Должен ли данный документ храниться в папке [c.158]
Второй по старшинству уровень систематизации, признак классификации — это или виды деятельности, осуществляемые на предприятии (планирование, общее руководство, работа с персоналом, работа с клиентами и т. п.), либо код или номер подразделения, отдела вашего предприятия, если подразделения имеют право самостоятельно накапливать и хранить документы. Виды или направления деятельности либо нумеруются по порядку, обычно двузначным номером, либо обозначаются буквами, аббревиатурами, условными символами. В малых организациях достаточно однозначной нумерации направления деятельности, а иногда этот уровень систематизации вовсе исключается, сразу заводятся и нумеруются папки, дела. [c.105]
Документы, имеющие особую историческую или научную ценность, во избежание порчи, яе подшивают. Документы—письма видных политических деятелей, рукописи известных писателей, рисунки, гравюры, чертежи, фотографии и т. п.— рекомендуется хранить в папках с клапанами. [c.152]
Составьте-акт о передаче дел бухгалтером расчетной части вновь назначенному сотруднику. При сдаче-приемке дел в присутствии главного бухгалтера установлено, что все дела расчетной части велись правильно, все расчеты произведены верно, документы хранятся в папках. [c.135]
Применяемые технические средства хранения документов подразделяются на средства для механизированного хранения документов, картотеки и картотечное оборудование. Кроме того, на рабочих местах секретарей, исполнителей, инспекторов и других работников в течение продолжительных периодов времени (от одного года до нескольких лет) некоторые документы хранятся в папках, скоросшивателях, регистраторах. [c.98]
Подшитые документы хранят в папках-регистраторах в специализированных шкафах, на стеллажах, во вращающихся регистраторах (рис. 27). На корешок папки-регистратора выносят поисковые данные документов дела. С целью сохранения нужного порядка размещения дел используют цветные полоски бумаги (для каждой полки свой цвет), наклеенные на корешке [c.98]
На каждый подлинник документа открывается карточка учета (форма 16). Подлинники чертежей оснастки хранятся в развернутом виде по классификационным признакам. Подлинники, а также копии карт технологических процессов и другой документации, хранятся в папках-альбомах. На внутренней стороне обложки каждой папки наклеивается лист—опись. Каждая папка-альбом должна иметь на обложке номер и наименование изделия, узла, поточной линии и вида (характера) документов, хранимых в ней. Негативы в пластинках, являющиеся подлинниками документации, хранятся в специальных конвертах. [c.177]
Так, ширина 210 мм используется в половине рассматриваемых форматов, документы такой ширины удобно хранить в папках, их можно изготавливать с помощью любых печатающих устройств — от дорожных пишущих машин до АЦПУ ЭВМ. Документы этой ширины без затруднений можно пересылать в конвертах с окнами. [c.61]
Полученные от товарного отдела копии расчетных документов поставщиков или приходные ордера с соответствующими приложениями заведующий складом обязан хранить в отдельной папке или карточке и следить за своевременным поступлением товаров на склад. В случае непоступления товаров в сроки, превышающие нормальное время их транспортировки, он по указанию начальника соответствующего товарного отдела возвращает в товарный отдел документы для розыска товаров. [c.198]
На рабочих местах исполнителей документы хранятся в папках, скоросшивателях, папках-регистраторах. В свою очередь для хранения последних служат лотки, блоки подвесные, которые устанавливаются на конторских столах или встраиваются в них. [c.186]
Документы, необходимые для использования в практических целях сроком до пяти лет, хранятся в бухгалтерском архиве объединения, предприятия, а после этого уничтожаются без разрешения архивного учреждения. Документы, имеющие научно-историческую и практическую ценность, подлежат постоянному хранению, передаются в государственный архив. Архивные документы при журнально-ордерной форме учета хранятся в папках (делах) с подразделением по названиям и номерам журналов-ордеров. Внутри папки документы располагаются в порядке последовательности их записи в журналы-ордера. [c.162]
Журналы-ордера хранятся в папках, открываемых на год для каждого из них, отдельно от других. Документы одного месяца отделяются от документов другого месяца прокладками. [c.41]
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения не подшиваются, листы в них не нумеруются, документы в них хранятся в папках-скоросшивателях. [c.121]
Рабочие бумаги аудитора хранятся в папках - так называемых досье на клиента. Досье разделяют на 1 )текущее досье (содержит документы и материалы, собранные в ходе аудиторской проверки, определение вопросов и проблем, перенесенных из предыдущего аудита, а также тех, на которые следует обратить внимание в последующем аудите) 2) постоянное досье (содержит информацию, важную для аудита на протяжении длительного времени. К ней относятся [c.9]
Храните документы в папке Мои документы [c.187]
По окончании аудита рабочая документация подлежит сдаче для обязательного хранения в архиве аудиторской организации. Рабочая документация должна храниться скомплектованной в папки (файлы), заведенные отдельно для каждого аудита, проводимого аудиторской организацией. Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация должна храниться в сброшюрованном виде. [c.257]
Рабочая документация должна храниться скомплектованной в отдельные для каждого аудита папки ( файлы ).Система расположения документов в папках устанавливается аудиторской организацией. Рабочая документация хранится в сброшюрованном виде. [c.173]
