ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ПРЕДПОСЫЛКИ ОПТИМИЗАЦИИ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ИХ УНИФИКАЦИИ [c.96]
В. Оптимизация формы документа и печать ее параметров. [c.102]
Формализация представления планов документов. Оптимизацию форм документов будем проводить по частям, выделенным ГОСТом 6.10.1—75, которые для краткости будем называть а) 1-я зона (заголовочная часть) б)2-я зона (содержательная часть) в) 3-я зона (оформляющая часть). [c.102]
Перечень кодов систем документации, нормативы которых учитываются при оптимизации форм документов рассматриваемой системы. [c.110]
Рассмотренный метод оптимизации форм документов при проведении их унификации может развиваться в нескольких направлениях. Назовем четыре из них. [c.117]
Действующие ГОСТы обеспечивают проведение унификации в основном в масштабах систем документации. Это большое достижение, однако оно не полностью соответствует потребностям будущего, так как различия в формах, относящихся.к разным системам документации, снижают эффективность рассмотренного метода оптимизации форм документов. Чтобы получить максимальный эффект, необходимо комплексное решение с помощью данного метода уточнить требования стандартов, а затем на их основе уточнить решение по этому методу. [c.119]
Выбор конкретной формы Табеля зависит от задач, которые решают разработчики Табеля. Если задача Табеля — оптимизировать состав форм документов, применяемых в организации, он может включать только графы, содержащие сведения о наименовании формы, периодичности создания документа, правовом основании и подразделении, ответственном за подготовку документа. Если задача Табеля — оптимизация процедуры подготовки документов органи- [c.125]
Под унификацией в широком смысле понимают уменьшение многообразия видов и типов изделий одинакового функционального назначения 1. Унификацию часто используют как метод стандартизации. Так, проф. В. В. Бойцов отмечает, что унификация — это приведение объектов стандартизации к рациональной номенклатуре по форме, нормам, типоразмерам в соответствии с их функциональным назначением 2. Стандартизация, как следует из официального определения (см. приложение 1), устанавливает правила для достижения всеобщей оптимальной экономии. Стандартизация, являясь итогом унификации, имеет целый ряд самостоятельных положительных особенностей. Так, стандартизация проводится при участии всех заинтересованных сторон, тогда как унификация может проводиться в интересах лишь одной отрасли, ведомства, объединения или предприятия. Требование стандарта является обязательным для выполнения правилом, тогда как унифицированное решение может оказаться нереализованным пожеланием. Однако главное преимущество стандартизации заключается в том, что она должна обеспечить оптимизацию требований по минимуму всех затрат. Уже только этой особенности стандартизации было бы достаточно, чтобы принять ее в качестве одного из основных средств рационализации документов. Стандартизация имеет и еще ряд особенностей, важных для упорядочения и совершенствования документации. К ним, в частности, относятся стабильность требований, которые изменяются только тогда, когда это диктуется долговременными народнохозяйственными интересами, что исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления, изменение [c.16]
Наименование документа и форма построения текста должны обеспечивать ускоренное его опознание именно тем должностным лицом, которому он предназначен. Состав показателей, реквизитов и формы документов тесно связаны с производимыми на их основе вычислениями и анализом. Особенно характерны в этом отношении формы плановых документов, отражающие достигнутый уровень методологии разработки плана, так как в них отражены методы планирования, способы обоснования отдельных его показателей, степень оптимизации планирования. В результате приведения в соответствие содержания документов с решаемыми задачами, процедурами и методами анализа информации объем и число применяемых документов существенно сокращаются. [c.40]
При формировании конкретных форм документов на основе модели производится оптимизация формы каждого из них. Под оптимизацией понимается процесс получения формуляра документа, отвечающего данному критерию оптимальности. [c.132]
Для проведения расчетов по решению указанных выше задач разработаны соответствующие системы уравнений, методы их решения и алгоритмы их реализации на ЭВМ. В процессе унификации форм производится моделирование ряда вариантов каждой формы документа, а затем выбор наиболее оптимального из них. Методом перебора рассматриваются все варианты сочетаний допустимых форматов и планов I и III зон с соответствующим размещением данных II зоны. В связи с тем, что зоны документов имеют различную структуру, моделирование их форм при унификации документов производится раздельно по зонам. При моделировании I зоны используются планы размещения ее реквизитов, для чего проводится их формализация, основанная на расчленении плана на элементы и представлении их характеристик в определенной форме записи. Система уравнений для унифицированных планов является частным случаем системы уравнения общего метода планировки зон. Оптимизация I и III зон производится по их площади для различных вариантов сочетаний допустимых форматов бумаги и планов размещения реквизитов. В ходе моделирования табличной (второй) зоны производится оптимизация по площади за счет изменения размеров элементов таблицы. Исходными данными при этом являются количество и характеристики граф и строк таблицы. Для ее оптимизации разработана необходимая система уравнений, решение которых для конкретных исходных данных дает результаты по размерам и площади ее элементов и коэффициент использования бумаги. Большое число неизвестных и обработка значительных массивов статистических данных, характеризующих применяемые документы, делают целесообразным проведение расчетов на ЭВМ. [c.133]
