Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода ресурсов на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект. [c.175]
Характерным явлением для XIX в. стало стремление к сокращению объема документооборота. Оно закреплено в специальных законодательных актах, изданных в 1831, 1852, 1860 гг.3, называвшихся сокращение документооборота или сокращение переписки . Достигалась данная цель путем делегирования части полномочий в принятии управленческих решений нижестоящим учреждениям и должностным лицам. Например, передавались полномочия в решении кадровых вопросов, расходовании денежных сумм и т.д. [c.35]
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Унификация позволяет упорядочить образование документов, внести в этот процесс научную основу и тем самым способствует сокращению объемов документооборота. [c.264]
Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю и проверке исполнения. Установлена определенная математическая зависимость между качеством работы контрольной службы и ростом объема документооборота чем лучше контроль, тем больше поручений исполняется в срок, тем меньше возникает непредусмотренных документов. [c.264]
Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. [c.264]
Оперативность и надежность управления связана с быстротой прохождения и обработки документов. Ускорение документооборота достигается за счет сокращения количества инстанций, проходимых документами, сокращения и убыстрения операций, производимых с ними, сокращения объема документооборота. Последнее достигается за счет обращения в ряде случаев к бездокументным связям (по телефону, личным переговорам). Сокращению документооборота способствует также более четкое распределение функций между структурными подразделениями и исполнителями, конкретное и оперативное руководство. [c.42]
Главным направлением упорядочения документирования, сокращения числа документов является создание унифицированных систем, строго устанавливающих состав применяемых документных форм и регламент пользования ими. Сокращению документооборота способствуют также уменьшение объемов документов и экономия бумаги. Большая роль в сокращении объема документооборота принадлежит контролю за исполнением документа. Немалые резервы сокращения объема документооборота имеются в организации копирования и размножения документов. Нередко документы размножают сверх нужного тиража без всякой надобности. Это приводит к неоправданному росту объема документооборота, поэтому необходимо держать под строгим контролем виды и тираж размножаемых документов. Значительный вклад в совершенствование и уменьшение документооборота может внести и секретарь руководителя организации (предприятия), так как все влияющие на документооборот операции выполняются в значительном объеме на его рабочем месте. [c.146]
Среди методов, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота. [c.81]
Резервы сокращения объемов документооборота имеются и при размножении и копировании документов. Множительная техника создает удобства для работы ускоряет обработку информации и процесс исполнения решений. Поэтому каждая организация стремится приобрести совершенную множительную машину и увеличивает тиражирование, часто без достаточных оснований. Для оптимального использования множительной техники рекомендуется копировать документы с уменьшением формата и использовать обе стороны листа, применять выборочное копирование типа "выписок". [c.85]
В целях сокращения объема документооборота рекомендуется составление плана по следующим направлениям [c.85]
Сокращение объема бумажного документооборота. [c.320]
В литературе неоднократно отмечалось, что формирование штата делопроизводственных работников в организациях и учреждениях зачастую проводят произвольно, исходя из реальных возможностей. В двух организациях, имеющих одинаковую структуру, одну и ту же численность работающих, одинаковые объемы документооборота, численность делопроизводственного персонала колеблется в значительных пределах. При этом в одной организации отмечается неоправданный рост численности персонала, а в другой — необоснованное сокращение. Как следствие в последнем случае немедленно возрастают затраты на содержание управленческого персонала, так как специалисты аппарата управления начинают самостоятельно выполнять делопроизводственные работы по созданию, подготовке, оформлению, транспортировке, учету документов. [c.202]
В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей. [c.325]
Другое направление сокращения документооборота — повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Реальные возможности повышения качества документов и сокращения объемов текстов заключаются в следующем [c.83]
Еще один реальный способ сокращения объемов документации — построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Возьмем такой пример. Приказ по личному составу печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личных делах, в бухгалтерии. Причина такого "тиража" — создать возможность обнаружить документ в необходимый момент. В результате создаются дублетные дела, которые включаются в номенклатуры и затем передаются в архивы. По сути же это удвоенная или утроенная документация и, соответственно, увеличенный документооборот. Научно обоснованная поисковая система исключает необходимость дублирования документов. Определяется степень централизации ИПС, состав регистрируемых документов, структура их описания, места хранения и др. Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов 84 [c.84]
Важным элементом работы по совершенствованию организации оперативного хранения документов является сокращение объемов служебной переписки и совершенствование документооборота предприятия на основе систематического учета количества документов предприятия за определенный период времени. [c.24]
Внедрение ОАСУ способствует совершенствованию нормативной базы отрасли, упорядочению потоков информации, сокращению документооборота. Использование ЭВМ в процессах обработки информации освобождает специалистов аппарата управления от выполнения большого объема работ и вычислений, улучшает качество и сокращает сроки обработки информации, повышает производительность труда административно-управленческого персонала. [c.178]
Основные направления совершенствования документооборота. Документация предприятий и их обработка составляют около 50% объема учетных работ, поэтому снижение затрат по составлению и обработке документов является резервом сокращения времени по ведению бухгалтерского учета. [c.145]
Сокращение расчетных операций по определению потребности в материальных ресурсах и составлению заявок может быть достигнуто за счет расширения номенклатуры продукции, потребность в которой определяется в управлениях материально-технического снабжения и комплектации оборудованием министерства, использования вычислительной техники при расчетах. Обеспеченность потребностей материальными фондами гарантируется составлением обоснованных заявок на "материальные ресурсы, использованием в качестве исходных данных прогрессивных норм расхода и откорректированных планов производства. Уменьшение объемов и ускорение документооборота достигается расширением практики выделения авансовых (предварительных) фондов (лимитов) производственным объединениям. [c.15]
Сокращению документооборота способствует также уменьшение физического размера документа и экономия бумаги. Так, применение угловых стандартных бланков, рекомендуемых ГОСТом, позволяет экономить примерно Vs площади листа, а уменьшение объема текста за счет применения стандартных правил машинописи, деление его на четкие структурные части сокращает текст примерно на 5 % за счет исключения словесных переходов между частями. [c.264]
Совмещение плановых и учетных данных в одном документе обеспечивает снижение объема планово-учетных работ, облегчает контроль подготовки производства и способствует сокращению документооборота. В качестве основных планово-учетных и отчетных показателей работы служб и подразделений в них принимаются для служб и подразделений — сдача законченной раз-13 195 [c.195]
Экономический анализ целесообразности внедрения автоматизированной системы показал, что ее применение сотрудниками архивного отдела может привести к снижению финансовых затрат на обработку документов, сокращению количества исполнителей при сохранении объема выполняемых работ. Кроме этого, автоматизированная система позволит увеличить количество обрабатываемых в месяц документов, следовательно, она может быть использована и при увеличении документооборота в архивном отделе Пензенской области. [c.100]
Сокращение объема документооборота связывается с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации, созданием унифицированных систем документации (УСД), разработкой унифицированных требований к текстам, а также использованием бездокументных связей. Опосредованное влияние на документооборот оказывают такие составляющие документаци-онного обеспечения управления, как информационно-поисковая система учреждения, система контроля исполнения документов. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота по типовым вопросам, решаемым в деятельности учреждения, и наиболее рациональных маршрутов движения кортежей документов (по каждому типу решений). [c.81]
Смотреть страницы где упоминается термин Сокращение объема документооборота
: [c.328] [c.89] [c.69]Смотреть главы в:
Организация работы с документами -> Сокращение объема документооборота