Излагаются научные основы совершенствования форм и правил оформления управленческих документов применительно к требованиям организационной и вычислительной техники, используемой в АСУ. Разработаны методы совместной оптимизации характеристик документов и параметров технических средств, а также оптимизации форм построения документов. [c.2]
Рассмотрим методы снижения затрат от стандартизации правил оформления управленческих документов за счет повышения производительности труда при их изготовлении и обработке. Затраты на стандартизацию правил оформления документов установим в результате расчета по выражениям (3.9)-(3.11). [c.87]
Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов [c.7]
Основные правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее время в России общегосударственных нормативно-технических документах — государственных стандартах, которые являются основой для конкретизации правил работы с документами в каждой организации, их уточнения с учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий работы управленческого аппарата. На основе законодательных, нормативных и нормативно-методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к работе с документами в уставе (положении), регламентах, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила документирования, в том числе [c.56]
Следует ожидать, что широкое внедрение средств механизации и автоматизации приведет к тому, что получат признание факсимильные подписи, указание подписи на документах при помощи перфорации или кодовых обозначений, и будут решены другие вопросы придания юридической силы документам, подготавливаемым с помощью средств организационной и вычислительной техники. Применение единых правил изготовления и оформления документов. Опыт многих поколений накопил рациональные правила изготовления и оформления документов. Многие из этих правил повсеместно выполняются, не будучи записанными в какие-либо нормативные документы. Наиболее часто применяемые правила оформления и, в первую очередь, организационно-распорядительных документов, включены б государственные стандарты и методические указания по их внедрению. ГОСТ 6.14.1—75 на финансовые и бухгалтерские документы указывает, что правила оформления документов определяются инструкциями или организационно-методическими материалами соответствующих министерств и ведомств. Правила изготовления и оформления документов включают также стандарты на системы документации, не входящие в круг управленческих документов. Наиболее подробно разработаны эти правила в государственной системе стандартизации (ГОСТ 1.5—68). Имеются правила оформления текстовых документов конструкторской документации, тех- [c.48]
О т р а ж е н и е правил оформления документов в государственных стандартах. Самые распространенные правила оформления, в первую очередь ОРД, включены в государственные стандарты [29]. Правила изготовления и оформления документов включают также стандарты на системы документации, не входящие в круг управленческих документов. Наиболее подробно разработаны эти правила в государственной системе стандартизации [15]. Стандартизованы правила оформления текстовых документов конструкторской документации, правила оформления технологических документов, отчетов о научно-исследовательской работе и др. [c.87]
Общие правила оформления многострочных реквизитов, наносимых печатающими устройств а-м и. Значительная часть реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, состоит из нескольких строк (адресат, грифы утверждения и согласования и др.). При изготовлении документов с помощью печатающих устройств производительность нанесения таких реквизитов изменяется в зависимости от длины их строки, так как при работе на пишущих машинах перевод строки требует затрат времени, а производительность АЦПУ ЭВМ прямо зависит от числа строк. Кроме того, производительность пишущих машин зависит от изменения интервалов между строками реквизита и от сочетаний прописных и строчных букв. [c.87]
Расположение основных реквизитов документа приведено на рис. 6. Ниже рассматриваются состав и правила оформления реквизитов, которые чаще всего используются при оформлении управленческих документов. [c.38]
Инструкция по документированию управленческой деятельности (Инструкция по делопроизводству) — для регламентации организации, правил, приемов, обязанностей, процессов создания, оформления, движения и хранения документов самого предприятия. Здесь, в частности, с учетом специфики разделения и кооперации труда на предприятии, определяются рамки полномочий руководителей и специалистов по работе с документами, типовые сроки исполнения документов на предприятии, маршруты движения наиболее важных документов, система контроля за исполнением документов, особенности и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну, правила регистрации документов, типовые формы документов и т. п. [c.23]
На наш взгляд, можно ввести в наш стандарт требование стандарта ИСО, но одновременно разрешить опускать ненужные в данном документе элементы как в конце, так и в начале написания даты. В большинстве управленческих документов ее можно было бы писать, начиная с указания десятилетия века, т. е. 79—05—01, а при обработке в подсистемах АСУ, в которых данные выдаются ежесуточно, начиная с месяца — 05—01. Подобное совершенствование правил оформления документов приведет к повышению производительности труда составителей документов и машинисток. [c.25]