Все документы после окончательной бухгалтерской обработки подшиваются в папки и передаются на хранение в текущий архив, где обеспечиваются их сохранность и удобство хранения. Эти документы переплетаются в папки последовательно в порядке нумерации журнальных статей помесячно. На обложке папки указывают наименование предприятия, название и порядковый номер папки, год, месяц и количество листов в папке. При передаче документов в архив и при их уничтожении составляются акты, которые хранятся в архиве. Для упорядочения хранения ведется регистрационный журнал архивных дел, который имеет следующую форму [c.152]
Кассовые документы, авансовые отчеты, выписки банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены. Отдельные виды документов (например, наряды на работу) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их утери и злоупотреблений. [c.147]
Следует отметить, что последние экземпляры расчетных документов (с отметкой банка) главный бухгалтер организации должен хранить в отдельной папке до получения выписки с расчетного счета в банке. [c.40]
Документы, находящиеся в процессе исполнения, хранятся у исполнителя в папках с надписью На подпись , К докладу , Срочно и т. п. На папках должны быть указаны фамилия и инициалы исполнителя. Папки в течение рабочего дня находятся на столе исполнителя, а по окончании работы убираются в ящик стола или шкаф. Текущая работа с документами закрытого характера оговаривается специальной инструкцией (см. п. 9.8). [c.271]
Первые экземпляры реестров остаются в банке-эмитенте, подшиваются в отдельную папку, используются в качестве журнала регистрации принятых на инкассо расчетных документов и хранятся в банке-эмитенте в соответствии с установленными сроками хранения документов. [c.526]
Документы во время их исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках с надписями Срочно , На исполнение , На заседание , На подпись , На отправку и т. п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Папки хранятся в течение дня на столе исполнителя, а после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф. [c.207]
Папки с неисполненными документами хранятся таким образом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их можно было сразу же передать на исполнение другому сотруднику. [c.207]
Особо ценные документы во избежание их физической порчи целесообразно хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами или в специальных картонных футлярах. [c.294]
Документы в процессе создания и редактирования, черновики и варианты должны находиться лишь в личной папке сотрудника. Все документы, поступившие в делопроизводственный оборот, должны храниться в общих папках, создаваемых в соответствии с номенклатурой дел подразделения (организации в целом) на основе стандартных классификаторов. [c.321]
Представьте, если бы тысячи документов, поступающих на предприятие, не регистрировались, не учитывались, хранились произвольным образом — как в таком хаосе можно было бы быстро найти, например, все, что относится к одному заказу У нас ведь могут быть вопросы к заказчику, потребность в каких-то уточнениях с нашей и его стороны, может возникнуть целая переписка, — и все это будет отражено в разных деловых письмах, которые будут лежать в разных местах, а разобраться в истории наших отношений без документов будет невозможно. Наши дела с клиентом должны быть в порядке, мы должны выполнять свои обязательства, и наши дела (папки с документами) тоже должны быть в порядке мы должны иметь возможность быстро поднять всю переписку с партнером и уточнить необходимые детали и состояние нашего взаимодействия. Хотелось бы сразу, при регистрации, присвоить документу такой уникальный номер, чтобы нельзя было этот документ спутать с другим и чтобы по номеру было видно, где он должен храниться. В нашей стране придумали и ввели общую для всех и достаточно понятную систему, основанную на классификации и систематизации документов при помощи Номенклатуры дел . Слово номенклатура в данном случае означает систематизированный перечень . [c.104]
Каждой папке внутри направления вы присваиваете порядковый номер. Теперь у вас есть год, в течение которого ведется делопроизводство, номер (обозначение) вида деятельности и номер папки. Эта система индексов позволяет отличить одну папку от другой. Мало того, зная систему индексации, вы по номеру папки можете определить, какого рода информация в ней хранится. Такая иерархическая система индексации дел аналогична системе организации данных в компьютере (генеральный каталог — год, каталог — вид деятельности, подкаталог — номер дела, и далее уровень конкретного документа — файла). В общем, какую принять систему распределения документов по делам — это ваше личное дело, но в любом варианте она должна быть максимально простой, функциональной, направленной на ускорение процессов принятия управленческих решений, ускорение поиска информации, обеспечение ее сохранности и быстрое установление факта утраты документа. И это должна быть такая система, которая понятна и известна всем, кто ведет переписку. Принятая система организации документопотоков и индексации дел — закон для всех в пределах года. В следующем году вы можете поменять принципы систематизации, но этого нельзя делать в течение года, иначе произойдет путаница с определением места нахождения документов и значительно возрастет время их поиска. В некоторых организациях должностные лица тратят до 30% своего времени на поиски нужных документов. Принципы систематизации, перечень всех дел, которые ведутся у вас в течение года, фиксируются в документе Номенклатура дел , который утверждается руководителем предприятия и является законом в течение года. [c.106]