Излагаются научные основы совершенствования форм и правил оформления управленческих документов применительно к требованиям организационной и вычислительной техники, используемой в АСУ. Разработаны методы совместной оптимизации характеристик документов и параметров технических средств, а также оптимизации форм построения документов. [c.2]
ОПТИМИЗАЦИЯ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ [c.57]
Анализ технологического процесса изготовления и обработки документов, опыт стандартизации системы графических моделей и предложенные выше принципы унификации и стандартизации документов позволили установить параметры и характеристики форм документов для их унификации с учетом требований механизации и автоматизации (табл. 3.1). Рассмотрим возможность оптимизации перечисленных параметров и характеристик. [c.58]
Учтем, что математическая модель оптимизации должна являться формализованным описанием цели стандартизации формы документов, определенной как функция оптимизирующих параметров с учетом их ограничений. [c.58]
Общие взаимосвязи критерия оптимизации с затратами на проведение стандартизации, с затратами на основных этапах технологического процесса и связи этих затрат с параметрами форм документов показаны на рис. 3.1. В дополнение к ограничениям на некоторые параметры, приведенным на рис. 3.1, в качестве ограничений будут использованы зависимости между параметрами и предельные значения применяемых ресурсов. [c.60]
Целевая функция и ограничения составят математическую модель оптимизации. В результате вычислений на основе этой модели могут быть найдены такие значения параметров форм документов, при которых критерий (3.2) достигает минимального значения при соблюдении ограничений. Математическая модель оптимизации строится на основе доступной, формализуемой исходной информации и обеспечивает проверку точности и подробности оптимизации. [c.60]
УНИФИКАЦИЯ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ НА ОСНОВЕ ИХ ОПТИМИЗАЦИИ [c.96]
Б. Оптимизация формы каждого документа или модели более низкого уровня и печать ее результатов. [c.101]
Д. Оптимизация формы полной модели документов и печать ее параметров. [c.101]
Оптимизация 1-й зоны при заданных реквизитах является функцией планов зоны. При этом используется метод перебора всех допустимых планов разрешенных стандартами на формуляры-образцы и типовые формы соответствующих систем документации, содержащихся в унифицированных формах документов, рекомендациях международных организаций и планов, предложенных автором настоящей работы. По каждому варианту планировки формируются характеристики 14i зоны, в том числе коэффициент использования бумаги (при заданном числе отклонений от стандартов), по значению которого и определяется оптимальность зоны. [c.102]
По рекомендациям исходных данных формируются массивы форматов, полей и планов, используемых в процессе оптимизации. Количество вариантов, рассматриваемых в процессе моделирования форм документов, определяется по формуле [c.109]
Кроме названных исходных данных при создании общей модели (формуляра-образца) заданного множества документов, используются статистические характеристики, полученные в результате обследования конкретных форм документов или моделей более низкого уровня. Состав результатов оптимизации общей модели идентичен составу характеристик моделирования форм конкретных документов, за исключением 2-й зоны. При оптимизации форм конкретных видов документов определяется размер 2-й табличной зоны. При оптимизации общей модели заданного множества документов в качестве результатов выдается размер и значение площади 2-й зоны. [c.109]
Информационно-справочные и нормативные данные используются при оптимизации форм любого множества документов. В их состав входят формализованные требования стандартов, их проектов и других нормативно-методических материалов, которые могут использоваться при расчете форм документов любой системы документации [c.110]
Подобным образом можно расшифровать и исходные данные — результаты обследования конкретных документов, которые используются для оптимизации формы конкретного документа при его унификации с учетом требований стандартов и для статистической обработки результатов обследования конкретных документов и формирования статистических характеристик, необходимых для разработки общей модели множества документов. [c.111]