На первом этапе разрабатываются только 2 основополагающих государственных стандарта, устанавливающих основные требования ко всем управленческим документам. В настоящее время утверждены и введены стандарты Общие положения и Термины и определения (ГОСТ 6. 10. 1—75 и ГОСТ 6. 10. 2—75). В дальнейшем могут быть разработаны и утверждены другие стандарты, например на общую модель построения управленческих документов или единые правила оформления, устанавливающие порядок ведения унифицированных систем документации, и т. д. [c.52]
Специфику языка служебных документов изучает документная лингвистика — сравнительно новая научная дисциплина, цель которой — разработка правил составления служебных документов. Конечно, трудно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как в содержании, так и в техническом оформлении документа. Тем не менее их можно свести к минимуму, если в своей работе руководствоваться государственными стандартами на управленческую документацию, пособиями по служебной корреспонденции и справочниками по литературному редактированию. [c.22]
Машинописное изготовление традиционных управленческих документов гораздо более трудоемко, чем печатание сплошного текста. Особенности расположения и сложившиеся правила оформления отдельных реквизитов (адресата, отметок о приложении, подписи) и заголовков внутри текста требуют дополнительных затрат на изменение интервалов между строками, на большие (часто различные) отступы от левого поля, на центровку относительно вертикальной оси листа бумаги, на подчеркивание отдельных слов. Те же операции выполняются на пишущих автоматах с такими же затратами времени при первой, а в ряде случаев и при повторных перепечатках, например, при переходе с автоматического на ручной режим работы для изменения машинописного интервала. Это особенно нежелательно в случаях, когда одновременно с документом пишущий автомат готовит и машинный носитель с данными для непосредственного ввода в ЭВМ. [c.16]
Рекомендации международных организаций предусматривают расположение зон на формате А4 в два столбца, из-за чего коды и записи, переносимые на машинные носители, рассредоточиваются по всей площади заголовочной части документа, а это неудобно для операторов, производящих перфорацию. Кроме того, при заполнении коротких строк снижается производительность печатающих устройств. Наша модель построения управленческих документов, напротив, позволяет сосредоточить в одной зоне все коды и перфорируемые признаки и заполнять заголовочные записи длинными строками. Планировка модели не исключает применения конвертов с окнами для пересылки документов, а лишь потребует введения дополнительных правил оформления адресов. [c.55]
Для получения максимального эффекта от межсистемной унификации документов в условиях АСУ целесообразно не только разработать графическую модель управленческих документов, но и ввести единые правила их оформления с указанием отдельных допускаемых отклонений. При разработке этих правил и модели следует учитывать возможности их применения и для документов неуправленческого характера. [c.56]
ОПТИМИЗАЦИЯ ФОРМ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ И ПРАВИЛ ИХ ОФОРМЛЕНИЯ [c.57]
Дополнительно снижены затраты времени составителей документов в результате 1) применения единых форм и правил оформления всех управленческих документов 2) широкого применения метода однократной записи 3) внесения строк таблиц полиграфическим способом 4) записи кодов ОК ТЭИ вместо текста [c.143]
Для совершенствования работ по управлению большое значение имеют упрощение и сокращение документации и отчетности, рационализация документооборота, конторского труда, делопроизводства. Правила оформления документов, порядок их регистрации, группировки, применение в делопроизводстве средств малой механизации, введение единой системы кодирования писем в значительной степени определяют четкость, грамотность организации управления и. снижают затраты управленческого труда. [c.37]
В условиях рыночной экономики основной целью предприятий является получение прибыли. Для успешного ведения бизнеса важно быть предприимчивым, инициативным, способным идти на определенный риск. Но не менее важно иметь специальные знания в различных отраслях гражданского, налогового, трудового законодательства, а также правила оформления документов, используемых в деятельности предприятия. Так управленческие решения принимаются на основе внутренней и внешней информации, содержащейся в документах. [c.3]
ПРИНЦИПЫ, ОПРЕДЕЛЯЮЩИЕ НАПРАВЛЕНИЯ РАЗВИТИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ - основные теоретические положения — правила, включающие концентрацию работников отдельного подразделения или всей системы управления персоналом на решение основных задач или концентрацию однородных функций в одном подразделении системы управления персоналом, что устраняет дублирование специализацию (разделение труда в системе управления персоналом — выделяется труд руководителей, специалистов и др. служащих, формируются отдельные подразделения, специализирующиеся на выполнении групп однородных функций) параллельность (предполагает одновременное выполнение отдельных управленческих решений, повышает оперативность управления персоналом) адаптивность (гибкость) — означает приспосабливаемое системы управления к изменяющимся целям организации и условиям ее работы преемственность — предполагает общую методическую основу проведения работ по формированию системы управления персоналом на разных ее уровнях и разными специалистами, стандартное их оформление непрерывность (отсутствие перерывов в работе работников системы управления персоналом или подразделений, уменьшение времени пролеживания документов, простоев технических средств управления и т.п.) ритмичность — предполагает выполнение одинакового объема работ в равные промежутки времени и регулярность повторения функций управления персоналом прямоточность — означает упорядоченность и целенаправленность необходимой информации по выработке определенного решения, бывает горизонтальная и вертикальная (взаимосвязи между функциональными подразделениями и взаимосвязи между различными уровнями управления). [c.277]
