Описи дел составляются по строго установленной Государственной архивной службой форме. Технология составления и оформления описей аналогична технологии составления номенклатуры дел, поскольку составление описи является следующим технологическим этапом систематизации дел. [c.297]
Каков порядок составления и оформления описей дел [c.317]
Как правило, изымается большое количество документов. В этом случае возникает необходимость дополнительного оформления описи, прилагаемой к протоколу в соответствии с пунктом 7 статьи 94 НК РФ. [c.29]
Однако упрощенное оформление описи документов допустимо лишь при отсутствии возражений со стороны проверяемых. Если же налогоплательщик заявил замечания по оформлению (во время выемки), то необходимо или оформлять опись с полным перечнем документов, или по конкретным документам делать оговорки по требованию налогоплательщика, у которого производится изъятие документов. [c.31]
В оформление описи входит составление титульного листа с перечнем переименований, списка сокращенных слов, оглавления, итоговой записи, листа-заверителя, а также нумерация листов описи. [c.77]
Инвентаризация проводится в несколько этапов. Первый этап — обязательный подсчет, взвешивание, обмер материальных ценностей, оформление инвентаризационных ведомостей или описей. При инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами составляются контокоррентные выписки (т. е. выписки из карточек счетов с указанием суммы задолженности). Второй этап — оценка выявленных, подсчитанных и описанных средств по первоначальной или измененной оценке (например, при ухудшении качества материалов). Третий этап — выявление расхождений фактического наличия с данными бухгалтерского учета, установление причин расхождений, заполнение сличительной ведомости. Четвертый этап — оформление результатов инвентаризации и отражение выявленных расхождений в учете и отчетности того месяца, в котором закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации — в годовом бухгалтерском отчете. Излишки увеличивают доход предприятия. Недостачи в пределах норм естественной убыли относят на расходы отчетного периода, сверх норм — к взысканию с виновных лиц. [c.89]
Отдельные описи составляются на законченные, но не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов [c.91]
В данной монографии мы рассмотрим основанные на исследовании зарубежных приемов и Российской специфики методы подготовки, проведения и оформления аудита на примере основных и менее описанных в литературе объектов проверки. В полном объеме методики аудита будут описаны во второй части монографии. Однако, приведенного здесь материала вполне достаточно для самостоятельной разработки аудиторами методик по аналогии. [c.227]
В этом случае важно как можно полнее и достовернее описать все возможные варианты. Законодательство должно содержать полный (желательно — закрытый) перечень всех хозяйственных ситуаций, в которых может оказаться субъект учета, и предложить единственно правильный способ оформления каждой из них в учете. [c.113]
Стохастические процессы в системах управления запасами. Обычно невозможно указать точно характеристику спроса. Детерминированное описание является только приближенным. Задержки в поставках, потери при транспортировке можно описать с помощью вероятностных параметров. Время поставки меняется из-за непостоянства времени выполнения заказа, оформления сопровождающей документации. [c.89]
Любой товар в реальном исполнении имеет ряд характеристик качество, набор свойств, название, внешнее оформление, упаковка и др., которые надо подробно описать в бизнес-плане (схема 29). [c.62]
Документы, как уже говорилось, принимают в архив после проведения экспертизы ценности и оформления дел постоянного и временного хранения (свыше 10 лет) по описям, одобренным экспертной комиссией организации. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) принимают по номенклатурам дел. [c.276]
Сотрудник архива, принимая дела, тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Вместе с делами в архив передаются регистрационные карточки на сдаваемые документы для пополнения ими справочного аппарата архива. [c.278]
Для оформления результатов инвентаризации могут применяться единые регистры, в которых объединены показатели инвентаризационных описей и сличительных ведомостей. [c.104]
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. [c.175]
На законченные строительством объекты, фактически введенные в эксплуатацию полностью или частично, приемка и ввод в действие которых не оформлены надлежащими документами, составляются особые описи. Отдельные описи составляются также на законченные, но почему-либо не введенные в эксплуатацию объекты. В описях необходимо указать причины задержки оформления сдачи в эксплуатацию указанных объектов. [c.184]
Приобретенные ценные бумаги хранятся организацией или сдаются на хранение депозитарию. Ценные бумаги, находящиеся у инвестора, хранятся в его кассе наравне с наличными деньгами в порядке, установленном правилами кассовых операций. На все ценные бумаги отдельно по видам составляется опись с указанием номера, серии, номинальной стоимости и срока погашения. При погашении ценных бумаг в описи делается соответствующая запись с указанием даты выписки банка или другого надлежащим образом оформленного документа, на основании которого приходуются денежные средства. Аналогично делаются пометки при получении доходов по ценным бумагам. [c.455]
