Действительно резкое изменение сложившихся в организациях форм документов и правил их оформления может отрицательно сказаться на их деятельности, поскольку эти изменения связаны с психологической перестройкой большого количества людей. Поэтому при стандартизации документов должны проводиться только самые необходимые изменения с максимальным сохранением традиционных форм и методов, если, разумеется, они не наносят прямого экономического ущерба. Трудности при стандартизации документов заключаются в том, что они имеют слишком много разнообразных форм и правил оформления отдельных реквизитов и документов, особенно организационно-распорядительных, и сохранить их все просто невозможно. Поэтому при стандартизации сначала вносятся небольшие изменения в традиционно применяемые документы, а затем более радикальные. Такое поэтапное совершенствование стандартов должно проводиться с учетом сложившихся уже традиций, приводя к постепенному изменению требований к документам. [c.51]
Машинописное изготовление традиционных управленческих документов гораздо более трудоемко, чем печатание сплошного текста. Особенности расположения и сложившиеся правила оформления отдельных реквизитов (адресата, отметок о приложении, подписи) и заголовков внутри текста требуют дополнительных затрат на изменение интервалов между строками, на большие (часто различные) отступы от левого поля, на центровку относительно вертикальной оси листа бумаги, на подчеркивание отдельных слов. Те же операции выполняются на пишущих автоматах с такими же затратами времени при первой, а в ряде случаев и при повторных перепечатках, например, при переходе с автоматического на ручной режим работы для изменения машинописного интервала. Это особенно нежелательно в случаях, когда одновременно с документом пишущий автомат готовит и машинный носитель с данными для непосредственного ввода в ЭВМ. [c.16]
Методические указания и плакаты по внедрению ГОСТов имели большое практическое значение, так как позволили предприятиям, организациям и учреждениям качественно провести занятия с сотрудниками, занимающимися подготовкой и оформлением служебных документов, изготовить бланки на организационно-распорядительную документацию, размножить их и начать работу по внедрению ГОСТов. Эти материалы явились первым пособием, в котором предусматривались не только рекомендации о порядке внедрения стандартов, но и подробно освещались правила оформления отдельных реквизитов в документах. [c.102]
Стандартами устанавливаются наиболее общие правила составления документов, а также машинописного оформления отдельных реквизитов. Длительное время организационно-распорядительная документация развивалась стихийно, что привело к возникновению множества видов и разновидностей служебных документов, различных способов оформления отдельных реквизитов. [c.184]
Реквизиты зависят от характера операции. Например, реквизиты требования на отпуск материалов отличаются от реквизитов авансового отчета. Тем не менее отдельные реквизиты обязательны для всех документов. К ним относятся название документа (счет, ордер, накладная) дата составления содержание хозяйственной операции и ее основание измерители операции (количество, сумма) подписи лиц, ответственных за совершение операции, и правильность ее оформления. Есть и дополнительные реквизиты, которые указываются в необходимых случаях. Это номер документа, наименование и адрес предприятия и др. Отсутствие какого-либо необходимого реквизита лишает документ доказательной силы. Он теряет юридическое право и не может служить основанием для бухгалтерских записей. [c.46]
Различают разовые и групповые первичные документы. Разовые первичные документы предназначены для оформления отдельных хозяйственных сделок. С помощью групповых первичных документов оформляют ряд хозяйственных сделок за определенный период. Как правило, первичные документы должны содержать достоверные данные, составление и оформление их должно быть осуществлено непосредственно в момент совершения операций. Чтобы первичные документы имели полную юридическую силу, необходимо наличие следующих реквизитов наименования и кода документа (формы) даты составления содержания и сути хозяйственной операции измерителей в количественном и стоимостном выражениях перечисления должностных лиц, ответственных за правильность оформления и совершение хозяйственной сделки личных подписей и их расшифровки. В некоторых случаях в первичных документах приводятся дополнительные реквизиты — номер документа, название и адрес юридического лица (предприятия, учреждения), основание, на котором осуществляются хозяйственные операции и другие, характерные для определения документируемой сделки реквизиты, если в этом возникает необходимость. [c.202]
Государственные стандарты на унифицированную систему организационно-распорядительной документации — ГОСТ 6.15.1—75, ГОСТ 6.38—72, ГОСТ 6.39—72 — установили единые, научно обоснованные общие правила составления документов и машинописного оформления их отдельных реквизитов. [c.15]
Достоверный учет хозяйственных операций можно вести только на основании первичных документов, составляемых своевременно (как правило, в момент совершения операции) и содержащих точные данные (реквизиты). Обязательными для каждого учетного документа являются следующие реквизиты название (приходный кассовый ордер, требование, лимитно-заборная карта, наряд и др.), дата составления, содержание хозяйственной операции и ее обоснование, измерители операции в количественном и денежном выражениях, подписи лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления. В зависимости от содержания учитываемой операции в документ могут включаться и другие реквизиты, например название и адрес предприятия и указание сторон, участвовавших в совершении хозяйственной операции, даты записи в накопительный документ отдельных хозяйственных операций, если время составления документа и записи операций не совпадает (лимитно-заборная карта и др.). [c.50]
