Ведет контрольно-регистрационную картотеку. [c.357]
Вместе с делами в архив Общества передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой картотеки или базы данных включается в опись [c.83]
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспондент ции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, и. регистрационную картотеку. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. [c.203]
Справочный аппарат в помощь комплектованию включает картотеку комплектования, регистрационную картотеку периодических изданий, картотеку адресов издающих, распространяющих и книготорговых организаций. [c.10]
Промышленные каталоги, изданные в виде нумерованных листков, учитываются в регистрационной картотеке, которая ведется в соответствии с принятой системой их обозначения. Промышленные каталоги, изданные в виде книг, учитываются только суммарно. [c.22]
Индивидуальный учет документов, представленных в фонде на микроносителях, производится в регистрационной картотеке или тетради (прил. 17). [c.22]
Переводы учитываются в регистрационной картотеке или тетради ((прил. 18). [c.22]
Регистрационная картотека периодических изданий служит для их индивидуального учета и информирования специалистов о новых поступлениях, о полноте комплекта каждого названия издания. [c.49]
Информационные издания могут отражаться в алфавитном каталоге или в регистрационной картотеке [c.49]
Периодических изданий. Сведения о документах, не имеющих нумерации, например обзорных, по общим правилам включаются в алфавитный каталог книг. Издания, выходящие нумерованными выпусками, отражаются в алфавитном каталоге книг упрощенно дается общая часть сводного описания без спецификации с примечанием, что сведения о поступлении отдельных номеров можно получить в регистрационной картотеке периодических изданий. [c.50]
При записи читателя заполняется формуляр читателя (прил. 36) и карточка регистрации читателя (прил. 37), которая включается в единую регистрационную картотеку читателей. Формуляр читателя не заменяется новым до полного его использования. На первой странице нового формуляра в графе Дата записи указывается год и число первоначальной записи читателя в библиотеку. Использованные читательские формуляры хранятся один год (прил. 24, 38). Формуляры читателей и карточки регистрационной картотеки расставляются в алфавите фамилий. [c.57]
Примечание. В крупных библиотеках формуляры читателей и карточки регистрационной картотеки можно расставлять по цехам и отделам предприятия (организации), а внутри — в алфавите фамилий. Формуляры читателей, не работающих в данном учреждении, расставляются за отдельным разделителем. [c.57]
Для учета абонентов рекомендуется вести регистрационную картотеку абонентов ИРИ (прил. 45). Каждому абоненту присваивается регистрационный номер или шифр. Разрабатывается и направляется специалистам Памятка абонента , в которой приводятся правила пользования услугами системы ИРИ. [c.74]
Единицей учета читателей является лицо, зарегистрированное в карточке регистрации читателя или формуляре читателя (прил. 36, 37). Для установления фактического числа читателей следует вести единую регистрационную картотеку читателей. [c.82]
Примечание. Общее число читателей устанавливается по единой регистрационной картотеке. [c.86]
В каждой библиотеке должны учитываться суммарно и индивидуально все произведения печати, а также другие материалы, приобретенные для обслуживания читателей (микрофильмы, диапозитивы и т. п.). Учет ведется в книге суммарного учета библиотечного фонда, в инвентарных книгах или регистрационных картотеках, согласно требованиям минимума библиотечной техники для соответствующих типов библиотек. [c.256]
Пункты выдачи литературы 241, 244, 247, 249, 250 Пункты приема заявок 241, 245, 247, 249, 250 Расстановка фонда 125—136 Регистрационные картотеки [c.357]
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует поступившую корреспонденцию с применением регистрационных карточек или компьютерной обработки. В соответствии с резолюциями руководителей организации или ее подразделений передает документы на исполнение. Следит за прохождением документов, осуществляет контроль за их исполнением. Выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Подготавливает и сдает в архив организации документы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных. Обеспечивает сохранность служебной документации. [c.8]
Вместе с делами в архив предприятия передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы. Заголовки этих регистрационных форм также должны быть включены в опись. [c.165]
В структурных подразделениях ЦБ, в детской библиотеке и в библиотеках-филиалах дополнительной формой индивидуального учета фонда может являться ведущийся в них Журнал регистрации поступлений (Опись инвентарных номеров), а также алфавитный каталог и регистрационная картотека журналов (см. также п. 41). [c.145]
Должностные обязанности. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Отправляет исполненную документацию по адресатам. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации. [c.155]