Процедура составления и оформления распорядительного документа конкретного учреждения может быть описана в инструкции по делопроизводству или в устанавливающей порядок работы с документами,. [c.66]
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Дела постоянного, долговременного хранения и по личному составу подлежат полному оформлению, которое предусматривает подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление листа — заверителя дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов, оформление реквизитов обложки дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в скоросшивателях. [c.207]
На завершенные дела постоянного, долговременного хранения и дела по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформление в соответствии с приведенными выше требованиями, ежегодно составляются описи. Надела временного хранения описи не составляются. Описи дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за документацию, под непосредственным методическим руководством ведомственного архива. [c.208]
На все завершенные в делопроизводстве дела, журналы, картотеки, проекты и другие единицы хранения, дела по личному составу постоянного и временного (свыше Шлет) хранения, прошедшие экспертизу ценности, правильно сформированные и оформленные, составляются самостоятельные описи. Они составляются также на дела, состоящие из характерных для данной организации документов судебные, следственные дела, научные отчеты и др. [c.296]
Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена в первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации. [c.52]
Подготовка предложений, заявлений и жалоб граждан и сдача в архив включает в себя оформление дел, проведение экспертизы ценности документа, составление описей. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Оформление дел входит в функции лица, ответственного за работу с обращениями граждан. [c.282]
Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. [c.302]
Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др. [c.309]
Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве. [c.316]
Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списа- [c.253]
Должностные обязанности. Осуществляет операции по приему, учету, выдаче и хранению денежных средств и ценных бумаг с обязательным соблюдением правил, обеспечивающих их сохранность. Получает по оформленным в соответствии с установленным порядком документам денежные средства и ценные бумаги в учреждениях банка для выплаты рабочим и служащим заработной платы, премий, оплаты командировочных и других расходов. Ведет на основе приходных и расходных документов кассовую книгу, сверяет фактическое наличие денежных сумм и ценных бумаг с книжным остатком. Составляет описи ветхих купюр, а также соответствующие документы для их передачи в учреждения банка с целью заме- [c.257]
Материалы принимают в архив учреждения только после их научно-технической обработки. Подготовка дел к сдаче в архив включает правильное формирование и оформление дел, их описание на обложке, систематизацию и составление описей. Обработку документальных материалов производят сразу же после окончания их производством и проведения экспертизы практической и научной ценности. [c.146]
Составление описей документальных материалов постоянного и долговременного хранения. На документальные материалы, подлежащие сдаче в архив учреждения после их оформления, описания и систематизации в соответствии с номенклатурой дел, составляют описи отдельно на материалы постоянного и долговременного хранения. Отдельные описи составляют на материалы по личному составу, на специальную документацию (отчеты по научным темам, рационализаторские предложения, технические и технологические документы, истории болезней, материалы изысканий, следственные дела и т. п.). Порядок составления описей на эти материалы и описание их определяются ведомственными инструкциями, при их отсутствии — в соответствии с Основными правилами . [c.154]
Процедурные недостатки связаны с неправильной организацией работы по проверке товарно-материальных ценностей в натуре и оформлением инвентаризационных описей или актов приема-передачи. Нередко инвентаризационные комиссии проверяют ценности не по порядку, а по отдельным названиям независимо от их местонахождения, результаты проверки фактического наличия ценностей отражаются в описях не во время самой проверки, а после ее завершения, в них указываются неточные названия проверенных ценностей. Иногда имеет место излишняя поспешность в работе комиссий, не опечатываются подсобные помещения, имеющие отдельные входы, не представляется материально ответственным лицам возможность навести порядок в складах при внезапных инвентаризациях. [c.94]
Результатом процедурных недостатков является ненадежность данных о фактических остатках ценностей, неполное или неправильное оформление инвентаризационных описей. [c.94]