Рассмотренные формулы, логические условия и ограничения, вытекающие из требований нормативов, составляют математическую модель оптимизации форм управленческих документов. Эта модель может быть представлена алгоритмами получения оптимальных форм по рассмотренным исходным данным. [c.111]
Б. Оптимизация каждой обследованной формы документа в следующем порядке а)ввод конкретных исходных данных б) предварительная обработка данных в) формирование вариантов моделирования форм документов г) моделирование форм документов д) выбор оптимального варианта формы документа. [c.111]
Г. Оптимизация формы общей модели документов для заданной системы документации в последовательности а) формирование и печать исходных данных для общей модели, полученных по результатам обследования б) формирование вариантов моделирования в) формирование общей модели документов г) выбор оптимальных вариантов формы общей модели. [c.111]
ОПРЕДЕЛЕНИЕ НАПРАВЛЕНИЙ РАЗВИТИЯ МЕТОДОВ ОПТИМИЗАЦИИ ДЛЯ УНИФИКАЦИИ И СТАНДАРТИЗАЦИИ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ [c.117]
Применение оптимизационных методов стандартизации параметров форм доку ментов и расширение границ комплексности при проведении этой стандартизации. Рассмотренный метод унификации взаимосвязан с целым комплексом стандартов. С одной стороны, он разработан для определения необходимой площади документов в процессе оптимизации требований стандартов, а с другой — сам базируется на требованиях стандартов к форматам бумаги, элементам печатающих устройств, параметрам форм документов. Эти требования установлены эвристическими методами и только случайно могли бы оказаться оптимальными. Однако эти требования существенно сказываются на получаемых в результате моделирования формах документов. [c.119]
Последовательность и результаты совместной оптимизации двух параметров. Рассмотрим расчет совместной оптимизации величин шага письма и шага строк (межстрочного интервала), которые входят непосредственно или отражены через другие параметры в следующих выражениях (3.14), (3.27), (3.28), (3.32), (3.33), (3.34), (3.38), (3.42), (3.45), (3.48), (3.49), (3.52), (3.54), (3.60), относящихся к форме документов. Кроме того, эти параметры отражены в уравнениях (3.62), (3.64), (3.65), (3.67), (3.68), (3.69), (3.70), (3.71), (3.72), относящихся к правилам оформления документов. [c.134]
Приведенные в табл. 5. 12 данные показывают, что суммарный экономический эффект в расчете на один документ возрастает с увеличением возможных путей снижения себестоимости изготовления и обработки документов и особенно с ростом уровня механизации и автоматизации рассматриваемого технологического процесса. Близкие к приведенным результатам дали расчеты экономического эффекта от унификации отраслевых документов [41, 42]. В этих расчетах не учитывался дополнительный эффект за счет оптимизации параметров форм документов, который для ряда случаев, отраженных в табл. 5.2, 5.6 и 5.7, сопоставим [c.150]
Для реализации метода совместной оптимизации параметров форм документов предложены аналитические выражения их связи с затратами, в числе которых затраты на стандартизацию документов, приобретение бумаги, составление и изготовление документов, их копирование и размножение, подготовку к пересылке, регистрацию, чтение, кодирование показателей, перенос данных из документов на машинные носители и затраты на хранение документов. Использование полученных зависимостей позволяет решать и частные задачи, такие, как установление областей эффективного применения табуляторов пишущих машин, технология изготовления документов по методу однократной записи, конвертов с окнами и бланков с трафаретными текстами, а также оптимизация по критерию минимума расхода бумаги соотношения между форматами бумаги управленческих документов и шириной перфорированной бумажной ленты АЦПУ ЭВМ. При определении затрат на изготовление документов рассмотрены различные способы выполнения этой работы, а также учтена степень их унификации. [c.156]
Намечены пути развития методов оптимизации для унификации форм документов, включающие в себя учет дополнительных особенностей документов и реализацию полученных расчетов в виде макетов бланков, изготавливаемых с помощью выходных устройств ЭЪЦ, Это будет способствовать реализации и внедрению прогрессивных методов централизованного расчета и изготовления макетов бланков. В дальнейшем на основе создания оптимальной сети кустовых полиграфических центров станет возможной централизованная печать бланков унифицированных документов для обеспечения потребности в них всех организаций страны. [c.157]
Экспериментальные исследования, проведенные для получения исходных расчетных данных по оптимизации параметров документов, дали результаты, которые представляют самостоятельную ценность в научном и практическом плане. Выявлены количественные характеристики взаимосвязи скорости чтения текстов управленческих документов, подготовленных полностью или частично с помощью печатающих устройств, с параметрами форм документов и технических средств. Подобные связи установлены и для переноса данных из документов на машинные носители, причем в качестве искомой функции здесь взята не только скорость переноса, но и количество допускаемых ошибок. Обработка полученных результатов показала достаточно высокую точность опытов, подтвердила адекватность составленных уравнений регрессии и позволила установить наличие корреляционной связи искомых функций с параметрами документов. Проведен анализ применяемых планировок зон, предназначенных для размещения кодов в машинно-ориентированных документах. Выявлены преимущества редко применяемого горизонтального размещения кодов по сравнению с необоснованно часто применяемым вертикальным расположением. [c.157]