Значительная часть оперативной информации поступает на рабочее место мастера в виде документов приказов и указаний плановых заданий графиков ремонта планов оргтехмероприятий. Мастер получает данные для ведения журнала учета выполнения плана за месяц и по дням журнала учета технико-экономических показателей работы участка по месяцам ведомости расхода сырья, полуфабрикатов и материалов (или папка заказов-нарядов хозрасчетных бригад) и т. д. Документы хранятся на рабочем месте мастера, но ими пользуются также и другие работники — нормировщик, учетчик рас- [c.181]
Все находящиеся на исполнении документы хранят в специальной папке с надписью К исполнению . [c.74]
Все поступающие документы исполнитель хранит в специальных папках, в которых их группируют или по срочности исполнения или по характеру и стадиям исполнения. Он хорошо должен знать, в каком положении находится исполнение документов. [c.76]
Большие удобства для хранения и работы с документами представляет папка, известная под названием регистратор , описанная выше. Для защиты документов регистраторы помещают в картонные футляры и хранят в шкафах или в стеллажах в вертикальном положении. На корешке регистратора указывают состав, содержание документов и индексы. [c.139]
Значительный интерес представляют папки для вертикального хранения документов. Это согнутые пополам картонные листы. На задней крышке папки (если папку поставить вертикально на корешок) делают выступ для помещения названия или индекса. Папки хранят в специальных ящиках в вертикальном положении, поставленные на корешок и представляют собою своеобразную картотеку, в которой разделителями являются стенки папок с выступами. [c.171]
Шкафы для хранения документов применяют двух видов 1) для хранения по библиотечному способу 2) шкафы для вертикального хранения. В библиотечных шкафах папки с документами хранят подобно книгам. Полки для большей устойчивости папок рекомендуется разделять перегородками. [c.171]
Конфиденциальные неподшитые исполненные и неисполненные документы должны храниться у работника службы КД в папках, на которых указывается их целевое назначение фамилии сотрудников фирмы, которым направляются документы, или наименование предстоящих действий, процедур и операций (подшивка вдело, отправление и др.). Каждая папка должна иметь опись находящихся в ней документов, которая регулярно обновляется. Хранить документы в россыпи в ящиках стола, в шкафах и сейфах не допускается. [c.273]
Дела временного (до 10лет включительно) срока хранения, не содержащие сведений конфиденциального характера, могут оформляться только частично, по упрощенной технологии. Так, они могут храниться в папках с любым типом и материалом крепления, в них может не проводиться пересистематизация документов внутри дел, листы можно не нумеровать, а заверительные записи не составлять. [c.293]
Для пользователей ПК, работающих в области документационного обеспечения, созданы системы с графическим интерфейсом Warp и Windows. Они обладают большими сервисными возможностями, доступны и удобны в эксплуатации. Все делопроизводственные операции отражаются на экране дисплея на нем представлен рабочий стол , на котором стоят папки (дела), каждое дело имеет название (до 200 знаков), в папках хранятся документы. На рабочем столе, помимо папок, расположены пиктограммы принтера, факса, дискет, машины для уничтожения бумаг, справочника. Для проведения каких-либо операций над документом следует лишь перенести его на изображение соответствующего технического устройства. Система Warp способна работать в многозадачном режиме, т. е. позволяет одновременно редактировать один документ, распечатывать на принтере другой и отправлять партнеру третий. [c.201]
В категории СВД работа за компьютером содержатся действия, которые требуют вашего присутствия за компьютером, но не обязательно в сети Интернет. Например, если задача формулируется Отредактировать бюджет на 2007 год , а документ с бюджетом хранится в папке Мои документы (My Do uments) в Windows, вы можете редактировать его в самолете, в номере отеля или в другом месте, где под рукой есть компьютер. [c.135]
Пример вы пересматриваете бюджет на следующий год, чтобы определить, каким образом можно достать 100 000 долларов. Для выполнения этого стратегически важного действия вам необходим компьютер, но не нужен выход в Интернет. Бюджет на следующий год хранится в папке Ми документы (My do uments), поэтому вы можете выполнить действие там, где сможете подключить компьютер в поезде, по дороге домой, в самолете, в комнате отеля или дома. [c.161]
Приведем пример электронного документооборота. Программа 1 Электронный документооборот предназначается для автоматизации движения в организации потоков документов, их обработки и хранения. Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов на контроле , пришедшие , несохраненные и др. [c.134]
Из анализа показанного на рис. 7.11 окна видно, что гиперссылка может быть связана с файлом (веб-страницей), с определенным местом в документе, с новым документом или даже с электронной почтой. Но в данном случае она связана с документом Word, который хранится на диске в указанной папке. [c.424]
Шкафы Синтезис (рис. 13.5) предназначены для упорядоченного хранения папок с документами. Оснащены передвижными регулируемыми полками. Папки в шкафах могут храниться как в подвешенном [c.341]
Смотреть страницы где упоминается термин Храните документы в папке Мои документы
: [c.327] [c.169] [c.396] [c.7] [c.181] [c.187] [c.333]Смотреть главы в:
Тайм-менеджмент с помощью Microsoft Outlook -> Храните документы в папке Мои документы