Подготовка дел к сдаче в архив [c.275]
Ответ дают Основные- - правила , утвержденные Главным архивным управлением при Совете Министров СССР в 1963 году. Под постановкой документальной части делопроизводства, читаем в Правилах, понимается организация работы учреждения с документами от их создания (получения) до сдачи в архив, которая включает в себя оформление документов, их учет и создание учетно-справочного аппарата к ним, классификацию и индексацию документов, составление номенклатур дел и формирование дел, а также экспертизу научной и практической ценности и подготовку дел к сдаче в архив учреждения 1. Из этого определения следует,, что документальная часть, делопроизводства понятие более широкое, чем понятие текущий архив , оно охватывает большую часть процессов, рассмотренных выше, относящихся собственно к постановке делопроизводства. Это- подтверждают и Основные правила , согласно которым постановка документальной части определяется инструкциями по делопроизводству 2. [c.134]
Материалы принимают в архив учреждения только после их научно-технической обработки. Подготовка дел к сдаче в архив включает правильное формирование и оформление дел, их описание на обложке, систематизацию и составление описей. Обработку документальных материалов производят сразу же после окончания их производством и проведения экспертизы практической и научной ценности. [c.146]
Основные правила предусматривают различные требования по подготовке дел к сдаче в архив учреждения. Так, для дел постоянного и долговременного хранения установлены повышенные требования к оформлению и обработке их. Для материалов, со сроками хранения до 10 лет включительно, предусмотрена упрощенная обработка. [c.146]
ВВОДНЫЙ ИНСТРУКТАЖ К ТЕМЕ ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ. ПЕРЕЧНИ ДОКУМЕНТАЛЬНЫХ МАТЕРИАЛОВ [c.197]
Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись. [c.197]
Подготовка дел к сдаче в архив учреждения. Перечни документальных материалов [c.200]
Цель познакомиться с правилами подготовки дел к сдаче в архив, с перечнями документальных материалов. [c.200]
ПОДГОТОВКА ДЕЛ К СДАЧЕ В АРХИВ УЧРЕЖДЕНИЯ [c.72]
Каков порядок подготовки дел к сдаче в. архив учреждения [c.75]
Архивными органами разработан ряд нормативно-методических документов, в которых описаны общие требования к составлению и оформлению документов, порядок работы с ними. Эти акты излагают требования к организации работы с документами после выхода их из оперативной работы группировку документов в дела и порядок их расположения внутри дела, описание обложек дел, текущее хранение дел, проведение экспертизы ценности документов и определение сроков их хранения, порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения и подготовки дел к сдаче в архив. В специальном справочнике-перечне указаны сроки хранения документов. [c.25]
Заключительным этапом работы с документами в текущем делопроизводстве является подготовка дел к сдаче в архив учреждения для последующего их хранения и использования. [c.162]
Заголовок на обложку дела обычно переносится из номенклатуры дел, согласованной с местным архивным учреждением. При подготовке дела к сдаче в архив заголовок может быть уточнен в ходе полистного просмотра документов. [c.171]
В раздел Подготовка документов к сдаче в архив включены порядок и организация проведения экспертизы (отбора документов для хранения и уничтожения), правила подготовки дел к хранению, требования к описанию дел, порядок передачи дел в архив. [c.211]
Основные технические обязанности по делопроизводственному -обслуживанию выполняют секретари. Должностная инструкция секретаря включает как документное, так и бездокументное обеспечение работы учреждения (структурного подразделения). Вне зависимости от специфики учреждения в обязанности секретаря входят выполнение заданий и поручений руководства, прием и регистрация документов, наблюдение за своевременным возвращением корреспонденции исполнителями, оформление и хранение документов, составление номенклатуры дел, формирование дел и подготовка их к сдаче в архив учреждения, печатание срочных небольших по [c.81]
Функции архива прием, учет, хранение и использование дел оказание методической помощи в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив контроль за правильностью формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях подготовка дел к передаче на хранение. [c.99]
Для брошюровки документов постоянного и долговременного хранения используют папки-регистраторы со специальными механическими устройствами (замками), которые позволяют без затруднений вкладывать и изымать документы. Таким образом появляется возможность соединения нескольких дел в одной папке. При подготовке к сдаче в архив остается только изъять документы из регистратора и подшить их в другие папки, а освобожденную от документов папку-регистратор можно вновь использовать в делопроизводстве. [c.161]
КАНЦЕЛЯРИЯ — самостоятельное структурное подразделение организации, подчиняющееся, как правило, директору. Главная задача К. — организация и руководство службой делопроизводства. Основные функции К. обработка поступающей и отправляемой корреспонденции, доставка ее по назначению, осуществление контроля за сроками исполнения документов, организация работы по регистрации, учету и хранению документов, разработка номенклатурных дел и подготовка материалов к своевременной сдаче в архив, печатание и размножение служебных документов, компьютеризация делопроизводства, участие в подготовке созываемых руководством совещаний, организация их технического обслуживания, оформление командировочных документов и др. [c.116]
Разработка номенклатуры дел, осуществление контроля за правильным формированием дел в подразделениях предприятия и подготовкой материалов к своевременной сдаче в архив. [c.390]
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и структурных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела [c.309]
При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть составлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные документы) проставляются также [c.180]
При подготовке дела к хранению или сдаче в архив эти элементы должны быть уточнены и дополнены следующими сведениями [c.206]