Установленные стандартами правила оформления организационно-распорядительных документов создают условия для повышения производительности труда машинописных работ по сравнению с требованиями других систем документации. Так, при оформлении реквизитов гриф утверждения и гриф согласования в соответствии с требованиями государственной системы стандартизации и ЕСКД (ГОСТ 1.2—68 и ГОСТ 3.110—71) заключаются в кавычки или после них ставится двоеточие, а расшифровка подписи заключается в скобки. ГОСТ 6.38—72 дает более экономичные требования, предусматривая написание реквизита без кавычек и двоеточия, а подпись оформляется без скобок. Это приводит к меньшему количеству машинописных знаков, требуемых при оформлении реквизита. Отдельные элементы оформления документов указаны в тексте, примерах или в приложениях нескольких государственных стандартов, причем эти указания не всегда идентичны. Очевидно, этот важнейший принцип стандартизации документов, направленный на уменьшение разнообразных правил оформления и практически реализованный в рамках нескольких систем документации, должен быть проведен для всех систем документации. Это приведет к росту производительности труда при изготовлении и оформлении документов, снижению затрат времени на обучение и переучивание работающих и к повышению престижа стандартов на документацию, так как разнообразные требования не только труднее выполнить, но и проконтролировать. [c.49]
Стандартизация графической модели и правил оформления ОРД. Успешное внедрение описанного выше формуляра-образца привело к мысли о целесообразности построения подобной графической модели и для ОРД взамен стандартов на отдельные виды таких документов (приказ, решение, протокол и др.). Одновременно намечалось стандартизовать единые правила оформления всех ОРД. Однако рядом специалистов высказывалось мнение, что стандартизация единых требований для таких документов, применяемых на разных уровнях управления, нецелесообразна. Чтобы решить этот принципиальный вопрос, автор предложил исследовать сложившиеся закономерности в образовании форм документов. Специалисты ВНИИС провели сбор данных по одним и тем же характеристикам, намечаемым к стандартизации, но с фиксацией их по уровням управления, на которых создается документ. Анализ собранных данных показал, что различия в составе реквизитов документов, в размерах полей и в других характеристиках форм и правил оформления документов в подавляющем числе случаев находятся в пределах доверительного интервала при доверительной вероятности 0,995. Анализ редких случаев превышения указанного предела вероятности показал, что эти различия являются неоправданными и должны быть устранены. К числу таких различий относится отсутствие в некоторых приказах структурных подразделений министерств индекса, тогда как во всех просмотренных приказах предприятий индекс есть. Оказалось также, что в некоторых актах предприятий среди реквизитов отсутствует дата, тогда как во всех актах министерств этот реквизит непременно присутствовал. [c.34]
СТАНДАРТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ - установление формы и правил оформления различных документов, необходимое условие научной организации труда в сфере управления. С. определяет оптимальное расположение на бланке всех элементов документа с учетом удобства их расположения, последующего составления и обработки. Даются точные указания реквизитов учреждений и другие данные. Все данные размещаются на одном и том же месте, что облегчает и упрощает восприятие информации. Государственные стандарты на документы являются одним из условий разработки информационной базы АСУ. Все организационно-распорядительные документы изготовляются, на бумаге стандартных форматов наиболее часто употребляются форматы А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х 210 мм). Разработка единых (типовых и стандартных) форм документов осуществляется в СССР в централизованном порядке ЦСУ СССР. Отдельные формы утверждаются соответствующими министерствами и ведомствами. Унификация и С.д. имеют важное значениедля сокращения и упрощения учетной работы, организации механизированного учета, снижения расходов на изготовление документов. [c.187]
Несмотря на то что Методика унификации документов, используемых в АСУ оказала большое влияние на проведение унификации отдельных систем документации, полностью ее положения в 1972—1975 гг. при разработке унифицированных систем документации реализованы не были. Однако эта методика была практически полностью внедрена в некоторых промышленных министерствах при унификации документов отраслей, а в Министерстве химического и нефтяного машиностроения была развита дальше, что нашло свое отражение в упоминавшемся выше РТМ. РТМ Минхнммаша, кроме формуляра-образца отрасли содержит перечень обязательных для каждой унифицированной формы документа реквизитов и правила их оформления, а также излагает последовательность проведения работ по унификации документов в отрасли. [c.126]
Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов (состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей (формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации (ГОСТ 6.2—69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [c.154]
Смотреть страницы где упоминается термин Правила оформления отдельных реквизитов документов
: [c.56] [c.102] [c.109]Смотреть главы в:
Делопроизводство -> Правила оформления отдельных реквизитов документов