Учет выдачи литературы в филиалах, пунктах выдачи и справочных библиотеках производится по правилам, принятым в стационарной библиотеке. Сведения о выдаче заносятся в соответствующие-учетные формы. [c.84]
Должностные обязанности. Возглавляет работу по организации и ведению архивного дела на предприятии, в учреждении, организации. Обеспечивает в соответствии с установленным порядком прием, регистрацию, систематизацию, хранение и использование документов. Руководит работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов. Оказывает методическую помощь в поиске необходимых документов. Инструктирует работников структурных подразделений о порядке формирования, подготовки и сдачи дел в архив. Контролирует своевременность поступления в архив документов, законченных делопроизводством. Обеспечивает проведение работы по экспертизе ценности архивных документов, формированию документов вдела постоянного и временного хранения. Руководит работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, составлению актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли. Осуществляет контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов. Организует работу по ведению учета документооборота и количества дел, выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива. Составляет установленную отчетность. Принимает участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела. [c.37]
ИВЦ ведет работы по систематизации кодов и шифров, необходимых для решения задач при нормативных методах управления, созданию фонда нормативно-справочной информации (включая выбор вида носителя идентификации), подготовке материально-технического и технологического обеспечения решения задач по вычислительной и логической обработке поступающей от подразделений предприятия первичной информации, расчету графиков выдачи выходных данных и т. п. ИВЦ рассчитывает сферы возможного применения типового программного обеспечения с учетом объемов подлежащих выполнению вычислительных и логических операций, общей загрузки машинного парка ИВЦ, а также проводит ряд мероприятий по улучшению информационного обслуживания работников управленческих служб. [c.30]
Должностные обязанности. Организует работу технического архива, обеспечивает прием, регистрацию, систематизацию и хранение чертежей, проектов, научно-технических отчетов, микрофильмов и других документальных материалов и технической документации, связанных с проведением возложенных на учреждение (организацию) исследований, выполнением разработок, а также использованием их результатов в производстве. Осуществляет систематический контроль за своевременной сдачей в архив подразделениями учреждения (организации) технических документов и правильностью их оформления. Обеспечивает проведение экспертной оценки и отбор Материалов, не подлежащих хранению, в соответствии с действующими нормативными документами. Руководят работой по составлению номенклатуры дел, каталогов, картотек и другого справочного аппарата, облегчающих учет, подбор и изучение материалов, находящихся в техническом архиве. Осуществляет методическую помощь подразделениям учреждения (организации) в правильном формировании и оформления дел, а также систематический контроль за своевременной сдачей их в архив. Организует подбор и выдачу сотрудникам документов, подготовку необходимых справок по данным, имеющимся [c.233]
Табуляграмма состоит из двух частей и характеризует аналитический учет расхода материальных ценностей с центральных складов и прихода этих ценностей в цеховые кладовые. Она используется для учета и контроля отклонений фактически полученных материалов от установленного лимита. Вместе с тем эта табуляграмма является справочной, если применяются перфокарты-документы с установленным лимитом выдачи материалов. [c.182]
При такой форме бухгалтерского учета предусматривается получение пользователем не только печатных документов, но и видеограмм, т. е. выдача информации на экран устройства визуального отображения. Подобным образом выдается информация справочного характера для выполнения персоналом предприятия оперативных работ. [c.29]
Служба ДОУ осуществляет следующие основные функции внедрение государственных нормативов и разработок по совершенствованию документирования разработку и внедрение рациональных форм документов и организацию работы с документами с учетом ведомственной специфики контроль за соблюдением стандартов на документы экспедиционную обработку и доставку документов исполнителям регистрацию документов и учетно-справочную работу контроль исполнения документов формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования оформление, издание и рассылку документов машинописное изготовление, копирование и размножение документов организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации. [c.62]
На третьем этапе учетного процесса осуществляются контроль процесса, обработка информации, записанной в массивах учетных данных, и нормативно-справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического учета. [c.227]
Учет выдачи различных видов литературы и документации (книговыдачи) необходим для сопоставления наличия и использования справочно-информацион-ного фонда и позволяет дать обоснованную оценку качественного состава фонда, его соответствия информационным потребностям специалистов. [c.83]