Используя предыдущий пример, продолжим процесс, и представим его в виде графической или словесной модели. Как правило, графическая модель строится на словесной. Допустим, что руководитель определился с набором требований к претенденту. Итак, он знает, чего хочет. Теперь надо организовать процесс отбора. Можно подать рекламное объявление можно использовать личные контакты можно обратиться в бюро занятости. Затем провести собеседование. Второй этап, собеседование, во многом зависит от результатов первого. Если человека принимали по личным контактам и с рекомендациями, возможно не потребуется проведение собеседования, а сразу будет отдано распоряжение об оформлении приказа на заключение контракта с оговоренными заранее условиями. Если же претенденты придут в организацию по объявлению или по направлению бюро занятости, да еще несколько человек, то придется проводить целевой отбор нужного организации кандидата. В этом случае придется обратиться к ранее намеченным целям или желаемым результатам. Далее придется продумывать методику проведения процесса отбора назначить время испытаний, всем кандидатам одновременно или каждому - свое или провести отбор по представленным документам, и уж после этого приглашать на личную беседу выбранного кандидата. Если же по каким — либо причинам прийти к согласию на удастся, то предусмотреть какие требования можно изменить, и выбрать другого кандидата. Процесс завершается тогда, когда работник фактически приступил к исполнению обязанностей. Если же он был принят с испытательным сроком, то завершением считается срок окончания испытания. Окончательная оценка принятого решения зависит от того, насколько принятый работник отвечает интересам организации как он справляется с порученной работой, не является ли источником конфликтных ситуаций не требует ли от организации дополнительных расходов, связанных с созданием условий для обучения или др. Эффективным следует считать такое управленческое решение, которое привело к достижению целей организации и [c.37]
Особо выделены вопросы документирования управленческой деятельности понятие документа, виды и разновидности документов, требования к составлению бланков документов, оформлению всех реквизитов документов, а также правила составления организационных, распорядительных и информационно-справочных документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации. Освещены вопросы организации работы с документами, включая организацию документооборота, технологии регистрации документов, контроля за сроками их исполнения, информационно-справочной работы. Рассмотрены правила хранения документов в делопроизводстве и подготовки их к сдаче в архив. [c.4]
Проведение межсистемной унификации документов было бы неполным без введения единых правил их оформления с установлением также допустимых при необходимости отклонений для отдельных систем документации или групп документов. Причем при разработке этих правил должны быть учтены традиции и опыт оформления не только управленческих, но и всех других документов. При разработке общей модели следует учитывать возможность построения на ее основе документов, выходящих за пределы управленческих систем. [c.119]
Большое значение для создания документов имеет унификация — установление единого комплекса их видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и документов и единых правил их составления, оформления, создания трафаретных текстов. [c.43]
БАНКОВСКИЕ ДОКУМЕНТЫ — документы, являющиеся основанием для выполнения банками денежно-расчетных операций и осуществления бухгалтерского учета указанных операций. Документы, связанные с приемом или выдачей наличных денег, называются кассовыми (денежные чеки, кассовые приходные и расходные ордера, объявления на взнос наличных денег), а по оформлению безналичных операций — мемориальными. Основная масса денежно-расчетных документов (платежные поручения, счета-платежные требования, чеки, объявления на взнос денег, заявления на выдачу ссуд и т. п.) представляется в банки их клиентами. Часть документов составляется самими банками кассовые приходные и расходные ордера, мемориальные ордера, внебалансовые ордера, авизо по МФО и т. д. Каждый документ должен содержать реквизиты, необходимые для оформления и учета данной операции. Б. д. составляются клиентами и банками путем заполнения, как правило, на пишущих или счетных машинах типовых форм бланков, изготовляемых типографским способом. Банки строго регламентируют порядок проверки, обработки и хранения документов. Четкая банковская документация является одним из важных факторов ускорения расчетов в х-ве, повышения качества обслуживания клиентов, улучшения постановки учета в банках и у клиентов и экономии расходов на содержание управленческого аппарата. [c.121]
Унификация документов заключается в установлении единого комплекса видов и разновидностей для аналогичных управленческих ситуаций, в разработке единых форм документов и единых правил их составления, оформления и создания трафаретных текстов. [c.174]