ИНСПЕКТОР ПО КАДРАМ - должность в системе управления персоналом относится к 4—5-му разряду по оплате труда в соответствии с ET . Должностные обязанности И. по к. осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации ведет учет личного состава организации, ее подразделений оформляет прием, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя организации формирует и ведет личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью участвует в разработке перспективных и годовых планов по труду и кадрам подготавливает необходимые материалы для квалификационной и аттестационной комиссий заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчет трудового стажа ведет учет предоставления отпусков работникам оформляет документы для назначения пенсий изучает движение и причины текучести кадров составляет установленную отчетность подготавливает документы к сдаче на хранение в архив. Требования к квалификации по разрядам оплаты среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальная подготовка по установленной программе и стаж работы по профилю не менее трех лет. в т.ч. в данной организации не менее одного года 4-й разряд — при выполнении должностных обязанностей И. по к. 5-й разряд — при выполнении должностных обязанностей старшего И. по к. [c.98]
Обязанности секретаря можно разделить на работу до документному и бездокументному обслуживанию руководителя. В работу по документному обслуживанию входит составление, оформление, редактирование корреспонденции, регистрация, контроль исполнения, подшивка в дела и сдача документов в архив. К функциям по бездокументному обслуживанию относятся такие, как выполнение технических работ во обеспечению труда руководителя, подготовка разного рода совещаний, организация приема посетителей, телефонное обслуживание, подготовка командировок и т. д. Задача секретаря заключается главным образом в том, чтобы освободить своего руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательно-технических функций. [c.288]
Должен знать нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими Единую государственную систему делопроизводства порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию порядок ведения учета и составления отчетности структуру предприятия основы организации труда правила эксплуатации технических средств основы трудового законодательства правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда. [c.254]
Должен знать положения и инструкции о порядке приема и сдачи документов в архив, их хранения и пользования ими Единую государственную систему делопроизводства порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию структуру предприятия правила внутреннего трудового распорядка основы научной организации труда правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты. - - [c.202]
После сдачи годового отчета все документы бухгалтерии, относящиеся к отчетному году, должны быть соответствующим образом подготовлены и сданы в архив, так как через неопределенное время может возникнуть необходимость обратиться к их информации. При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (если нет архива) или передаче дела в архив организации в соответствии с установленными правилами оформление производится дела. Эта работа проводится сотрудником бухгалтерии, ответственным за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и соответственно сроков хранения дел, им может проводиться полное или частичное оформление дел. Однородные первичные документы должны формироваться в отдельные дела-папки. При этом в дело должны быть помещены документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела и номенклатуре дел. При формировании вложений в папки необходимо соблюдение следующих правил [c.204]
Подготовка к сдаче дел в архив включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов оформление дел составление описей на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. Эти работы проводятся под методическим руководством сотрудников архива. [c.165]
Резолюция должна быть краткой. Ее следует писать на самом документе согласно ГОСТу. Не рекомендуется составлять резолюции на отдельных листках бумаги подкалываемых затем к основному документу, так как при подготовке дел к сдаче в архив учреждения подоб [c.49]
Дела, законченные делопроизводством, в течение одного грда остаются в структурных подразделениях, затем передаются в архив учреждения. В 1979 г. сдаются в архив документы за 1977 г. Подготовка дел к сдаче в архив производится различно в зависимости от сроков их хранения. Дела постоянного и долговременного хранения сдаются после их научно-технической обработки проверки правильности группировки документов в дела, брошюровки, нумерации, описания документов на обложках дел, систематизации дел и внесении их в опись. [c.72]
В первых шести тематических разделах ЕГСД рассмотрены требования к подготовке служебных документов, организации документооборота, регистрации документов, к контролю их исполнения, группировке документов в дела и подготовке их к сдаче в архив учреждения, (см. об этом предыдущие главы настоящего учебника). Самостоятельные разделы ЕГСД посвящены организации труда работников делопроизводства и механизации делопроизводственных процессов. [c.76]
Инструкция по делопроизводству вслед за ЕГСД является основным нормативным актом. Она устанавливает общие принципы организации делопроизводства в учреждении, определяет ответственность за ведение делопроизводства, функции и структуру делопроизводственного подразделения, требования к подготовке служебных документов, порядок приема и отправ.ки корреспонденции, регистрации, исполнения и контроля за исполнением документов, формирования и оформления дел, подготовки их для сдачи в архив учреждения. [c.77]
Контролирует подготовку дел приемной к сдаче в архив, их предархивную обработку, подписывает описи и акты на уничтожение документов. [c.53]
Предприятие должно обеспечить своевременную и качественную подготовку документов, срок оперативного хранения которых истек, к передаче в архив предприятия или в ведомственный архив (по прЕймвдйеишпши предприятии создается экспертная комиссия (ЭК) в составе е-5 ловек. Подготовка документов и дел к сдаче в ведомственный архив включает [c.28]