Разработанный метод оптимизации параметров форм документов и характеристик технических средств при их совместной стандартизации позволил получить ряд конкретных решений по выбору значения шага письма для пишущих машин и автоматов и для АЦПУ. Получены данные для стандартизации шага строк печатающих устройств, применяемых для изготовления кодограмм, табличных и текстовых документов. Показано, что при изменении значений этих параметров от применяемых до оптимальных суммарные затраты на шести основных стадиях техно- [c.157]
Необходимость и предпосылки оптимизации форм документов. При оптимизации по критерию минимума затрат необходимо определять площадь документов как основу для вычисления затрат на бумгу (см. рис. 3.1). Значения площади существенно зависят от того, какому формуляру-образцу и насколько строго соответствует данный документ. Поэтому наиболее достоверное определение площади документа может быть проведено в процессе его унификации на основе формуляра-образца. В свою очередь формуляр-образец должен учитывать особенности множества документов, для которого он предназначается. [c.96]
В качестве параметров при стандартизации форм документов были намечены форматы бумаги, шаг письма и шаг строки печатающих устройств, характеристики конструкционной сетки, размеры полей, число зон, в которые объединяются вводимые в ЭВМ данные, и др. Технические требования к некоторым из этих параметров устанавливаются в результате их совместной оптимизации, однако по ряду из них приемлемое решение может быть найдено и при их локальном рассмотрении, что упрощает задачу совместной оптимизации. При этом локальное рассмотрение позволяет получить результаты по отдельным параметрам, не дожидаясь сбора данных и проведения оптимизации по всему комплексу. Так, рассмотрение при таком подходе параметрического ряда форматов управленческих документов выявило эффективность применения формата бумаги 2/3 А4Л (210x198 мм), что может привести к ежегодной экономии бумаги около 2,5 тыс. т, а при рациональной организации раскроя бланков дать еще и существенный экономический эффект. [c.136]
По результатам оптимизации конкретной формы документа выдаются характеристики формата бумаги, размеров полей, размеров и планировки зон, количества отклонений от стандратов и коэффициенты использования бумаги по зонам и всему документу в целом. [c.109]
Основа алгоритма — его часть, обеспечивающая формирование вариантов моделирования форм документов. На рис. 4.7 эта часть представлена двумя близкими по содержанию блоками. В дальнейшем укрупненная блок-схема алгоритма была уточненагиспользовался единый блок формирования вариантов моделирования для прямой и обратной задач (рис. 4.8). Работу этой части общего алгоритма могут обеспечить четыре следующие подпрограммы )проверки пригодности и формирования плана размещения реквизитов (ПФП) 2) оптимизации фрагмента документа матричной формы (ОПТМ) 3) моделирования 1-й и 3-й зон документа (МОД13) 4) моделирования 2-й зоны документа (МОД2). [c.113]
Впервые разработан метод стандартизации документов на основе оптимизации параметров их форм. В отличие от проводившейся прежде стандартизации практически сложившихся форм документов поставлена задача их оптимизации по критерию минимальных приведенных затрат на стандартизацию форм, изготовление и обработку документов. Показано, что эта оптимизация одновременно приводит и к оптимизации по критерию минимальных затрат времени на работу с документами. Установлен перечень параметров и характеристик документов и правил их оформления, которые целесообразно оптимизировать. Предложенный метод предусматривает изолированное определение отдельных параметров с Дальнейшим их использованием в качестве ограничений при совместном определении группы других параметров документов и технических средств. Оптимизация основана на использовании разработанной матема- [c.155]
Основными признаками при формировании очередности является соблюдение методического, логического, организационного и информационного единства. В качестве инструментария, используемого для увязки и контроля хода проектирования задач комплекса, может быть рекомендована оптимизация моделей на сетевых графах с учетом имеющихся ресурсов, выделенных на проектирование. Нормативная основа функционирования в службе управления персоналом САОИ должна быть зафиксирована в соответствующих методических и регламентирующих документах организации. В них должны быть сформулированы общие положения и содержание задач, реализованных в автоматизированном режиме, инструкции пользователям по решению отдельных задач, описание форм входных и выходных документов. [c.321]
Смотреть страницы где упоминается термин Оптимизация форм документов
: [c.123] [c.60] [c.157]Смотреть главы в:
Совершенствование форм документов АСУ -> Оптимизация форм документов