c.34]
Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций. [c.288]
При решении таких вопросов, как подготовка документов, в беседе с посетителями и по телефону секретарь должен использовать строго проверенную информацию. Недопустимо разглашать информацию, имеющую закрытый характер, а также информацию, которая может нанести ущерб организации или отдельным лицам. Необходимо правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников. [c.290]
При приеме посетителей секретарь не должен вести личные беседы по телефону, а также должен воздержаться от бесед, раскрывающих служебные тайны, и не сплетничать. [c.294]
При появлении посетителя секретарь должен закончить машинописную строку или телефонный разговор. Чтение любых документов надо прекратить и заняться посетителем. [c.294]
Тон разговора должен быть нейтральным. Нельзя начинать беседу с отказа и утверждения невозможности решить вопрос. Как правило, это вызывает негативную реакцию и ведет к возникновению конфликтной ситуации. Если даже ответ отрицательный, секретарь должен тактично и доброжелательно подвести собеседника к этому выводу, убедительно показать невозможность положительного решения. Во время беседы не следует перебивать посетителя, заниматься посторонними делами, прерывать беседу телефонными разговорами. Если телефонный звонок раздался, то в зависимости от вида беседы секретарь снимает трубку и переносит телефонный вызов на удобное время либо просит извинения у посетителя и кратко проводит телефонный разговор. [c.295]
Секретарю важно иметь четкое представление о том, когда и по каким вопросам соединять с руководителем. Принимая телефонный вызов, секретарь должен, назвав организацию и себя, в корректной форме выяснить, по какому вопросу звонит або- [c.298]
Ни один телефонный вызов не должен проходить к руководителю, минуя секретаря (за исключением оговоренных случаев). Перед тем как соединить руководителя с абонентом, секретарь должен назвать ему абонента, его должность и организацию, фамилию, имя, отчество и вопрос, по которому тот звонит. Если секретарь вел запись предварительной беседы, то можно положить ее перед руководителем или изложить устно суть вопроса. [c.299]
Набрав номер абонента и получив ответ, следует назвать себя и фамилию нужного вам сотрудника. Если же этими данными секретарь не располагает, следует попросить к телефону сотрудника, занимающегося соответствующим вопросом. [c.299]
Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит у телефона. Перед началом совещания, в его перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы оказать помощь участникам, если она требуется. [c.301]
Устройство связи директор—секретарь (Народная Республика Болгария) обеспечивает прямую телефонную связь директор— секретарь и имеет один выход на АТС городской телефонной сети (рис. 20.8). Питается от батареи напряжением 24 в. Вес устройства — 5 кг габариты 240X250x225 мм. [c.480]
В регламенте совместной работы можно по дого-> воренности с руководителем выделить определенное время, когда все телефонные вызовы принимает руководитель, в остальное время секретарь фильтрует телефонные звонки и только самые важные подключает к аппарату руководителя. Установлено, что наибольшее число телефонных разговоров в месяц приходится на декабрь — январь, а в день — на понедельник. [c.146]
Некоторые чиновники подчеркивают свое положение, сидя за столами без выдвижных яшиков. Это значит, что все их деловые бумаги находятся у секретаря, которому или которой в этом случае необходимо иметь, кроме яшиков для бумаг, так же и полки для компьютера и телефона. Такой стол без выдвижных яшиков призван демонстрировать открытость и доброжелательность своего хозяина. Такой стол не выглядит настораживаюше враждебным. Вы можете свободно видеть положение ног и всего тела его хозяина. [c.166]
Время приема сторонних должностных лиц (работников родственных и сторонних организаций, в том числе и прибывших в командировку) предварительно согласовывается. В ходе такого согласования определяются взаимоприемлемые сроки прибытия этих лиц. В случае несанкционированного прибытия работника секретарю следует уточнить интересующие того вопросы и целесообразность встречи именно с руководителем организации (ведь тот или иной вопрос может был. решен на уровне конкретного подразделения). Если же воц>ос требует решения на уровне руководства, секретарь сообщает о создавшейся ситуация руководителю и информирует восетителя о возможности беседы. В случае невозможности оперативного приема посетителя ему сообщается о точной дате и времени возможного приема. Одновременно секретарь запвсывает дшные о посетителе (фамилию, организацию, должность, адрес и-телефон) в сообщает ему телефоны [c.161]
Компания Mars, работающая в отрасли продуктов питания, кондитерских изделий и лакомств, является семейным бизнесом (одним из крупнейших в мире частных производителей). Члены семьи работают в компании и не имеют собственных офисов. Это относится и к исполнительному директору, который сидит в дальнем углу большой открытой комнаты, в которой находятся также его секретарь и еще два сотрудника. Все работники имеют отдельные телефоны, делают каждый для себя собственные копии документов и оплачиваются по ставкам, различающимся не более чем на пять разрядов. Компания руководствуется пятью принципами, и, что неудивительно для ориентированного на потребителя бизнеса, потребитель — это самое главное слово в предложениях, излагающих данные принципы [c.86]
Следующая встреча Рави предстоит с личным секретарем. Она коротко докладывает ему о поступивших сообщениях и телефонных звонках. А также сообщает о том, какой успех имели его указания и распоряжения. Рави дает необходимые инструкции кому позвонить, какие встречи организовать и какие распоряжения выполнить. [c.11]
Консультативные фирмы по управлению применяют очень простую формулу в ценообразовании на свои услуги. Они умножают дневные гонорары консультантов (переменные издержки) на 3. В цене, получившейся в результате этого, третья часть покрывает оклады консультантов, треть — накладные расходы (аренда помещений, секретари, оплата телефона и др.) и треть является прибылью. Формулы ценообразования могут быть и более сложными. Например, следующая формула применяется в электронной промышленности Цена = Затраты на материалы + (Dire t labor osts) Затраты прямого труда (для покрытия накладных [c.232]
Статистические данные свидетельствуют о дискриминации женщин в экономической жизни Японии. Из всех узаконенных там профессий лишь немногие считаются допустимыми для женщин. Более 80% женского персонала работают медицинскими сестрами, воспитательницами детских садов, стенографистками, секретарями-машинистками, упаковщицами мелких товаров, операторами телефонных станций, официантками, прислугой гостиниц и кабаре, танцовщицами, гейшами. На японских предприятиях не встретишь женщину инженера, технолога, оператора металлообрабатывающего станка. Редко можно увидеть женщину среди врачей, юристов, преподавателей высших учебных заведений, учителей полных средних школ (с 10-го по 12-й класс), телерепортеров, редакторов, научных работников. Женщина-руководитель в Японии — большая редкость. [c.110]