ГОСТ определил назначение и состав данной системы Унифицированная система организационно-распорядительной документации — комплекс стандартов, взаимоувязанных форм документов, правил и положений, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, используемых для решения управленческих задач на основе применения экономико-математических методов и средств вычислительной техники 2. [c.37]
Образующаяся в процессе управленческой деятельности документация, как правило, после стадий составления, согласования, оформления и изготовления становится объектом дальнейших управленческих процедур. Эти процедуры осуществляются одновременно различными звеньями управленческого аппарата (например, приказ министра требует проработки во всех главных управлениях министерства), в связи с чем возникает потребность в оперативном изготовлении определенного количества копий того или иного документа. Количество таких копий может колебаться от нескольких единиц до 1 тыс. экземпляров. Причем требования к каче-честву воспроизводимых оригиналов различны. [c.207]
Указание — организационно-правовая форма управленческого решения, оформляемая в виде распорядительного документа по вопросам методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов. Может издаваться при оформлении командирования, наложении взыскания и т. д. Право издания указания имеют руководители, действующие на правах единоначалия в пределах их компетенции. [c.68]
В период разработки этого РТМ действовали всего три ГОСТа на формуляры-образцы. За основу построения документов отрасли был взят формуляр-образец на ОРД [30]. На его основе и построен формуляр-образец отрасли для различных форматов бумаги при сохранении на каждом из них единой структуры. На базе этого формуляра-образца в отрасли унифицировано и успешно применяется около ста форм управленческих документов. Единая структура этих документов и единые правила оформления, а также четко поставленная система их ведения способствовали успешному созданию информационного обеспечения "АСУ—Химмаш". [c.53]
Поставлена задача, осветить правила составления и оформления тех документов, которые наиболее часто встречаются в управленческой деятельности работников управленческого аппарата, и ознакомить с организацией делопроизводственных процессов. В соответствии с этой задачей в учебном пособии подробно излагаются требования государственных стандартов к составлению и оформлению документов и вопросы организации делопроизводственной службы, обработки документов, их регистрации, контроля исполнения, текущего хранения, а также организации рабочих мест и механизации документацион-ных процессов. [c.3]
Выявлены закономерности в построении форм документов на различных уровнях управления. Установлено, что структура и основные параметры документов (состав реквизитов, размеры полей, форматы бумаги), а также правила их оформления не зависят от уровня управления. На этой основе выдвинута и подтверждена гипотеза о возможности создания графических моделей (формуляров-образцов) управленческой документации с целью эффективного сокращения разнообразия форм документов, ихвзаимоувязки в рамках традиционной технологии, а также при механизации и автоматизации изготовления и обработки документов. В результате анализа отступлений от первой графической модели при унификации внешнеторговых документов в СССР и за рубежом намечены допускаемые отклонения в размещении отдельных групп реквизитов. На этой основе впервые разработан государственный стандарт на формуляр-образец системы документации (ГОСТ 6.2—69), положивший начало созданию аналогичных стандартов за рубежом и формуляров-образцов других систем документации в СССР. Взамен проводившейся ранее стандартизации форм отдельных документов в СССР утверждено 11 государственных и 4 отраслевых стандарта на формуляры-образцы, принятые за основу построения документов как при традиционных методах их обработки, так и при использовании их в АСУ. [c.154]
Коды (реквизиты 4 и 5). Внедрение ЭВМ в сферу управления позволило автоматизировать обработку документной информации. Государственные стандарты на унифицированные системы документации учитывают как ручную, так и автоматизированную обработку документов. Поэтому ГОСТ на УСОРД предлагает при проектировании бланков документов проставлять код организации по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и код документа по Общесоюзному классификатору управленческой документации (ОКУД). Для общего бланка место кодов определено в правой части верхнего поля документа. Код по ОКПО может быть напечатан вместе с бланком, а код. по ОКУД будет впечатываться на машинке при оформлении конкретного вида документа. [c.15]
Унифицированная система состоит из трех подсистем по созданию и реорганизации учреждений и предприятий кадровой документации автоматизированного контроля исполнения документов. УСОРД регламентирована по составу и определяется как комплекс взаимоувязанных правил, положений в форм, устанавливающих требования к содержанию, построению и оформлению документов, применяемых для решения управленческих задач с учетом использования электронно-вычислительной техники. [c.185]
Смотреть страницы где упоминается термин Правила оформления управленческих документов
: [c.335] [c.22] [c.94] [c.72] [c.72] [c.36] [c.6] [c.30] [c.210]Смотреть главы в:
Делопроизводство в кадровой службе -> Правила оформления управленческих документов
Делопроизводство в бухгалтерии -> Правила оформления управленческих документов