Вместе с тем в связи с наблюдающимся расширением функций общедоступных библиотек важно отслеживать данные процессы и дополнительно учитывать характеристики информационно-справочной работы и досуговых мероприятий в присущих им единицах учета, переводимым в книговыдачу, Коэффициенты такого перевода можно установить на основе учета трудовых затрат. Известно, например, что в общедоступных библиотеках в соответствии с усредненными нормами одна книговыдача требует 15 мин. рабочего времени библиотекаря, одна справка — 20 мин,, одно посещение досугового мероприятия (а такие посещения составляют сегодня около 10 % всего количества посещений) связано с затратами труда библиотечного персонала в 1—1,4 часа. С учетом этого можно приравнять одну справку к 1,3 выдачи, одно посещение досугового мероприятия — к 4—5 выдачам. [c.41]
Для учетно-справочных целей и последующего ревизионного контроля учетной информации на первом этапе ее внедрения может быть предусмотрена выдача на печать не только систематизированной в заданных аспектах и имеющей определенное целевое назначение итоговой учетно-аналитической информации, но также и машинограмм хронологического учета, отражающих хозяйственные операции по каждому номеру документа или каждой записи файла. Эти машинограммы должны храниться в бухгалтерских архивах. В перспективных учетных технологиях, в которых будут развиты более совершенные способы контроля, распечатка регистров может не выполняться. [c.155]
Полная механизация бухгалтерского учета предполагает одновременное использование клавишных или перфорационных вычислительных машин на всех участках работы бухгалтерии. При комплексной механизации учета ручной труд в значительной части вытесняется механизированной обработкой данных, изменяется технология их обработки, начиная с измерения, регистрации и сбора информации и кончая выдачей результатной информации. Формы учетных регистров, составленных на вычислительных машинах (машинограммы), отличаются от традиционного построения журналов-ордеров. При механизированной обработке данных возникает потребность в использовании кодификатора учетных номенклатур, нормативных и справочных данных, содержащихся на перфокартах и других носителях информации. На этом этапе развития механизации учета наиболее эффективной является таблично-перфокарточ-ная форма. Основной организационной формой использования вычислительной техники являются машиносчетные станции. [c.45]
Исходным является массив остатков. Массив остатков является переходящей информацией, которая хранится от предыдущего расчета запасов на складе. Если система запускается впервые, то массив остатков формируется по данным карт складского учета. При необходимости массив остатков дополняется нормативно-справочными данными со справочника, хранящегося на м агнитной ленте (диске). В результате образуется дополненный массив остатков. Информация о проводимых складских операциях вводится с перфокарт в ЭВМ и образует массив прихода-расхода. Массив прихода-расхода дополняется нормативно-справочной ин-. формацией и объединяется с массивом остатков. Полученный объединенный массив остатков сортируется по заданному требованию на обработку, например, в соответствии с принятой формой вторичного документа. После сортировки производится выдача (печать) вторичного документа. [c.399]
Кроме нормативно-расценочных перфокарт, применяют также постоянные справочные и табличные перфокарты. Первыми пользуются, напр., в учете труда п зарплаты для изготовления платежной документации на выдачу работающим аванса на 1-ю половину месяца, для удержания с пок-рых работников постоянных сумм, переноса па основные рабочие перфокарты ряда признаков (профессии, разряда, категории и др.), для авто-матич. изготовления перфокарт с проводками но счетам бухгалтерского баланса. Табличные перфокарты, содержащие готовые результаты вычислений, применяются для расчета сумм гос. налогов о рабочих и служащих. [c.462]
Следует отметить, что при автоматизации учета материалов предусматриваются совмещение уровней обобщения информации и выдача данных в другой последовательности, определяемой потребностью в них пользователей и возможностью использования запросного и регламентно-запросного режимов решения задач. При этом современные средства обработки данных позволяют одновременно формировать и обобщать данные в синтетическом и аналитическом разрезах на основе первичной информации. Это приводит к возможности выдавать пользователям только необходимую для управления информацию одноцелевого характера. Как отмечалось ранее, вся дополнительная, справочная информация и данные, которые могут понадобиться в процессе регламентного режима, в этом случае представляются по запросам в виде учетных регистров или видеограмм. При этом типовые формы учетных документов необходимо предусматривать как для регламентно вьщаваемых данных, так и для запросного режима. Это определяется тем, что при проверке правильности расчетов и группировке данных, произведенных на ЭВМ, учетному персоналу на любой стадии учетного процесса по требованию в режиме диалог должны представляться расшифровки результатных по- [c.37]