Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии. [c.39]
ПОДГОТОВКА И СДАЧА ДЕЛ В АРХИВ [c.130]
Каков порядок сдачи дел в архив учреждения [c.132]
Формирование делопроизводства открытие номенклатурных дел, текущий архив, подготовка и сдача дел в архив - контролирует управление делами Общества. [c.230]
Должен знать постановления, распоряжения, приказы вышестоящих органов, методические, нормативные и другие руководящие -материалы по организации делопроизводства Единую государственную систему делопроизводства стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации структуру предприятия организацию делопроизводства на предприятии схемы документооборота порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности, сроки и порядок сдачи дел в архив системы организации контроля за исполнением документов оргтехнику и другие средства меха--низации управленческого труда основы экономики, организации производства, труда и управления правила внутреннего трудового распорядка основы трудового законодательства . правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. [c.40]
Сдача дел в архив учреждения производится по графику, утвержденному руководством учреждения. В архиве учреждения дела, подлежащие государственному хранению, хранятся в течение следующих сроков [c.198]
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ ПОРЯДОК СДАЧИ ДЕЛ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ [c.203]
Цель познакомиться с правилами сдачи дел в архив учреждения. [c.207]
Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельные отделы по алфавиту (по трем первым буквам фамилии). Перед сдачей дела в архив все карточки должны быть пронумерованы, на них должна быть составлена внутренняя опись. Срок хранения личных карточек формы Т-2 определяется так 75 лет -- В , где В — возраст работника (статья 504 Перечня документов с указанием сроков хранения , см. прил. 34). [c.77]
Сдача дел в архив учреждения ведется по графику, утвержденному руководством учреждения. В архив передают дела постоянного и долговременного хранения через год после их завершения в делопроизводстве структурных подразделений. Дела временного хранения передают в архив учреждения по усмотрению руководства учреждения. [c.163]
Номенклатура дел составляется, как правило, в четырех экземплярах (первый экземпляр хранится в канцелярии, второй — в структурных частях, третий — в архиве учреждения для контроля за правильностью сдачи дел в архив и для приема по номенклатуре дел с временным сроком хранения, четвертый — в государственном архивном учреждении). Ежегодный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры канцелярии (секретариата). [c.109]
Подготовка к сдаче дел в архив включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов оформление дел составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под методическим руководством сотрудников архива. [c.165]
Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций. [c.288]
Переставим корни в этом слове производство дел, производство деловых бумаг, т.е. документов. Как и любое производство, производство деловых бумаг состоит из процессов. Основные из них составление и оформление деловых бумаг, прием, регистрация, передача на исполнение, контроль исполнения, хранение документов, сдача их в архив. Эти процессы необходимо должным образом обеспечить. [c.135]
В раздел Подготовка документов к сдаче в архив включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив. [c.211]
Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими Единую государственную систему делопроизводства порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию порядок ведения учета и составления отчетности структуру предприятия основы организации труда правила эксплуатации технических средств основы трудового законодательства правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда. [c.254]
Заведующий архивом организует архивное дело в учреждении, руководит работой архивариусов оказывает помощь работникам структурных подразделений в подготовке и сдаче документов в архив осуществляет контроль за поступлением дел из структурных частей в архив разрабатывает номенклатуру дел для подразделений, проверяет правильность их оформления. [c.26]
В отделе кадров и юридическом отделе дела формируются в порядке, аналогичном п.5.3., и хранятся в отделах постоянно до сдачи их в архив Общества. [c.104]
Должностные обязанности. Руководит работой архивариусов. Организует постановку архивного дела на предприятии (в учреждении). Инструктирует соответствующих работников подразделений о порядке подготовки и сдачи документов в архив. Следит за своевременным поступлением документов из подразделений в архив и систематизирует их. Совместно с руководителями подразделений разрабатывав номенклатуру дел текущего делопроизводства и периодически проверяет правильность их оформления. [c.466]
Все решенные дела сдавались в актохранилища, которые согласно Генеральному регламенту получили европейское наименование - архивы и должны были стать обособленными от канцелярии подразделениями для хранения оконченных дел. Заведовал архивом архивариус. По регламенту учреждалось два архива общий для всех коллегий при Коллегии иностранных дел и финансовый — под наблюдением Ревизион-коллегии. Был определен и срок сдачи дел в архив — через три года по завершении их производства в канцелярии. Дела должны были сдаваться в архив по описи и под расписку. В архиве составлялась опись всех дел по алфавиту ( алфавит дел ). [c.12]
Сдаче дел в архив учреждения предшествует экспертиза их ценности, заключающаяся в определении поли-" тического, народнохозяйственного, социально-культурного, научно-исторического и иного значения документов. В процессе экспертизы производится чэтбор документов и установление сроков их хранения. [c.68]
Сдача дел в архив учреждения ведется по графику. Архив принимает дела постоянного и долговременного хранения по описям, а временного хранения — по номенклатуре дел. Заведующий архивом расписывается в приеме дел во всех экземплярах-тГписи, указывая дату приема дел и их количество. Если архив не имеет достаточного помещения, допускается хранить дела временного хранения до их уничтожения по усмотрению руководства учреждения в структурных подразделениях. [c.172]
Оригиналы утвержденных должностных инструкций, пронумерованные, заверенные печатью отдела кадров сшиваются в специальное дело в разрезе отделов, служб администрации, руководящих должностей Общества, номенклатурных должностей филиалов и хранятся в отделе организации труда и заработной платы (ООТиЗ) администрации Общества постоянно до сдачи их в архив Общества. [c.104]