Оформление личного дела на служащего. Подшивка в папку-скоросшиватель личного листка по учету кадров, заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к служебной деятельности работника. Составление описи документов, находящихся в личном деле. Нумерация, регистрация (форма № 3, приложение 2) и помещение личного дела в сейф. Составление отчета о приеме на работу. Ознакомление работника с правилами трудового распорядка. Заполнение контрольного листка по технике безопасности. [c.423]
Какие функции выполняют описи дел 2. Из каких элементов состоит опись дела для сдачи в архив 3. Когда и как составляется и рформляется заглавный лист 4. Как оформляются и заполняются годовые разделы описи 5. На какие виды дел ведутся раздельные описи 6. Какие данные вносятся в заверительный лист описи 7. В скольких экземплярах печатают описи на дела с постоянными сроками хранения, временными сроками хранения (свыше 10 лет) 8. Какие требования предъявляются к качеству оформления описей [c.364]
Параграф Основных правил "Составление и оформление описей дел", в отличие от Правил 1986 года, объединил требования к составлению описей дел в делопроизводстве и ведомственном архиве. Но три вида описей остались. Это описи дел структурных подразделений, годовые разделы сводной описи, законченные описи. Из перечня видов документов, на которые составляются описи, исключены служебные ведомственные издания. Процедуры их составления заметно сокращены23. Изменена терминология. ЭК (ЦЭК) — на годовом разделе ставится гриф "Согласовано" вместо "Одобрено". Описи дел структурных подразделений составляются теперь не в двух, а в трех экземплярах. [c.12]
Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании календарного года, в котором они были заведены. Оформление конкретного дела включает комплекс работ по брошюровке документов, нумерации листов, составлению заверительнои надписи, составлению (в ряде случаев) внутренней описи документов, уточнению на обложке дела названия организации, делопроизводственного индекса, заголовка дела и т. д. [c.275]
По истечении срока хранения уничтожаются (с оформлением акта) дела, включенные в номенклатуру дел, подлинники видео-, аудиодокументов, проекты технических документов, черновики и проекты особо ценных документов, картотеки (журналы) учета конфиденциальных документов и другие подобные материалы. Акт подписывают члены экспертной комиссии и утверждает первый руководитель фирмы. Уничтожаются (с оформлением акта) любые электронные документы, описи и учетные формы, находящиеся как в рабочем или архивном массивах компьютера, так и на магнитных носителях, хранимых вне ЭВМ. [c.277]
Должностные обязанности. Принимает и обрабатывает входящую и исходящую корреспонденцию (индексирует, сортирует, ведет запись в реестровых книгах и описях), проверяет правильность ее оформления. Вскрывает конверты (пакеты), проверяет наличие вложений и направляет корреспонденцию адресатам. В случае отсутствия или порчи вложений сообщает об этом заведующему канцелярией. Законвертовывает, адресует и маркирует отправляемую корреспонденцию. Обеспечивает сохранность документов, проходящих через экспедицию. Следит за техническим состоянием оборудования и машин, находящихся в эксплуатации, своевременно сообщает об их неисправности. [c.273]
Оформление и порядок утверждения результатов экспертизы документальных материалов. Отобранные экспертной комиссией документальные материалы на постоянное и длительное хранение включают в описи (см.ииже). Описи на материалы постоянного хранения в двух экземплярах, "одновременно по всем структурным подразделениям, направляют на утверждение в архивный орган или государственный архив, куда материалы впоследствии будут переданы на постоянное хранение. Один экземпляр утвержденной описи возвращают в учреждение, а второй передают в упомянутый государственный архив. Здесь опись служит целям контроля и по ней производят прием материалов на государственное хранение. При первом представлении описей в архивные органы прилагается историческая справка об учреждении и об архивном фонде. В справке характеризуют-условия, в которых возникло и действовало учреждение, время его возникновения, масштаб и основные вопросы деятельности, круг учреждений и лиц, с которыми учреждение было связано. Затем сообщаются сведения о функциях и организационной структуре учреждения, а также об изменениях в названии, в функциях и организационной структуре учреждения, со ссылками на соответствующие акты. В исторической справке должна быть описана система делопроизводства и изменения в ней. Для ликвидированных или реорганизованных учреждений указывают дату и причины ликвидации или реорганизации. [c.144]
Важнейшим мероприятием в осуществлении внутрихозяйственного контроля является проведение инвентаризаций. При проведении инвентаризаций силами самих предприятий допускается значительное количество недостатков и нарушений. Имеют место случаи, когда инвентаризации проводятся без участия материально ответственных лиц, данные о количестве материальных ценностей в инвентаризационные описи записываются из документов учета без проверки их в натуре. Допускаются значительные нарушения в оформлении инвента- [c.112]