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на передаваемые документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись после дел, передаваемых на хранение. [c.358]
Поддерживать архив руководителя в актуальном состоянии. Вести контрольно-регистрационную картотеку (обычную и электронную). По указанию руководителя копировать документы на персональном ксероксе. [c.431]
Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных регистрационных картотек или автоматизированных банков регистрационных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется. [c.21]
Сортовой количественный учет поступивших на склад материальных ценностей ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета (ф. № М-17) по оперативно-бухгалтерскому (сальдовому) методу. На каждую номенклатурно-учет-ную позицию запасов бухгалтерия открывает отдельную карточку учета. Бланки карточек, как уже отмечалось, выдаются кладовщику под расписку на основании реестра, в котором указаны их количество и регистрационные номера. Выданные карточки размещаются в картотеке склада в порядке номенклатурных номеров. [c.98]
Условием успешной деятельности делопроизводственной службы (секретаря-референта) в области информационно-справочной работы является создание справочной картотеки (справочного аппарата), в которой регистрационные карточки расположены по определенной системе. [c.262]
Справочные картотеки при централизации регистрационно-справочных операций располагаются в канцелярии и контрольной группе. При децентрализованном осуществлении операций картотеки находятся в структурных подразделениях организации. [c.262]
По мере исполнения карточки из разделов первой части картотеки перемещаются в соответствующую рубрику второй части. На регистрационной карточке, помещаемой во второй раздел картотеки, должны быть заполнены все графы. [c.262]
Справочные картотеки формируются из регистрационно-контрольных карточек в зависимости от задач конкретных ИПС в соответствии с используемыми классификаторами. Составляются следующие картотеки справочные контрольно-справочные по географии поступающих документов по предложениям, заявлениям и жалобам граждан тематические (приказы, решения) и др. Информационно-поисковые массивы автоматизированных ИПС формируются на основе информации о документах, зафиксированной на машинных носителях. [c.202]
Основой построения поисковых систем является регистрация документов — фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации — придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. [c.179]
Ручной информационно-поисковый массив организации состоит из картотек, составленных из регистрационно-контрольных и кодификационных тематических карточек и регистрационных журналов. Информационно-поисковые массивы обеспечивают оперативный поиск документов в контрольных и справочных целях и ведутся в местах регистрации документов. [c.185]
В разделе Основные задачи и обязанности формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, из которых складывается выполнение основной задачи. Например, основная задача работника — регистрация документов в разных организациях эта задача может предусматривать выполнение таких работ, как ведение одного или нескольких журналов, заполнение регистрационных или регистрационно-контрольных карточек, ведение компьютерной базы данных, передача информации, составление и ведение справочных картотек, обслуживание запросов специалистов аппарата управления и т.д. При формулировке обязанностей исходят из принятой в организации технологии работы с документами, из наличия технических средств. В этом же разделе формулируются особенности подготовки и передачи документов, доступа работника к определенной информации, правила обработки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений и этические нормы, которые необходимо соблюдать в коллективе. [c.209]
Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам. [c.241]
Создание регистрационной формы и базы данных о документах организации в целом, так же как заполнение регистрационной карточки, на экране компьютера имеет свои особенно сти по сравнению с традиционной бумажной картотекой. [c.249]
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек — три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. [c.257]
Регистрационная картотека периодических изданий включает описания журналов, информационных и других изданий, выходящих через определенные промежутки времени с постоянным для каждого года числом номеров (см. разделы Учет изданий и документов, не подлежащих записи в инвентарную книгу и Справоч-но-поисковый аппарат ). [c.10]
Количество экземпляров регистрационной карточки на документ обычно составляет 2—3 экземпляра. Один помещается в сроковую картотеку, другой — в информационно-справочную, третий может быть передан исполнителю вместе с документом. [c.257]
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую — в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий. [c.247]
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. [c.256]